Agenda and minutes

Y Cynghorwyr K. THomas, L. Lacey a J. Guy

Dim

Gofynnwyd gan y Rheolwr Archwilio bod paragraffau 6 ac 8 ar dudalen 5 cofnodion y cyfarfod ar 6 Mehefin 2019 yn cael eu dileu.

Sylwodd y Cadeirydd ar dudalen 6 y cofnodion dan y pennawd Safbwyntiau Archwilio Anfoddhaol ar Archwiliad Mewnol mewn perthynas â’r penderfyniad wedi’i wneud gan y Pwyllgor i alw’r Prif Swyddog Addysg i mewn ar yr Archwiliad Mewnol o Deithiau ac Ymweliadau Ysgol a arweiniodd at ail safbwynt Anfoddhaol, a hefyd y penderfyniad wedi’i wneud gan y pwyllgor i alw Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Caerllion i mewn ynghylch y safbwynt Anfoddhaol ar yr Archwiliad Mewnol. Cytunwyd gohirio hyn tan gyfarfod mis Hydref y Pwyllgor Archwilio o ganlyniad i gyngor wedi’i roi gan y Prif Archwilydd Mewnol, hynny yw bod mis Medi yn amser brysur iawn i ysgolion gyda dechrau tymor newydd felly cytunwyd i’r unigolion hynny gael eu galw i mewn i gyfarfod mis Hydref y Pwyllgor Archwilio.

Hefyd sylwodd y Cadeirydd ar dudalen 9 y cofnodion dan y pennawd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2018/19, gan ddweud bod angen cyfeirio at yr ymateb mewn llythyr gan y Prif Weithredwr yn dilyn Safbwyntiau Archwilio Anfoddhaol o fewn Gwasanaethau’r Ddinas yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac roedd angen gwneud hyn cyn gynted â phosibl.

Gofynnwyd a oedd disgwyl i adroddiad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) gael ei drafod yn ystod y cyfarfod hwn ac roedd yr adroddiad ar gael i aelodau’r Pwyllgor edrych arno. Cadarnhawyd bod adroddiad drafft wedi’i weld gan y Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor ac y byddai’r adroddiad ar gael ar gyfer cyfarfod mis Hydref y pwyllgor.

Cytunwyd:  

Cadarnhau Cofnodion cyfarfod 6 Mehefin 2019

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar y Llythyr Ymholiadau Archwilio ar gyfer 2018/19. Esboniwyd gan Rheolwr Archwilio SAC bod angen ystyried y risgiau camddatganiad materol o ganlyniad i dwyll a bod angen iddynt hefyd ddeall sut mae’r Pwyllgor Archwilio’n goruchwylio prosesau rheoli.

Mae rhestr wirio safonol i gael ei chwblhau ac mae ymatebion yn cael eu casglu gan y Rheolwyr a’r Pwyllgor Archwilio. 

Cadarnhawyd nad oedd effaith ar unrhyw feysydd.

Sylwodd y Cadeirydd ar gwestiwn 2 ar dudalen 4 gan ddweud ei fod yr un ymateb â chwestiwn 5 ond oedd y cwestiwn ar gyfer cynulleidfa wahanol? Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y tîm yn ymwybodol o unrhyw ddigwyddiadau (tudalen 19 yr adroddiad) ac a oeddent yn hapus gyda’r ymateb. 

Dywedodd Rheolwr Archwilio SAC eu bod yn hapus cadarnhau ar lafar ac y gellid ychwanegu ymateb y gofynnodd y Cadeirydd amdano gan oedd hynny’n amryfusedd.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen nodyn eglurhaol i ddweud yr hyn oedd yn ddisgwyliedig gan y pwyllgor Archwilio. 

Dangoswyd cyflwyniad i’r Pwyllgor gan yr Uwch Bartner Busnes Cyllid.

Prif Bwyntiau:

Ar 6 Mehefin 2019, cyflwynwyd y cyfrifon drafft i’r Pwyllgor Archwilio ac arddangoswyd y cyfrifon i’r cyhoedd o 26 Mehefin i 23 Gorffennaf 2019.

Y bwriad oedd cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ar y datganiadau ariannol.

Roedd dau gamddatganiad heb eu cywiro:

1.         Mae actiwariaid wedi edrych ar effaith y gronfa bensiwn ac roedd dan-ddatganiad am atebolrwydd pensiynau o £2.562 o ganlyniad i Ddyfarniad McCloud.  

2.         Triniaeth gyfrifo addasiadau benthyciadau dan IFRS 9

Roedd cynnydd mewn arian wrth gefn wedi’i glustnodi ac roedd y ddau fater hyn yn dechnegol yn eu natur ac yn faterion dim arian.

1.         Ar gyfer 2018/19, cafodd y dyddiad olaf ar gyfer llofnodi a dyddio’r cyfrifon ei newid o 30 Mehefin i 15 Mehefin gyda’r datganiad a archwiliwyd wedi’i gwblhau erbyn 15 Medi. Bydd hyn yr un peth ar gyfer 2019/20.

2.         O 2020/2021, byddai angen cwblhau’u datganiad cyfrifon drafft erbyn 31 Mai i gael ei lofnodi erbyn 31 Gorffennaf. Llofnodwyd Datganiad Cyfrifon eleni gan Bennaeth Cyllid ar 7 Mehefin felly o fewn y dyddiad terfyn ond roedd angen gwneud gwelliannau.

Roedd y Llythyr o Gynrychiolaeth i gael ei lofnodi gan y Cadeirydd a’r Pennaeth Cyllid i awdurdodi hyn ac roedd y Pwyllgor Archwilio i awdurdodi’r Cadeirydd a’r Pennaeth Cyllid i lofnodi’r Datganiad Cyfrifon. 

Byddai’r cyfrifon cyhoeddedig ar y wefan ar 15 Medi 2019.

Cwestiynau:

·                Gofynnodd Aelod gwestiwn am ddarpariaethau pensiwn ac a yw atebolrwydd pensiwn yn codi ac a yw’n effeithio ar Newport Transport Limited a’r Gwasanaeth Cyflawni Addysg (GCA).

Esboniwyd na fyddai’r GCA yn rhan o hyn ac y byddai ganddo ei ddiffyg ei hun gan nad yw hyn yn rhan o Gyngor Casnewydd.  Mewn perthynas â’r GCA, mae’r canrannau mae Cyngor Dinas Casnewydd yn eu derbyn, nid ydym yn cynnwys y GCA yn rhan o’n cyfrif ar y cyd, roedd yr un peth yn ei natur a ni fyddai’n effeithio ar gyfrifon.  Roedd y GCA yn gorff annibynnol o ran gwerthusiad pensiynau.

Mewn perthynas ag atebolrwydd amodol, esboniwyd bod y Cyngor yn gweithredu fel gwarantwr ac nad yw atebolrwydd wedi codi. Dywedodd y Cadeirydd nad yw hyn yn hollol gywir, a bod y digwyddiad wedi’i benderfynu gan y Goruchaf Lys a phe bai’n ddarpariaeth wedyn gellid ei ddadlau a phe byddid yn gwybod beth oedd y gwerth yn ei ddarparu wedyn gellid gwneud cynllun wrth gefn.

Roedd gwahaniaeth dehongli yn y bersbectif materoliaeth.  Hefyd sylwodd y Cadeirydd ar y cyfrifon a’r danwariant o £2.4 miliwn.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai hyn yn cael ei roi trwy’r gronfa bensiwn heb effaith ar y gronfa gyffredinol ac nad yw’r IFRS wedi cael effaith chwaith, felly ni chafodd ei brosesu. 

Hefyd dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, mewn perthynas â Dyfarniad McCloud, fod y natur faterol yn rhan fawr a, phe bai’n faterol, y byddid wedi gofyn am fwy gan yr actiwarïaid.  Dywedwyd y gofynnwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar yr Adroddiad ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol 2018/19 oedd yn farn ar a yw’r datganiadau ariannol yn rhoi golwg gwir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Dinas Casnewydd a Gr?p Cyngor Dinas Casnewydd.

Prif Bwyntiau:

·                Y bwriad oedd cyhoeddi adroddiad glân anghymwys ar yr archwiliad o’r datganiadau ariannol ar ôl darparu Llythyr o Gynrychiolaeth. 

·                Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar dudalen 184; Atodiad 3 mewn perthynas â’r Crynodeb o Gywiriadau wedi’u gwneud i’r datganiadau ariannol drafft a nodwyd, er bod llawer o feysydd i edrych arnynt, ni effeithiodd unrhyw un o’r cywiriadau ar falans cyffredinol y gronfa.

·                Ar dudalen 173, roedd dyfarniad McCloud yn anfaterol ac ni effeithiodd arnynt ond roedd angen tynnu sylw at y peth.

·                Hefyd roedd problem arall ar dudalen 174, yn ystod adolygiad o drafodion parti cysylltiedig eleni canfuwyd na dderbyniodd staff y Cyngor buddiannau wedi’u datgan gan y rhan fwyaf o Aelodau Cyngor yn rhan o’r gwaith ynghylch datganiadau achosion partïon cysylltiedig ac nid oedd unrhyw beth wedi’i ddatgan ar gyfrifon partïon.

Gofynnodd y Cadeirydd a ddylid cysylltu â’r Aelodau. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai’r adran Cyllid yn cyd-gysylltu â Thîm y Gwasanaethau Democrataidd.  Gofynnodd y Cadeirydd a oes unrhyw beth y gallai’r Pwyllgor Archwilio ei wneud, a nodwyd bod hyn yn gyfle i wthio’r broses yn ei blaen.

Cytunwyd:

·                Bod y Pennaeth Cyllid yn drafftio llythyr i bob Aelod y Cyngor yn nodi bod angen gwelliannau yn hyn o beth ac y byddai’r adran Gyllid yn gweithio gyda’r Gwasanaethau Democrataidd a bod pob aelod yn cymryd rhan yn y gwaith hwn.

·                Cadarnhawyd gan y Pennaeth Cyllid y byddai’r llythyr yn nodi’r broblem a’r hyn y dylai Aelodau ei wneud a’r hyn sydd ei angen. 

Sylwodd y Cadeirydd ar y cywiriadau gwerth £6.2 miliwn ar dudalen 184 a gofynnodd a yw hyn yn fwy na lefel y trothwy a pham na sylwyd ar hyn yn ystod y flwyddyn.  Cadarnhaodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid y byddai hyn yn cael ei newid o ran sut mae’n cael ei gyfrifon yn y llyfr cyfrifon a bod hyn yn amryfusedd na fyddai’n digwydd eto.  

Dywedodd fod Cyfalaf wedi’i ddatrys gan ei bod yn ymddangos ei fod bob amser wedi bod yn broblem a bod dim byd o’i le gyda’r ffigurau ond y broblem oedd bod llawer o ddiffygion a gofynnodd y Cadeirydd a oes digon o sylw ar fanylion gan fod hyn yn broblem barhaus. 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod problem gydag adnoddau a dywedodd fod llawer o wybodaeth i fynd trwyddi a gyda’r sefyllfa gyfredol, mae gwaith rhesymol yn cael ei wneud yn yr amser sydd ar gael ond gwnaeth pethau lithro yn y maes cyfalaf ond bod angen bod yn bragmataidd.  

Dywedodd y Cadeirydd y gallai llawer mwy o sicrwydd gael ei roi yn ystod y flwyddyn o bosibl ac y gallai cywiriadau gael eu gwneud ynghynt yn adran ddrafft y cyfrifon o bosibl.  

Gofynnodd aelod a oes nam cyfrifyddu a dywedodd y Cadeirydd ei bod yn edrych  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar gynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20. Diben yr adroddiad oedd rhoi gwybod i Aelodau Pwyllgor Archwilio’r Cyngor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol yn erbyn cynllun archwilio 2019/20 a gytunwyd yn ystod 3 mis cyntaf y flwyddyn. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod y tîm yn gweithredu gydag 8 aelod o staff archwilio ar hyn o bryd ac ar ddechrau’r flwyddyn bu 7 aelod o staff archwilio.

Roedd y prif bwyntiau fel a ganlyn:

·                Aseswyd y Tîm Archwilio Mewnol yn allanol ychydig o flynyddoedd yn ôl yn 2017/18 a chanfuwyd ei fod yn cydymffurfio’n gyffredinol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

·                Mesurwyd perfformiad yr Adran Archwilio yn erbyn gwaith a gynlluniwyd ac yn chwarter cyntaf 2019/20; cwblhawyd 18% o’r cynllun archwilio, fel y dangosir yn Atodiad A. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod y tîm yn cyflawni dangosyddion perfformiad yn ôl y targedau.

·                Treuliwyd 41 diwrnod yn cwblhau 22 adolygiad archwilio 2018/19; ac mae 12 o’r rhain bellach wedi’u cwblhau.

·                Mewn perthynas â gwasanaethau Rheoli Ansawdd, anfonwyd holiadur gwerthuso at reolwyr ac yn gyffredinol cafwyd adborth cadarnhaol gan reolwyr gwasanaethau.

·                Rhoddodd Atodiad B fanylion am safbwyntiau archwilio wedi’u cyhoeddi hyd yn hyn ar gyfer Chwarter 1 a rhoddodd Atodiad D ddiffiniad o safbwyntiau archwilio wedi’u rhoi ar hyn o bryd.

·                Cafodd dwy swydd a gwblhawyd at gam adroddiad drafft o leiaf erbyn 30 Mehefin 2019 safbwynt archwilio lle roedd un yn Rhesymol a lle oedd yr un arall yn Anfoddhaol.  Roedd gwaith arall wedi’i wneud yn ymwneud â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, Menter Twyll Genedlaethol,

·                Mewn perthynas â Chyfrifoldeb Rheoli Gwasanaethau, cafodd rhywfaint o hyfforddiant ei gynnal ar gyfer rheolwyr gan eu bod yn gyfrifol am fynd i’r afael â gwendidau yn y systemau. 

·                Ailadroddwyd bod yr Atodiadau ar dudalen 200 yn crynhoi’r dangosyddion perfformiad a ddangosodd fod y tîm o flaen y gwaith o fwrw targedau proffil.

·                Ar dudalen 201 dan Wybodaeth Reoli ar gyfer Ch1 2019/20, rhoddwyd 2 safbwynt archwilio, gydag un yn Rhesymol ac un yn Anfoddhaol gyda 3 yn Anghymwys oedd yn gysylltiedig i Grantiau.  

·                Crynhaodd tudalen 202 waith Di-farn Ch1 2019/20 lle oedd gan Gorfodi Parcio Sifil Flaenoriaeth/Sgôr Risg Uchel.

·                Crynhodd Atodiad D Ddiffiniadau Safbwyntiau o Dda i Ansicr.

Cwestiynau:

·                Sylwodd aelod o’r Pwyllgor ar Barcio Gorfodi Sifil a gofynnodd pam oedd y sgôr risg yn uchel. Cadarnhawyd bod y project hwn yn bwysig iawn a bod ganddo amserlenni tyn iawn gyda dyddiad dechrau cychwynnol o 1 Gorffennaf 2019 ac mae hefyd broblemau dechrau hefyd.

·                Mewn perthynas â safbwynt anfoddhaol, gofynnodd Aelod a fyddai’r pwyllgor yn cael gwybod am y canlyniad. Cadarnhawyd y byddai’r camau dilynol yn ymddangos yng nghynllun archwilio’r flwyddyn nesaf a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio mewn 6 mis yng nghyfarfod mis Ionawr y pwyllgor. Dywedwyd ei fod yn gyfnod hir am safbwynt anfoddhaol.

Cadarnhawyd na fyddai’r camau dilynol gan y tîm Archwilio am 6 mis, wrth i amserlenni gael eu ceisio yn ogystal â chamau rheoli gan fod angen ar reolwyr amser i weithredu  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Gofynnwyd i’r Aelodau edrych ar Archeb Sefydlog 24. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio y gwnaethpwyd un penderfyniad brys gan yr Aelod Cabinet dros Adfywio a Thai.

·                Roedd brys oherwydd bod angen hawlio’r Arian Ad-daladwy a roddir gan Lywodraeth Cymru yn llawn erbyn 21 Mawrth 2019 ac os nad yw wedi’i hawlio wedyn ni fyddai ar gael i Gyngor Dinas Casnewydd yr adeg hon. 

·                Roedd yn Atodiad A ar dudalen 210 amserlen o ddigwyddiadau a nododd na chafodd cadarnhad am yr arian tan 5 Mawrth 2019. 

·                Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi rhoi sylwadau gan ddweud bod cyfiawnhad priodol o’r penderfyniad brys wedi’i gadarnhau a’i fod wedi’i gynnwys yn yr adroddiad. 

Gofynnodd y Cadeirydd i’r pwyllgor Archwilio gadarnhau a oeddent yn hapus i dderbyn hyn.

Sicrhawyd bod yr arian ar gael gan Lywodraeth Cymru i adfywio canol y dref, i’w roi i fusnesau ayb. a rhoddodd Llywodraeth Cymru arian i’r gwasanaeth yn hwyr ym mis Mawrth, felly roedd yr adroddiad yn un brys.

Gofynnodd aelod pwy oedd yn atebol dros arian nas ad-delir a chadarnhawyd mai Cyngor Dinas Casnewydd sydd felly roedd yn risg pe na fyddai unrhyw arian yn cael ei ad-dalu. Hefyd gofynnwyd a oes uchafswm fenthyciad, a chadarnhawyd nad yw Llywodraeth Cymru yn rhoi terfyn uchaf ond byddai’r Cyngor yn gwneud felly, o ran edrych ar bob cais ac roedd ar sail achosion unigol.

Gofynnodd aelod a fyddai’r Cyngor yn gwybod faint o gwmnïau'n hanesyddol na fyddent yn talu’n ôl ac a oedd hyn yn gyfle am dwyll.

Dywedodd y Cadeirydd, pe byddai £50,000 wedi’i fenthyca er enghraifft gyda dim ond £20,000 yn cael ei ddychwelyd, y byddai hyn yn creu risg. Cadarnhawyd gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai’r risg yn cael ei asesu a hyd yn hyn, roedd y risg yn eithaf isel. Os cymerir y Cyngor dynnu swm penodol o arian yn unig a pheidio â’i dalu’n ôl, mae’r benthyciadau’n benagored. 

Gofynnwyd am ffioedd gweinyddu ar fenthyciadau gan Aelod a chadarnhawyd bod rhai cynlluniau’n codi’r ffioedd hyn, ac nid yw rhai eraill yn eu codi; byddai’n rhaid i’r tîm Adfywio asesu hyn.

Cytunwyd: Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a’i gymeradwyo

17 Hydref 2019