Agenda and minutes

Datganodd y Cynghorydd D. Williams fuddiant mewn eitem 4 ar yr agenda.

Dywedodd y Cadeirydd, yn y paragraff olaf ar dudalen 9 cofnodion y cyfarfod diwethaf, fod y Cadeirydd wedi cadarnhau fod y cyngor hwn yn wallus gan nad yw cael eich dala dan IR35 yn golygu nad yw cyflogaeth yn bodoli.  Cyfraith treth ydy IR35 nid cyfraith cyflogaeth. Nid oes angen cytundeb cyflogaeth ar yr unigolyn hwn ond cafodd y gweithiwr ei ddala gan IR35 o hyd.

Ar dudalen 8, cadarnhaodd y Cadeirydd fod llythyr wedi'i anfon at bennaeth Ysgol Gyfun Caerllion yn gofyn am ymateb ysgrifenedig mewn perthynas â'r adroddiad archwilio ac roedd y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn hwn wedi hynny. Hefyd ar dudalen 8 cytunwyd yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio i ddiweddariad llafar ar gynnydd ariannol Ysgol Gyfun Caerllion gael ei roi gan y Pennaeth Cyllid yn ystod eitem 4 ar yr agenda. 

Ailadroddodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor fod Pennaeth Ysgol Gyfun Caerllion wedi gofyn i'r agenda eitemau gael ei chyflwyno'n gyntaf, a bod y Cadeirydd wedi cytuno i hynny.

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol, yn dilyn cyflwyno diweddariad chwe mis Archwilio Mewnol ar safbwyntiau archwilio anffafriol ym mis Mehefin 2019 i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio gytuno i uwchgyfeirio eu pryderon a galw Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Gyfun Caerllion i mewn i roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio bod rheolaethau priodol ar waith.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn bwysig nodi bod y Farn Archwilio Mewnol yn seiliedig ar gydbwysedd o gryfderau a gwendidau a nodwyd yn yr amgylchedd rheoli mewnol a bod hyn yn wir ar gyfer pob archwiliad a gynhaliwyd.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd fod profion amrywiol wedi'u cynnal i gadarnhau a oedd y staff yn cydymffurfio â pholisïau/gweithdrefnau/rheoli ariannol cadarn y Cyngor neu Ysgol.  Roedd yr holl gasgliadau yn yr adroddiad ar Archwiliad Mewnol yn seiliedig ar dystiolaeth, yr oedd llawer ohoni wedi'i chael o safle'r ysgol ar yr adeg y cynhaliwyd yr archwiliad.

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr Mewnol hefyd y gofynnwyd am wybodaeth yn ystod yr archwiliad, ac nad oedd hyn yn digwydd a bod hyn yn wendid, a chofnodwyd hyn yn yr adroddiad. Ategwyd y casgliadau eraill yn yr adroddiad gan dystiolaeth a  thrafodwyd pob un ohonynt yn flaenorol gyda'r Pennaeth a'r tîm Archwilio Mewnol. Mae'r adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn cynnwys sylwadau'r pennaeth a roddwyd yn flaenorol i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â'i sylwadau a roddwyd yn uniongyrchol i'r Pwyllgor Archwilio; Mae’r rhain bach yn wahanol.

Rhoddwyd yr adroddiad drafft ar 15 Mawrth 2019 i'r Pennaeth ac yna cafodd ei gwblhau ar 17 Hydref 2019; roedd yr oedi'n deillio o drafodaethau parhaus â'r Pennaeth a gafodd bob cyfle i roi tystiolaeth ychwanegol i ategu canfyddiadau'r archwiliad.

Roedd yr amserlen a gyflwynwyd gan y Pennaeth ac a gynhwyswyd yn ei sylwadau a roddwyd yn uniongyrchol i'r Pwyllgor Archwilio yn cynnwys anghywirdebau.

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod y crynodeb o wendidau i'w weld yn Atodiad B.

Esboniodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor fod prif bryderon yr adroddiad drafft gwreiddiol wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin 2019 yn ôl y protocol arferol. Fel arfer, ni fyddai'r Pwyllgor Archwilio yn galw'r Rheolwr/Pennaeth i mewn i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio oni bai bod 2 farn archwilio anfoddhaol yn olynol; fodd bynnag, pe byddai'r materion a nodwyd yn ddifrifol o bosibl, yna gallai’r aelodau alw'r pennaeth i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio yn gynharach ac roedd hyn yn wir yn yr achos hwn.

Rhoddodd y Cadeirydd gyd-destun i'r Pwyllgor Archwilio o ran ystyried trafod yr eitem hon ar agenda'r ysgol ym mis Medi 2019, ond fe'i cynghorwyd gan y Prif Archwilydd Mewnol y symudwyd yr eitem agenda i Hydref 2019 gan ei bod yn dymor ysgol newydd; wedi hynny symudwyd hyn i fis Tachwedd 2019.

Dywedodd y Prif Archwiliydd Mewnol fod Atodiad B yn dangos bod 1 gwendid critigol a 26 o faterion difrifol a bod ymateb  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Gofynnodd y Prif Archwilydd Mewnol i'r Pwyllgor edrych ar y Cynllun Archwilio Mewnol. Nod yr adroddiad oedd rhoi gwybod i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio am gynnydd y gwaith a wnaed gan y tîm archwilio mewnol o ran y cynllun archwilio y cytunwyd arno ar 30 Medi 2019.

Nododd yr adroddiad atodedig fod yr is-adran archwilio mewnol yn gwneud cynnydd da o ran cynllun archwilio 2019/20 a’r dangosyddion perfformiad mewnol.

• Dangosodd Atodiad A ar dudalen 46 fod 33% o'r archwiliadau arfaethedig wedi'u cwblhau yn 2019/20, a oedd o flaen y targed o 30%.

• 6 diwrnod y mae’n cymryd ar gyfartaledd i gyhoeddi adroddiadau drafft sydd o fewn yr amser darged o 10 diwrnod.

• 1 diwrnod y mae’n cymryd ar gyfartaledd i gwblhau adroddiadau sydd o fewn yr amser darged o 5 diwrnod.

• Tynnwyd sylw at y ffaith y dibynnai eleni ar sicrhau bod digon o adnoddau archwilio ar gael i gwblhau'r cynllun archwilio.

Dangoswyd safbwyntiau archwilio a gyhoeddwyd hyd at yr adeg hon yn 2019/20 yn Atodiad B. Esboniwyd i Aelodau'r Pwyllgor fod y term 'diamod' a'r diffiniadau barn llawn wedi'u hegluro yn Atodiad D a bod barn ddiamod yn ffafriol gan ei bod yn golygu y cydymffurfiwyd â'r telerau ac amodau.

Cwestiynau:

Gofynnodd Aelod am Atodiad A ynghylch y gwaith a oedd wedi'i gynllunio ac a oedd hyn yn amser y codir tâl amdani a chadarnhawyd y codir tâl amdani. 

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod archwiliadau a gynlluniwyd i gael eu cwblhau yn 84% a bod 80% wedi'i gyflawni oherwydd nad oedd staff yn cymryd gwyliau yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ond yn yr ail gyfnod a bod llawer o absenoldeb salwch wedi digwydd eleni a bod cymorth dros dro wedi'i derbyn.

Byddai'r targed yn cael ei ddiweddaru yn y 2 chwarter canlynol.

Cytunwyd: 

Bod y Pwyllgor Archwilio’n nodi a chymeradwyo’r adroddiad Archwilio Mewnol.

Gofynnwyd i'r Pwyllgor edrych ar adroddiad rheoli'r Trysorlys ac eglurwyd bod yr adroddiad yn nodi bod y Cyngor, yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol, wedi parhau i fod yn fuddsoddwr byrdymor arian parod a benthyciwr i reoli llifau arian o ddydd i ddydd.

• Fel y dangosir yn Atodiad B, Tabl 2, yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn gostyngwyd swm y benthyca £42miliwn i falans o £150.8 miliwn.

• Cwblhawyd benthyca cynnar a gan i'r benthyciad hwn gael ei gymryd ychydig wythnosau yn gynt na'r angen cafodd ei fuddsoddi dros dro ac yna'i ddefnyddio i ad-dalu'r bond a arweiniodd at ostyngiad net bach a oedd yn swm bach o fenthyca.

• Cafodd £1.5 miliwn ei fenthyca am gyfnod hir yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol. Byddai angen i'r Cyngor hefyd fenthyca arian ychwanegol yn y tymor byr i ymdrin â gweithgarwch llif ariannol arferol o ddydd i ddydd. Amcangyfrifwyd y byddai angen i'r Cyngor hefyd fenthyca’n hirdymor yn y flwyddyn ariannol hon.

Byddai adroddiad rheoli'r Trysorlys a fydd yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Ionawr 2020 yn ceisio rhoi gwybod am sut y cymerwyd risgiau a manteision gwneud hynny. 

Gofynnodd Aelod am fuddsoddiadau hirdymor ac arian dros ben a chadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol ei fod yn cynnwys yr arian sydd gennym ni o ran sut mae'n effeithio ar y gyllideb, sef yr hyn yr oedd yr eitem hon yn ei drafod.

Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad hwn yn edrych ar y tymor canolig, felly caiff ei archwilio ymhellach yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Ionawr 2020.

 Cytunwyd:

Bod y Pwyllgor Archwilio yn nodi a chymeradwyo Adroddiad Rheoli’r Trysorlys. 

Roedd yr adroddiad hwn yn cyflwyno canfyddiadau adolygiad cychwynnol o'r gwersi a ddysgwyd gan swyddogion cyllid ac yn edrych ar yr hyn a aeth yn dda a'r hyn nad oedd wedi'i wneud.

• Cyflwynodd cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Archwilio ar 6 Mehefin 2019 ac fe’u llofnodwyd gan y Pennaeth Cyllid.

• Cynhaliwyd profion cynnar a helpodd i leihau'r baich gan alluogi'r tîm i fodloni amserlenni tynnach.

• Mae trafodaethau cynnar wedi'u cynnal gyda Swyddfa Archwilio Cymru ac mae cyfarfod wedi'i gynnal i drafod y gwersi a ddysgwyd ac i adolygu'r gwaith y gellid ei wneud yn gynharach.

• Bu gwelliant o ran codio gwariant ac incwm o 2017/18.

• Amlygwyd nifer o risgiau - gyda newidiadau i bolisïau cyfrifyddu – prydlesi IFRS 16 ac mae gwaith wedi dechrau ar hyn ar gyfrifon 2020/21. 

• Roedd adolygiad ansawdd yn cael ei gwblhau bob blwyddyn.

Roedd  tîm archwilio allanol hefyd yn nodi nifer o fuddiannau wedi’u datgan gan Aelodau'r Cyngor na chawsant eu derbyn, felly roedd angen gwella hyn. Dywedodd y Cadeirydd fod angen herio hyn ar ddiwrnod y cyfrifon ac nad oedd y tîm archwilio wedi'i gynnwys yn y broses hon ac felly ni wyddai'r Pwyllgor beth oedd barn y tîm archwilio ar y broses hon a gellid bwydo hyn i mewn i'r ymarferion hunan-werthuso.

Dywedodd un aelod fod y datganiad buddiannau wedi'i grybwyll mewn cyfarfod diweddar y Pwyllgor Safonau ac y byddai'r tîm Archwilio yn ymwneud â Phennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio i fynd i'r afael â'r mater.

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Ymgysylltu Swyddfa Archwilio Cymru na chwblhawyd adroddiad ar gyfer yr eitem hon gan ei bod wedi cael ei hadrodd yn yr eitem flaenorol - Gwersi a Ddysgwyd 2018/19 a chan fod swyddogion cyllid yn ymgysylltu'n llawn â SAC teimlid mai cynhyrchu dogfen er mwyn ei chyhoeddi oedd yr achos.