Cofnodion

Dim wedi’u derbyn.

Cyflwynwyd y cofnodion.

Cytunwyd:

Fe’u derbyniwyd fel cofnod cywir.

Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes ddiweddariad am TG.

•        Cyngor wedi’i Foderneiddio – newidiadau i sut rydym yn gweithio, yn gwneud busnes ac yn ymgysylltu â chymunedau, gan roi sgiliau i staff a mynediad i waith.  Sicrhau mynediad wifi priodol yn yr adeilad a meddu ar y gliniadur cywir yn ogystal â llechen newydd y bydd arddangosiad am sut i’w defnyddio.

•        Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol drosolwg byr i aelodau ar y Windows Office 365 newydd i'w gyflwyno i bob cyfrifiadur yn y Cyngor ynghyd â buddion yr uwchraddio.  Meddalwedd ychwanegol yn cynnwys Skype ar gyfer busnes, sgwrs llais a fideo a chyfarfodydd gr?p.  Gellir defnyddio'r gyfres Windows Office hefyd ar ddyfeisiau personol.  Roedd hyn yn rhan o'r pecyn heb gost ychwanegol ac mae am ddim i'w defnyddio ar hyd at bum dyfais bersonol.  Byddai cyfarfodydd Skype yn cysylltu â chalendr Outlook i ddangos argaeledd.  Nid oedd negeseuon e-bost yn cael eu harchifo bellach; cafwyd adborth cadarnhaol am hyn gan aelodau.

•        Roedd mynediad diogel i e-bost gan ddefnyddio Dilysu Aml-Ffactor (MFA) yn caniatáu mynediad i unrhyw ddyfais fel yr hen feddalwedd BYOD, gyda mynediad diogel.  Byddai App ar ffôn y defnyddiwr gyda system fewngofnodi ddiogel.  Byddai sesiynau galw heibio ar gael i staff cyn bo hir, gan gynnwys sesiwn galw heibio arbennig i aelodau ar 26 Chwefror 2019.

•        Mae saith aelod o hyd nad ydynt wedi cael yr uwchraddiad WO365 eto. Roedd hyn yn gamp ac yn unol â’r amserlen.

•        Dangoswyd llechen 4G i'r aelodau a oedd yn rhoi mynediad i'w negeseuon e-bost, a byddai ganddi Windows Office 365 erbyn mis Ebrill. Gellid defnyddio'r llechen mewn cyfarfodydd. Byddai'r App Modern.gov hefyd yn nodwedd, unwaith y bydd aelodau'n ei lawrlwytho.  Roedd darparu bysellfwrdd magnetig yn rhan o'r pecyn.  Byddai hyn yn dileu’r angen i ddefnyddio ffôn clyfar, ond byddai ffôn symudol sylfaenol ar gael.

•        Gwahoddwyd yr aelodau gan y Pennaeth Pobl a Newid Busnes i edrych ar y llechen. 

•        Roedd yr Aelod Cabinet dros Gymunedau ac Adnoddau’n ystyried yr opsiynau a byddai adroddiad ymgynghori yn cael ei ddosbarthu i'r aelodau maes o law.  Y gobaith oedd y byddai defnyddio offer modern yn lleihau cost a gwastraff, gan gynnwys lleihau’r defnydd o bapur, gan wneud arbedion posibl o £40-50K y flwyddyn.

Cwestiynau gan aelodau:

•        Gofynnodd y Cadeirydd beth oedd y buddsoddiad ariannol.   Roedd gliniaduron eisoes ar gael, felly nid oedd buddsoddiad arian parod i Gyngor Dinas Casnewydd ar gyfer llechi 4G, oherwydd y gronfa dechnoleg.  Byddai cost barhaus o £7k.

•        Cyfeiriodd Aelodau'r Pwyllgor at y diweddariad Windows diweddar a sut y gallai effeithio ar gysylltiad, megis y cysylltiadau rhagfynegol a ddefnyddir ar e-bost.   Efallai y byddai’r cysylltiadau rhagfynegol ar Outlook yn cael eu colli ond roedd y chwiliad wedi newid i gyfenw yn gyntaf a oedd yn achosi rhai problemau. 

•        Byddai ffeiliau wedi'u harchifo yn hygyrch ac yn cael eu storio gan ddefnyddio system gwmwl.  Roedd y polisi cadw yn cynnwys mynediad am hyd at ddeng mlynedd.

•        Byddai'r tocyn  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

The Esboniodd y Rheolwr Democratiaeth a Chyfathrebu gefndir yr adroddiad ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor.

Mater i'r cyngor oedd aros i'r Comisiwn Ffiniau ddod yn ôl gyda chynnig neu gellid enwebu gr?p i gyflwyno opsiynau/cynigion. Yn yr achos hwnnw, byddai’n well ymwneud â'r broses ymhell ymlaen llaw.  Roedd y dyddiad cau ar gyfer cyfarfod gr?p trawsbleidiol yn fyr a byddai unrhyw argymhelliad yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar 10 Ebrill gan mai'r amserlen statudol oedd erbyn diwedd Ebrill.  Yn ffodus, fodd bynnag, nid oedd unrhyw newidiadau sylweddol yn y niferoedd.  Dim ond ychydig o wardiau oedd heb newid yn y gymhareb.

Gofynnodd Aelodau'r Pwyllgor pa mor gyfredol oedd y ffigurau. Roeddent yn gyfoes â'r rôl etholiadol, sef y mecanwaith yr oedd ymchwil y Comisiwn Ffiniau yn seiliedig arno.  Byddai twf tai sylweddol hefyd ond roedd angen tystiolaeth ar y Comisiwn Ffiniau o'r twf hwn ac felly ni fyddai'n dyfalu.

Cafwyd trafodaeth ynghylch y ddau ddatblygiad newydd o fewn Casnewydd, sef Glan Lyn a Llanwern, y dylid eu hystyried oherwydd y byddai’r wybodaeth yn hen erbyn i'r adolygiad nesaf gael ei gynnal.   Nododd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio na fyddai'r Comisiwn Ffiniau yn ystyried caniatâd cynllunio gan mai dyfalu yn unig ydoedd. Pe bai datblygiad ar y gweill, byddai hyn yn cael ei ystyried.  Gobeithio y byddai adolygiadau amlach oherwydd y newidiadau ond roedd angen gwybodaeth i fod ar gael erbyn 2022 mewn pryd ar gyfer yr etholiad nesaf.

Roedd Aelodau'r Pwyllgor yn poeni am y fethodoleg gan Lywodraeth Cymru ac y byddai ffiniau rhai wardiau yn cael eu newid, megis un ward yn diflannu ac yn uno ag un arall.  Cytunodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y gallai fod yn wir a byddai angen addasu ffiniau a dyna pam roedd y Comisiwn Ffiniau yn awyddus i Gynghorwyr gymryd rhan.  Ymgynghorwyd â Chynghorwyr Cymunedol hefyd gan y byddai'n effeithio arnynt hefyd. Byddent yn edrych ar ffiniau cymunedau o fewn y ward.  Ni fyddai'r newidiadau'n rhy radical gan nad oedd angen addasu’r rhan fwyaf o wardiau yng Nghasnewydd. 

Argymhellodd y Cadeirydd y dylid sefydlu gr?p sy'n gytbwys yn wleidyddol, h.y. un aelod o’r Blaid Lafur ac un o’r Blaid Geidwadol, cyn gynted â phosibl gyda'r cyfarfod cyntaf yn cael ei drefnu ar gyfer yr wythnos ganlynol. 

Gofynnodd y Pwyllgor a oedd gan y Cyngor yr wybodaeth am ffiniau. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod proffiliau wardiau Casnewydd eisoes ar gael.

Cytunwyd:

Sefydlu gr?p trawsbleidiol i roi adborth mewn cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar 10 Ebrill 2019.

Roedd y Tîm Craffu a Llywodraethu wedi mapio sut i lunio tudalen newydd i Aelodau ar y Fewnrwyd ac roeddent am rannu hyn â'r Pwyllgor a byddent yn croesawu sylwadau.

Cafwyd trafodaeth a gofynnodd Aelodau'r Pwyllgor beth oedd diweddariadau cymorth TG gan y Ganolfan Gwsmeriaid yn ei olygu – roedd hyn yn gysylltiedig â'r CRM.  Awgrymodd yr aelodau hefyd nad oedd angen i ffurflenni datganiad fod ar y fewnrwyd gan eu bod yn hawdd eu cyrraedd gan y Tîm Llywodraethu.  Roedd gwybodaeth arall fel cod ymarfer yn hygyrch ond ni wnaeth hyn ddileu elfen y staff. Fodd bynnag, roedd yn ymwneud â'i gwneud hi'n haws i gynghorwyr nad oeddent yn gallu galw heibio i'r Ganolfan Ddinesig.

Awgrymodd aelodau'r pwyllgor hefyd y gellid fformatio ffurflenni i'w llenwi'n electronig.

Roedd y Tîm Craffu a Llywodraethu’n gwneud newidiadau i alluogi cynghorwyr i gael gafael ar wybodaeth yn hawdd.

Byddai cyfarfod arbennig yn cael ei gynnal ddydd Mercher 10 Ebrill yn Ystafell Bwyllgor 1 am 10am.