Agenda and minutes

Dim.

Cytunwyd: 

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 21 Chwefror 2023 yn gofnod cywir a gwir o’r cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr eitem i’r Pwyllgor. O dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol ar y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd adolygu darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn barhaus, er mwyn sicrhau bod adnoddau digonol yn cael eu darparu ar gyfer cyfrifoldebau'r swydd.

Gofynnir i'r Pwyllgor:

(i) Ystyried a gwneud sylwadau ar yr Adroddiad Blynyddol.

(ii) Cymeradwyo barn Pennaeth y Gyfraith a Safonau a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill gan y Cyngor yn ddigonol i gyflawni'r gofynion statudol mewn perthynas â gwneud penderfyniadau, gweinyddu democrataidd a chraffu; a

(iii) Gofyn i'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adolygu'r ddarpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i aelodau er mwyn sicrhau bod gofynion statudol ac unrhyw anghenion newidiol aelodau etholedig yn cael eu bodloni, ac i gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor hwn pe bai angen unrhyw adolygu.

Nodir swyddogaethau statudol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn y Mesur ac maent yn ymwneud â darparu cyngor a chymorth i aelodau anweithredol fel rhan o'r broses ddemocrataidd, a'r holl gynghorwyr wrth gyflawni eu rôl gynrychioliadol. I bob pwrpas, mae hyn yn cynnwys gwasanaethau Pwyllgor, craffu a llywodraethu, a gwasanaethau cymorth cyffredinol i aelodau.

Prif Bwyntiau:

·         Mae'r Gwasanaethau Democrataidd yn cynnwys gwasanaethau Cymunedol, Craffu a Llywodraethu, a gwasanaethau cyffredinol aelodau.

·         Ystyriodd yr adroddiad cyfnod 2021/22 ac yn ystod y cyfnod adrodd nid oedd unrhyw newidiadau i ddarpariaeth staff o ran capasiti ac adnoddau. Fodd bynnag, roedd newidiadau i swyddogion gan fod ymddeoliad un o'r Swyddogion Cymorth Llywodraethu a gwnaeth y Swyddog Craffu gais am rôl arall, felly roedd y rôl honno'n wag. Mae'r holl swyddi bellach wedi'u llenwi'n barhaol ac mae'r tîm yn llawn ar hyn o bryd.

·         Yn dilyn ymddeoliad y Rheolwr Etholiadau, trosglwyddwyd y cyfrifoldeb am y maes hwn i fod o dan gyfrifoldebau'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ym mis Ionawr 2022. Daeth y rôl yn Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol, a'r prif amcan ar yr adeg hon oedd cyflawni'r etholiadau lleol yn llwyddiannus ym mis Mai 2022, ac yna darparu gwasanaethau sefydlu a chymorth i'r aelodau hynny a benodwyd.

·         Roedd yna gyflenwad llawn o staff yn y Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn y cyfnod hwn ac roedd newidiadau ond roedd y ddarpariaeth staff yn ddigonol i gyflawni swyddogaethau.

·         Yn unol â gofynion y Mesur bydd angen adolygu'r staffio a'r adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r swyddogaethau democrataidd hyn yn rheolaidd, er mwyn sicrhau eu bod yn parhau'n ddigonol ac yn effeithiol. Bydd hyn yn cynnwys adolygu'r ddarpariaeth staffio yn y Gwasanaethau Etholiadol wrth ystyried y newidiadau i ddeddfwriaeth o dan Ddeddf Etholiadau 2022 sy'n dechrau effeithio ar weithrediadau yn 2023.

·         Roedd mabwysiadu Cyfarfodydd Hybrid yn newid deddfwriaethol mawr ac ers mis Mai 2022 mae'r Aelodau wedi gallu ymuno â chyfarfodydd yn bersonol ac o leoliadau eraill; cyfnod byr oedd rhwng yr Etholiad a Chyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor felly roedd yn rhaid i'r tîm sicrhau bod yr Aelodau'n llofnodi'r Datganiad a bod  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Pwyllgor gan Bennaeth y Gyfraith a Safonau lle penderfynwyd yng nghyfarfod y Cyngor ar 24 Ionawr 2023 bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ystyried Gorchmynion Sefydlog sydd ar waith o dan Ran 4: Rheolau Gweithdrefnau’r Cyfansoddiad ynghylch Cwestiynau yn y Cyngor i Arweinydd y Cyngor.

Prif Bwyntiau:

·         Cafodd ei symud ar 24 Ionawr 2023 i'r pwyllgor ystyried Cwestiynau i'r Arweinydd yn absenoldeb yr Arweinwyr a gofynnodd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am drafodaeth ynghylch ymestyn yr amser sy’n cael ei neilltuo ar gyfer Cwestiynau'r Arweinydd.

·         Y Gorchmynion Sefydlog presennol o dan Ran 4: Nid yw Rheolau Gweithdrefnau yn cyfeirio at unrhyw ddarpariaeth benodol ynghylch rôl y Dirprwy Arweinydd yng nghwestiynau'r Arweinydd, gan gynnwys cyhoeddiadau'r Arweinydd, ar achlysuron lle mae'r Dirprwy Arweinydd yn dirprwyo yn absenoldeb yr Arweinydd yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn. 

·         Byddai eglurhad o ofynion y Dirprwy Arweinydd wrth ddirprwyo ar ran yr Arweinydd yn y Cyngor llawn yn gofyn am Orchymyn Sefydlog newydd i gadarnhau'r weithdrefn sy'n ymwneud â chyhoeddiadau'r Arweinydd a chwestiynau'r Arweinydd.

·         O ran Cwestiynau i'r Arweinydd, mae gan Gyngor Dinas Casnewydd ddull unigryw lle nad yw'n ofynnol cyflwyno cwestiynau yn ysgrifenedig cyn y cyfarfod.

·         O dan y Gorchmynion Sefydlog presennol, gall Aelodau gyflwyno Cwestiynau mewn sawl ffordd i'r Arweinydd a'r Aelod Cabinet y tu allan i gyfarfod y Cyngor.

·         Gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried yr opsiynau a nodir yn yr adroddiad:

a. Dirprwyo ar ran Arweinydd y Cyngor

Opsiwn 1a

Mae'r Pwyllgor yn argymell bod y Gorchmynion Sefydlog yn cael eu diweddaru i nodi bod y Dirprwy Arweinydd yn cynnal cyhoeddiadau'r Arweinydd ac yn ymateb i gwestiynau'r Arweinydd pan ofynnir iddynt ddirprwyo yn absenoldeb yr Arweinydd mewn cyfarfodydd llawn o'r Cyngor.

Opsiwn 2a

Mae'r Pwyllgor yn argymell bod y Gorchmynion Sefydlog yn cael eu diweddaru i nodi nad yw cyhoeddiadau’r Arweinydd a chwestiynau’r Arweinydd yn rhan o’r trafodion pan ofynnir i’r Dirprwy Arweinydd ddirprwyo yn absenoldeb yr Arweinydd yng nghyfarfodydd y Cyngor. Yn yr amgylchiadau hyn, byddai cwestiynau i'r Arweinydd yn cael eu cyflwyno'n ysgrifenedig gydag ymatebion ysgrifenedig yn cael eu darparu o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl cyfarfod y Cyngor.

b. Cwestiynau i’r Arweinydd:

Opsiwn 1b

Nid yw Gorchymyn Sefydlog 4.2 yn cael ei diwygio; Gofynnir cwestiynau i'r Arweinydd ar lafar, ac ymatebir iddynt ar lafar yng nghyfarfod y Cyngor, ac mae'r terfyn amser yn parhau i fod yn 15 munud.

Opsiwn 2b

Diwygir Gorchymyn Sefydlog 4.2 i gyd-fynd â'r broses ar gyfer Cwestiynau i Aelodau'r Cabinet. Cyflwynir cwestiynau'n ysgrifenedig i'r Gwasanaethau Democrataidd cyn y cyfarfod, heb fod yn hwyrach na 4pm dri diwrnod gwaith cyn y cyfarfod. Yna gofynnir cwestiynau a dderbynnir ar lafar ac ymatebir iddynt ar lafar yn y cyfarfod o fewn terfyn amser o 30 munud. Y llinell amser ar gyfer cyflwyno cwestiynau, i'r Arweinydd neu i Aelodau'r Cabinet, fyddai erbyn 4pm 10 diwrnod gwaith cyn cyfarfod y Cyngor. Byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi i newid amseroedd y Cyngor i ddechrau'n gynharach, er mwyn caniatáu mwy o amser ar gyfer

ymateb i gwestiynau.

Y Dewis a  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Cyflwynodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau yr adroddiad i'r Pwyllgor a oedd yn adroddiad gwybodaeth yn unig. 

Prif Bwyntiau:

·         Dyma Adroddiad Blynyddol terfynol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol, gan osod y Penderfyniadau a'r Penderfyniadau ar gyflogau, treuliau a buddion i aelodau etholedig prif gynghorau, cynghorau tref a chymuned, Awdurdodau Parciau Cenedlaethol ac Awdurdodau Tân ac Achub i'w gweithredu o fis Ebrill 2023.

·         Yn y Cyngor ar 16 Mai, gofynnir i'r Aelodau fabwysiadu hyn yn dilyn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor a bydd penodiadau'n cael eu gwneud a chyhoeddir cyflogau.

Constitution Update- 20 July 2023

Participation Strategy Update- 20 July 2023

Annual Report of the Head of Democratic Services- 23 November 2023

·         Diweddariad y Cyfansoddiad- 20 Gorffennaf 2023

·         Diweddariad y Strategaeth Cyfranogiad - 20 Gorffennaf 2023

·         Pleidleisio drwy'r post- 20 Gorffennaf 2023

·         Adroddiad Blynyddol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd - 23 Tachwedd 2023.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai newidiadau i'r Cyfansoddiad ar agenda'r pwyllgor nesaf ac y byddai cyflwyniad hefyd ar bleidleisio drwy'r post gan fod angen i’r Pwyllgor ailedrych ar hyn.

Dywedodd y Cadeirydd fod y prawf adnabod ar gyfer pleidleisio drwy'r post yn wahanol ac yn ddryslyd i bobl.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod deddfwriaeth wedi ei phasio ar lefel genedlaethol.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai hynny'n cael enghraifft dda yr wythnos nesaf o bleidleisio yn Lloegr.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor fod angen i'r Aelodau wybod proffil pwy oedd yn pleidleisio. 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y gallai tystiolaeth o Etholiadau lleol Lloegr gael eu cyflwyno i'r pwyllgor. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y bydd y gwaith parhaus i baratoi yn cael ei wneud yn weithredol i sicrhau ein bod yn barod ond y gallai'r Pwyllgor gael diweddariadau ar y ddeddfwriaeth wrth iddi gael ei gweithredu ledled Cymru.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen i'r Pwyllgor wybod y gwahaniaeth yn y rheolau ar gyfer etholiad cyffredinol a'i reolau post ac yna ar gyfer y Senedd a'r Cyngor gan y bydd y rhain yn wahanol eto. Roedd angen i'r Pwyllgor edrych ar hyn fel y bydd preswylwyr yn gwybod beth sydd ei angen.

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor a fyddai meini prawf y Cyngor yr un fath â meini prawf y Senedd neu a fyddai'n fater i'r Cynghorau unigol.

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol mai'r DU gyfan oedd y Ddeddf Etholiadau, ac roedd hyn yn cynnwys y Etholiadau Cenedlaethol ac yna bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) ar gyfer Cymru yn unig a bod gwahaniaeth rhwng y ddau felly byddai cynnydd yn y gwahaniaethau yn y ffordd y mae etholiadau i Gymru yn cael eu rheoli o'i gymharu ag etholiadau seneddol.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor eu bod yn poeni am Lywodraeth Cymru ac Etholiadau Lleol. 

·         Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol eu bod yr un peth i raddau helaeth, ond gellir dod â chrynodeb i'r pwyllgor ar beth yw'r gwahaniaethau.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor y byddai rhyw fath o system restru ar gyfer Etholiadau'r Senedd, a nodwyd bod llawer o etholiadau ar y gorwel. 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol ei bod yn bwysig nodi beth oedd yn bwysig i breswylwyr. 

20 July 2023 at 10am

20 Gorffennaf 2023 am 10am

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, 27 Ebrill 2023 - YouTube

PwyllgorGwasanaethau Democrataidd 20 Gorffennaf 2023