Cofnodion

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd - Dydd Llun, 11eg Hydref, 2021 10.00 am

Cyswllt: Gareth Price  Head of Law & Regulation

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Y Cynghorydd C. Evans, y Cynghorydd C. Townsend a'r Cynghorydd Whitcutt.

2.

Datganiadau o ddiddordeb

Cofnodion:

Dim i'w ddatgan.

 

3.

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Gorffennaf 2021 pdf icon PDF 343 KB

Cofnodion:

Cyfeiriodd y Cynghorydd K Thomas at y cwestiwn ar dudalen 9 a gofynnodd am ddiwygio'r geiriad gan fod croeso i aelodau o'r cyhoedd yn y ganolfan ddinesig. Nododd y Pwyllgor fod y sylw'n ymwneud ag eitem arall yn ymwneud â sesiynau galw heibio i ddarpar ymgeiswyr i fod yn gynghorwyr.

 

Yn amodol ar yr ychwanegiad hwn, cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod ar 22 Gorffennaf 2021 a’u derbyn yn gofnod cywir o'r cyfarfod.

 

4.

Adroddiad Blynyddol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd pdf icon PDF 286 KB

Cofnodion:

Rhoddodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio drosolwg byr o adroddiad blynyddol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd. Esboniwyd i'r pwyllgor fod Pennaeth y Gwasanaeth a Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd wedi gweithio ar yr adroddiad.

 

Pwyntiau allweddol:

 

Mae'n cwmpasu'r cyfnod rhwng mis Tachwedd 2020 a mis Hydref 2021, gyda'r wybodaeth ddiweddaraf am ble mae'r Cyngor gyda threfniadau staffio'r Gwasanaethau Democrataidd o ran cefnogi cynghorwyr i gyflawni eu rolau.

 

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y tîm Gwasanaethau Democrataidd yn llawn, gyda Leanne Rowlands yn swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ac fel Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd. Roedd dau gynghorydd craffu mewn swydd ar ôl oedi hir yn ystod y cyfnod clo.

 

Y farn yw bod ganddynt ddigon o gefnogaeth yn y tîm i gefnogi'r pwyllgor ond mae hynny'n destun adolygiad o ran polisi'r Cyngor neu a fydd mentrau newydd i'w hystyried. Byddent yn adolygu'r strwythur a'r capasiti yn gyson.

 

Dros y deuddeg mis nesaf, prif flaenoriaeth y tîm Gwasanaethau Democrataidd yw datblygu'r dechnoleg ar gyfer cyfarfodydd hybrid a darparu hyfforddiant i aelodau i'w galluogi i ddefnyddio'r system yn effeithiol.

 

Bydd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad ar yr agenda o ran cyfarfodydd hybrid, o fewn 6-8 mis fydd y flaenoriaeth, mewn pryd ar gyfer etholiadau mis Mai yn 2022 i gwrdd â'r newid hwnnw o gyfarfodydd o bell i gyfarfodydd hybrid gyda'r gefnogaeth ddigonol.

 

Pan fydd y ganolfan ddinesig yn cael ei defnyddio eto gyda phobl yn cwrdd mewn ystafelloedd cyfarfod; gall mynychwyr ddeialu o bell gan fod y statud yn gofyn am hyn. Diben hyn yw cefnogi'r cynghorwyr i gyflwyno eu rhaglen waith am y deuddeg mis nesaf.

 

Croesawodd y Swyddog Arweiniol gwestiynau a sylwadau gan y Pwyllgor.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

·       Holodd Cadeirydd y Pwyllgor a fyddai person, wrth fynychu cyfarfod wyneb yn wyneb, yn cael mwy o ddylanwad o fod yn y cyfarfod wyneb yn wyneb.

 

Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yn rhaid iddynt sicrhau bod gan y rhai sy'n ymuno o bell yr un hawliau a gallu i gymryd rhan mewn trafodaeth ag eraill ac nad ydynt o dan anfantais mewn unrhyw ffordd. Bydd cadeirio'r cyfarfod hefyd yn gofyn am sgiliau gwahanol, mae'r swyddog yn ymwybodol o'r angen hyfforddi hwnnw.

Ailadroddwyd wrth y Pwyllgor y bydd deialu i mewn yn ddewis personol i'r Aelodau ac nid yn rhywbeth sydd ei angen am resymau iechyd y cyhoedd. Fodd bynnag, wrth symud ymlaen, bydd yn fater o ddewis personol; felly, os na all rhywun gyrraedd siambrau'r Cyngor am unrhyw reswm, gallant ddeialu o bell. Ar gyfer cyfarfodydd o'r fath ni all aelodau fod o dan anfantais o ran eu pleidleisio a'u rôl o fewn y pwyllgorau.

 

·       Holodd y Cynghorydd Hourahine a ddylid rhoi rheswm dros weithio o bell, er enghraifft, a fyddai dewis personol yn rheswm dros hynny.

Cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol fod dewis personol yn rheswm; diben cyfarfodydd hybrid yw bod yn rhan o agenda cydraddoldeb ac amrywiaeth Llywodraeth Cymru. Gan na all rhai Cynghorwyr sydd ag ymrwymiadau eraill fel gwaith deithio i'r ganolfan ddinesig, byddant yn gallu  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Adroddiad Blynyddol gan Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd pdf icon PDF 341 KB

Cofnodion:

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor mai dyma'r adroddiad drafft ar gyfer y Pwyllgor, y maent yn ei gyflwyno i'r Cyngor, ar waith y pwyllgor dros y 12 mis diwethaf a'r rhaglen waith hyd at fis Mai nesaf 2022. Mae'r adroddiad blynyddol drafft yn cynnwys gwybodaeth am aelodaeth, gweithgareddau a'r rhaglen waith ar gyfer y misoedd nesaf ac yn crybwyll llawer o’r gwaith y bydd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn ei drafod yn eitemau diweddarach yr agenda.

 

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

 

Nododd y Cadeirydd ei fod yn arfarniad teg a gofynnodd i'r Pwyllgor a oedd yn fodlon ei dderbyn.

 

·       Nododd y Cynghorydd Hourahine bod tudalen 32, yr ail baragraff, yn dweud bod y Pwyllgor yn teimlo bod y cyfnod sefydlu yn gynhwysfawr ond bod pryder wedi'i godi ynghylch dwyster yr hyfforddiant gyda 37 o fodiwlau'n cael eu datblygu. Gofynnodd yr Aelod a yw'r Pwyllgor yn pryderu am yr hyfforddiant gan na allai gofio cael y drafodaeth honno.

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol ei fod wedi'i gofnodi fel y cyfryw yn y cofnodion.  Y farn gyffredinol oedd ei fod i'w groesawu, roedd y Cynghorydd Matthew Evans yn pryderu am nifer y modiwlau felly mai'r peth pwysicaf oedd nodi pa rai oedd yn orfodol ac yn benodol i rolau unigol er mwyn iddyn allu ymgymryd â rolau penodol. Er bod pryder cychwynnol – eglurodd y tîm i'r Pwyllgor nad oedd yn rhaid i Aelodau fynychu'r holl fodiwlau; dyna pam yr oeddent am egluro pa rai fyddai'n orfodol neu'n benodol i'w rôl pwyllgor.

 

·       Soniodd Cadeirydd y Pwyllgor y dylid cynnwys datganiad nad yw pob modiwl yn orfodol efallai.

 

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth bod y pwynt hwnnw’n cael ei gadarnhau ar ddiwedd yr adroddiad.

 

·       Nododd y Cynghorydd Thomas y bydd Cynghorwyr newydd sy'n ymuno yn mynd i'r swydd heb lawer o fewnwelediad.

Felly, mae angen egluro cymhlethdod y rôl yn glir, gyda chymorth llawn yn cael ei roi iddynt i fanteisio ar gyfleoedd hyfforddi sy'n briodol i'w rolau.

 

·       Cafwyd trafodaeth ac awgrymodd y Cadeirydd y gellid sôn yn yr adroddiad drafft fod yr hyfforddiant yn ddewisol i'r Aelodau profiadol, gan na fyddai angen iddynt ei wneud.

 

·       Nododd y Cynghorydd Thomas fod yn rhaid rhoi pob cam posibl ar waith i sicrhau y bydd yn fap llwybr symlach ar gyfer sut mae'r Aelodau'n ymgysylltu â'r hyfforddiant.

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth ei bod yn hapus i ystyried sylwadau'r Pwyllgor.

Bydd rhan o'r rhaglen waith i’w chyflawni ymhen 6-8 mis gyda'r rhaglen sefydlu, mae negeseuon y gallai'r tîm eu bwydo'n ôl i Ddarpar Aelodau etholedig. Nodwyd bod hyn yn adlewyrchiad mwy adfyfyriol o’r hyn a drafododd y Pwyllgor yn y cyfarfod hwnnw.

 

·       Awgrymodd y Cadeirydd y gallai'r swyddogion, gyda'r adroddiad drafft, gadw sylwadau'r Pwyllgor mewn cof a gallai'r Swyddog Monitro ysgrifennu geiriad i'w gyflwyno i'r cyngor, a allai fod yn rhywbeth y gallant ei atgyfnerthu mewn sylwadau rhagarweiniol.

 

·       Dywedodd y Cynghorydd Thomas hefyd fod hyfforddiant yr Aelodau bron i ddegawd yn ôl yn brin iawn, a sylwodd fod llawer  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

Strategaeth Cyfranogiad (Diweddariad Cyflwyniad)

Cofnodion:

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ac atgoffodd y Pwyllgor am y strategaeth gyfranogi sy'n ofynnol o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau ar gyfer Cymru gyfan.

 

Pwyntiau allweddol:

 

Mae hwn yn bolisi strategaeth sy'n annog pobl leol i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau llywodraeth leol. Mae'r cyngor am ymgynghori a rhannu'r strategaeth erbyn mis Mai 2022.

 

Mae pum gofyniad yn y strategaeth gyfranogi, yr un y byddai'r Pwyllgor yn canolbwyntio arno yw sut i hyrwyddo dod yn Aelod o'r Cyngor neu'r Awdurdod cysylltiedig.  Dywedodd y Swyddog wrth yr Aelodau sut y byddant yn ymgorffori'r adborth y Pwyllgor i'r swyddog. Darparodd y Swyddog amserlen gyffredinol, dywedodd fod y strategaeth yn cael ei datblygu ar hyn o bryd a dylai fod dogfen waith ar gael yn barod ar gyfer mis Rhagfyr. Bryd hynny, bydd y ddogfen yn dychwelyd i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd i'w hadolygu a derbyn sylwadau. Wedi hynny, bydd unrhyw welliannau angenrheidiol yn cael eu gwneud ac yna bydd ymgynghoriad â'r cyhoedd ym mis Chwefror.

 

Mae'r gr?p yn ystyried strategaethau eraill ar ffyrdd diogel o estyn allan at drigolion eraill nad oes ganddynt lawer o bresenoldeb ar-lein. Hysbyswyd y Pwyllgor eu bod yn gweithio gyda grwpiau anodd eu cyrraedd yn y ddinas, ac nad oes ganddynt lawer o lais ar faterion o'r fath.

 

Dywedwyd wrth yr Aelodau y byddant, o'r ymgynghoriad, yn casglu'r dystiolaeth a'r canlyniadau ac yn cyflwyno i'r Cyngor llawn ym mis Mawrth 2022; felly dylai fod yn barod mewn pryd i gyhoeddi'r strategaeth ym mis Mai. Bydd hyn wedyn yn rhan o'r hyfforddiant sefydlu y mae'r Pwyllgor wedi'i drafod gyda'r Swyddogion yn y cyfarfod hwn.

 

Mae hyn yn bwysig er mwyn annog Aelodau a darpar Aelodau i gymryd rhan, i rannu'r wybodaeth hon â'r cyhoedd fel y bydd pawb yn ymwybodol o'r newidiadau a wnaed.

 

O ran gwybodaeth am sut i fod yn Aelod; mae newidiadau wedi'u gwneud i wefan y cyngor. Mae'n mynd ag ymwelwyr at ddolen ar wefan CLlLC gyda ffilm fer i'w gwylio. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod fideos o'r fath yn sôn am brofiadau gwahanol o fod yn Gynghorwyr yn cael eu rhannu â'r cyhoedd.

 

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y gr?p swyddogion sy'n gweithio ar y strategaeth gyfranogi yn bwriadu datblygu cynllun cyfathrebu i gyfeirio mynediad at y wybodaeth ynghylch sut i ddod yn Gynghorydd ar gyfer y camau nesaf. Felly mae'r Cyngor yn canolbwyntio ar gyfleu'r neges honno i'r cyhoedd.

 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd wrth yr Aelodau y byddant yn gorffen drafft cyntaf y strategaeth a fydd wedyn yn cael ei rhannu â'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

 

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

 

·       Nododd y Cynghorydd Giles fod y gwaith sy'n cael ei wneud yn swnio'n gadarnhaol ac yn cydnabod ei fod yn dda iawn o ran y  gwahanol ffyrdd o gael pobl eraill i ymgeisio, megis gwylio fideos ar-lein. Dywedodd yr Aelod ei bod yn edrych ymlaen at y ‘dal i fyny’ a grybwyllwyd.

 

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Disgrifiadau Rôl ar gyfer Aelodau (Diweddariad ar Lafar)

Cofnodion:

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod y Pwyllgor wedi cyfeirio at rolau'r Aelod yn un o eitemau blaenorol yr agenda; a dywedodd wrth yr Aelodau y byddant yn ail-rannu'r disgrifiadau rôl sydd wedi dod gan CLlLC ar y fideos a ddarparwyd i ystyried yr hyn y maent yn mynd i'w roi ar waith ar gyfer etholiadau’r flwyddyn nesaf ym mis Mai 2022.

 

8.

Adroddiad Blynyddol Drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol - Chwefror 2022 pdf icon PDF 1 MB

Cofnodion:

 

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio mai adroddiad drafft yw hwn, a gyhoeddir bob blwyddyn yn Hydref/Tachwedd yn gwahodd Cynghorwyr i wneud sylwadau cyn iddo gael ei gyhoeddi ym mis Ionawr/Chwefror a chyn iddo ddod i rym fis Mai nesaf.

 

Atgoffwyd yr Aelodau nad ydynt fel arfer yn gwneud sylwadau ar faint y mae'r Panel Taliadau yn penderfynu yw'r taliad priodol i Gynghorwyr.

 

Maent yn ail-seilio'r lwfansau, yn ystod y blynyddoedd diwethaf bu lwfans chwyddiant cymharol fach ond nawr maent yn cynghori nad yw'r cyflogau sylfaenol wedi cadw i fyny gyda chwyddiant dros y pum mlynedd diwethaf; felly maent yn ceisio ail-seilio'r holl lwfansau. Felly, bydd cyflogau Aelodau ac Arweinwyr yn cynyddu, bydd cyflogau uwch ar gyfer Cadeiryddion Pwyllgorau a chyflogau'r Maer yn cynyddu gan swm cymesur.

 

Felly mae'n fater o glywed a oes gan Aelodau'r panel unrhyw sylwadau i'w gwneud i'r Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar hyn o bryd.

 

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

 

·       Cydnabu'r Cynghorydd Giles ei bod yn anodd i'r Aelodau wneud sylwadau ar hyn mewn ffordd, o ystyried barn y cyhoedd am rôl gwleidyddion. Soniwyd nad yw Aelodau'n derbyn y cyfan y gallai fod ganddynt hawl iddo gan eu bod yn teimlo'n ymwybodol iawn o hynny. Mae'r asesiad annibynnol yn bwysig iawn a'r cymariaethau y mae'n eu gwneud o fewn y gymuned. Pan ddaw allan, mae'r ffordd y caiff ei chyflwyno i'r cyhoedd yn bwysig iawn ond pwysleisiodd mor bwysig ydyw mai barn annibynnol sy'n cyfrif.

 

·       Holodd y Cynghorydd Watkins a allai Aelodau'r Pwyllgor wneud sylwadau unigol ar yr adroddiad.

 

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth na ddylent, gan ei fod yn cael ei anfon at y Cyngor i gael sylwadau. Gweithdrefn y Cyngor ar gyfer hyn fyddai i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd roi sylwadau ar y cyd ar yr adroddiad drafft. Eglurodd y Swyddog nad yw'n ymgynghoriad cyhoeddus; gan mai'r Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol sy'n ymgynghori â phob un o'r Awdurdodau Lleol yng Nghymru. Gallant wneud sylwadau arno fel Cyngor fel sy'n arferol ac o fewn cylch gwaith y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd i lunio unrhyw sylwadau ar y cam hwn.

 

·       Gofynnodd y Cynghorydd Watkins beth yw'r dyddiad cau ar gyfer gwneud sylwadau ac a allai'r Pwyllgor wneud sylwadau.

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yn rhaid i'r ymgynghoriad fod rywbryd ym mis Tachwedd felly cadarnhaodd mai hwn fyddai'r cyfarfod pwyllgor cyfunol olaf y gallant ddod â'r adroddiad iddo.

 

·       Holodd y Cadeirydd a yw'r Pwyllgor yn credu eu bod yn gweithio wythnos dri diwrnod.

Cytunodd aelodau'r Pwyllgor eu bod yn gwneud llawer mwy na'r hyn a nodwyd yn yr adroddiad.

Dywedodd y Cynghorydd Thomas fod rolau'r Cynghorydd yn sicr yn cynnwys gwaith y tu allan i oriau swyddfa arferol; soniwyd am enghraifft pan ffoniodd etholwr Gynghorydd am 3am. Soniodd yr Aelod y byddai'r rhai nad ydynt yn Gynghorwyr yn synnu at y ffyrdd arloesol y maent yn eu defnyddio i gyflawni'r gwasanaeth y mae Cynghorwyr yn ei ddarparu yn eu rôl. Maent yn gwneud eu gorau i wasanaethu yn eu rôl.

 

Dilynodd y  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

9.

Dyddiad y Cyfarfod Nesaf

Cofnodion:

Dydd Llun 13 Rhagfyr 10am

 

10.

Digwyddiad Byw

Cofnodion: