Agenda and minutes

Y Cynghorydd Stowell-Corten

Dim

·        Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod Tystysgrifau Adnabod Pleidleiswyr yn ddilys am 10 mlynedd.

Derbyniwyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf 2023 yn gofnod gwir a chywir.

Cyflwynodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau yr adroddiad. Yn dilyn cyfarfod pennu cyllideb y Cyngor ar gyfer 2023/24, nodwyd y gofyniad am eglurhad pellach o weithdrefnau dan Gyfansoddiad y Cyngor. Adolygodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Monitro'r sefyllfa gan gyflwyno diweddariad drafft arfaethedig i Gyfansoddiad y Cyngor a oedd yn egluro'r sefyllfa ac yn cyd-fynd yn well â'r fersiwn 'model Cymreig'.

Trafodwyd y canlynol:

·        Holodd y Pwyllgor pryd y codwyd hyn a phwy a gododd y mater. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith Safonau wrth y Pwyllgor fod nifer o gynghorwyr wedi gofyn am newidiadau i gynigion cyllideb derfynol y Cabinet yn ystod cyfarfod gosod cyllideb 2023/24 yn ystod cyfarfod y Cyngor llawn ym mis Chwefror 2023. Amlygodd y sefyllfa hon fod angen gwelliant ar y cyfansoddiad i egluro'r gweithdrefnau ar gyfer cyflwyno cynigion cyllideb amgen mewn digon o amser i'r broses o osod cyllideb gael ei chwblhau o fewn y dyddiad cau statudol ddechrau mis Mawrth.

·        Holodd y Pwyllgor a fyddai hyfforddiant Aelodau yn digwydd fel y gellir esbonio'r broses yn llawn gan fod aelodau mwy newydd yn dilyn yr etholiad diwethaf. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod materion ariannol eisoes yn rhan o'r cwricwlwm hyfforddi i aelodau. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor y bydd y newid hwn yn rhan o'r Cyfansoddiad pe bai'n cael ei gytuno; byddai angen cyflwyno unrhyw gynigion cyllideb amgen i'r Swyddog Monitro a 151 Swyddog o leiaf 5 diwrnod gwaith cyn y Cyngor llawn. Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor bod nodyn briffio ar gyfer Aelodau sy'n egluro'r broses o osod cyllidebau.

·        Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor fod y Cyfansoddiad eisoes yn diffinio'r gyllideb yn unol â'r model Cymreig a'r cynnig sy'n cael ei ystyried heddiw yw symleiddio'r broses o osod cyllideb ei hun a darparu mwy o eglurder.

·        Holodd y Pwyllgor a allai'r hyfforddiant a grybwyllwyd fod ar gyfer pob aelod. Amlygodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau i'r Pwyllgor bwysigrwydd i bob aelod ddeall y gyllideb. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod dwy sesiwn ar wahân wedi cael eu cynnal y llynedd, a gellid ystyried darparu ar gyfer hyfforddiant gloywi pellach.

·        Amlygodd y Pwyllgor fod hyn wedi helpu i egluro'r sefyllfa gan ei bod yn bwysig deall pa opsiynau sydd ar gael a'r terfyn amser y gellir eu gweithredu ynddo.

Penderfynwyd:

Cytunodd y Pwyllgor ar y newidiadau a argymhellir i fynd i'r Cyngor llawn i'w hadolygu heb unrhyw welliannau pellach.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol drosolwg o'r adroddiad. Roedd yr adroddiad hwn yn cynnig cynnwys adroddiad blynyddol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd 2022/23. O dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd adolygu darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn barhaus, er mwyn sicrhau bod adnoddau digonol yn cael eu darparu ar gyfer cyfrifoldebau'r swydd. Mae'r adroddiad blynyddol atodedig yn rhoi amlinelliad o'r adnoddau sydd ar gael i gefnogi'r swyddogaethau hyn, fel y gall y Pwyllgor gyflawni ei gyfrifoldebau o dan y Mesur.

Trafodwyd y canlynol:

·        Roedd y Pwyllgor yn falch o weld bod Cyfarfodydd Ward wedi ailddechrau.

·        Holodd y Pwyllgor a ellir adolygu effeithiolrwydd y newid polisi ynghylch cwestiynau atodol. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor nad oes modd edrych arno eto am 3 mis a nododd y Pwyllgor fod angen amser arno i wreiddio ond hoffai iddo gael ei godi eto yn y dyfodol.

·        Nododd y Pwyllgor eu pryderon nad yw pob Aelod yn cwblhau hyfforddiant statudol. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor mai sesiwn ar y Cod Ymddygiad Aelodau yw'r unig hyfforddiant gorfodol sydd ei angen i'w gwblhau. Rhan o rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yw sicrhau bod gan Aelodau Etholedig yr adnoddau sydd ar gael i allu gwneud eu swyddi sy'n cynnwys cwricwlwm hyfforddiant llawn drwy gydol y tymor a wasanaethir. 

·        Amlygodd y Pwyllgor fod y rhan fwyaf o hyfforddiant yn digwydd tua 4pm felly efallai y bydd yr Aelodau'n ei chael hi'n anodd mynychu oherwydd ymrwymiadau gwaith. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod arolwg yn cael ei ddosbarthu i'r Aelodau ynghylch hyfforddiant a'r amser mwyaf addas iddo gael ei gynnal a nododd y gellir cynnal nifer o sesiynau i sicrhau bod Aelodau'n gallu mynychu. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod presenoldeb hyfforddiant wedi gwella ers cael ei gynnal yn rhithiwr a'r her fwyaf yw sicrhau amser am y sesiynau hyfforddi dros y flwyddyn.

·        Holodd y Pwyllgor sut y mesurir effeithiolrwydd yr hyfforddiant. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod arolwg Aelodau wedi'i gynnal. Dywedodd y Pwyllgor fod y cysyniad o e-Ddysgu yn golygu y gellid ei wneud ar unrhyw adeg a bod modd darparu ffenestr o bryd y dylid cwblhau'r hyfforddiant. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod e-Ddysgu wedi cael ei ddefnyddio yn y gorffennol a'u bod ar hyn o bryd yn adolygu o ran hyfforddiant y Cod Ymddygiad.

·        Holodd y Pwyllgor a yw'n bolisi i ddarparu deunyddiau hyfforddi gan na chawsant y deunyddiau ar gyfer sesiwn hyfforddi flaenorol pan ofynnwyd amdanynt. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod angen adolygu'r modd y cynhelir hyfforddiant, gan gynnwys sut i ddarparu'r deunydd hyfforddi i'r rhai sy'n mynychu. Rhoddwyd sicrwydd i’r Pwyllgor y byddant yn anfon arolwg eto at yr Aelodau i ddeall eu hanghenion yn well a chynnig gwahanol opsiynau.

·        Holodd y  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Rheolwr Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad.  O dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd adolygu darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn barhaus, er mwyn sicrhau bod adnoddau digonol yn cael eu darparu ar gyfer cyfrifoldebau'r swydd.

Trafodwyd y canlynol:

·        Holodd y Pwyllgor am yr heriau a'r manteision o weithio gartref. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod y tîm wedi dychwelyd i'r swyddfa yn 2022 a'u bod yn gallu hwyluso cyfarfodydd hybrid. Mae pob aelod o'r tîm mewn o leiaf ddwywaith yr wythnos sy'n ddefnyddiol i aelodau newydd o staff ac mae'n newid cadarnhaol i'r Aelodau gan fod pobl yn y swyddfa bob dydd. Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor mai'r her fwyaf yw cyflymder y newid mewn deddfwriaeth ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd a Chofrestru Etholiadol.

Penderfynwyd:

·        Cytunodd i y Pwyllgor i ystyried a gwneud sylwadau ar yr Adroddiad Blynyddol.

·        Cymeradwyodd y Pwyllgor farn Pennaeth y Gyfraith a Safonau a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol bod darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill gan y Cyngor yn ddigonol i gyflawni'r gofynion statudol mewn perthynas â gwneud penderfyniadau, gweinyddu democrataidd a chraffu; a

·        Chytunodd y Pwyllgor ofyn i'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol adolygu'r ddarpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i aelodau er mwyn sicrhau bod gofynion statudol ac unrhyw anghenion newidiol aelodau etholedig yn cael eu bodloni, ac i gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor hwn pe bai angen unrhyw adolygu.

Cyflwynodd y Rheolwr Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad. 

Trafodwyd y canlynol:

·        Holodd y Pwyllgor sut mae'r gwahanol grwpiau cyflog yn cael eu penderfynu. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor ei fod yn seiliedig ar faint y boblogaeth. Dywedodd y Pwyllgor fod gan rai ardaloedd enillion cyfartalog is ond efallai na fydd hynny'n cael ei adlewyrchu yn y setliad taliadau cydnabyddiaeth felly a yw’r panel yn ymwybodol o hyn. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod y panel ond yn ystyried y cyflog cyfartalog yng Nghymru.

·        Holodd y Pwyllgor beth yw'r camau nesaf mewn perthynas â'r adroddiad. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor y bydd ymgynghoriad yn dod i ben ar 8 Rhagfyr 2023 a gofynnodd a fyddai'n well gan y Pwyllgor ateb fel Pwyllgor neu'n unigol. Dywedodd y Pwyllgor ei bod yn fwy cymhleth nawr ac mae angen mwy o wybodaeth i ateb y cwestiynau, a oedd yn fformiwla anhyblyg yn flaenorol. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor mai'r rheswm dros y newid oedd oherwydd bod lefel y taliadau cydnabyddiaeth ar ei hôl hi o ran chwyddiant a theimlai'r Panel fod y cysylltiad ag enillion cyfartalog yn fwy priodol. Amlygodd y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol i'r Pwyllgor fod y fethodoleg a ddefnyddiwyd wedi'i chynnwys yn yr adroddiad.

·        Tynnodd y Pwyllgor sylw at bwysigrwydd annog pobl i fanteisio ar gyfleoedd democrataidd. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau mai dyma pam mae bellach wedi'i gysylltu ag enillion cyfartalog. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor y bydd yr adroddiad terfynol yn dod yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Chwefror 2024 ond bydd hynny er gwybodaeth yn unig ac ni ellir gwneud unrhyw newidiadau bryd hynny.

Penderfynwyd:

Cytunodd y Pwyllgor i ystyried a gwneud sylwadau ar yr adroddiad yn unigol gan ddefnyddio'r ddolen ar-lein.

Argymhellodd y Pwyllgor y dylid dod â'r llinell amser gweithredu ar gyfer y Cyfansoddiad Model yn ôl i'r cyfarfod nesaf.

Byddai Adroddiad Terfynol y Panel Taliadau Cydnabyddiaeth Annibynnol hefyd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor fel diweddariad Gwybodaeth yn Unig.

Roedd y Pwyllgor hefyd yn dymuno derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant i aelodau ac ystyried effaith yr argymhellion a wnaed i'r Cyngor ynghylch Cwestiynau Atodol i'r Arweinydd

18fed Mawrth, 2024 am 10yb

Dyddiad y cyfarfod nesaf yw dydd Llun 18 Mawrth 2024 am 11am.