1. A-Y o’n Gwasanaethau
  2. A
  3. B
  4. C
  5. Ch
  6. D
  7. Dd
  8. E
  9. F
  10. Ff
  11. G
  12. Ng
  13. H
  14. I
  15. L
  16. Ll
  17. M
  18. N
  19. O
  20. P
  21. Ph
  22. R
  23. Rh
  24. S
  25. T
  26. Th
  27. U
  28. W
  29. Y

Agenda and minutes

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1 - Canolfan Ddinesig. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Pamela Tasker  Swyddog Llywodraethu

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o ddiddordeb

Cofnodion:

Dim.

 

 

2.

Cofnodion y Cyfarfod Diwethaf pdf icon PDF 143 KB

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn gofnod gwir a chywir

3.

Galwch heddiw yn Brif Swyddog Addysg, Dirprwy Brif Swyddog Addysg a Phennaeth Cerddoriaeth Gwent re Barn Anfoddhaol yr Archwiliad Mewnol ar Gerddoriaeth Gwent pdf icon PDF 154 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Andrew Wathan, y Prif Archwilydd Mewnol, yr eitem hon, gan esbonio bod barn anfoddhaol ar Gerddoriaeth Gwent wedi'i chyhoeddi yn y flwyddyn flaenorol. Ar ôl derbyn hyn, darparodd y tîm Rheoli Addysg bapur ar y cynnydd sydd wedi’i wneud yn erbyn y cynllun gweithredu, sy'n cael ei ystyried yn gyfrif manwl iawn. Mae Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth wedi gwneud ymdrech ar y cyd i fynd i'r afael â'r pryderon hyn. Roedd yr Aelodau'n dal i fod eisiau rhagor o wybodaeth am y defnydd o offerynnau cerdd (e.e. benthyca i mewn ac allan ac ati), a dyna pam y mae'r eitem wedi'i chyflwyno i'w hadolygu yn y cyfarfod hwn.

 

Eglurodd y Dirprwy Brif Swyddog Addysg, Andrew Powles, yr oedd y gwasanaeth ar ffyrlo o fis Ebrill i fis Medi 2020. Ym mis Medi, dychwelodd y staff a blaenoriaeth gyntaf yr uwch reolwyr oedd mynd i'r afael â phryderon yr archwiliad. Yn dilyn hyn, cafodd y gwasanaeth ei roi ar ffyrlo eto, ond parhaodd yr uwch reolwyr i weithio i fynd i'r afael â'r pryderon hyn. Ym mis Mawrth, cynhaliodd y tîm Archwilio Mewnol adolygiad dilynol interim. Dangosodd gynnydd boddhaol a bod y broses archwilio'n cael ei chymryd o ddifrif.

 

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth, Emma Archer, fod nifer o'r camau gweithredu o'r archwiliad cychwynnol bellach wedi'u cwblhau'n foddhaol. Mae Covid-19 wedi achosi anawsterau sylweddol i rai o'r camau hyn gan nad yw safleoedd ysgol ar agor neu ddim yn caniatáu mynediad i ymwelwyr. Mae'r ffocws wedi bod yn bennaf ar symud ymlaen ar y gwiriad stoc. Mae 94% o'r offerynnau ar y gofrestr asedau wedi'u gwirio (5048 o offerynnau). O'r 154 o ysgolion, gwiriwyd stoc pob ysgol ond 29. Felly, bydd rhai offerynnau ar ôl i’w diweddaru ar y gofrestr asedau.

 

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·       Diolchodd yr Aelodau i'r tîm am y wybodaeth ddiweddaraf a chydnabu'r anhawster a achoswyd gan Covid-19. Holwyd pam y mae cymaint o amser rhwng archwiliadau stoc. A oes anhawster systematig i wneud hyn?

o   Ymatebodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth gan egluro ei fod yn broses sy'n cymryd llawer o amser. Mae'r stoc yn symud yn gyson o dan amgylchiadau arferol, felly yr amser gorau i wneud gwiriad stoc yw dros gyfnod y gwyliau fel arfer. Gyda dros 5000 o offerynnau, mae hwn yn dalcen caled. Wrth symud ymlaen, byddai angen ffordd wahanol o weithio ar y gwasanaeth- bydd y feddalwedd newydd sy'n cael ei chyflwyno yn cynnwys mwy o awtomeiddio, a fydd yn ffrydio'r ochr awtomeiddio. Efallai y bydd angen i'r gwasanaeth ailedrych ar y broses o drosglwyddo offerynnau yn ôl ac ymlaen â llaw. Ar hyn o bryd mae hyn yn dibynnu ar staff hunangyflogedig peripatetig i wneud hyn. Efallai y bydd yn rhaid cyfyngu'r gwasanaeth yn fwy yn y dyfodol o ran sut yr ydym yn trosglwyddo benthyciadau yn y dyfodol.

o   Ymatebodd yr Aelodau, gan ddymuno sicrhau bod myfyrwyr yn gallu cael gafael ar offerynnau o hyd ac nad yw ffordd newydd o weithio yn gwneud  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Cofrestr Risg Gorfforaethol (Chwarter 3) pdf icon PDF 182 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Eglurodd y Cadeirydd fod yr eitem hon yn ymwneud ag adolygu proses y gofrestr risg, yn hytrach na'r risgiau ariannol gwirioneddol eu hunain.

 

Cyflwynodd Pennaeth Pobl a Newid Busnes, Rhys Cornwall, yr eitem hon. Ar ddiwedd Chwarter 3, roedd gan y Cyngor gyfanswm o 52 o risgiau, yr oedd 18 ohonynt wedi’u cofnodi ac yn cael eu monitro yn y gofrestr risgiau corfforaethol. Mae 1 o'r risgiau hyn bellach wedi’i chau, ac mae sgôr risg 5 wedi newid. Mae sgôr risg y galw ar y tîm ADY ac AAA wedi cynyddu, yn ogystal â sgôr risg Ystad Eiddo Cyngor Casnewydd. Mae'r risg 'Brexit' wedi gostwng, mae llai o risg o ran lleoliadau Addysg y Tu Allan i'r Sir, ac mae risg cyllid/pwysau cost yr Ysgolion wedi gostwng. 

 

Yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio, codwyd y matrics risg, a mynegwyd bod y pwyllgor am iddo fod yn fwy soffistigedig. Ni fydd newid i hyn yn y cyfarfod hwn gan ein bod yn Ch3, ond bydd y rhain yn cael eu datblygu fel rhan o'r adolygiad blynyddol o'r polisi risgiau corfforaethol.

 

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·       Gofynnodd yr Aelodau a yw risgiau pwysau ariannol ar ysgolion yn cael eu nodi yn ôl ysgolion cynradd ac uwchradd. Gallai hyn amlygu’r ffigurau'n well.

o   Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y byddai'n holi'r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol.

 

·       Dywedodd yr Aelodau, gan gyfeirio at dudalen 35 yr adroddiad, fod amgylchiadau sy'n newid yn barhaus ar y gofrestr risg. Pa mor aml y caiff lefel y risg ei diweddaru, gan fod lefel y risg yn newid yn gyson?

o   Eglurodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes, ym mhob gwasanaeth, yr ymdrinnir ag ystod eang o risgiau, ac ymdrinnir â llawer ohonynt o ddydd i ddydd. Cynhelir yr adolygiad a'r diweddariad ffurfiol bob chwarter. Mae'r sgôr risg hwn yn rhoi cipolwg ar y chwarter hwnnw. Mae'n broses sy'n symud yn gyson, ond fel rhan o'r broses lywodraethu, cipolwg ar y wybodaeth yn unig ydyw.

o   Ychwanegodd y Partner Busnes Perfformiad ac Ymchwil, Paul Flint, fod y ganolfan gwybodaeth reoli yn cael ei defnyddio i gofnodi'r holl risgiau o’r gwasanaethau. Gall swyddogion ddefnyddio'r system hon i ddiweddaru eu sgoriau risg eu hunain. Yna ystyrir pob risg y gwasanaethau, er mwyn sicrhau bod y sgôr risg yn gywir ac yn adlewyrchu'r sgôr gywir. Yna bydd y tîm rheoli yn ystyried risgiau y mae angen eu dwysáu neu eu cau. Yn Ch3, enghraifft o hyn oedd y risg o ran tai, lle cafodd dwy risg eu cyfuno i adlewyrchu gwir lefel y risg yn y gwasanaeth.

 

·       Gofynnodd yr Aelodau a ydym yn asesu risg ar draws cynghorau eraill, ac os felly a yw hyn yn cael effaith ar y sgôr risg yn ein Cyngor ein hunain?          

o   Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes gan ddefnyddio'r enghraifft o seiberddiogelwch. Bydd y Cyngor yn ystyried yr hyn sy'n digwydd mewn ardaloedd eraill, arferion arloesol, eu risg ac ati. Fodd bynnag, waeth beth fo'r materion hynny, nid yw hynny'n lleihau  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Cynllun Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru 2021 pdf icon PDF 819 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd cynrychiolydd o Archwilio Cymru, Ramim Khan, y cynllun archwilio hwn. Mae’n nodi'r gwaith o'r ochr perfformiad ac archwilio ariannol. Cyflwynwyd rhai o uchafbwyntiau y cynllun yn fyr.

 

Arddangosyn 1, tudalen 90 o'r pecyn agenda, sy'n crynhoi'r risgiau ariannol a nodwyd. Mae rhai risgiau'n deillio o Covid-19, e.e. grantiau busnes, asedau buddsoddi ac ati. Bydd y rhain yn cael eu monitro drwy gydol yr archwiliad.

 

Arddangosyn 3, tudalen 95 o becyn agenda, yn debyg i archwiliad ariannol, mae hyn yn ymwneud â pherfformiad. Tynnwyd sylw at y gwaith archwilio lleol. Cynhelir trafodaethau pellach i benderfynu beth fydd y gwaith lleol.

 

Mae Arddangosyn 6 yn amserlen ar gyfer pryd y trefnir cynnal y gwaith.

 

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·       Gofynnodd y Cadeirydd a ydym yn cadw at yr amserlen wreiddiol.

o   Atebodd cynrychiolydd o Archwilio Cymru fod yr archwiliad ariannol wedi'i drefnu ar gyfer diwedd mis Medi, er mwyn rhoi'r amser hiraf posibl i bawb gwblhau'r gwaith sydd ei angen.

 

·       Gofynnodd yr Aelodau a fydd unrhyw gosbau'n cael eu rhoi ar y Cyngor os bydd oedi cyn cyflwyno oherwydd Covid-19.

o   Esboniodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, os methir â chyflwyno erbyn y terfyn amser, y byddai angen i'r Cyngor gyhoeddi hyn ar ei wefan. Fodd bynnag, ni fyddai cosb yn cael ei gosod.

o   Dywedodd y Cadeirydd fod angen inni sicrhau ein bod yn bodloni'r terfyn amser hwn ac yn ei gymryd o ddifrif.

Cytunwyd:

Bod yr adroddiad yn cael ei nodi a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor. Cydnabuwyd y dyddiad cau estynedig ar ddiwedd mis Medi, a chytunodd y pwyllgor y byddai'n ddoeth gwneud pob ymdrech i fodloni'r terfyn amser hwn.

 

 

6.

Crynodeb Archwilio Blynyddol 2020 pdf icon PDF 100 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Eglurodd Cynrychiolydd Archwilio Cymru fod y crynodeb archwilio blynyddol yn crynhoi'r gwaith sydd wedi'i gwblhau. Nid oes unrhyw wybodaeth newydd i'w nodi. Mae hyn, yn syml, yn disodli'r hyn a oedd gynt yn llythyr archwilio a'r adroddiad blynyddol.

 

Ni chafwyd unrhyw gwestiynau gan y Pwyllgor.

 

Cytunwyd:

Bod yr adroddiad yn cael ei nodi a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor.

 

7.

Archwilio Mewnol Barn Archwilio Anfoddhaol (6 adroddiad misol) pdf icon PDF 129 KB

Cofnodion:

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol mai dyma un o'r adroddiadau rheolaidd a gyflwynir i'r Pwyllgor Archwilio. Mae hwn yn ddiweddariad i ddangos gwelliant barn archwilio o un flwyddyn i’r llall. Ni argymhellir o ganlyniad i hyn i alw unrhyw Bennaeth Gwasanaeth i mewn ar hyn o bryd. Dim ond un farn Anfoddhaol sydd wedi’i chyflwyno gan y tîm Archwilio Mewnol ers yr adroddiad diwethaf.

 

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol drwy batrwm y barnau archwilio sydd wedi’u cyflwyno dros y blynyddoedd diwethaf.

 

Yn ystod 2018/19 - cyflwynwyd 48 barn archwilio, gyda 10 ohonynt yn Anfoddhaol. Mae 6 o'r rhain bellach yn cael eu graddio fel Rhesymol, ac mae rhai darnau o waith yn mynd rhagddynt o hyd.

 

Yn ystod 2019/20 - cyflwynwyd 32 barn archwilio, gyda 6 ohonynt yn Anfoddhaol; nid yw'r rhan fwyaf o'r rhain wedi'u dilyn eto.

 

Yn ystod 2020/21 (hyd at fis Rhagfyr 2020)- cyflwynwyd 12 barn archwilio, barnwyd bod 1 yn Anfoddhaol (Cartref C?n Dinas Casnewydd).

 

Mae'r materion allweddol wedi'u hamlinellu yn yr adroddiad.

 

Nododd y Cadeirydd yr holl faterion hyn a godwyd. Ni chafwyd unrhyw gwestiynau gan y Pwyllgor. 

 

Cytunwyd:

Nododd a chymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad

8.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 85 KB

Cofnodion:

Esboniodd y Cadeirydd fod amserlen debyg i'r amserlen a gyflwynwyd yn flaenorol wedi'i chynllunio ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol y bydd hyn yn cael ei adolygu a'i ddiweddaru fel y bo'n briodol.

 

Cytunwyd:

Cymeradwyodd y Pwyllgor y rhaglen waith ddrafft.