Agenda and minutes

To agree the Minutes of 27 July and 28 September 2023.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2023 fel cofnod cywir.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2023 fel cofnod cywir.

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ddiweddariad ar lafar ar sefyllfa’r Tîm Archwilio Mewnol. Roedd y ddwy swydd Archwilydd wedi'u llenwi'n llwyddiannus.  Nid oedd swyddi'r Prif Archwilydd a'r Rheolwr Archwilio wedi llwyddo i ddenu ceisiadau addas.

O ganlyniad i hyn, gwnaed newid i'r strwythur i liniaru'r pellter cymhwyso rhwng rôl yr archwilydd a'r prif archwilydd.  Oherwydd y bwlch cynnydd mawr rhwng yr Archwilydd a'r Prif Archwilydd, crëwyd swydd Uwch Archwilydd. Byddai'r swydd hon, ynghyd â'r Rheolwr Archwilio a'r Prif Archwilydd yn cael ei hysbysebu'n fuan. Byddai'r ddau Archwilydd yn dechrau ym mis Tachwedd a mis Rhagfyr, a fyddai'n cynorthwyo gyda chynnydd y cynllun archwilio, fel yr amlinellwyd mewn adroddiad ar wahân yn ddiweddarach yn y cyfarfod hwn. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Cyllid ac ystyriodd y sefyllfa bresennol fel cynnydd rhagorol a wnaed yn yr hinsawdd ariannol bresennol.

Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad ar y cynllun gwasanaeth rhanbarthol.

Adroddodd y Pennaeth Cyllid sgwrs ddiweddar gyda'r gwasanaeth rhanbarthol a oedd yn nodi eu bod yn awyddus i ychwanegu dau gyngor arall.  Roedd papurau penderfyniadau ffurfiol yn cael eu paratoi i'w rhannu gyda'r pedwar partner presennol i ystyried penderfyniad ffurfiol.  Roedd rhai manylion yngl?n â hyn a oedd angen trafodaeth bellach, fodd bynnag, yn gyffredinol roedd y gwasanaeth rhanbarthol yn hapus i ehangu eu gwasanaeth gyda dau gyngor ychwanegol. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Cyllid am y diweddariad ac estynnodd ei ddiolch i'r tîm am eu gwaith caled.

Argymhelliad: 

Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y diweddariad ar lafar gan y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio yr adroddiad a'i atodiadau, a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yn erbyn cynllun archwilio y cytunwyd arno yn 2023/24 hyd at ddiwedd ail chwarter y flwyddyn ariannol. Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am farn archwilio a roddwyd hyd yma a chynnydd yn erbyn targedau perfformiad allweddol.

Nododd yr adroddiad fod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud cynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2023/24 a dangosyddion perfformiad mewnol.  Roedd y cynllun archwilio gwreiddiol yn seiliedig ar gyfanswm o 862 o ddiwrnodau archwilio. Roedd hyn yn cynnwys 48 o archwiliadau newydd, yn ogystal â 13 o swyddi barn parhaus a gafodd eu cario drosodd o 2022/23. Roedd yr holl swyddi archwilio a gafodd eu gwneud o ddiwedd blwyddyn 2022/23 bellach wedi'u cwblhau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Rheolwr Archwilio am y cyflwyniad ac roedd yn falch o weld bod cynnydd yn cael ei wneud.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

Diolchodd Mr Reed i'r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad.

Gofynnodd y Cadeirydd lle byddai barn a oedd wedi cael ei hail-raddio o dan yr archwiliadau dilynol yn cael eu hadlewyrchu yn yr adroddiad. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod tudalen 33 yn dangos canlyniadau Archwiliadau Dilynol gan gynnwys y farn ddiwygiedig a roddwyd yn yr ail archwiliad.

Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Cyfarwyddwr Strategol: Nid oedd y Gwasanaethau Cymdeithasol yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Dilynol ar y Lwfansau Mabwysiadu, oherwydd profedigaeth deuluol, a gofyn am gyfleu cydymdeimladau diffuant Aelodau'r Pwyllgor i'r Cyfarwyddwr.

Argymhelliad: 

Gwnaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi’r adroddiad.

Cyflwynodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, y Prif Gyfrifydd yr adroddiad i Aelodau'r Pwyllgor. 

Rhoddodd yr adroddiad wybod i'r Pwyllgor am weithgareddau'r trysorlys a gynhaliwyd o fewn blwyddyn ariannol 2023/24 a chadarnhaodd fod yr holl ddangosyddion trysorlys a darbodus wedi cael eu dilyn, yn unol â'r Strategaeth Rheoli'r Trysorlys y cytunwyd arni. 

Parhaodd y cyngor i fod yn fuddsoddwr arian parod byrdymor ac yn fenthyciwr i reoli llif arian parod o ddydd i ddydd. Roedd y rhagolygon cyfredol yn dangos y gallai fod angen benthyca dros dro yn y dyfodol i ariannu gweithgareddau llif arian arferol o ddydd i ddydd a byddai benthyca tymor hwy yn cynyddu i ariannu ymrwymiadau yn y rhaglen gyfalaf bresennol, yn ogystal ag effaith llai o gapasiti ar gyfer 'benthyg mewnol'. 

Hyd at ddiwedd mis Medi 2023, benthyg net y Cyngor oedd £80.8m, sef gostyngiad o £10.6m o'i gymharu â lefelau ar 31 Mawrth 2023.

Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r strategaeth / gweithgaredd benthyg mewn perthynas â benthyg tymor byr a thymor hir.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

Gofynnodd y Cynghorydd Harris sut roedd Cyllid yn monitro sefyllfa cynghorau eraill yr oedd Cyngor Dinas Casnewydd wedi rhoi benthyg iddynt, gan fod llawer o gyhoeddiadau gwasg wedi bod ynghylch cynghorau yn cyhoeddi neu'n agos at gyhoeddi hysbysiadau Adran 114.  Soniodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, y Prif Gyfrifydd fod cyngor wedi ei gymryd gan Gynghorwyr Rheoli Trysorlys y Cyngor ynghylch y Cynghorau hynny a oedd yn ymdrin â Hysbysiad Adran 114.

Soniodd Mr Reed ei fod yn deall bod yr adroddiad yn cymharu diwedd mis Mawrth i ddiwedd mis Medi, ond fe holodd a fyddai ychwanegu rhywfaint o ddata o flynyddoedd blaenorol fel pwyntiau cyfeirio yn helpu i ddangos cyfeiriad teithio. Dywedodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, y Prif Gyfrifydd fod dangosyddion Rheoli'r Trysorlys wedi'u gosod ar gyfer y flwyddyn 2023/24, a phwrpas yr adroddiad oedd mesur yn erbyn y strategaeth trysorlys yn ystod y flwyddyn. Cytunodd y Pennaeth Cyllid i ymgorffori rhai pwyntiau data ychwanegol i roi syniad o'r darlun deuddeg mis.

Holodd y Cadeirydd a oedd cyllid Salix yn dal i fod ar gael ar gyfer effeithlonrwydd ynni a gofynnodd a oedd cyfle i ddefnyddio mwy o'r cyllid hwn i wrthbwyso gwariant cyfalaf.  Yn ail, cyfeiriodd y Cadeirydd at y gyfradd Opsiwn Rhoddwr Benthyciadau Opsiwn Benthyciwr (ORhBOB), a dalwyd ar ei ganfed ar y gyfradd ORhBOB o £5M, a gofynnodd a yw'r Cyngor yn gallu cael cyfradd well gyda benthyca tymor byr yn lle hynny.

Dywedodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, y Prif Gyfrifydd fod Salix yn cael ei reoli gan y Tîm Effeithlonrwydd Ynni ac os oedd opsiynau i ddefnyddio cyllid Salix yna byddai hyn yn cael ei weithredu.  Yn ail, o ran benthyciad ORhBOB, cadarnhaodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, y Prif Gyfrifydd fod cyngor gan y Trysorlys wedi'i gymryd ynghylch y dull o fenthyca tymor byr gyda'r nod o sicrhau'r canlyniadau gorau posibl gan gydbwyso'r risgiau a'r mesurau lliniaru sy'n gysylltiedig â benthyg tymor penodol a'r cyfraddau sydd ar  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Pwrpas blaenraglen waith oedd helpu i sicrhau bod ffocws y Pwyllgor yn parhau i gynnal ymholiadau priodol o dan y Cylch Gorchwyl. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith gyfredol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Argymhelliad: 

Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r Rhaglen Gwaith.