Agenda a Chofnodion

Y Cynghorydd Matthew Evans (Arweinydd yr Wrthblaid) a'r Cynghorydd Allan Morris (Arweinydd yr Annibynwyr Llyswyry)

Dim.

Dymunai'r Pwyllgor ddiolch i Arweinydd y Gr?p am eu brwdfrydedd a'u parodrwydd i ymgysylltu fel y nodwyd yng nghofnodion y cyfarfod blaenorol.

Penderfynwyd:

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 18 Ionawr 2024 yn gofnod gwir a chywir o’r cyfarfod.

Dim.

Derbyn unrhyw gyhoeddiadau y mae’r Cadeirydd yn dymuno eu gwneud.

Nododd yr Is-gadeirydd, er bod y Cadeirydd yn bresennol, oherwydd salwch, na fyddai'n gallu cadeirio ac felly byddai'r Is-gadeirydd yn gweithredu fel Cadeirydd am weddill y cyfarfod.

Nododd y Cadeirydd mai'r cyfarfod fyddai'r cyntaf i'r Swyddog Monitro yn ei rôl newydd a'i groesawu i'r cyfarfod. 

Y Cynghorydd Jane Mudd - Arweinydd y Cyngor

Y Cynghorydd Chris Reeks – Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid

Y Cynghorydd Kevin Whitehead - Arweinydd Plaid Annibynwyr Casnewydd

Croesawodd y Cadeirydd Arweinwyr y Gr?p a nododd y budd o gydweithio a rhannu adborth. Gwahoddodd y Cadeirydd Arweinwyr y Gr?p i roi diweddariad llafar byr ar eu hymdrechion i hyrwyddo safonau o fewn eu grwpiau.

Gwahoddodd y Cadeirydd Arweinydd y Cyngor, y Cynghorydd Jane Mudd, i gyflwyno.

Dywedodd Arweinydd y Cyngor wrth y Pwyllgor fod rhaglen hyfforddi newydd wedi'i dyfeisio a bod hyfforddiant gloywi wedi'i gwblhau ar Ddiogelwch Gwybodaeth a GDPR. Nododd Arweinydd y Cyngor fod yr hyfforddiant wedi bod yn ddefnyddiol i Gynghorwyr ddeall eu rhwymedigaethau ac ychwanegodd fod ymateb cadarnhaol wedi bod i'r hyfforddiant.

Nododd Arweinydd y Cyngor fod y cynnydd mewn dull mwy proffesiynol o ymgysylltu â thrigolion wedi bod o fudd i bob plaid. Dywedodd Arweinydd y Cyngor fod y cyhoedd yn gallu cyfeirio at yr ombwdsmon ar lu o faterion, ac amlygodd hyn bwysigrwydd bod Aelodau'n dryloyw gyda'u Harweinwyr Gr?p. Ychwanegodd Arweinydd y Cyngor, er y gall cael adroddiad amdanoch i'r Ombwdsmon achosi rhywfaint o bryder i'r Aelodau mae'n bwysig cydnabod ei fod yn rhan o'r Broses Ddemocrataidd.

Nododd y Pwyllgor eu cytundeb gan bwysleisio pa mor bwysig yw bod yr Aelodau'n gallu codi ymholiadau a materion os nad ydynt yn si?r. 

Amlygodd Arweinydd y Cyngor fod hyfforddiant wedi dod yn fwy hygyrch oherwydd gweithio hybrid ac ychwanegodd y bu cynnydd da a lefelau ymgysylltu, gan gynnwys yr hyfforddiant ar God Ymddygiad ar draws pob parti.

Nodwyd bod nifer cynyddol o sesiynau hyfforddi ar God Ymddygiad a phynciau eraill wedi helpu i hyrwyddo presenoldeb Aelodau.

Gwahoddodd y Cadeirydd Ddirprwy Arweinydd yr Wrthblaid i gyflwyno.

Nododd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid, y Cynghorydd Chris Reeks, y gallai ddarparu safbwynt aelod newydd ei ethol a sylwodd y bu llawer iawn o hyfforddiant ar gael yn rhwydd ac yn hawdd ei gyrraedd iddynt wrth ddechrau. Nododd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid, oherwydd yr hinsawdd sy'n newid yn gyflym, fod hyfforddiant yn ddefnyddiol i Aelodau profiadol a rhai newydd eu hethol. 

Nododd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid y gallai diweddariad rheolaidd ar bresenoldeb ar gfyer hyfforddiant fod o ddefnydd i Aelodau unigol yn ogystal ag Arweinwyr Gr?p.

Cadarnhaodd y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol fod diweddariadau rheolaidd ar hyfforddiant wedi'u hanfon at Arweinwyr Grwpiau a'r Pwyllgor Safonau ond nododd y gellid ffurfioli hyn.

Nodwyd y byddai cael y deunyddiau hyfforddi ar gael o ddefnydd fel y gellid cyfeirio yn ôl ato pan fo angen.

Nododd y Pwyllgor, er bod y sleidiau yn aml yn cael eu rhannu ag Aelodau yn dilyn hyfforddiant, gellid datblygu modiwlau e-ddysgu ar gyfer rhai pynciau allweddol fel y gall Aelodau gyfeirio'n ôl ato pan fo angen. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor y byddai'r hyfforddiant Gloywi Cod Ymddygiad a Safonau sydd ar ddod ar gael fel modiwlau e-ddysgu, ond ychwanegodd er bod nifer o fodiwlau e-ddysgu eisoes ar gael i aelodau,  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr atodiad a oedd yn ymwneud â Rhoddion a Lletygarwch ac eglurodd fod hyn wedi'i drafod yn helaeth yn y cyfarfod blaenorol. Nododd y Cadeirydd y cytunwyd bod y trothwy presennol yn briodol oherwydd ei fod yn unol ag Awdurdodau Lleol eraill ond eglurodd fod y Pwyllgor wedi dymuno trafod hyn gydag Arweinwyr y Gr?p.

Dywedodd Arweinydd Plaid Annibynwyr Casnewydd wrth y Pwyllgor fod ganddynt bolisi dim cymryd fel gr?p a nododd y Pwyllgor y byddai mwyafrif y Cynghorwyr hefyd yn dilyn y rheol hon.

Nododd Arweinydd y Cyngor nad oedd rhoddion a lletygarwch bob amser yn glir ac efallai y bydd disgwyliadau o bosibl wrth gyflawni eu rôl i fynychu digwyddiadau penodol. Ychwanegodd Arweinydd y Cyngor, pryd a ble mae Aelodau'n derbyn gwahoddiadau o'r fath, y dylai fod polisi a datganiadau clir a thryloyw i gefnogi'r penderfyniadau hynny.

Dywedodd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid ei fod yn cytuno gyda'r Pwyllgor ond ychwanegodd efallai y dylid cael rhywfaint o eglurhad bod y trothwy o £25 mewn un eisteddiad a holodd a oedd mecanweithiau ar waith i wirio hyn.

Nododd y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol fod datganiadau rhoddion a lletygarwch yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor bob blwyddyn. Holodd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid a gafodd hyn ei adrodd i Arweinwyr y Gr?p a nododd Arweinydd y Cyngor, pe bai angen, y gellid monitro'r datganiadau rhoddion a lletygarwch ar-lein.

Nododd y Pwyllgor fod yr Adroddiad Rhoddion a Lletygarwch a drafodwyd yn y cyfarfod blaenorol yn ymddangos nad oedd llawer o Gynghorwyr yn manteisio ar roddion a lletygarwch ond gofynnodd a fyddai'n fuddiol cael diweddariad 6 misol manylach i'r Pwyllgor, er tryloywder. Dywedodd Arweinydd Plaid Annibynwyr Casnewydd ei fod yn cefnogi hyn ac ychwanegodd fod cynghorwyr yn cael eu dal i safon uwch gan eu bod yn cynrychioli'r cyhoedd.

Dywedodd y Swyddog Monitro sylw wrth y Pwyllgor na fyddai'n broblem pe bai Cynghorydd yn derbyn rhoddion a lletygarwch rheolaidd pe baent i gyd yn ddigwyddiadau cynnil ac ar wahân a oedd wedi'u hawlio, ond ychwanegodd y byddai problem yn codi pe bai'r datganiadau cyfarch a dderbynnir i gyd ar ran un unigolyn neu gorff, gan y gellid ei ystyried yn groniad.

Roedd y Pwyllgor yn dymuno holi a oedd y niferoedd isel yn debygol o fod yn gywir neu a allent fod yn enghraifft o dan-adrodd.

Dymunai Arweinydd y Cyngor sicrhau'r Pwyllgor mai anaml yr oedd Aelodau Etholedig ar draws y cyngor yn hawlio treuliau. Nododd Arweinydd y Cyngor fod cydweithio wedi bod yn gweithio gyda'r Panel Cyfrifo Annibynnol ac ychwanegodd nad oedd nifer fawr o gefnogaeth ariannol drwy'r llwybrau hynny. Dywedodd Arweinydd y Cyngor ei bod yn teimlo bod yr Aelodau'n hyderus yn eu hadroddiad a nododd y dylid gwella'r adrodd pryd y mae Aelodau yn gwrthod rhoddion a lletygarwch.  

Nododd y Pwyllgor bwysigrwydd gwirio i sicrhau nad yw Aelodau'n cael eu rhoi mewn sefyllfa beryglus.

Holodd y Cadeirydd a oedd y Pwyllgor yn hapus i dderbyn lefel y trothwy oedd yn aros ar £25 a  ...  view the full Cofnodion text for item 6a

Bydd y Swyddog Monitro yn adrodd ar unrhyw gwynion a dderbyniwyd ers y cyfarfod diwethaf.

Nododd y Swyddog Monitro nad oedd cwynion i'w hadrodd i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd:

Dim cwynion.

Cadeirydd i roi diweddariad llafar.

Cytunodd y Pwyllgor i ohirio'r eitem i'r cyfarfod nesaf.

Esboniodd y Swyddog Monitro y broses bresennol ar gyfer y Gofrestr Buddiannau i'r Pwyllgor a thynnodd sylw at y materion a'r pryderon sy'n gysylltiedig â hyn. Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at y ffurflen Cofrestr Buddiannau wedi'i diweddaru a nodwyd yn fanylach ac a oedd yn rhoi mwy o awgrymiadau i'r Aelodau. Dywedodd y Swyddog Monitro fod y Pwyllgor am ystyried a ddylid mabwysiadu'r ffurflen wedi'i diweddaru ac a ddylid rhoi nodyn atgoffa blynyddol ar waith. Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai'r cyfrifoldeb yn aros ar yr Aelod i ddiweddaru'r ffurflen ond y gallai'r nodyn atgoffa hyrwyddo cydymffurfiaeth.

Holodd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid pam mae’r ffurflen wedi cynyddu'n ddramatig o ran maint.

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor, er bod y cynnwys wedi aros yr un fath i raddau helaeth, bod y geiriad wedi'i ehangu gyda gwybodaeth fanylach a'i chyflwyno mewn fformat gwahanol. 

Nododd y Cadeirydd fod y ffurflen wedi'i diwygio i adlewyrchu'n fwy cywir y Cod Ymddygiad wedi'i ddiweddaru.

Nododd Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid ei fod yn cefnogi'r ffurflen wedi'i diweddaru yn ogystal â'r nodyn atgoffa blynyddol.

Holodd y Pwyllgor a oedd y ffurflen wedi'i diweddaru i ganiatáu i'r Aelodau allu diweddaru'r ffurflen yn uniongyrchol ar-lein. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai ffurflen ar-lein yn opsiwn, os yn bosibl. 

Nododd y Pwyllgor y newid mewn canllawiau a oedd yn golygu nad oedd yn ofynnol bellach i Aelodau ddatgelu eu cyfeiriad llawn a gofynnodd a fyddai hyn yn cael ei adlewyrchu'n fwy cywir yn y ffurflen wedi'i diweddaru. Nododd y Swyddog Monitro y gellid egluro'r adran berthnasol i adlewyrchu hyn.

Holodd yr Is-gadeirydd a ellid diwygio hyn a'i gyflwyno i'r cyfarfod nesaf. Nododd y Swyddog Monitro yr oedi y byddai hyn yn ei achosi, a phenderfynwyd bod y Pwyllgor yn cymeradwyo mabwysiadu'r ffurflen wedi'i diweddaru yn amodol ar gymeradwyaeth y Pwyllgor o'r geiriad diwygiedig.

Holodd y Cadeirydd a oedd y Pwyllgor yn hapus i gymeradwyo mabwysiadu nodyn atgoffa blynyddol y cytunwyd arno.

Penderfynwyd:

Cytunodd y Pwyllgor i gymeradwyo mabwysiadu'r ffurflen Cofrestr Buddiannau wedi'i diweddaru yn amodol ar eu cymeradwyaeth i'r geiriad diwygiedig sy'n gysylltiedig â datgelu tir. Cytunodd y Pwyllgor hefyd i fabwysiadu nodyn atgoffa blynyddol i Aelodau Etholedig i ddiweddaru'r ffurflen Cofrestr Buddiannau i hyrwyddo cydymffurfiaeth.

Cyflwynodd y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad gan atgoffa'r Pwyllgor o ddyletswydd y Cynghorau Cymuned i gyhoeddi Cofrestr Buddiannau. Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol drosolwg o ganfyddiadau'r adroddiad. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor ei bod yn ymddangos bod dryswch yn deillio o'r newidiadau yn y ddeddfwriaeth yn ogystal â bwlch gwybodaeth ymddangosiadol ond ychwanegodd fod cyfradd gydymffurfio uwch wrth edrych ar y Cod Ymddygiad.

Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol gamau posibl y gallai'r Pwyllgor eu hargymell, megis hyfforddiant gloywi, cyfathrebu ysgrifenedig gan y Pwyllgor i'r Cynghorau Cymuned, cyfarfod anffurfiol gyda'r clercod neu i rannu'r ffurflen Cofrestr Buddiannau y cytunwyd arni. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod yna anfodlonrwydd i gyhoeddi'r ffurflenni llawn a thynnu sylw at y ffurflen yn yr adroddiad fel cyfaddawd digonol. Ychwanegodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod opsiwn hefyd i hyrwyddo'r cyrff allanol sy'n cynnig cymorth i Gynghorau Cymuned.

Nododd y Pwyllgor eu pryder am y canrannau isel. Pwysleisiodd y Pwyllgor bwysigrwydd tryloywder ond nododd fod angen gallu rheoli adrodd. Cytunodd y Pwyllgor fod y ffurflen enghreifftiol yn dderbyniol ac yn rhoi blaenoriaeth ar gyflwyniad ysgrifenedig i'r Cynghorau Cymuned yn ogystal â sesiwn anffurfiol gyda'r clercod. Canmolodd y Pwyllgor y camau gweithredu a awgrymwyd a nododd fod y Pwyllgor yno i ddarparu cefnogaeth yn ogystal â gorfodi.

Cadarnhaodd y Cadeirydd mai barn y pwyllgor oedd blaenoriaethu cyfarfod ar y cyd gyda Chadeirydd a Chlercod y Cynghorau Cymuned.

Ychwanegodd y Pwyllgor y gallai'r Cyfarfod Cyswllt gyda Chynghorau Cymuned gael ei ddefnyddio fel mecanwaith ar gyfer hyn. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod y Cyfarfodydd Cyswllt yn digwydd bob chwarter, ond nododd fod presenoldeb yn y cyfarfodydd hyn yn isel gyda'r un gr?p bach o Gynghorau Cymuned yn mynychu pob cyfarfod.

Nododd y Pwyllgor fod y Cyfarfodydd Cyswllt yn gyfle i gynrychiolwyr y Cyngor Cymuned ddatblygu perthynas â swyddogion a chynghorodd anogaeth bellach i Gynghorau Cymuned fynychu'r Cyfarfodydd Cyswllt.

Amlygodd y Swyddog Monitro fod cydbwysedd a nododd fod dymuniad y pwyllgorau am ddull gwregys a bresys gyda chyfathrebu ysgrifenedig yn ogystal â sesiynau ymgysylltu. Nododd y Swyddog Monitro mai'r cam cyntaf oedd sicrhau bod ganddynt yr holl wybodaeth ac ychwanegodd fod gan Gynghorau Cymuned amrywiaeth o ddeddfwriaeth i gydymffurfio ag ystyried natur ran-amser y rôl. Nododd y Swyddog Monitro y byddai'n cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor yn ddiweddarach a byddai'n rhaid ystyried camau pellach i hyrwyddo ymgysylltu â'r rhai a oedd yn absennol. Ychwanegodd y Swyddog Monitro fod sesiynau ymgysylltu wedi cael eu crybwyll o'r blaen.

Holodd y Pwyllgor a oedd gan Aelodau Lleyg y Pwyllgor rôl i ymgysylltu â'r Cynghorau Cymuned megis mynychu neu arsylwi cyfarfodydd.

Awgrymwyd y dylai unrhyw lythyr gan y Swyddog Monitro gynnwys sylwadau gan y Cadeirydd. Nododd y Swyddog Monitro y dylai'r holl ohebiaeth ddod gan y Swyddog Monitro ond y byddai'n hapus i ymgynghori â'r Cadeirydd. Awgrymodd y Pwyllgor rannu'r profforma y cytunwyd arno gyda'r Cynghorau Cymuned  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Datganiad gan yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru - Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

Rhoddodd y Swyddog Monitro drosolwg byr i'r Pwyllgor o'r datganiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Nododd y Swyddog Monitro fod adolygiad annibynnol yn cael ei gynnal i fynd i'r afael â phryderon y gallai fod rhagfarn wleidyddol bosibl wedi bod mewn achosion ynghylch ymddygiad aelodau.  Dywedodd y Swyddog Monitro nad oedd unrhyw bryderon wedi eu codi yn fewnol mewn perthynas ag achosion gan Gyngor Dinas Casnewydd ac ychwanegodd y byddai'n adrodd yn ôl i'r Pwyllgor pe bai unrhyw ddiweddariadau pellach.

Penderfynwyd:

Nododd y Pwyllgor y datganiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a bydd y Swyddog Monitro yn rhoi gwybod am unrhyw ddiweddariadau i'r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol y flaenraglen waith a phwysleisiodd i'r Pwyllgor ei fod yn fersiwn ffurfioledig o'r cynllun presennol a oedd yn waith ar y gweill yn ogystal ag yn agored i'w drafod. Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y newid yn yr Adroddiad Blynyddol sy'n cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Gorffennaf.

Trafododd y Pwyllgor amlder presenoldeb Arweinydd y Gr?p ar gyfer y flwyddyn i ddod a chytunodd i barhau â darpariaethau cyfredol eu presenoldeb wyneb yn wyneb bob 6 mis gyda diweddariad ysgrifenedig ar gyfer pob cyfarfod arall.

Gofynnodd y Pwyllgor i gael gwybod pryd yr oedd yr hyfforddiant gloywi ar God Ymddygiad i fod i gael ei gynnal a nodwyd y byddai'r hyfforddiant gloywi ar gyfer yr Aelodau ym mis Mai ac y byddai'r Swyddog Monitro yn adrodd yn ôl gyda'r dyddiad ar gyfer Cynghorau Cymuned.

Penderfynwyd:

Derbyniodd y Pwyllgor y Blaengynllun Gwaith fel y nodwyd yn yr adroddiad.

5.30pm Dydd Iau, 18^fed Gorffennaf 2024

Dydd Iau, 18fed Gorffennaf, 2024 5.30 pm

Pwyllgor Safonau 18fed Ebrill 2024

Pwyllgor Safonau, 18 Ebrill 2024