1. A-Y o’n Gwasanaethau
  2. A
  3. B
  4. C
  5. Ch
  6. D
  7. Dd
  8. E
  9. F
  10. Ff
  11. G
  12. Ng
  13. H
  14. I
  15. L
  16. Ll
  17. M
  18. N
  19. O
  20. P
  21. Ph
  22. R
  23. Rh
  24. S
  25. T
  26. Th
  27. U
  28. W
  29. Y

Agenda and minutes

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1 - Canolfan Ddinesig. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Pamela Tasker  Swyddog Llywodraethu

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o ddiddordeb

Cofnodion:

Dim

2.

Cofnodion y Cyfarfod Diwethaf pdf icon PDF 116 KB

Cofnodion:

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mai 2019 fel cofnod cywir.

 

3.

Ymarfer Hunanwerthuso ' r Pwyllgor Archwilio

Cyflwyniad gan y prif archwiliwr mewnol

Cofnodion:

Gofynnodd y Prif Archwiliwr Mewnol i Aelodau’r Pwyllgor gwblhau Ymarfer Hunan-werthuso. Y tro diwethaf a wnaeth Aelodau’r Pwyllgor hyn oedd ddwy flynedd yn ôl ym mis Tachwedd 2017. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol mai diben yr ymarfer oedd cael gwybod sut roedd yr Aelodau’n teimlo’r oedd y Pwyllgor Archwilio’n gweithio a pha mor effeithiol roedd, yn cynnwys ei rolau a chyfrifoldebau, prosesau mewnol, sut câi ei redeg a.y.b. Gofynnodd y Prif Archwiliwr Mewnol iddynt wneud yr ymarfer a’i ddychwelyd a dywedwyd wrth Aelodau’r Pwyllgor bod y Prif Archwiliwr Mewnol ar gael i drafod yr ymarfer petai ar yr Aelodau angen gwneud hynny.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Aelodau gwblhau’r ymarferion eleni a dywedodd y gellid cynnwys yr ymatebion hyn wedyn wrth lunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

4.

Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus

Cyflwyniad gan y prif Archwiliwr Mewnol

Cofnodion:

Eglurodd y Prif Archwiliwr Mewnol i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio y gwnaed archwiliad allanol ym mis Mawrth 2018 ac y cafwyd bod yr adran Archwilio yn cydymffurfio ar y cyfan â’r Safonau (lefel uchef cydymffurfiaeth). Cafwyd cynllun gweithredu diweddar gyda 9 cam i’w cymryd. Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad llafar yn cadarnhau yr aethpwyd i’r afael â 8 cam gweithredu a bod 1 yn aros. Caiff y mater hon ei thrin erbyn diwedd y flwyddyn ariannol hon a bydd yr asesiad nesaf ymhen 4 blynedd. Dywedwyd sut roedd y tîm yn cymharu â thimau archwilio eraill a chadarnhawyd bod y tîm yn cymharu’n deg â thimau Archwilio Mewnol eraill yng Nghymru. 

 

5.

Diweddariad am y Gofrestr Risg Gorfforaethol (Hystyried Gan y Cabinet Ym Mis Medi) pdf icon PDF 147 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar Ddiweddariad y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar gyfer Chwarter 1. Eglurodd y Rheolwr Partneriaeth Polisi a Chynnwys wrth y Pwyllgor mai diben yr archwiliad oedd asesu’r prosesau rheoli risg. Cafodd y Cabinet hefyd ddiweddariad am risg.

 

Prif Bwyntiau:

 

Cadarnhawyd bod y Polisi Rheoli Risg yn cael ei ailddrafftio ac y câi ei gyflwyno i Bwyllgor Archwilio yn y dyfodol gyda’r newidiadau. 

 

Ar ddiwedd Chwarter 1, cafwyd bod 7 risg Lefel Uchel (sgorau risg 15-25) a 5 risg canolig (sgorau risg 5 i 14)

 

Ar ddiwedd Chwarter 1 roedd 12 risg corfforaethol a oedd yn cynnwys 8 risg uchel a 4 risg canolig. Rhoddodd Atodiad 1 yr adroddiad grynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol newydd ar gyfer 2019/20.

 

Dyma grynodeb o’r risgiau:

 

•Ychwanegwyd risg newydd a nodwyd, sef Galw am gymorth Anghenion Dysgu Ychwanegol ac Anghenion Addysgol Arbennig.

•Aethpwyd â Risg Brexit ymlaen i 2019/20 a chynyddwyd sgôr y risg i 16 ac roedd yn ymateb i’r sefyllfa fythol newidiol.

 

Cwestiynau:

Dywedodd Aelod ei fod yn meddwl bod y broses yn iawn ond holodd ynghylch y risg uwch yn Ystâd Eiddo Cyngor Casnewydd yr oedd iddi lefel risg 16 a holodd ble roedd y Pwyllgor yn gwneud ymholiadau ynghylch hyn. Cadarnhawyd bod y Cabinet yn edrych ar y sgorau ac na ddylai’r Pwyllgor Archwilio holi ynghylch manylion y risg.

 

Dywedodd Aelod bod risg newydd Lleoliadau Addysgol y Tu Allan i’r Sir yn syndod oherwydd y meddylid fod y maes hwn yn iawn oherwydd adeilad newydd a gafwyd ar gyfer Plant sy'n Derbyn Gofal yr oedd angen lleoliadau arnynt. 

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Polisi, Partneriaeth a Chynnwys fod y risg addysg hwn yn berthnasol i’r gofynion addysg newydd.

 

Trafodwyd mai risg sy’n cynnwys y Cyngor cyfan oedd y risg Gwasanaethau Cymdeithasol ond roedd y risg Addysg hwn yn risg uwch na hynny a bod y 3 risg addysg yn cymhlethu ei gilydd.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod y Pwyllgor wedi edrych ar y broses gyffredinol ond y gellid bod newydd yn yr archwilio felly ar y cam hwn, gallwn edrych ar hyn yn y dyfodol. Gallai’r newid ddigwydd ymhen tua 18 mis.

 

Holwyd pwy oedd yn gyfrifol am y materion Brexit a chadarnhawyd mai’r Cabinet oedd yn gyfrifol. Y Cabinet oedd yn rheoli’r gofrestr risgiau lawn ac roedd yr adran Archwilio yn adolygu’r broses. 

Trafodwyd fel mae Brexit yn effeithio ar bopeth ond bydd yr effaith yn fwy ar rai pethau a chadarnhaodd y Cadeirydd fod y cwestiwn yn un dilys.

Cadarnhawyd y gallai’r holl Aelodau fynd i sesiwn friffio ynghylch Brexit. 

 

Roedd gan Aelod gwestiwn am y pwysau ariannol ar ysgolion a beth fyddai sefyllfa hynny yn Chwarter 2. Trafodwyd sut roedd rhai ysgolion yn cael trafferth ymdopi â diffyg yn eu cyllideb a bod y Gwasanaethau Addysg a’r timau Ariannol yn cydweithio i ostwng y diffyg hwn.

 

Ar ddiwedd Chwarter 1, roedd y risgiau bod diffyg yng nghyllidebau’r ysgolion yn sgôr uchel a gofynnodd aelod pam roedd diffyg ac beth fyddai’n diwgydd. Dywedodd y Cadeirydd efallai bod hon yn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

Galw yn y Prif Swyddog Addysg Ynghylch Archwilio Mewnol Tripiau Ysgol ac Ymweliadau Gan Arwain at ail Farn Anfoddhaol pdf icon PDF 157 KB

Cofnodion:

 

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai’r eitem hon yn rhif 8 ar yr agenda ac y byddai’r eitem “Galw’r Prif Swyddog Addysg i mewn ynghylch Archwiliad Mewnol Tripiau ac Ymweliadau Ysgol sy’n arwain at ail Farn Anfoddhaol” nawr yn rhif 7.

 

Ail-ddywedodd y Cadeirydd fod y Pwyllgor wedi cael gwybod y câi’r eitem hon ar yr agenda ei hanfon ymlaen i gyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Hydref oherwydd bod mis Medi yn amser prysur i ysgolion. Anfonwyd gwahoddiad at Gadeirydd y Llywodraethwyr a Phennaeth Ysgol Caerllion ond gofynnon nhw am estyniad i anfon yr eitem ymlaen at gyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor. 

 

Mynegodd y Cadeirydd ei siom nad oedd y partïon a wahoddwyd yno oherwydd roedd angen i’r ddau barti fod yn y Pwyllgor. Dywedodd y Cadeirydd nad oedd hyn yn dderbyniol.

 

Awgrymodd y Cadeirydd ohirio’r eitem yn yr agenda tan bwyllgor mis Tachwedd ac os na fyddai Cadeirydd y Llywodraethwyr na’r Pennaeth yno, byddai’r cyfarfod pwyllgor yn mynd rhagddo hebddyn nhw.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod yr Archwiliad wedi digwydd ym mis Rhagfyr 2018, sef misoedd cyn y cyfarfod Pwyllgor presennol a phetai’r partïon yn anghytuno â’r adroddiad, byddai angen iddyn nhw drafod y deunydd ynddo.

 

Dywedodd Aelod nad oedd yn fodlon ar absenoldeb y partïon o’r cyfarfod Pwyllgor ac roedd eisiau herio hyn.

 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn ymwybodol yr eir i’r afael â rhai o’r materion a bod y Pennaeth wedi anghytuno â rhai o’r pryderon a godwyd yn adroddiad yr Archwiliad Mewnol. Cyflwynwyd yr adroddiad terfynol yr wythnos ddiwethaf ac roedd yn cynnwys sylwadau rheoli gan y Pennaeth. Nid oedd yn hysbys a oedd y camau gweithredu wedi eu gwethredu ar hyn o bryd; caiff hyn ei wirio pan fo’r tîm Archwilio Mewnol yn cynna; archwiliad dilynol o fewn 6 i 12 mis ar ôl cyflwyno’r adroddiad terfynol.

 

Gofynnodd Aelod a oedd yr ysgol yn y broses o drafod y materion â’r Adran Gyllid.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod lawer o waith wedi ei wneud â’r holl ysgolion mewn perthynas â’u cyllidebau yn ogystal ag Ysgol Caerleon. Cadarnhaodd hefyd nad oedd y sefyllfa wedi ei datrys ond bod trafodaethau’n mynd rhagddynt a bod safbwynt y Cyngor yn gadarn. Awgrymwyd camau gweithredu wrth yr ysgol a byddai’r Pennaeth yn eu hystyried a châi hyn ei gadarnhau wedi i’r Adran Gyllid drafod â’r Pennaeth cyfarfod.

 

Holodd Aelod ai ymgais i oedi oedd yr absenoldeb oherwydd bod pryderon ynghylch y ffigyrau o ran y diffyg o £1 miliwn a ragwelir oherwydd bod angen lleihau hyn gan ei fod yn bryderus.

 

Cytunodd y Cadeirydd â’r datganiad hwn a dywedodd fod angen gofyn  cwestiynau ehangach ond nad oedd hynny’n briodol yn y cyfarfod hwn. Dywedodd y Cadeirydd hefyd os na ddeuai’r partion a wahoddwyd i’r cyfarfod ym mis Tachwedd, y byddai’r Prif Weithredwr yn cael gwybod. 

 

Cadarnhawyd y câi’r ffigyrau eu hadolygu yn fuan a gofynnodd y Cadeirydd am i’r Pennaeth Cyllid roi diweddariad ar lafar i’r Pwyllgor ynghylch y sefyllfa ddiweddaraf mewn cyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol.  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Galw yn y Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Caerllion Ynghylch yr Archwiliad Mewnol Barn Anfoddhaol pdf icon PDF 138 KB

Cofnodion:

Fel nodwyd eisoes, newidiodd y Cadeirydd yr eitem hon o eitem 8 i eitem 7.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybod i’r Pwyllgor bod Aelodau’r Pwyllgor wedi cytuno i alw’r Prif Swyddog Addysg i mewn i gyflwyno rhesymau dros ddulliau rheoli gwan a rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor y cymerid camau gweithredu i wneud y gwelliannau angenrheidiol ar ôl cyflwyno diweddariad hanner blwyddyn yr adran Archwilio Mewnol ar farn archwilio anfoddhaol ym mis Mehefin 2019. 

 

Eglurodd y Prif Swyddog Addysg fod gwerth am arian yn bwysig iawn wrth gaffael arbenigwr sy’n gweithio yn y gwasanaeth ac oherwydd ei bod yn anodd iawn gwneud asesiadau risg ar deithiau ysgol, ystyrid atebion eraill megis beth sydd ar gael mewn awdurdodau lleol eraill. Fodd bynnag, nid oedd urhyw beth wedi ateb anghenion y gwasanaeth ac nawr oherwydd bod opsiwn wedi codi ar gyfer contract newydd ar 1 Ionawr 2020, cafodd y tîm Archwilio wybod na fyddai unrhyw beth mewn lle tan hynny. Cadarnhawyd wrth y Pwyllgor y byddai’r contract newydd hwn yn ateb gofynion y tîm Archwilio. 

 

Camau a gymerwyd:

 

Oedi cytundeb ar gyfer arbenigwr caffael arall;

Mewn perthynas â system gyfrifiadurol Evolve, roedd angen 1-2 cydlynwr taith i gofrestru’r tripiau i’w cadarnhau e.e. taith fechan neu daith bell. Dylai bod nifer o bobl sydd wedi eu cofrestru ar y system hon wedi cael eu tynnu oddi arni. Dywedwyd y byddai’r cydlynydd teithiau’n gwneud y gwiriadau ar gyfer y teithiau ac os oess system Evolve yn wahanol i’r ysgol, cysylltid er mwyn tynnu’r person hynny a bod hyn yn digwydd y ddwy ffordd ond ar yr ysgol mae’r cyfrifoldeb a byddai hyn yn cael ei fynnu yn llym yn y dyfodol.

Nodwyd beirniadaeth pan nad oedd yr ysgolion wedi rhoi digon o hysbysiad, sef 28 diwrnod am daith.  Roedd ysgolion wedi bod yn cyflwyno gwybodaeth yn hwyr oherwydd bod ysgolion yn talu am y teithiau. Cawsai’r ysgol wybod nad oedd hyn yn dderbyniol. Oherwydd nad oedd hyn yn bodloni gofynion y tîm Archwilio, roedd gwiriadau nawr yn cael eu gwneud ar bob taith ysgol a ddaw trwodd a chaiff y rhai heb eu hawdurdodi gan y cydlynydd teithiau eu hamlygu’n goch. Roedd dwy ysgol wedi cyflwyno hysbystiad yn hwyr a chafodd hyn ei uwchgyfeirio at y Pennaeth. Gobeithwyd bod hyn yn sicrhau’r Pwyllgor bod gwelliannau wedi eu gwneud.

•Ni chafwyd bod unrhyw daith heb awdurdod. Cyfrifoldeb y Pennaeth a’r Corff Llywodraethu yw sicrhau y caed awdurdod ac mae peidio â chael awdurdod o bosibl yn fater ddisgyblu.        

Mewn perthynas â Hyfforddiant, deallodd y tîm Archwilio na chafwyd hyfforddiant ond cafodd wybod ers hynny bod hyfforddiant wedi ei deilwra ar gael bob tymor yr hydref.  Mae gan Evolve gyfleuster hyfforddi i ddangos bod hyfforddiant wedi ei wneud ac mae hwn yn cael ei ddefnyddio bellach, yn groes i’r gorffennol.

 

Cwestiynau:

 

Trafodwyd os na chafodd taith  ...  view the full Cofnodion text for item 7.