Agenda a Chofnodion

Dim

Dim

Derbyniwyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2024 yn gofnod gwir a chywir.

• Cododd y Pwyllgor bwynt egluro dan eitem 4 a nododd mai dim ond diweddariad oedd i'w ddarparu yn y cyfarfod hwn. Sicrhaodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau y Pwyllgor fod drafft o'r Cyfansoddiad Enghreifftiol wedi'i ddarparu ond na fydd yn cael ei fabwysiadu ar hyn o bryd.  Mater i'r Pwyllgor yw adolygu fesul adran a gwneud eu sylwadau a'u hargymhellion. Dywedodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor y byddai'r adolygiadau hyn yn cael eu cynnal fesul cyfarfod ac yna eu coladu ar y diwedd. 

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad i’r Pwyllgor.  

• Ni ofynnwyd unrhyw gwestiynau gan y Pwyllgor. 

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad i’r Pwyllgor. 

Trafodwyd y canlynol:

•   Holodd y Pwyllgor sut y byddai deallusrwydd artiffisial (DA) o fudd i'r Cyngor a'r tîm. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod DA yn cael ei ddefnyddio ar gyfer trawsgrifio sy'n cefnogi'r tîm i ddatblygu cofnodion cywir. 

•   Holodd y Pwyllgor am y lefelau staffio presennol o fewn y tîm. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod recriwtio wedi'i wneud o fewn y 12 mis diwethaf ac mae pob swydd yn cael ei llenwi ar hyn o bryd ac mae'r tîm wedi'i hyfforddi'n llawn. Nododd y Pwyllgor pa mor falch yr oeddent o weld bod gan y tîm adnoddau digonol.

•   Holodd y Pwyllgor a oedd hyfforddiant a darnau penodol o waith fel y ffurflen Datgan Buddiannau ar gyfer Aelodau wedi creu galw ychwanegol am y tîm. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor fod hyfforddiant sefydlu cychwynnol i'r Aelodau wedi digwydd yn 2022, a oedd yn gyfnod eithaf dwys o waith. Mae dyddiadau pellach ar gyfer hyfforddiant wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod. Dywedon nhw eu bod yn edrych i gynnal arolwg a'u bod yn hapus i gymryd awgrymiadau gan Aelodau ar sesiynau y byddent yn eu gweld yn fuddiol.

•   Cytunodd y Pwyllgor i fabwysiadu a chymeradwyo'r ddau adroddiad.  

Cyflwynodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau yr eitem hon i’r Pwyllgor. 

Trafodwyd y canlynol:

•   Gwahoddodd y Cadeirydd yr Aelod Llywyddol i gymryd rhan yn y cyfarfod. 

•   Holodd y Pwyllgor sut y byddai cyrff allanol yn cael eu gwahodd i gyfarfodydd y Cyngor a chyflwyno argymhelliad bod y Cynghorwyr wedi cynnig cynnig i wahodd corff allanol i fod yn bresennol. 

•   Holodd y Pwyllgor a oedd gan yr Aelod Llywyddol rybudd ymlaen llaw o'r newidiadau arfaethedig i'r Cyfansoddiad ac, os na, a ddylai gael cyfarfod â Phennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau fel y gallant weithredu ar ran budd gorau'r Cyngor cyfan. Nododd y Cadeirydd nad oes ganddynt unrhyw wrthwynebiad rhag ymgynghori â’r Aelod Llywyddol. Hysbysodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau y Pwyllgor yr ymgynghorwyd â'r Aelod Llywyddol a darparu copi o'r adroddiad ar yr un pryd â'r Pwyllgor a'r Cadeirydd. Ychwanegon nhw fod yr Arweinydd, Prif Weithredwr ac Uwch Swyddogion wedi cael golwg ar y newidiadau arfaethedig hyn felly mae gwelededd ar draws haen uchaf y sefydliad.

•   Eglurodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor eu bod yn pleidleisio ar y gwelliant arfaethedig i'r Cyfansoddiad sy'n mynd i'r Cyngor llawn ar 24 Medi ac, os cânt eu cymeradwyo, byddai'r newidiadau'n dod i rym ar unwaith. 

•   Hysbysodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau y Pwyllgor fod dwy elfen i'r eitem hon, 6a yw diwygio'r Rheolau Sefydlog presennol a ddaw i rym am y 12 mis nesaf os cânt eu mabwysiadu a 6b sef ailddrafftio'r Cyfansoddiad Model gan ddefnyddio model Browne Jacobson. Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn bwysig casglu eu hadborth ar ddrafft y Cyfansoddiad Model y gellir ei adolygu a'i weithredu wedyn. 

•   Holodd y Pwyllgor sut mae gwahodd cyrff allanol i'r Cyngor yn wahanol i'w gwahodd i sesiwn hyfforddi Aelodau neu Bwyllgor Craffu. Teimlai'r Pwyllgor fod angen eglurder pellach a bod angen mwy o ystyriaeth o'r effaith amser y byddai'r newidiadau arfaethedig yn ei chael ar y Cyngor. Amlygodd y Pwyllgor eu pryder y gellid dominyddu'r cyfarfod gan drafodaeth gyda'r corff allanol gan fod hyn wedi digwydd mewn cyfarfod chwaer. Dywedodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor y byddai presenoldeb cyrff allanol yn cael eu capio yn debyg i gwestiynau'r Heddlu a awgrymwyd y gallai gymryd lle cwestiynau'r Heddlu mewn rhai cyfarfodydd. Mae'r newid arfaethedig i gwestiynau'r Arweinydd yn estyniad o 5 munud i gyd gyda'r cwestiynau'n cael eu hargraffu ar yr agenda a'r cwestiwn a'r ateb yn cael eu capio ar ddwy funud. 

•   Amlygodd y Pwyllgor eu pryder bod hepgor yr heddlu o gyfarfod y Cyngor yn annerbyniol. Teimlai'r Pwyllgor fod angen gwneud mwy o waith ynghylch y newidiadau arfaethedig hyn gyda'r posibilrwydd y byddant yn cael eu gweithredu mewn cyfarfod Cyngor diweddarach.

•   Dywedodd yr Aelod Llywyddol wrth y Pwyllgor nad oedd y newidiadau hyn yn golygu y dylai corff allanol fynychu pob cyfarfod o'r Cyngor ond rhoddodd gyfle i'r Cyngor godi pryderon. Sicrhaodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau y Pwyllgor  ...  view the full Cofnodion text for item 6a

Cyflwynodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau yr eitem hon i’r Pwyllgor. 

Trafodwyd y canlynol:

•   Ni wnaeth y Pwyllgor gymeradwyo newid sy'n caniatáu i'r cyhoedd recordio o fewn cyfarfodydd a theimlai y gallai hyn arwain at recordiadau yn ymddangos ar gyfryngau cymdeithasol sy'n cael eu tynnu allan o'u cyd-destun. Dywedodd y Pwyllgor y dylid cynghori aelodau o'r cyhoedd sy'n mynychu cyfarfodydd y Cyngor i ddiffodd eu ffôn ac os cânt eu dal yn eu defnyddio yna dylid gofyn iddynt adael. 

•   Cododd y Pwyllgor bryder ynghylch pwynt 4.14 o'r Cyfansoddiad Model y gallai darparu dim ond tri diwrnod clir o rybudd fod yn niweidiol i Aelodau sydd â swyddi eraill. Dywedodd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau wrth y Pwyllgor bod yr amserlen ddinesig yn cael ei chytuno yn CCB a bod hyn yn ymwneud â dyddiad y papurau pwyllgor sy'n cael eu dosbarthu i'r Aelodau. 

•   Holodd y Pwyllgor a oedd y Cyngor yn berchen ar hawlfraint cyfarfodydd ar ôl iddynt gael eu cyhoeddi i YouTube. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor nad oedden nhw'n credu mai'r Cyngor oedd yn berchen ar yr hawlfraint gan ei fod yn fater o gofnod cyhoeddus ond y bydd yn cadarnhau ar ran y Pwyllgor.

•   Nododd Pennaeth Dros Dro y Gyfraith a Safonau y dylid adolygu'r newidiadau arfaethedig i ffilmio a defnyddio ffonau symudol yng Nghyfansoddiad Model Browne Jacobson a gofynnodd a allai Aelodau e-bostio gydag unrhyw sylwadau pellach. Y cynnig oedd i'r Pwyllgor ofyn i'r Swyddog Monitro nodi sylwadau a diwygio'r Cyfansoddiad Model yn unol â hynny. 

•   Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor mai dyddiad y cyfarfod nesaf yw'r 21 Tachwedd 2024.