Agenda and minutes

Dim.

Dim.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod olaf ar 30 Mawrth 2022 fel cofnod cywir.

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Safonau

Leanne Rowlands – Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol

Crynhodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau gylch gorchwyl a diben y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd; sef goruchwylio'r ddarpariaeth effeithiol o swyddogaethau democrataidd y Cyngor a sicrhau bod digon o adnoddau i hwyluso cefnogaeth i Aelodau wrth gyflawni eu rolau. Roedd Mesur Llywodraeth Leol Cymru yn ei gwneud hi'n ofyniad statudol i bob cyngor gael Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar waith i gyflawni'r swyddogaethau statudol hyn.  Diwygiwyd y mesur wedyn gan Ddeddf Democratiaeth Llywodraeth Leol (Cymru) 2013, i ddarparu ar gyfer ystod ehangach o swyddogaethau.  Mae gan bwyllgor hefyd oruchwyliaeth dros gyfansoddiad ysgrifenedig y cyngor ac i fonitro a goruchwylio hyfforddiant a datblygiad Aelodau.

Cyflwynwyd Aelodau'r Pwyllgor i Leanne Rowlands, y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol, sef y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd dynodedig, a'i dyletswydd yw adrodd yn flynyddol ar adnoddau'r tîm Gwasanaethau Democrataidd wrth gefnogi'r Cynghorwyr.

Cafodd yr aelodau eu cynghori mewn adroddiadau blynyddol blaenorol, bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn fwrdd amhleidiol sy'n edrych i swyddogaethau'r cyngor ac nid yw'n gyfarfod gwleidyddol ar y cyfan. Soniwyd nad pwyllgor gwneud penderfyniadau mohono, ond er hynny gall yr Aelodau wneud argymhellion i'r cyngor llawn ar y cyfansoddiad ac i wella strwythur llywodraethu corfforaethol y cyngor.

Croesawodd y swyddogion gwestiynau gan y Pwyllgor.

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:

·         Holodd y Cynghorydd Spencer a fyddai mwy o ddyddiadau cyfarfod ad-hoc.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth bod disgwyl i'r pwyllgor gyfarfod bob chwarter ond y gallai drefnu mwy o gyfarfodydd i mewn os daw gwaith aml i mewn i'r pwyllgor adolygu.

·         Cafodd pwyllgor ei gynghori y gallent hefyd gytuno ar amlder ac amseru'r cyfarfodydd.

Parhaodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau i roi trosolwg byr o weddill yr adroddiad gan gwmpasu'r hyn fyddai ar yr agenda yn y blaenraglen waith.  Amlygodd y Prif Swyddog fod y swyddogion wedi mynd â nifer o adroddiadau i Gyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor llawn ym mis Mai 2022 i’w mabwysiadu i adlewyrchu gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021; Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd hybrid, y strategaeth cyfranogi a hefyd y cynllun deisebau newydd i'r cyngor. Eglurwyd ei bod yn ofynnol i'r Pwyllgor fonitro effeithiolrwydd y polisïau hyn, a chadw pob un o'r rhain dan adolygiad a gallant ddewis pryd i dderbyn yr adroddiadau monitro hyn.

Gan mai newydd gael eu cyflwyno fel polisïau oedd y cynllun deisebau a'r cyfarfodydd hybrid, argymhellodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau y dylai'r Pwyllgor ohirio monitro'r polisïau hyn tan yn ddiweddarach yn y flwyddyn, os hoffai hynny. Amlygwyd bod gan y strategaeth cyfranogiad ac ymgysylltu nifer o amcanion y gellid eu cyflwyno yn yr agenda os hoffai'r Aelodau drafod y rhai mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

Ar gyfer cyfarfod mis Medi, cynghorwyd yr Aelodau fod gofyniad cyfreithiol mewn deddfwriaeth i lunio canllaw yn y cyfansoddiad i'r broses o wneud penderfyniadau.  Bwriad y swyddogion yw gwneud y drefn yn haws i'w deall a byddant yn edrych i gyflwyno ar hynny i'r Aelodau yn y cyfarfod nesaf.

Ymhellach i'r drafodaeth, nododd  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Safonau

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaeth fod swyddogion wedi mynd ag adroddiad i Gyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor Llawn ym mis Mai ar y cynllun dirprwyo, ond nododd bod ychydig o faterion wedi bod ar y cynllun gweithredu presennol ers hynny a chynghorodd yr Aelodau y byddai'r adroddiad yn edrych i fynd i'r afael â'r anghysonderau hynny. Rhoddodd y swyddog drosolwg byr i'r Pwyllgor ar yr adolygiad ar gyfer gwelliannau a argymhellir.

Y newid cyntaf a grybwyllwyd oedd pwerau'r Prif Weithredwr fel Swyddog Canlyniadau ar gyfer yr etholiadau, sy'n cael eu dirprwyo i'r Prif Weithredwr o dan ran wahanol o'r cyfansoddiad yn ymwneud â dyrannu cyfrifoldebau.

O'r etholiad diweddar, roedd Cyngor Cymuned heb gworwm felly roedden nhw'n ceisio defnyddio pwerau ar gyfer mesurau dros dro er mwyn iddyn nhw allu cyfethol. 

Daeth i sylw'r swyddogion nad oedd y pwerau a ddirprwywyd i'r Prif Weithredwr mewn mannau eraill yn y cyfansoddiad yn cael eu hadlewyrchu yn y cynllun dirprwyo yn y cyfansoddiad presennol. Felly fel pwynt eglurder, roedd angen diweddaru'r cynllun dirprwyo i gynnwys y pwerau etholiadol hynny.  Roedd yna hefyd rai mân newidiadau eraill i adlewyrchu ail-alinio gwasanaethau i wahanol Benaethiaid Gwasanaeth.

Yr un newid sylweddol y gofynnodd y Swyddogion i'r Aelodau argymell i'r Cyngor oedd gwneud y newid yn y cynllun dirprwyo ar gyfer penderfyniadau cynllunio.  Ar hyn o bryd, mae pob cais cynllunio mewn perthynas ag eiddo ac asedau corfforaethol sy'n eiddo i'r cyngor yn mynd i'r pwyllgor cynllunio; roedd y cyn-

Bennaeth Adfywio yn meddwl taw gwrthdaro oedd hyn gan fod y rheolwr eiddo corfforaethol hefyd yn gyfrifol am ddatblygu a rheoli, ac roedd yn teimlo ei bod yn amhriodol i swyddog benderfynu ar gais cynllunio a hefyd bod ar yr ochr rheoli asedau. Felly, roedd yn rhaid cyfeirio pob cais cynllunio mewn perthynas ag eiddo corfforaethol ac asedau at y Pwyllgor Cynllunio i benderfynu, waeth pa mor fach oedd y ceisiadau.

Mae trosglwyddo'r swyddogaeth eiddo corfforaethol i Bennaeth Gwasanaeth arall, yn dilyn yr uwch ailstrwythuro rheoli, yn rhoi cyfle i roi'r p?er i swyddogion cynllunio ddelio â mân geisiadau sy'n ymwneud ag asedau ac eiddo’r cyngor.  Mae rôl y cleient ar gyfer asedau ac eiddo bellach wedi'i drosglwyddo i Bobl, Polisi a

Thrawsnewid, a bod gwasanaeth bellach yn gyfrifol am unrhyw gais cynllunio mewn perthynas ag eiddo corfforaethol ac asedau. Mae gan Bennaeth Adfywio Economaidd y cyfrifoldeb dros gyflawni'r swyddogaeth rheoli datblygiad ar wahân.  Byddai gwahanu'r swyddogaethau hynny yn dileu'r angen i fân geisiadau fynd i'r

Pwyllgor Cynllunio a gallai'r swyddogion ddelio â nhw o dan y cynllun dirprwyo.

Gyda cheisiadau cynllunio mwy sylweddol, sy'n disgyn y tu allan i gynllun dirprwyo swyddogion, byddent yn dal i fynd i'r Pwyllgor Cynllunio.  Rhoddwyd sicrwydd i'r Aelodau na fyddai'r broses galw i mewn yn newid, lle gall Aelodau gyfeirio unrhyw benderfyniadau dirprwyedig gan swyddogion i'r Pwyllgor Cynllunio, gan roi rhesymau cynllunio dilys dros wneud hynny.

Croesawodd y swyddogion gwestiynau gan y pwyllgor.

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:

·         Soniodd y  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Dydd Llun 12 Medi 10am - 12pm

Daeth y cyfarfod i ben am 10:24am