Agenda and minutes

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mai 2018.

O ran eitem 7 (Protocol Maerol) cafwyd rhywfaint o drafodaeth ynghylch geiriad y protocol diwygiedig, a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Cyngor ym mis Medi.  Cytunwyd y dylid newid "datgelu rhesymau" i "ddarparu rhesymau".

Gofynnwyd hefyd i'r cofnodion gofnodi nad oes angen rhyddhau'r rheswm i'r cyhoedd.  A bod angen rheswm dim ond os yw'r gohirio yn hirach na 12 mis.

Cytunwyd:

Cadarnhawyd y cofnodion fel cofnod cywir yn amodol i'r diwygiadau uchod.

Yn ei gyfarfod ym mis Mai, cytunodd y Pwyllgor i ychwanegu'r pwnc hwn at ei raglen waith, a gofynnodd am adroddiad cwmpasu i ddechrau'r adolygiad.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor fod yn ystod yr wythnos ddiwethaf y Comisiwn Ffiniau wedi cynghori'r Cyngor i beidio â bwrw ymlaen â'r adolygiad uchod, gan na fyddai amser i weithredu unrhyw newidiadau cyn i adolygiad y Comisiwn Ffiniau ddechrau (y disgwylir iddo fod yn y flwyddyn nesaf).

Cadarnhawyd y byddai ymgynghori â'r Pwyllgor fel rhan o'r broses honno ac y bydd cyfle i wneud unrhyw sylwadau ar unrhyw gynigion.  Byddai'r adolygiad yn cael ei gynnal gan y Comisiwn Ffiniau.

Cytunwyd:

Dileu’r eitem o'r Rhaglen Waith ar gyfer 2018-19.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfathrebu yr adroddiad i’r Pwyllgor.

Cefndir

Roedd y Pwyllgor hwn wedi cytuno i adolygu "Cymorth i Gynghorwyr yn eu gwaith ward" fel rhan o'i raglen waith ar gyfer 2018-19.

Gwnaed yr ymchwil manwl diwethaf ar y maes hwn mewn gwirionedd yn 2011, pan oedd yr hen system Pwyllgor Cymdogaeth yn cael ei hadolygu, ac roedd y Bwrdd Gwasanaethau Lleol yn edrych ar opsiynau ar gyfer ymgysylltu â phartneriaeth.  Atodwyd adroddiad terfynol yr adolygiad hwn yn Atodiad 1.  Yr adolygiad hwn arweiniodd i’r system bresennol o gymorth cyfarfodydd ward.

Er bod llawer o ddatblygiadau wedi digwydd ers yr adolygiad hwn, yn enwedig ym maes technoleg a'r ffyrdd y mae'n well gan bobl gyfathrebu, roedd llawer o'r themâu a'r materion sy'n wynebu ymgysylltu ar lefel y ward yn dal i fod yn gyfredol.

Cyfeiriodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Chyfathrebu at dudalen 12 sy'n nodi cynllun drafft ar gyfer yr adolygiad i Aelodau ei ystyried a'i gadarnhau, systemau rheoli achosion - cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfathrebu y byddai'n edrych i mewn i opsiynau a allai fod ar gael.

Gofynnodd yr aelodau hefyd a oedd hi'n bosib edrych i mewn i fanteisio ar WIFI ar fysus i gyfathrebu â thrigolion.

Cadarnhawyd bod y timau Gwasanaethau Democrataidd a Chyfathrebu yn edrych ar sicrhau bod gan aelodau offer a fyddai'n cefnogi eu rolau e.e. mewn cyfarfod ward a chael mynediad i WI-FI i allu ateb cwestiynau ar unwaith.

Dywedodd yr Aelodau y byddai pecyn cymorth yn ddefnyddiol o ran yr hyn y mae adrannau'r cyngor yn delio ag ef gan fod cymaint o wahanol adrannau ac efallai y byddai pecyn neu wefan yn manylu ar hyn yn ddefnyddiol.

Yna, cafwyd trafodaethau ar ymgysylltu a chyfathrebu â phreswylwyr.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio mai eitem yr agenda yw trafod cymorth i Gynghorwyr nid ymgysylltu a fydd yn cael sylw yn y Polisi Cyfathrebu; Maent yn gorgyffwrdd ond maent yn ddau fater ar wahân.

Yna cynhaliwyd trafodaeth o gwmpas cyfarfodydd ward, a chymorthfeydd ac a yw rhai cyfarfodydd yn wleidyddol a sut y gallai pecyn cymorth helpu Cynghorwyr.

Awgrymodd yr aelodau gael diweddariad rheolaidd gan adrannau fel Strydlun, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i Gynghorwyr am yr hyn sy'n digwydd yn eu hadrannau a fyddai'n effeithio ar drigolion.

Cytunwyd:

Bwrw ymlaen â'r adolygiad fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

Dydd Iau 8 Tachwedd 10am