Agenda and minutes

Dim

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd 2019 yn gofnod gwir.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen ychwanegu Gwiriadau Diogelwch Cerbydau ar dudalen 9 o'r cofnodion o dan y paragraff Diogelwch Cerbydau.

Archwilio Mewnol
I roi gwybod i Aelodau Pwyllgor Archwilio'r Cyngor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol yn erbyn cynllun archwilio cytûn 2019/20 ar gyfer 9 mis cyntaf y flwyddyn, drwy ddarparu gwybodaeth am farn archwilio a roddwyd hyd yma a chynnydd yn erbyn targedau perfformiad allweddol.

Ar hyn o bryd, mae'r tîm yn gweithredu gydag 8 aelod o staff archwilio. Ar ddechrau'r flwyddyn roedd 7 aelod o staff archwilio yn y tîm.

Cafodd cynlluniau parhaus y cynllun adfer diffyg eu cyflwyno a byddant yn gysylltiedig ag adroddiad y Prif Archwilydd Mewnol.   Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai'r ffigwr hwnnw'n gostwng erbyn diwedd mis Mawrth.  Gofynnodd y Cadeirydd am y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid am Ysgol Caerllion yn y cyfarfod nesaf.

Tudalen 12 – nodyn 8

Cymeradwywyd cofnodion gyda'r diwygiadau uchod.

Rhoi gwybod i Aelodau Pwyllgor Archwilio'r Cyngor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol yn erbyn cynllun archwilio cytûn 2019/20 ar gyfer 9 mis cyntaf y flwyddyn, drwy ddarparu gwybodaeth am farn archwilio a roddwyd hyd yma a chynnydd yn erbyn targedau perfformiad allweddol.

Nododd yr adroddiad amgaeedig fod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud cynnydd da yn erbyn cynllun archwilio 2019/20 a dangosyddion perfformiad mewnol. 

Perfformiad o safbwyntiau tîm a lefelau barn.  

Wedi cyflawni 51% yn unol â'r targed o 50%

Mae adroddiadau terfynol yn mynd allan mewn dau ddiwrnod 

Mae dal i fod yn un swydd wag o fewn y tîm.

Rhannwyd y costau rhwng Casnewydd a Sir Fynwy 50/50

Cododd yr Aelodau’r ymholiadau canlynol:-

•Mae chwech yn y tîm ydych chi'n defnyddio adnodd allanol i helpu gyda llwyth gwaith?

•Pa feysydd sydd angen eu gwella?

•Sut mae'r costau wedi'u rhannu rhwng Casnewydd a Sir Fynwy?

•Allwn ni ymdopi â'r llwyth gwaith gyda'r niferoedd sydd gennym?

Cytunwyd:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad.

Roedd yr adroddiad hwn yn cynnwys y Strategaeth Gyfalaf a Strategaeth Reoli'r Trysorlys i'w cymeradwyo gan y Cyngor ac (i) i gadarnhau'r rhaglen gyfalaf, fel rhan o'r Strategaeth Gyfalaf a (ii) y terfynau benthyca amrywiol a dangosyddion eraill fel rhan o Strategaeth Reoli'r Trysorlys. Yn ogystal, nododd yr adroddiad gostau cynyddol ariannu benthyca allanol y Cyngor a her fforddiadwyedd hyn o ran y tymor canolig i hirdymor.    Cafodd effaith refeniw'r ddwy strategaeth ei chynnwys yn yr Amcanestyniadau Ariannol Tymor Canolig a gymeradwywyd ar wahân gan y Cabinet fel rhan o adroddiad cyllideb 2020/21.

Gwnaed cynnydd da o ran cyflwyno rhai cynlluniau allweddol hyd yma e.e. y Bont Cludo, Hybiau Cymdogaeth, ail-ddatblygu canol y Ddinas, ysgolion newydd. Roedd y rhaglen gyfalaf bresennol yn cynnwys tua £186m o brojectau a gymeradwywyd eisoes a thua £16m o brif le cyfalaf pellach ar gyfer projectau pellach - cyfanswm o £202m o fuddsoddiad yn y ddinas, a oedd yn cyflawni blaenoriaethau allweddol.

Crynodeb o’r Argymhellion

Amlinellodd y Strategaeth Gyfalaf a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ymhellach yn yr adroddiad hwn, y rhaglen gyfalaf bresennol hyd at 2024/25 (dyma'r rhaglen gyfalaf 5 mlynedd wreiddiol hyd at 2022/23 a estynnwyd 2 flynedd ar gyfer projectau yr oedd eu cwblhau'n rhychwantu y tu hwnt i'r 5 mlynedd), cysylltiadau â phenderfyniadau rheoli'r trysorlys a barn hirdymor a dynnodd sylw at yr heriau sy'n wynebu'r awdurdod ar gyfer penderfyniadau cyfalaf yn y dyfodol.

Strategaeth Benthyca Rheoli’r Trysorlys

Roedd y gallu i fenthyca mewnol ymhellach wedi cyrraedd capasiti a byddai'n lleihau dros y tymor canolig i'r hirdymor. Yn 2020/21 roedd disgwyl i'r Cyngor ymgymryd â benthyca allanol, ar gyfer ail-gyllido benthyciadau sy’n aeddfedu ac ariannu'r rhaglen gyfalaf bresennol; byddai’n aros fel cymaint o ‘fenthyg yn fewnol’ ag oedd yn bosibl ac yn cynyddu benthyca allanol gwirioneddol dim ond pan fo angen i reoli ei ofynion arian parod. Fodd bynnag, gall y Cyngor, lle teimlai fod angen lliniaru'r risg o gynnydd yn y gyfradd llog, gan ymgymryd â benthyca'n gynnar i sicrhau cyfraddau llog o fewn cyllidebau refeniw y cytunwyd arnynt. Byddai hyn yn cael ei wneud yn unol â chyngor gan ein Cynghorwyr Trysorlys.

Gweithgareddau Masnachol

Mae Adran 6 y Strategaeth Cyfalaf yn manylu ar weithgareddau masnachol y Cyngor, gan gynnwys cymeradwyo cronfa fuddsoddi gwerth £50 miliwn ar gyfer buddsoddiadau mewn eiddo masnachol, sydd wedi'i chynnwys yn y terfynau benthyca a nodir yn yr adroddiad. Er na ddefnyddiwyd y gronfa hon ar hyn o bryd, gall y gronfa cael ei defnyddio yn y dyfodol.

Gofynnodd y Cadeirydd am fwy o naratif wrth ddarllen drwy'r adroddiad.

Cododd yr Aelodau'r ymholiadau canlynol:

•A oes unrhyw arian wedi'i wario

•Pryd ddigwyddodd hyn - Hydref 2019

Dywedodd y Pwyllgor nad oedd yn glir pam yr oedd gofyniad i adolygu'r gronfa fuddsoddi pan fu cynnydd o 1% yng ngordrethi’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus, ac ymhellach, sut y byddai cynnydd cymharol fach yn cael effaith mor fawr.  Dywedwyd felly y dylid ystyried y sylw hwn a'i adlewyrchu yn yr adroddiad i'r Cabinet.

Strategaeth Rheoli’r Trysorlys

Mae'r Cyngor yn ymwneud  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Cyflwynodd y Rheolwr Polisi a Phartneriaethau ddiweddariad o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ar gyfer diwedd chwarter 2.

Ar ddiwedd chwarter 2, mae gan y Gofrestr Risg Gorfforaethol 12 risg, yr ystyrir eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion y Cyngor ac yn haeddu monitro gan uwch reolwyr y Cyngor.  Roedd y gofrestr risg gorfforaethol yn cynnwys 9 risg lefel uchel (sgoriau risg 15 i 25) a 3 risg ganolig (sgoriau risg 5 i 14).  Ni nodwyd unrhyw risgiau newydd, a oedd wedi’u dwysáu o wasanaethau na'u cau ar ddiwedd y chwarter.

Rôl y Pwyllgor Archwilio yw adolygu a monitro'r trefniadau llywodraethu corfforaethol a rheoli risg sydd ar waith, gyda sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor ar y broses risg yn cael eu hystyried gan y Cabinet.

Polisi Rheoli Risg

Dywedodd y Rheolwr Polisi a Phartneriaethau PF y bydd yr holl sylwadau a wneir yn cael eu hystyried ac y bydd y Polisi'n cael ei ddiweddaru cyn iddo fynd gerbron y Cabinet.  Gwneir adolygiad blynyddol hefyd.

Gofynnodd y Cadeirydd am rai enghreifftiau o archwaeth risg ar gyfer gwahanol fannau. 

Bydd y Rheolwr Polisi a Phartneriaethau yn anfon papur diweddaru'r Pwyllgor ar Brexit.

Cododd yr Aelodau’r ymholiadau canlynol:

•Pa fatrics maint a ddefnyddiwyd ar gyfer yr ymarfer hwn.

•Ar dudalen 116 mae'n dangos 3 neu 4 person sy'n gyfrifol am y risg, oni ddylai fod yn 1 person.

•Beth sy'n digwydd gyda Brexit.

Adroddwyd nad yw rhifau 16 a 17 wedi'u dilyn i fyny oherwydd gwaith gyda’r Gwasanaethau Rheoliadol a Rennir.

Nid yw'r contract arlwyo allanol newydd wedi'i brofi eto.

Dywedodd Aelod ei fod wedi'i ddrysu gan adroddiad Norse.  Adroddwyd bod y Rheolwyr wedi gohirio hyn nes i'r adroddiad gael ei gwblhau a'i fod wedi'i gynllunio ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf. 

Cododd yr Aelodau'r ymholiadau canlynol:

·         Mae adroddiad Norse yn ddryslyd?

·         Mae teithiau ac ymweliadau yn anfoddhaol, ni all ddal i nodi'n anfoddhaol; mae angen ysgrifennu datganiad dull newydd?