Agenda and minutes

Dim

Nodwyd gan y Cadeirydd, ar dudalen 5 (eitem 2) mewn perthynas â’r paragraff ynghylch y sylw gan y Prif Weithredwr ar Wasanaethau’r Ddinas, y trafodwyd hyn yn eitem 13 a’i fod wedi’i weithredu.

Hefyd ar dudalen 5, cadarnhaodd y Cadeirydd, yn y frawddeg: ‘y gellir ail-enwi’r Pwyllgor Archwilio’n Bwyllgor Archwilio a Risg mewn sector arall, nid yn fforwm”….

Hefyd nodwyd gan y Cadeirydd y dylai’r frawddeg; ‘byddai angen newidiadau i’r cyfansoddiad’ nodi ‘i hyn gael ei addasu, dylid newid y cyfansoddiad a rheoliadau Cymru.’

Cytunwyd:  Cadarnhau Cofnodion cyfarfod 28 Mawrth 2019

Gofynnwyd i Aelodau’r Pwyllgor gyflwyno eu henwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd.

Cytunwyd:

Penodi Mr John Baker yn Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ac Atodiad 2. Esboniodd y Partner Busnes Ymchwil a Pherfformiad mai diben y gofrestr risgiau oedd rheoli risgiau ac i dystio bod prosesau ar waith i reoli’r risgiau hynny.

Prif bethau i’w hystyried:

•           Ar ddiwedd Chwarter 4, roedd 14 risg gorfforaethol wedi’u cofrestru’n cynnwys 5 risg uchel, 8 risg ganolig ac 1 risg isel. 

•           Gostyngodd y risg ‘Deddfwriaethol’ o 16 i 12 yn y chwarter diwethaf a adlewyrchwyd y gwaith wedi’i wneud gyda’r Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

•           Gostyngwyd risg Brexit yn y Chwarter blaenorol o 16 i 12 a adlewyrchwyd gohirio Brexit o fis Mawrth i fis Hydref 2019 gyda’r bygythiad o Brexit heb gytundeb gan yr UE. Byddai Risg Brexit yn parhau i gael ei monitro’n agos a byddai’r Cyngor yn cydgysylltu â Llywodraeth Cymru i fonitro unrhyw newidiadau.

•           Risg 5 (Rheoli Ariannol yn Ystod y Flwyddyn) - Lleihaodd y risg hon o 8 i 4 yn y chwarter diwethaf a adroddwyd tanwariant cyffredinol yng nghyllideb y Cyngor. Bydd angen monitro ac ailwerthuso’r risg o ganlyniad i bwysau parhaol ar wasanaethau’r Cyngor ar gyfer 2019/2020

Cwestiynau

Cyfeiriodd aelod y pwyllgor at dudalen 14 yr Adroddiad ar Risgiau Corfforol a gofynnodd ynghylch y term ‘risgiau corfforaethol’ a’r hyn a olygir pan fo risgiau’n cael eu huwchgyfeirio i lefel gorfforaethol? Cadarnhawyd bod risgiau’n cael eu huwchgyfeirio i reolwyr gwasanaethau a’r uwch dîm rheoli.

Gofynnwyd cwestiwn mewn perthynas â sefyllfa ‘dim cytundeb’ o ran Brexit, gan fod sgoriau risgiau Brexit wedi gostwng, a ydy hyn yn golygu bod y Cyngor yn cefnogi Brexit heb gytundeb? Cadarnhawyd bod y risg wedi’i lleihau ers 29 Mawrth 2019 gan fod llawer o waith paratoi, gwaith gyda chymheiriaid ac ati. wedi bod. Pe bai sefyllfa dim cytundeb eto, byddai gwaith paratoi’n cael ei wneud yn syth. Dywedodd y Cadeirydd fod gwaith da wedi bod yn cael ei wneud ac nad oedd yn sicr a fyddai risg Brexit yn mynd i fyny neu i lawr ym mis Hydref.

Byddai’r gr?p gorchwyl yn parhau i fonitro ac addasu’r risg fel sydd angen a pha bynnag penderfyniad y byddai’r Llywodraeth yn ei wneud, gellid ei rheoli dros gyfnod hir.   Roedd hyn yn cyd-fynd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Gofynnodd Aelod arall a allai risg nad ydym yn gwybod amdani effeithio ar y Cyngor, o ystyried y sefyllfa wleidyddol a byd-eang gyfredol.

Cadarnhaodd y Partner Busnes Ymchwil a Pherfformiad nad oes modd rhagweld hyn. Dywedwyd bod adolygiad o risgiau’n cael ei gynnal bob blwyddyn. Ystyriodd yr adolygiad o Risgiau Corfforaethol y cynllun gwasanaeth a’r gwasanaethau i edrych ar y tirlun risgiau. Beth oedd y risgiau posibl nawr ac mewn 10 mlynedd? Er enghraifft, beth fyddai effaith newid yn yr hinsawdd ar ddinas Casnewydd mewn 20-30 o flynyddoedd erial a sut byddai’r risg honno’n effeithio  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Dywedwyd wrth yr Aelodau mai diweddariad 6 mis oedd hwn a rhoddwyd sicrwydd i’r Aelodau fod gwelliannau wedi’u gwneud. Dywedwyd wrth y Pwyllgor

-Yn ystod 2016/17, y cafodd 5 barn archwilio oedd yn Anfoddhaol ac roedd Pennaeth y Strydlun a Gwasanaethau’r Ddinas wedi’u galw i mewn i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio i ymateb i bryderon.

Yn ystod 2017/18, y cyhoeddwyd 40 barn archwilio yr oedd 6 ohonynt yn Anfoddhaol. Camau dilynol ar yr archwiliad o Asiantaeth/Goramser - Gwrthod a arweiniodd at ail farn archwilio anffafriol.

-Yn ystod 2018/19, y cyhoeddwyd 48 barn archwilio yr oedd 10 ohonynt yn Ansicr.Arweiniodd camau dilynol pellach ar Asiantaeth/Goramser-Gwrthod ym mis Mawrth 2019 at farn Archwilio Da.

-Cynigiwyd bod y Pwyllgor Archwilio’n nodi’r adroddiad a bod y Pwyllgor yn cael gwybod i’r camau dilynol ar Dripiau ac Ymweliadau yn y Gwasanaethau Addysg arwain at ail farn Archwilio Anfoddhaol olynol. O ganlyniad, y protocol cytûn oedd i’r Prif Swyddog Addysg a’r tîm rheoli Addysg gael eu galw i mewn i roi sicrwydd y byddai gwelliannau’n cael eu gwneud. 

-Nodwyd bod Ysgol Uwchradd Llanwern wedi cael barn Archwilio resymol, pan gafodd un anfoddhaol yn y gorffennol. 

-Roedd SGO a Kinships bellach yn rhesymol.

Mae’r Prif Feysydd sy’n gwarantu Barn Archwilio Anfoddhaol fel a ganlyn:

-Rhoddwyd barn archwilio anfoddhaol i Lwfansau Mabwysiadu.  

-Derbyniodd Priffyrdd farn archwilio anfoddhaol o ganlyniad i nifer o faterion. Mewn perthynas â Gwasanaethau’r Ddinas, awgrymwyd bod angen galw’r rheolwyr perthnasol i mewn i esbonio pa gamau fyddai’n cael eu cymryd i roi sicrwydd ynghylch faint sydd angen gwella.

-Derbyniodd Ysgol Gyfun Caerllion farn archwilio anfoddhaol o ganlyniad i faterion sylweddol.

-Derbyniodd Canolfan Gyflawni’r Bont farn archwilio ansicr.

Cwestiynau:

Gofynnwyd am ddiweddariad ar adroddiad Norse y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) a chadarnhawyd bod adroddiad Drafft bellach ar gael, gyda’r fersiwn terfynol yn cael ei adolygu gan swyddogion a’r Cabinet. Y gobaith yw y byddai’n cael ei gwblhau erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Trafodwyd Ysgol Gyfun Caerllion ac ystyriwyd a ddylid galw’r Pennaeth Addysg i mewn i drafod y Farn Archwilio Anfoddhaol gan y dywedwyd ei bod yn ymddangos bod y diffyg o £1.6M a ragwelir yn y gyllideb yn gwbl anghywir. Hefyd dywedwyd mai Pennaeth yr ysgol a’r Llywodraethwyr sy’n gyfrifol, nid y Pennaeth Addysg.

Dywedodd y Cadeirydd mai’r aelodau fydd bellach yn penderfynu a ddylai’r Pwyllgor alw’r Pennaeth a’r Llywodraethwyr a byddai barn gan y Pennaeth Addysg hefyd.

Gofynnodd Aelod pan effaith mae’r diffyg mawr hyn wedi’i chael ar ysgolion eraill gan fod Ysgol Gyfun Bassaleg wedi cyfrannu £30,000 i helpu Ysgol Caerllion yn y gorffennol ac roedd yn bryder y byddai hyn yn digwydd eto.

Esboniodd y Pennaeth Cyllid fod gan ysgolion gyllidebau diffyg a dros ben a bod ysgolion heb arian wrth gefn. Roedd wedi’i adrodd i’r Cabinet. Hefyd cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod ysgol uwchradd arall ac eithrio Ysgol Gyfun Caerllion yn cael trafferthion ar hyn o bryd.

Wedyn trafodwyd sut y byddai cymorth Adnoddau Dynol a Chyllid yn cael ei roi ar waith gan fod  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Gofynnwyd i Aelodau’r Pwyllgor edrych ar Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/2019 a nododd yr holl waith wedi’i gwblhau yn y flwyddyn. Rhoddodd yr adroddiad farn gyffredinol ar effeithiolrwydd rheoliadau mewnol y Cyngor yn ystod 2018/19 oedd yn Rhesymol:Rheolir yn ddigonol er nodwyd risgiau a allai beryglu’r amgylchedd rheoli cyffredinol; lefel resymol o sicrwydd.

Hefyd cyfeiriwyd yr adroddiad at berfformiad y tîm a pha mor dda mae’r cynllun archwilio wedi’i gyflawni. 

Y Prif Bwyntiau i’w Nodi:

• Tynnodd y Prif Archwilydd Mewnol sylw at ‘Y Farn Archwilio Gyffredinol’ oedd ar dudalen 45; paragraff 6 a ddywedodd fod lefel y sicrwydd a roddir ar reoliadau mewnol yn Rhesymol.
• Cynyddodd nifer y barnau archwilio i 48.  Roedd y barnau ar sail cydbwysedd o gryfderau a gwendidau.
• Adroddwyd bod 10 barn archwilio’n Anfoddhaol oedd wedi’i drafod yn flaenorol.
• Hefyd cynhaliodd y tîm ‘adolygiadau ymchwilio arbennig’ oedd yn gyfrinachol ac yn dwys o ran amser.
• Cyhoeddwyd 27 Barn Archwilio Rhesymol.
• Ar draws yr holl wasanaeth, roedd 90% o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt gan reolwyr wedi’u gweithredu. Fodd bynnag, roedd diffyg adnoddau yn y tîm i ddilyn yr holl adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd, felly roedd yn rhaid i’r Tîm Archwilio ddibynnu ar onestrwydd rheolwyr i roi adborth ar unrhyw gamau gweithredu wedi’u gweithredu.
• Y Fenter Dwyll Genedlaethol (NFI) - roedd y Tîm Archwilio Mewnol yn gyfrifol am gydlynu’r broses NFI ar gyfer y Cyngor. Dyma ymarfer paru data bob dwy flynedd i ganfod ac atal twyll. Dychwelwyd mwy na 5,000 o barau lle nodwyd ac adenillwyd gordaliadau fel y trafodwyd yn flaenorol.  
• Dangoswyd perfformiad y tîm Archwilio yn Atodiad A lle rhestrwyd y barnau ar ochr y dde. Rhoddodd Atodiad B ddiffiniad o ‘Barnau a Ddefnyddiwyd’.  Dangosodd Atodiad C waith archwilio di-farn a gwblhawyd yn 2018/2019. Dangosodd Atodiad D graff yn dangos y gwaith o Weithredu Camau Gweithredu Cytûn.
• Dangosodd Atodiad E y cyhoeddwyd adroddiadau Drafft o fewn 11 diwrnod a’u cwblhau o fewn 3 diwrnod.

Cwestiynau:

Gofynnodd aelod, mewn perthynas â’r NFI, a oedd yn bosibl gwneud taliadau i gwmni ffug a sut mae hyn yn cael ei atal. Cadarnhawyd bod parau’n cael eu gwneud gan gredydwyr ac adran y gyflogres lle bod cyfeiriadau’n cael eu paru â chyfrifon banc a nodwyd twyll caffael yn y ffordd hon. 

Sylwodd y Cadeirydd ar baragraffau 43 - 46 ynghylch digonedd adnoddau archwilio mewnol a gofynnodd a oedd lefel ddigonol o staff ac a oedd angen mwy o flaenoriaethu yn y tîm. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen amser hir i greu adroddiadau a chytunwyd bod angen blaenoriaethu ond bod cael mwy o adnoddau ac ati. rhoi mwy o sicrwydd. Aildrafodir hyn yn yr eitem agenda nesaf.

Sylwodd y Cadeirydd ar baragraff 52-53 ynghylch sut nad oes unrhyw ddewisiadau penodol a’r ffaith y gellid dileu paragraff 54.

Gwnaethpwyd sylw ar y dreth Gyngor ac a oedd y dreth gyngor yn cael ei chasglu’n llai. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn broses lwyddiannus a bod y newidiadau a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2019  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Cyflwynodd y Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol Drafft i’r Pwyllgor yn y gorffennol. Y prif wahaniaeth oedd bod swm y diwrnod cynhyrchiol wedi gostwng, mae 1155 o ddiwrnod cynhyrchiol wedi’u trefnu ar gyfer 2019/20 i gynnal archwiliad. Yn 2018/19, 1214 oedd hyn. Nodwyd fod yr atodiad yn eithaf manwl a’i fod yn trafod popeth.

Y Prif Bwyntiau i’w Nodi:

• Roedd yr atodiad yn eithaf manwl a rhoddodd yr holl wybodaeth ddigonol. 

• Nodwyd bod swm yr ymchwiliadau arbennig a dderbyniwyd yn llai, a helpodd i gyflawni’r cynllun archwilio.
• Dangosodd paragraff 21 fod 1155 o ddiwrnodau archwilio cynhyrchiol wedi’u hymgorffori yn y cynllun archwilio.
• Dywedwyd bod angen archwilio’r Gwasanaethau Cymdeithasol a’r Gwasanaethau Addysg yn llawer mwy ac nad oedd gan y tîm yr adnoddau i wneud hyn.
• Mewn perthynas â pharagraff 13, cadarnhaodd y Cadeirydd na allent dderbyn y cynnig a dywedodd bod angen ychwanegu ato. Dylid ystyried peidio â gwneud i’r tîm Archwilio lunio Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Dywedwyd bod angen i Uwch Reolwyr ystyried hyn fel y mae mwy o adnoddau gan yr adran Archwilio i gynnal mwy o archwiliadau sy’n cyd-fynd â barn y Pwyllgor Archwilio. 

Dywedodd Aelod y teimlwyd nad oes digon o staff gan y tîm Archwilio a bod llawer o adrannau wedi profi toriadau ac yn lle arfer rheoli da, roedd rhai adrannau’n dibynnu ar y tîm Archwilio i ddatrys pethau ar eu rhan. 

Cytunwyd:

-Nodi a chymeradwyo’r Cynllun Archwilio mewnol. 

-Ystyried peidio â gwneud i’r tîm Archwilio baratoi Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn y dyfodol.

-Bod angen archwilio gwasanaethau’n fwy a bod angen i Uwch Reolwyr ystyried adnoddau staff. 

-Y byddai’r materion hyn yn cael eu bwydo’n ôl yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio gan y dywedwyd y dylai arfer gorau fod ar waith yn lle na’r adran archwilio’n delio gyda’r materion hyn.

-Dywedwyd gan y Prif Archwilydd Mewnol fod materion difrifol yn cael eu hadrodd i’r pwyllgor archwilio.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft a gyflwynodd drefniadau ar gyfer llywodraethu ar draws y bwrdd.

Nodwyd bod angen gwella.

Cwestiynau:

Dywedodd y Cadeirydd fod 51 tudalen ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhy fawr a bod angen ei leihau. Hefyd dywedodd y Cadeirydd fod y fframwaith sefydliadol yn brysur a chymhleth iawn a’i fod yn wych i’w ddefnyddio’n fewnol ond roedd bach yn ailadroddus.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at dudalen 106; 3.11 a gofynnodd sut mae’r gwerthoedd Dewr yn cysylltu â’r gofrestr risgiau corfforaethol a dywedodd nad oes unrhyw beth yn bod ar risg a gofynnodd a ydy’r awdurdod yn addasu dull dim risg.

Dywedodd y Cadeirydd fod yr awydd am risgiau ar gyfer 2019/20 yn dangos lefel y risg y mae’r awdurdod yn fodloni ei phrofi er mwyn darparu gwasanaeth ac er mwyn cyflawni dyletswyddau statudol. 

Cadarnhawyd y byddai’r Cabinet yn derbyn cyflwyniad ar y Gofrestr Risgiau ac y byddai gwybodaeth yn cael ei bwydo’n ôl i’r Pwyllgor ac ar y cyd byddai hyn yn creu archwaeth risg ffurfiol ar gyfer 2019/20.

Dywedodd y Cadeirydd, o ganlyniad i nifer y staff a ddiswyddodd, fod dibyniaeth ar y system TG. Hefyd dywedwyd bod rheoliadau o bosibl yn cael eu derbyn o fewn y system, a fyddai rhywbeth yn cael ei gam-godio ac a fyddai llai o gostau’n diystyru hyn.

Mewn perthynas â’r swyddfa Archwilio, os oedd arian yn cael ei arbed o ran lefelau staff ac nad oedd unrhyw wallau dieisiau gan swyddogion, oedd y Cabinet yn meddwl am y materion hyn ac yn ystyried sut mae’r adran Archwilio’n ystyried risg.

Ar hyn o bryd, roedd polisïau'n dawel, ac efallai dylai’r strategaeth risg gael trafodaethau ar edrych ar yr awydd am risg. Oedd yn bosibl ymlacio rheoliadau ariannol?

Dywedodd y Cadeirydd y byddai’r Pwyllgor yn edrych ar adolygu’r awydd risg a fyddai’n dod yn ôl i’r Pwyllgor a chodwyd y mater o’r blaen ond nid ystyriwyd sylwadau’n flaenorol. Dywedwyd wrth y Cabinet y byddid yn gwneud y Pwyllgor Archwilio’n ymwybodol ac roedd yn glir bod angen gwneud mwy o waith ar awydd am risg ac roedd hyn yn hwyr.

Ar dudalen 117 yr adroddiad, gofynnodd y Cadeirydd a oedd yn werth rhoi Pennaeth yr Archwilwyr Mewnol yn awdur y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 

Ar dudalen 120; cyfeiriodd y Cadeirydd at y ddau ddatganiad wedi’u gwneud yn 2018/19 dan y polisi chwythu’r chwiban a gofynnod nhw a yw’n cael ei ddefnyddio’n effeithiol? Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad yw’r adran archwilio mewnol yn ymwneud â hyn. 

Hefyd ar dudalen 120; 5.10 sylwodd y Cadeirydd ar nifer y cwynion ynghylch Casnewydd sydd wedi cynyddu a gofynnodd a yw hyn yn golygu Cyngor Dinas Casnewydd neu’r ddinas ei hun a dywedodd fod angen egluro hyn. Cadarnhawyd gan y Prif Archwilydd Mewnol mai ‘dinas’ oedd hyn.

Nodwyd fod y grym gan y Pwyllgor Archwilio i alw Penaethiaid Gwasanaeth i mewn fel y galwyd Pennaeth y Strydlun i mewn yn 2018.

Dywedodd y Cadeirydd bod angen cyfeirio at y Datganiad Llywodraethu  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r eitem agenda hon gael ei thrafod ar ddiwedd y Pwyllgor. 

Trafodwyd y canlynol:

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar yr adroddiad ar Reoli’r Trysorlys. Cadarnhaodd yr adroddiad benthyca manylion buddsoddi.  

Prif Bwyntiau:

Roedd benthyca net y Cyngor wedi cynyddu gan £5.1

Ym mis Mawrth 2019, benthycodd y Cyngor £40m cyn ail-ariannu y stoc gwerth £40m i gael ei ad-dalu ar 10 Ebrill 2019. Cymerwyd y cam hwn yn unol â chyngor gan gynghorwyr y trysorlys yr Awdurdod a gwnaethpwyd y penderfyniad hwn o ganlyniad i ddyddiad terfyn Brexit ar ddod ac felly fe’i sicrhawyd ar 14 Mawrth er mwyn osgoi risg.

Cwestiynau

Gwnaethpwyd sylwadau ar a oedd y benthyca’n benderfyniad da gan ei fod yn osgoi risg ond roedd ansicrwydd gan y gallai cyfraddau llog fod wedi codi neu ostwng. 

Dywedwyd yr oedd yn hysbys bod y gyllideb yno a bod arwydd arbed yno i swm cyfartaledd felly roedd ail-ariannu ar gyfer cymysgedd, cymysgedd o ddyddiadau aeddfedrwydd i 16 blynedd i 28 mlynedd sy’n gyfnod hir.

Roedd i gyd ar sail ad-dalu, £16m ac wedyn £4m bob 2 flynedd.

Cyfeiriodd aelod at baragraff 7 ar dudalen 144 a gofynnodd pwy oedd y prif awdurdod a chadarnhawyd mai Cyngor Thurrock oedd e.

Roedd Atodiadau A a B rhwng briffio a thrafodwyd yr adroddiad terfynol a’r adroddiad ar reoli’r trysorlys y pethau mawr. Byddai’r atodiadau’n cael eu- e-bostio at aelodau a byddai sylwadau’n cael eu croesawu.

Gofynnwyd cwestiwn am baragraff 9 am y Cyngor yn peidio â bod ag unrhyw fuddsoddiadau tymor hir a beth sydd ei angen arnom? Cadarnhawyd bod angen hanfodol i fenthyca ac roedd angen benthyca a gwnaethpwyd y penderfyniad hwn yn unol â’r strategaeth.

Presentation by Head of Finance

Cadarnhawyd i Aelodau pwyllgor dderbyn copi o’r Cyfrifon Ariannol Drafft ac roedd y Pennaeth Cyllid yn gobeithio cael mwy o sylwadau ac adborth gan y Pwyllgor. Y bwriad oedd ei gwblhau erbyn dydd llun 10 Mehefin 2019 ar yr hwyraf.

Dywedwyd bod problemau fformatio mewn cwpl o adrannau. 

Wedyn rhoddodd cyflwyniad i’r Pwyllgor a roddodd wybod i’r Pwyllgor am y prif agweddau ar y cyfrifon. 

Prif Bwyntiau:

-Paratowyd y cyfrifon Gr?p yn ychwanegol i’r cyfrifon unigol 

-Gorffennodd y Cyngor y flwyddyn gyda thanwariant o £2.4m.

-Gorwariwyd y cyllidebau Anghenion Addysgol Arbennig a Gofal Cymdeithasol yn sylweddol gan bron i £5m.

-Gostyngodd arian wrth gefn y Cyngor y gellir ei ddefnyddio gan £1.7m yn ystod y flwyddyn o £104.3m i £103.0m o arian wrth gefn y gellir ei ddefnyddio.

- Mewn perthynas â arian cyfalaf wrth gefn, roedd arian wrth gefn cyffredinol wedi’i gadw ar £6.5m oedd y swm gofynnol.

-Mae’r Datganiad Trosglwyddo Cronfeydd yn crynhoi arian wrth gefn y Cyngor yn y CIES (Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr) a gedwir gan y Cyngor.

-Mae’r datganiad llif arian yn dangos symudiadau arian a’r hyn sy’n cyfateb i arian yn y Cyngor. Ar gyfer 2017/18, roedd diffyg ar ddarparu gwasanaeth o £53.5m oedd yn eithaf gwahanol i’r £21.4m dros ben ar gyfer 2017/18 a adroddwyd i’r Cabinet.

Cafodd sawl Atebolrwydd Amodol eu nodi ar 31 Mawrth 2019; MMI Insurances, Cartrefi Dinas Casnewydd ac ati.

Cwestiynau:

Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i wneud sylwadau ar y Datganiad. 

Argymhellodd y Cadeirydd gwtogi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a nodwyd hyn.

Gofynnodd aelod sut mae’n cymharu â’r flwyddyn ariannol flaenorol a cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y broses wedi mynd yn dda ac y cafodd ei chwblhau wythnos yn gynt na’r llynedd a chwblhaodd yr adran Cyllid eu gwaith yn gyflym. 

Sylwodd Aelod ar y cyfrifon oedd angen eu cwblhau erbyn 31 Mawrth ar ddiwedd y flwyddyn a gofynnodd a ellir gwneud unrhyw beth i gyflymu’r gwaith hwn. Dywedwyd y byddai angen i’r adran Archwilio newid prosesau, fel y drafodaeth ar risgiau ynghynt. Dywedwyd y gellir ei gyflawni pe bai 12 mis oedd yr amserlen.

Gwnaethpwyd sylwadau ar weithrediadau llif arian ar gyfer contractwyr ac na fyddai’n effeithio ar waith cyllid ond y byddai’n effeithio ar anfonebau ac ati.

Sylwodd y Cadeirydd ar dudalen 80 yr adroddiad ar gyfrifon ar gyfer y ffigur 755; nid oedd y bwrdd draenio’n bodoli mwyach a hefyd defnyddiodd tudalen 90 yr adroddiad y termau ‘hardcore’ a ‘topslice’ a holwyd am ystyr y rhain. Gofynnwyd am Saesneg symlach gan y Cadeirydd.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen cysondeb trwy’r adroddiad gan fod problemau fformatio; roedd y cromfach enillion a cholledion yn wrthdro ac roedd y gweddill wedi’i ddangos fel term mewn cromfach, gan y gallai ennill fod yn rhif cadarnhaol.

Hefyd dywedodd y Cadeirydd ei bod yn teimlo fel mae’r adroddiad wedi’i ysgrifennu fel mae person yn siarad yn lle darllen fel dogfen ffeithiol.  Ar dudalen 8, sylwodd y Cadeirydd ar y diagram gan ddweud y dylai fod ganddo dalfyriadau byr a theimlwyd bod  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gwelliannau wedi’u gwneud sydd bellach yn ddigonol i ddelio gyda phroblemau megis ailstrwythuro a darpariaeth gwasanaeth, ond byddai problemau’n gwaethygu cyn iddynt wella o bosibl.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai hyn yn cael ei gynnwys yn y cynllun Archwilio. 

Cwestiynodd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol y soniwyd amdano’n flaenorol y Prif Weithredwr a’r Pennaeth Gwasanaeth a dangosodd ein bod yn gofyn y cwestiynau iawn o’r maes iawn.

5 Medi 2019