Agenda and minutes

Y Cynghorydd Giles.

Dim.

Derbyniwyd bod Cofnodion y Cyfarfod Diwethaf a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2021 yn gofnod cywir, ac fe’u cymeradwywyd. .

Materion yn Codi

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd M. Evans at dudalen 6 y cofnodion; trafododd y Pwyllgor cyflwyno deisebau’n helaeth.  Gan y cytunwyd y byddai'r swyddogion yn darparu mwy o opsiynau ar hynny ym mis Ionawr, gofynnwyd a fyddai diweddariad.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth mai ar gyfer drafft y strategaeth gyfranogi yn unig y mae dyddiad mis Ionawr ond cydnabu fod angen gwaith pellach arno i weld sut y maent yn adrodd ar ddeisebau a dywedodd eu bod yn edrych ar opsiynau megis strwythur adroddiadau canlyniadau deisebau. Cadarnhawyd y byddai'r swyddogion yn cyflwyno eu canfyddiadau pan fyddent yn derbyn rhagor o wybodaeth.

·       Gofynnodd y Cynghorydd K. Thomas a ellid rhoi adborth i'r Aelodau Etholedig ar faterion ward fel mecanweithiau sydd ar waith fel y gall Aelodau fod yn ymwybodol o ddeisebau sy'n cael eu dosbarthu yn ardal eu ward. Awgrymwyd y gallai'r rhai sydd â rolau hyrwyddwyr, efallai y gellid ymestyn y gwaith i ddiweddaru'r hyrwyddwyr.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod hynny'n ymwneud mwy â'r ymgynghoriad na'r deisebau. Pe bai angen penderfyniad ar ddeiseb, yna byddai ymgynghori ag aelodau'r ward yn rhan o'r broses o wneud penderfyniadau. Nodwyd y gallent edrych ar hynny ond ar hyn o bryd maent yn poeni mwy am adrodd i bwyllgor i fonitro sut a phryd yr ymatebir i ddeisebau. Sicrhawyd yr Aelod hefyd y gallai'r tîm godi'r pwynt ynghylch cyfathrebu â'r Cynghorwyr yn y broses ymateb.

Gwahoddedigion:

Leanne Rowlands – Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio

Pwyntiau allweddol:

Amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y dyddiadau allweddol ar gyfer proses y Strategaeth Cyfranogi. Bydd fformat a dyluniad terfynol yr ymgynghoriad â'r cyhoedd ym mis Chwefror, lle dylai'r strategaeth adlewyrchu Awdurdodau Lleol unigol ond hefyd fodloni safonau'r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau. Disgwylir i'r cynghorau adeiladu ar yr hyn sydd ganddynt eisoes ar waith gan fod gan y cyngor ddyletswydd i sicrhau bod aelodau o'r cyhoedd yn ymwneud â'r prosesau gwneud penderfyniadau. Ar ôl yr ymgynghoriad, bydd y canlyniadau'n dod yn ôl tua diwedd mis Mawrth ac yna byddant yn cael eu cyflwyno i'r cyngor llawn i'w mabwysiadu, yn barod i'w cyhoeddi ym mis Mai 2022.  Nodwyd y gallai'r cyngor wneud newidiadau bach i'r cynllun, ond gallai unrhyw newidiadau gael effaith ar y llinell amser ar y cam hwn.

Hysbyswyd yr Aelodau y bydd cyfnod ymgynghori statudol o 30 diwrnod a fydd ar-lein yn bennaf, gyda Chodau Wi-Fi cyhoeddus yn y ddinas a chodau QR mewn mannau cyhoeddus fel y gall preswylwyr gwblhau'r arolwg ar eu ffonau clyfar. Mae'r tîm yn ystyried sut i gyrraedd y grwpiau anoddach eu cyrraedd drwy gysylltiadau partner.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd wrth yr Aelodau fod saith tudalen o'r strategaeth wedi'u cwblhau, bod gan y ddogfen ymgynghori lawn bum tudalen arall o hyd. Gan fod y dyddiad gofynnol gan y tîm Cysylltiadau Cyhoeddus wedi'i newid i fod yn gynt; mae'n rhaid iddynt gwblhau'r ddogfen o hyd ond maent wedi cwblhau saith tudalen i ddangos sut mae'n cyd-fynd â'r strategaethau eraill. Roedd y strategaeth yn gysylltiedig â'r cynllun corfforaethol gyda rôl y dinesydd wrth deilwra dull gweithredu'r cyngor, gydag anghenion amrywiol a chynllunio ffyrdd o gyfranogi i gynnwys pawb a chysylltu pobl â lle maent yn byw gyda'r penderfyniadau sy'n effeithio arnynt.

Croesawodd y Swyddog Arweiniol sylwadau a chwestiynau gan y Pwyllgor.

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

·       Cadarnhaodd Y Cynghorydd M. Evans ei fod yn hapus i'r strategaeth fynd yn ei blaen ar gyfer yr ymgynghoriad a hoffai wybod pa gwestiynau fydd yn cael eu gofyn i’r cyhoedd. Soniwyd y gallai aelodau o'r cyhoedd gael eu digalonni pe byddai llawer o gwestiynau. Roedd yr Aelod yn cofio nad oedd y Gorchymyn Diogelu Mannau Cyhoeddus wedi cael llawer o ymatebion gan y cyhoedd.

·       Soniodd y Cynghorydd Hourahine y byddai'n hoffi i'r cofnodion nodi  bod gan y pwyllgor amheuon ynghylch y dulliau ymgynghori. Ond nodir bod yr Aelodau'n derbyn pam na all y swyddogion wneud rhai mathau o ymgynghori ar hyn o bryd ac felly cadarnhaodd ei fod yn fodlon iddo fynd yn ei flaen.

·       Gwnaeth y Cynghorydd Clarke sylw bod cynnwys y drafft yn dda iawn ac, os bydd aelodau o'r cyhoedd yn edrych ar y strategaeth, byddant yn ei gweld bod ynddi gynnwys da ac roedd yn gobeithio y bydd pobl yn edrych arni.

·       Ychwanegodd y Cynghorydd T. Watkins mai mater i'r Cynghorwyr yw ei hyrwyddo, ond gofynnodd beth fyddai'n digwydd pe bai Llywodraeth Cymru am  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Gwahoddedig:

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio

Pwyntiau allweddol

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor fod y ddogfen ganllaw wedi'i chynnwys er gwybodaeth yn unig ac i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau amdani. O dan y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau, mae'n ofynnol canllaw i’r cyfansoddiad.

Bydd yn arwyddbost i helpu pobl i ddod o hyd i'r hyn sydd ei angen arnynt o ran penderfyniadau a wnaed a gwybodaeth ynghylch gwneud penderfyniadau. Bydd y tîm yn ei fformatio ac mae'r canllaw yn awgrym o'r model a awgrymir i Gymru gyfan.

Hysbyswyd yr Aelodau y bydd mwy o waith ar hynny er mwyn iddo ddod yn ôl i gyfarfod yn y dyfodol.

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

·       Cydnabu'r Cadeirydd fod y cyfansoddiad yn ddogfen hir, byddai fframwaith yn ei wneud yn fwy dealladwy ac roedd yn gobeithio y byddai'r canllaw yn gwneud hynny.

Dywedodd y Swyddog Arweiniol y byddai'n anodd byrhau'r cyfansoddiad, gan mai diben y canllaw fyddai sicrhau bod y wybodaeth yn haws dod o hyd iddi. Cydnabuwyd nad yw fformat y cyfansoddiad yn addas at y diben oherwydd y ffordd y mae pethau wedi newid.

Er enghraifft, bydd yn cynnwys o Gyfarfodydd y Cabinet, reolau dirprwyo mewn un adran a byddai'r canllaw yn eu cyfeirio at y rhan honno i gael gwybod mwy am benderfyniadau Aelodau'r Cabinet. Byddai'r ddogfen yn fwy hygyrch yn cynnig mwy o ddealltwriaeth i'r cyhoedd.

·       Canmolodd y Cynghorydd T. Watkins y canllaw a nododd ei fod yn edrych yn llawer symlach na’r fersiwn ar wefan y cyngor.

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd M. Evans at rolau'r Aelodau fel y’u  nodwyd yn y canllaw a dywedodd fod angen eu diwygio, fel pwynt o gywirdeb.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod y canllaw a ddarparwyd yn ddogfen generig gan CLlLC. Felly, ni fu unrhyw newidiadau na diwygiadau iddo.  Sicrhaodd y swyddog yr Aelodau y byddant yn addasu'r ddogfen i adlewyrchu rolau yng Nghyngor Dinas Casnewydd.

To be agreed for March.

Dydd Llun 28 Chwefror, 10am - 12pm

Dydd Mercher 30 Mawrth, 10am - 12pm

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, 18 Ionawr 2022 - YouTube

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, 18 Ionawr 2022 - YouTube

Daeth y cyfarfod i ben am 10:32am