Agenda and minutes

Cafwydymddiheuriadau gan y Cynghorydd C. Evans, y Cynghorydd P. Hourahine a’r Cynghorydd C. Townsend.

Cyflwynodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio Leanne Rowlands, Rheolwr newydd

y Gwasanaethau Democrataidd, i'r pwyllgor a dywedodd wrth yr aelodau y byddai’n

ymgymryd â rôl Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ac y bydd yn

atebol i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd o ran cymorth llywodraethu

a phrosesau democrataidd. Yn dilyn ymlaen o'r cyfarfod blaenorol,

mae'r ddwy eitem ar yr agenda yn faterion rhyng-gysylltiedig yngl?n â sefyllfa’r

Cyngor o ran Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a’r

Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd, a'r Model Gweithio Newydd ynghyd â’i

goblygiadau i'r Aelodau newydd sy'n dod i mewn.

Rhoddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ddiweddariad llafar i'r aelodau ar y mater drwy gyflwyniad. Tynnodd y swyddog arweiniol sylw at ddau ofyniad y ddeddfwriaeth ynghylch cyfranogiad ac ymgysylltiad y cyhoedd:-

a.39 - Dyletswydd i annog pobl leol i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau llywodraeth leol gan gynnwys gwneud penderfyniadau mewn partneriaeth neu ar y cyd ag unrhyw berson arall

a.40 - Paratoi a chyhoeddi strategaeth ar annog pobl i gymryd rhan (fel uchod) ac adolygu'r strategaeth yn dilyn pob etholiad llywodraeth leol. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod yn rhaid i'r strategaeth fod ar waith cyn mis Mai 2022.

Mae'r Cyngor wedi gwneud rhywfaint o waith ymlaen llaw gydag elfen cyfranogiad y ddeddf. Mae swyddogion y gweithgor wedi bod yn canolbwyntio ar y 5 gofyniad ar y ddogfen mapio ffordd gyda chysylltiadau clir â chynlluniau cydraddoldeb a strategaethau blaenorol. Hysbyswyd yr Aelodau bod y swyddogion hyn yn ystyried yr hyn y mae’r Cyngor eisoes yn ei wneud o ran sut y gall preswylwyr gyflwyno sylwadau a chael mynediad at gyfarfodydd a phenderfyniadau, megis y wefan, ffurflenni digidol, cwynion.

Ystyrir bod paneli fel y paneli dinasyddion ac ieuenctid yn fforymau defnyddiol ar gyfer gwneud penderfyniadau cyhoeddus. Soniwyd bod cyfrifon cyfryngau cymdeithasol fel y tudalennau Facebook a Twitter yn cael eu defnyddio gan y Cyngor wrth gyflwyno gwybodaeth i'r trigolion, ond mae'r Cyngor yn edrych i weld ble y gallant wella ar wahanol lwyfannau a llenwi'r bwlch i annog ymgysylltiad â'r cyhoedd.

Dywedodd y swyddog wrth yr aelodau fod y Cyngor am wybod pa brosesau democrataidd y mae'r trigolion eisoes yn ymwybodol ohonynt a sut i wella tryloywder gyda'i breswylwyr felly bydd yn defnyddio'r map hwn fel sail i'r hyn y gallai fod ei angen.

Y prif fater a ystyriwyd gan swyddogion yw bod aelodau penodol o gymdeithas sy'n anodd eu cyrraedd, felly maent yn meddwl am strategaethau cynhwysol ar sut i'w cefnogi, eu hannog i ddod yn gynghorwyr a chymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau.

Esboniwyd mai'r cam nesaf ar ôl hyn fydd i'r Cyngor lunio cynllun llawer mwy manwl ar gyfer ymgynghori â'r cyhoedd, ymgysylltu â grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol a drafftio'r strategaeth ar gyfer yr ymgynghoriad hwn.

Sicrhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y pwyllgor fod y gweithgor swyddogion yn gwneud y gwaith fel nad yw'r Cyngor yn dechrau'n llwyr o'r newydd ar y strategaeth er mwyn adeiladu ar yr hyn y mae'r Cyngor eisoes yn ei wneud gyda chymorth ymgynghori a  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Rhoddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd drosolwg o'r

Model Gweithio Newydd er mwyn agor deialog ar gyfer mewnbwn yr Aelodau.

Esboniwyd mai'r sefyllfa bresennol oedd bod y Cabinet wedi ystyried y papur

ar 7 Gorffennaf a gafodd ei gymeradwyo mewn egwyddor, yn amodol ar yr ymgynghoriad â

staff ac undebau llafur ac felly bydd yr adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno i’r

Cabinet yn yr hydref. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod hyn yn cynnwys y pedwar maes

sy'n sail i'r model newydd a pherthnasedd i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd.

Mae'r Model Gweithio Newydd yn ystyried goblygiadau gweithio o bell i

staff, mae'n cwmpasu elfen les o’r polisi gweithio gartref gan

ganiatáu ar gyfer y rheiny sy’n gweithio gartref un diwrnod yr wythnos, ond mae'r

model yn ceisio cefnogi'r buddsoddiad mewn lles, gan ystyried y rhai

sydd â chyflyrau iechyd hirdymor yn arbennig a chefnogi iechyd meddwl

ar ôl y pandemig.

O ran gweithio o bell, bydd gwahanol dechnegau ar waith i

barhau i ymwneud â gweithlu gwasgaredig.

Dywedwyd wrth yr Aelodau fod y Cyngor, o fewn y model, yn edrych ar

bennu'r defnydd gorau posibl ar gyfer y ganolfan dinesig ac adeiladau'r Cyngor er mwyn

cyflawni amcanion y Cyngor. Mae'r swyddogion yn sicrhau y byddai hyn yn bodloni'r gofynion y cyhoedd ac yn chwilio am gyfleoedd i gynyddu'r defnydd o'r adeilad i helpu gyda'r costau parhaus a sicrhau cyfleoedd gweithio hyblyg.

Sicrhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor mai'r Ganolfan Ddinesig fydd y brif ardal weinyddu, wedi'i rhannu’n grwpiau penodol o staff, ystafelloedd cyfarfod a derbynfa sydd ar gael i'r cyhoedd. Hysbyswyd yr Aelodau bod ardaloedd eraill y gellid eu hagor ar y safle i eraill ac maent hefyd yn edrych ar atebion technoleg newydd megis sut y gallai’r system archebu ystafell gefnogi’r cyfleuster tracio ac olrhain.

Hysbyswyd yr Aelodau bod y Cyngor am sicrhau bod yr offer yn diwallu anghenion TG y Cyngor o dan y model gweithio newydd a sut y gallai gefnogi'r datblygiad o fewn y Strategaeth Ddigidol mewn perthynas â chynnal cyfarfodydd hybrid.

Sicrhawyd y Pwyllgor y darperir ar gyfer trafodaeth yr Aelodau er mwyn bodloni gofynion y Ddeddf Etholiadau Llywodraeth Leol ac mae rhan 3 yn gosod dyletswydd ar y Cyngor i wneud darpariaethau ar gyfer mynediad i'r cyfarfodydd hyn. Bwriad yr hyblygrwydd hwn oedd denu gr?p mwy amrywiol o aelodau i Lywodraeth Leol. Mae cynlluniau i gynnal cyfarfodydd hybrid erbyn y flwyddyn nesaf gan fod y Cyngor yn gweithio gyda'r cyflenwr presennol i roi cyngor ar yr hyn sydd angen ei weithredu yn Siambr y Cyngor.

Ar nodyn olaf, soniodd y swyddog am les cysylltiadau'r Cyngor â'r aelodau a chydnabu effaith gweithio gwasgaredig ar staff a'i aelodau. Ailadroddwyd bod gan staff ac aelodau yr un mynediad at e-ddysgu a chymorth. Felly, gofynnwyd i'r pwyllgor a ddylai'r Cyngor wella'r model hwn gan fod y cabinet wedi cytuno'n ddiweddar y dylid ystyried unrhyw ymyriad sy'n benodol i aelodau o fewn y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Croesawodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd unrhyw gwestiynau gan y Pwyllgor.

Gofynnodd y  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Yndibynnu ar faint o gynnydd y mae’r Cyngor wedi’i wneud gyda’r Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd,

mae'ndibynnu ar gynnydd y drafft. Argymhellodd

Pennaeth y Gwasanaeth y gallai fod yn ddefnyddiol cael cyfarfod cynharach

ymmis Medi i wneud rhywfaint o gynnydd ar y darn o waith deddfwriaethol hwn.

Cytunodd y Pwyllgor i edrych ar ddyddiadau yn y dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.40am.