Agenda and minutes

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd - Dydd Llun, 18fed Mawrth, 2024 11.00 am

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1 - Canolfan Ddinesig. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Simon Richards  Swyddog Llywodraethu

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Cynghorydd Tim Harvey

2.

Datganiadau o Ddiddordeb

Cofnodion:

Dim

3.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf icon PDF 111 KB

Cofnodion:

Derbyniwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Tachwedd 2023 yn gofnod gwir a chywir.

4.

Cynllun Dirprwyo ar gyfer Asedau pdf icon PDF 152 KB

Cofnodion:

Rhoddodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid drosolwg o’r adroddiad i’r Pwyllgor. 

 

Trafodwyd y canlynol:

 

·        Holodd y Pwyllgor am y broses ar gyfer gwaredu asedau.  Dywedodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid (PPTh) wrth y Pwyllgor y byddai'n destun ymgynghoriad cyffredinol.

·        Holodd y Pwyllgor am y cymal dileu sydd yn yr adroddiad gan ofyn a oes modd amlygu parthau newydd sydd wedi'u hychwanegu.  Dywedodd y Pennaeth PPTh wrth y Pwyllgor ei fod o dan y golofn Dirprwyo Arfaethedig ym mhwynt tri yr adroddiad. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor, os yw'n debygol y bydd effaith ar y gymuned neu y gallai'r penderfyniad fod yn ddadleuol, bod gofyniad i ymgynghori ag aelodau'r ward. 

·        Amlygodd y Pwyllgor eu pryderon na fydd swyddogion llai profiadol o bosibl yn gwybod goblygiadau penderfyniad gan holi a yw'r penderfyniadau hyn yn cael eu pasio drwy reolwr llinell. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor ei fod yn cael ei ddirprwyo i lefel Pennaeth Gwasanaeth yn unig. Dywedodd y Pennaeth PPTh wrth y Pwyllgor, hyd yn oed os nad oedd yn ased corfforaethol, y byddai'n dal i ddod yn ôl at y Pennaeth Gwasanaeth a byddai angen sicrhau’r adran Gyfreithiol ei fod wedi'i gofnodi yn y ffordd briodol. 

·        Cododd y Pwyllgor bryderon am ddogfennau ffordd-fraint yn gyffredinol gan fod awdurdodau lleol eraill wedi canfod nad oes modd eu gorfodi gan holi i ba raddau y mae dogfennau ffordd-fraint yn cael eu craffu. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor fod dogfen ffordd-fraint yn ddogfen generig a ddarperir gan y cwmni, y byddai'r swyddog yn ystyried ei phriodoldeb yn ystod yr ymgynghoriad ag aelodau'r ward. Nododd y Pennaeth PPTh fod dogfennau ffordd-fraint yn gyffredinol o blaid cwmni cyfleustodau, yn cael eu cymeradwyo'n rheolaidd a hynny’n flynyddol. 

·        Holodd y Pwyllgor am sut y cynhelir perthynas â datblygwyr mewn perthynas ag atgyweiriadau gan ddefnyddio golau stryd a ddifrodwyd yn ystâd Mon Bank fel enghraifft. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor fod hyn y tu hwnt i gwmpas yr adroddiad hwn gan ei fod yn ymwneud â thir ac asedau'r Cyngor a sut y gwneir penderfyniadau. 

·        Holodd y Pwyllgor sut y penderfynwyd ar y ffigwr o £100,000 fel trothwy.  Dywedodd y Pennaeth PPTh wrth y Pwyllgor fod hyn yn cyd-fynd â threfniadau eraill o fewn y Cyngor, fel contractau. Ychwanegodd y Swyddog Monitro fod hyn yn cyd-fynd â ffigurau awdurdodau lleol eraill.

·        Nododd y Pwyllgor y cynnig i adolygu a chynnig yr argymhellion yn yr adroddiad hwn ar gyfer penderfyniad gan y Cyngor llawn ym mis Ebrill 2024.

 

5.

Gweithredu'r Cyfansoddiad Enghreifftiol pdf icon PDF 198 KB

Cyflwyniad

Cofnodion:

Rhoddodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau a’r Swyddog Monitro drosolwg i'r Pwyllgor.

 

Trafodwyd y canlynol:

 

·        Holodd y Pwyllgor pa ganran o'r Cyfansoddiad Model fyddai'n cael ei defnyddio.  Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor tua 50:50 a byddai angen adolygu unrhyw rannau o'r Cyfansoddiad Model a ddefnyddir hefyd. 

·        Holodd y Pwyllgor am gadernid yr Archebion Sefydlog.  Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor eu bod yn dda ar y cyfan ond gellir eu newid yn dilyn sylwadau Aelodau Etholedig.

·        Gofynnodd y Pwyllgor pryd y rhyddhawyd y Cyfansoddiad Model.  Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor ei fod wedi cael ei ryddhau ym mis Ebrill 2022.  

·        Dywedodd y Pwyllgor fod yr amserlen i adolygu'r Cyfansoddiad i gyd yn ymddangos yn dynn ac efallai y byddai’n well ei ymestyn i gyfarfod Tachwedd gan holi faint o adnoddau y byddai'n ei gymryd. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor mai nhw fyddai’n gyfrifol am  wneud hyn, ond efallai y bydd modd dirprwyo peth ohono.  Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor y byddant yn rhannu adroddiad yng nghyfarfod mis Mehefin gan roi diweddariad ar gynnydd ac yna gallant benderfynu a oes angen newid amserlenni. 

·        Cododd y Pwyllgor eu pryder ynghylch faint o waith sydd angen ei wneud ac am flinder swyddogion.  Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor bod angen newid y Cyfansoddiad ond eu bod am sicrhau ei fod yn cael ei wneud yn gywir, gyda diweddariadau yn cael eu rhannu mewn cyfarfodydd yn y dyfodol i'w hystyried gan bwyllgorau.

·        Cytunodd y Pwyllgor i'r amserlenni a awgrymir ar gyfer dychwelyd fersiynau drafft a therfynol y Cyfansoddiad i'r Pwyllgor, sef Mehefin, Medi a Thachwedd 2024. 

 

6.

Adolygiad o Reol Sefydlog, Cwestiynau i'r Arweinydd (Trafodaeth)

Cofnodion:

7.

Hyfforddiant i Aelodau pdf icon PDF 160 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol drosolwg i’r Pwyllgor. 

 

Trafodwyd y canlynol:

 

·        Holodd y Pwyllgor sut mae hyfforddiant ar gyfer Cadeiryddion Craffu yn wahanol i hyfforddiant ar gyfer Cadeiryddion Pwyllgorau eraill. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod y sesiwn hyfforddi yn canolbwyntio ar rôl Craffu sydd â'i gylch gorchwyl penodol ei hun ac yn ymwneud â chwestiynu effeithiol, fodd bynnag, gellid archwilio hyfforddiant ar gyfer cadeirio pwyllgorau yn gyffredinol. 

·        Amlygodd y Pwyllgor na all pob cynghorydd fynychu sesiynau hyfforddi, yn enwedig os ydynt yn ystod y diwrnod gwaith. Awgrymodd y Pwyllgor y byddai cael adnoddau yn dilyn hyfforddiant yn beth da i sicrhau y gall mwy o aelodau gael mynediad i'r hyfforddiant.

·        Nododd y Pwyllgor yr adroddiad yn crynhoi’r hyfforddiant a ddarparwyd yn 2023/24 gan ystyried y dull a gynllunnir ar gyfer hyfforddiant Aelodau ar gyfer 2024/25.

 

8.

Adroddiad Tâl Annibynnol Terfynol (IRP) (Diweddariad Gwybodaeth yn Unig) pdf icon PDF 246 KB

Cofnodion:

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod adroddiad terfynol yr IRP wedi'i gyhoeddi ac y gellir ei weld ar-lein yma

https://www.llyw.cymru/panel-annibynnol-cymru-ar-gydnabyddiaeth-ariannol-adroddiad-blynyddol-2024-i-2025-html.

 

9.

Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol pdf icon PDF 45 KB

Cofnodion:

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wybod i'r Pwyllgor am y Blaenraglen Waith. 

 

Mehefin 2024

Diweddariad ar y Cyfansoddiad Model

Cofrestr Buddiannau

Cofnodion y Cyfarfod

Canlyniadau’r Arolwg Aelodau

Blaenraglen Waith 2024/25

 

Medi 2024

Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd 

Adroddiad Blynyddol Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd  

Ymgynghoriad yr IRP, Adroddiad Drafft

Cyfansoddiad Model - Diweddariad ac Adroddiad Drafft

 

Tachwedd 2024

Strategaeth Cyfranogiad

Cyfansoddiad Model - Diweddariad ac Adroddiad Drafft

 

 

 

Mawrth 2024

Hyfforddiant Aelodau

Adroddiad terfynol yr IRP

 

 

10.

Dyddiad y Cyfarfod nesaf

Dyddiad y cyfarfod nesaf yw dydd Iau 6 Mehefin 2024 am 10am.

11.

Gwe-ddarllediad y Pwyllgor