Agenda and minutes

Pwyllgor Archwilio - Dydd Iau, 19eg Tachwedd, 2020 2.00 pm

Lleoliad: Microsoft Teams Live Event

Cyswllt: Pamela Tasker  Swyddog Llywodraethu

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o ddiddordeb

Cofnodion:

Dim.

 

2.

Cofnodion y Cyfarfod DIwethaf pdf icon PDF 124 KB

Cofnodion:

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2020 fel cofnod cywir.

 

3.

Cofrestr Risg Gorfforaethol (C1 Ebrill i Fehefin) pdf icon PDF 165 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ailadroddodd y Cadeirydd i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio mai Pwyllgor Archwilio oedd y Pwyllgor presennol, nid Pwyllgor risg a bod y Pwyllgor yno i adolygu prosesau a gynhaliwyd gan Gyngor Dinas Casnewydd. 

Cyflwynodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes yr adroddiad i'r Pwyllgor Archwilio gan ddatgan bod yr adroddiad ar gyfer Chwarter 1 yn tynnu sylw at y meysydd allweddol yr oeddent yn cael eu gweithio arnynt megis pandemig Covid 19 a pharatoadau Brexit, gyda’r ddau yn ymddangos yn sylweddol yn yr adroddiad.

Amlygodd yr adroddiad rai newidiadau i'r adroddiad risg blaenorol gyda 6 risg newydd nad oeddent i gyd yn newydd, cynyddodd rhai o'r risgiau hyn i fod yn rhan o'r Gofrestr Risg.

Pwyntiau allweddol: 

·       Cofnodwyd cyfanswm o 57 o risgiau. 

·       O'r 57 o risgiau a gofnodwyd, ystyriwyd bod 19 o'r rhain yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion y Cyngor.

·       O'r 19 risg, roedd 1 yn risg gwbl newydd ac roedd 5 risg uwch yn deillio o gofrestrau risg y gwasanaethau a oedd yn bwysau ar Wasanaethau Oedolion yn y Gymuned, pwysau ar ddarparu Gwasanaethau Plant, seiberddiogelwch, pwysau ar Ddigartrefedd a Thai i gyd yn cael eu gyrru'n bennaf gan Covid 19.

·       Daeth risg newydd i'r amlwg sef Clefyd Coed Ynn.

·       Roedd Covid 19 ar lefel perygl o 20 yn flaenorol ac fe'i cynyddwyd i risg lefel 25.

·       Cynyddodd cydbwyso cyllideb tymor canolig y Cyngor hefyd yn ogystal â Rheolaeth Ariannol yn ystod y flwyddyn o ganlyniad i bandemig Covid 19.

·       Gwelodd diogelwch a diogelwch Canol y Ddinas hefyd ostyngiad mewn risg gan fod manwerthu nad yw'n hanfodol wedi'i gau a oedd yn lleihau'r risg. 

·       Bu newid yn Ystâd Eiddo Cyngor Casnewydd oherwydd gweithio o bell a gostyngiad yn y risg o newid yn yr hinsawdd oherwydd bod staff y Cyngor yn gweithio o bell a oedd wedi lleihau'r effaith amgylcheddol oherwydd newidiadau yn ansawdd yr aer. 

Holodd y Cadeirydd a oedd gwariant cyfalaf wedi'i gynnwys yn y Risg Rheoli Ariannol, a oedd wedi cynyddu o 3 i 9.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod y Rheolaeth Ariannol yn ystod y Flwyddyn yn edrych ar y gyllideb refeniw, a byddai Cyfalaf yn y dyfodol yn cael effaith ar y cynllun ariannol tymor canolig.  Holodd y Cadeirydd ynghylch ble y codwyd Cyfalaf gan fod tanwariant o 20-25% wedi bod ar Gyfalaf dros y 5 i 6 blynedd diwethaf a dywedodd na ddylai Covid fod yn rheswm dros beidio â gwario cyfalaf. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod gwariant cyfalaf yn cael ei fonitro'n gyson ochr yn ochr â’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig ICATC) fel risg, mae gan CATC gyllid Cyfalaf arno ac fe'i nodwyd fel rhan o'r CATC ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol fel risg benodol ond nid y llithriad cyffredinol.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod y llithriad hwn yn unigol i brosiectau unigol fel pe bai'n rhaid adeiladu ysgol erbyn dyddiad penodol, yna roedd hyn yn risg unigol.

 

            Cwestiynau:

·       Dywedodd y Cynghorydd Thomas nad oedd yn glir ynghylch y mewnwelediad i'r risgiau a sut roedd swyddogion yn lliniaru  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21 (Chwarter 2) pdf icon PDF 136 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i'r Pwyllgor ac esboniodd fod hwn yn adroddiad a oedd yn eitem reolaidd ar yr agenda a fwriadwyd i ddarparu'r lefel briodol o sicrwydd.  Ym mis Medi 2020, cymeradwyodd Aelodau'r Pwyllgor y cynllun archwilio diwygiedig ar gyfer y 6 mis arall o'r flwyddyn ariannol sy'n dechrau ym mis Hydref. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod am sicrhau bod yr Aelodau'n ymwybodol o'r gwaith yr oedd y tîm Archwilio Mewnol wedi bod yn ymwneud ag ef yn ystod 6 mis cyntaf y flwyddyn oherwydd effaith Covid 19, gan nad oedd yn bosibl cwblhau llawer o'r gwaith archwilio ar y cynllun archwilio gwreiddiol ar gyfer 2020/21, oherwydd bod gan lawer o wasanaethau flaenoriaethau mwy dybryd. Bu'r tîm yn ymwneud â gwaith gwrth-dwyll helaeth mewn perthynas â'r grantiau busnes a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ynghyd â chefnogi gweinyddu grantiau busnes a Phrofi, Olrhain, Diogelu (POD).  Gwnaed rhywfaint o waith yn ymwneud â barn archwilio lle y bo'n bosibl a dangoswyd hyn yn yr Atodiad.

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol y Pwyllgor at Atodiad A a oedd yn cynnwys gwybodaeth am gyfran y cynllun archwilio gwreiddiol a gyflawnwyd. 

 

Pwyntiau Allweddol:

·       Yn seiliedig ar y cynllun gwreiddiol roedd 24% o'r archwiliadau arfaethedig wedi'u cwblhau. 

·       Cafwyd cymhariaeth fesul chwarter a chymhariaeth o flwyddyn i flwyddyn. Effeithiwyd yn sylweddol ar y cynnydd yn Chwarter 2 gan Covid 19 yn 2020/2021. 

·       Nododd Atodiad B y swyddi Archwilio unigol a gynhaliwyd a'r safbwyntiau cyfatebol a gyhoeddwyd o ganlyniad i'r gwaith archwilio: dangosodd y tabl 1 Barn Dda, 3 Rhesymol, 1 Anfoddhaol a dim barn ddi-sail yn ystod 6 mis cyntaf y flwyddyn. 

·       Y gwaith di-farn, a oedd yn cynnwys rhoi cyngor ariannol i holl wasanaethau’r sefydliad, cwblhau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gwaith gwrth-dwyll helaeth o ganlyniad i grantiau busnes Covid 19. 

Cwestiynau:

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd Whitcutt at baragraffau 9 a 10 ar dudalen 48 yr adroddiad, a oedd yn cyfeirio at y pandemig a'r tîm archwilio yn methu â chwblhau'r holl waith a gynlluniwyd ac yn gorfod newid y ffordd yr oeddent yn gweithredu.  Cyfeiriwyd at baragraff 14, a oedd yn ymdrin â'r effaith a pharagraff 27 lle nododd fod Penaethiaid Gwasanaeth a rheolwyr gwasanaethau yn gyfrifol am fynd i'r afael ag unrhyw wendidau a nodwyd ac a ddangosodd hyn drwy ymgorffori eu camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn yr adroddiadau archwilio.  Holodd y Cynghorydd Whitcutt a oedd effaith ar swyddogaeth fonitro'r Pwyllgor ac a yw'n effeithio ar allu rheolwyr gwasanaethau i adolygu materion gweithredol gan gyfeirio at Archwilio. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai hyn yn cael effaith ar y Pwyllgor Archwilio gan mai dim ond mewn blwyddyn y gallai Archwilio Mewnol gwblhau nifer penodol o archwiliadau, o ystyried yr adnoddau, a adroddwyd yn y cynllun.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol mai ei rôl ef hefyd oedd rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor o ran rheoli'r amgylchedd, rheoli risg a llywodraethu ar draws y sefydliad cyfan.  Crëwyd cynllun diwygiedig ar y sail honno i roi cymaint o sylw â phosibl.

Ailadroddodd  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 302 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol yr adroddiad i'r Pwyllgor Archwilio ac esboniodd fod yr adroddiad yn hysbysu'r Pwyllgor o weithgareddau'r Trysorlys a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod ar gyfer hanner cyntaf y flwyddyn hyd at 30 Medi 2020.  Cadarnhaodd yr adroddiad fod y Cyngor yn dilyn ei strategaeth o gynnal buddsoddiadau i isafswm gwerth yn hytrach na chymryd benthyciadau hirdymor newydd.  Roedd y Cyngor hefyd yn lleihau ei ddaliad arian parod gan fod cyfraddau llog yn isel iawn yn ystod y cyfnod hwn felly roedd buddsoddiadau'n cael eu cadw cyn lleied â phosibl. 

Gofynnodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i Aelodau'r Pwyllgor weld Tabl 2 ar dudalen 68, a oedd yn cynnwys crynodeb da o sefyllfa benthyca a buddsoddi'r awdurdod.  Dangosodd fod benthyca ers diwedd y flwyddyn ariannol 31 Mawrth 2020 wedi gostwng £17.1 miliwn ac roedd buddsoddiadau wedi cynyddu £15.7 miliwn gan olygu bod gostyngiad eithaf mawr mewn benthyca net o £153.8 miliwn i £121.1 miliwn yn hanner cyntaf y flwyddyn. 

Esboniwyd bod rhywfaint o fenthyca ychwanegol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol i helpu gyda grantiau busnes yn mynd allan i fusnesau cyn i Lywodraeth Cymru ddarparu cymorth ariannol.  Wedi hynny, ad-dalwyd hyn gan Lywodraeth Cymru a chafodd y benthyca ei ad-dalu. 

O ran y cynnydd yn lefelau'r buddsoddiadau, roedd hyn o ganlyniad i'r grant cynnal refeniw a ddarparwyd gan Lywodraeth Cymru, a gafodd ei lwytho o flaen llaw yn ystod y misoedd cyntaf i helpu awdurdodau lleol gyda'u llif arian.

Y brif flaenoriaeth ar gyfer buddsoddiadau oedd diogelwch felly roedd buddsoddiadau ar dymor byr iawn i leihau risg felly roedd yr enillion incwm yn isel iawn oherwydd y sefyllfa bresennol. 

Soniodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol hefyd am lif arian gan fod Llywodraeth Cymru wedi gallu helpu i gynyddu costau gan eu bod yn cynorthwyo gyda hawliadau caledi ac ad-daliad ar unrhyw grantiau busnes ychwanegol felly nid oedd cynnydd mawr mewn benthyca.  Roedd Llywodraeth Cymru wedi cefnogi awdurdodau i raddau helaeth felly nid oedd cynnydd mawr mewn benthyca. 

Byddai arian parod yn gostwng yn awr a byddai buddsoddiadau'n gostwng felly efallai y bydd angen benthyca yn unol â strategaeth rheoli'r Trysorlys.  

Holodd y Cadeirydd hynny ym mis Ionawr 2021; a fyddai'r ddogfen strategaeth yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ar gyfer sylwadau a gofynnodd a fyddai'n rhoi arweiniad ynghylch beth ddylai lefel y benthyca fod yn hytrach na'r hyn ydyw.  Cadarnhawyd hyn gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid nad dyma'r tro cyntaf i'r Pwyllgor wneud sylwadau ar lefel benthyca'r Cynghorau a oedd yn cyrraedd lefel uchel a byddai'r rhaglen gyfalaf bresennol yn cynyddu a fyddai'n cynnwys benthyca dros y 2 i 3 blynedd nesaf.  Ar y cyd â hyn, roedd benthyca mewnol wedi cyrraedd capasiti ac nid oedd hyn ar gyfer gwariant newydd felly roedd pwysau yno.  Yn ogystal, esboniwyd bod cyllid y Cyngor yn isel ac roedd ansicrwydd ynghylch cyllid yn y dyfodol gan fod y DU mewn llawer o ddyled ar hyn o bryd.

Esboniodd y Pennaeth Cyllid eu bod ar hyn o bryd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

SO24 / Hepgor Contractau So: Adroddiad Chwarterol yn Adolygu'r Cabinet / Penderfyniadau brys CM neu hepgor Penderfyniadau Gwasanaeth Iechyd y Cynulliad (Chwarter 1,Ebrill i Fehefin 2020) pdf icon PDF 81 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai Aelodau'r Cabinet gyflwyno adroddiadau ar frys a diben yr adroddiad hwn oedd rhoi sicrwydd i'r aelodau fod cyfiawnhad llawn dros y penderfyniadau hyn ac felly eu bod yn briodol.

Nodwyd bod dau adroddiad yn ymwneud â Derbyniadau i Ysgolion ac Ardreth Annomestig Genedlaethol yn rhai brys drwy'r broses ddemocrataidd yn chwarter 1 2020/21.  Roedd adroddiad yr Ardreth Annomestig Genedlaethol yn ymwneud â phenderfyniad Llywodraeth Cymru ar ardrethi busnes oherwydd Covid-19.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol eu bod o'r farn bod yr adroddiadau'n cael eu hadolygu i sicrhau bod cyfiawnhad priodol yn cael ei roi i'r broses o wneud penderfyniadau ar gyfer y brys a'i fod wedi'i ddogfennu yn yr adroddiad.  Yn aml, gwnaed penderfyniadau brys fel hyn fel pe na bai amser i ymgynghori ag aelodau eraill o'r Cyngor ac felly byddai angen cyfiawnhad priodol dros wneud hynny.

Gofynnodd y Prif Archwilydd Mewnol i'r aelodau weld y tabl ar dudalen 77 ac yn benodol, sylwadau'r Prif Archwilydd Mewnol ar yr ochr dde.  Roedd yr adroddiad cyntaf ar y tabl yn ymwneud â Derbyniadau i Ysgolion mewn perthynas â newid dalgylch.  Yr oedd yn benderfyniad brys ond nid oedd cyfiawnhad dros yr angen am frys a nodwyd yn yr adroddiad.  Fel arfer, byddai amserlenni'n cael eu darparu ond nid oedd hyn yn wir am yr adroddiad hwn.  Fodd bynnag, roedd yr adroddiad wedi mynd allan i randdeiliaid a'r holl aelodau gan ei fod yn ymwneud â mater derbyn i ysgolion.  Er nad oedd cyfiawnhad wedi'i roi, eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod o'r farn bod y penderfyniad yn foddhaol gan fod yr aelodau'n gweld yr adroddiad gwreiddiol ac yn cael cyfle i wneud sylwadau arno.  Felly, roeddent yn teimlo nad oedd angen galw i mewn.

Cytunodd y Cadeirydd fod hyn yn foddhaol ac ni chafwyd unrhyw sylwadau gan unrhyw aelodau o'r pwyllgor. 

Mewn perthynas ag adroddiad yr Ardreth Annomestig Genedlaethol, dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod cyfiawnhad priodol dros hyn a nodwyd yn glir yn yr adroddiad, daeth canllawiau gan Lywodraeth Cymru drwodd ar 18 Mawrth 2020 a bu'n rhaid gweithredu'r cynllun mor agos at 1 Ebrill 2020 â phosibl. Roedd papurau hefyd ynghlwm er mwyn i’r aelodau edrych arnynt yn fanwl. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd o'r farn bod cyfiawnhad dros yr adroddiad ac nid oedd angen galw i mewn. 

 

Cytunwyd:

Roedd y Pwyllgor Archwilio yn fodlon ar gynnwys yr adroddiad. 

7.

Galwch heddiw yn Brif Swyddog Addysg, Dirprwy Brif Swyddog Addysg a Phennaeth Cerddoriaeth Gwent re Barn Anfoddhaol yr Archwiliad Mewnol ar Gerddoriaeth Gwent pdf icon PDF 154 KB

Cofnodion:

Dywedodd y Cadeirydd fod y Pwyllgor Archwilio wedi gofyn am alwad i mewn o ran Cerddoriaeth Gwent a bod ymateb e-bost wedi'i ddarparu yn hytrach na phresenoldeb yn y Pwyllgor gan na allai partïon dan sylw fod yn bresennol tan fis Ionawr 2021.

Mynegodd y Cadeirydd eu siom nad oedd y Pennaeth Gwasanaeth yn bresennol gan fod y cyfarfod wedi'i symud i ddarparu ar gyfer presenoldeb. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod un Pennaeth Gwasanaeth wedi datgan na allent fynychu'r dyddiad pwyllgor newydd a bod y llall wedi gofyn am ohirio eu presenoldeb tan wanwyn 2021.

Felly, roedd y Tîm Archwilio wedi llunio templed, a oedd yn fformat nodiadau briffio fel y gellid rhoi sicrwydd i'r aelodau fod materion yn derbyn sylw. 

O fewn Cerddoriaeth Gwent cafwyd ymateb yn nodi bod y rhan fwyaf o'r staff ar ffyrlo o fis Mawrth 2020 felly ni allent ymateb i'r holl faterion a godwyd yn yr adroddiad archwilio. Y mater allweddol oedd rheoli stoc offerynnau cerdd.  Nid ail farn archwilio anfoddhaol oedd hon ond gofynnodd yr aelodau'r cwestiwn oherwydd pryderon. 

Sefydlwyd templed i roi trosolwg o'r sefyllfa i roi sicrwydd y byddai camau'n cael eu cymryd yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno.  Nododd y gwendidau a nodwyd fel rhan o'r adroddiad archwilio a nododd yr hyn y cytunodd y rheolwr i'w weithredu i wneud y gwelliant ynghyd ag amserlenni.  Byddai'r tîm Archwilio yn mynd yn ôl i adolygu hyn er mwyn sicrhau bod newidiadau wedi'u gwneud a byddai hyn yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio maes o law. 

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor gael y wybodaeth ddiweddaraf ym mis Ionawr 2021 gan fod problem o hyd o ran olrhain offerynnau cerdd ac yn arbennig beth fyddai'n digwydd i'r eitem a gollwyd.  

Cam Gweithredu:

I’r eitem agenda gael ei hadolygu ym Mhwyllgor Archwilio Ionawr 2021. 

 

8.

Galwch i mewn Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc a Rheolwr Gwasanaeth Adnoddau parthed y Farn Anfoddhaol Archwilio Mewnol ar Daliadau SGO/Perthnasau pdf icon PDF 133 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i'r pwyllgor yn datgan mai archwiliad oedd hwn ar daliadau Gorchymyn Gwarcheidiaeth Arbennig/Carennydd a gynhaliwyd beth amser yn ôl a oedd yn anfoddhaol yn ei farn. Roedd y tîm Archwilio wedi mynd yn ôl ac wedi dilyn yr archwiliad gwreiddiol, a arweiniodd at ail farn Anfoddhaol; dyma'r rheswm y cafodd ei gyflwyno i'r pwyllgor Archwilio.  Yna penderfynodd yr Aelodau alw'r Pennaeth Gwasanaeth a'r rheolwr i roi sicrwydd y byddai materion yn gwella gan y byddai angen trydydd ymweliad archwilio. 

Darparwyd gwybodaeth i'r Pwyllgor gyda chefndir ar y sefyllfa.  Roedd hwn yn dîm y dylid bod wedi'i sefydlu ond ni ddigwyddodd hyn yn effeithiol ac ni chafodd materion a nodwyd yn flaenorol eu datrys.  Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol na allai'r tîm archwilio felly fynd yn ôl at y tîm hwnnw ac ail-archwilio'r sefyllfa gan nad oedd unrhyw gynnydd wedi'i wneud ers yr archwiliad blaenorol.  Roedd cynllun gweithredu ar waith gydag amserlenni a chyfrifoldebau rheoli i fynd i'r afael â'r sefyllfa. 

Cwestiynau:

·       Gofynnodd y Cynghorydd Thomas a gafwyd canllawiau cenedlaethol ar daliadau Gorchymyn Gwarcheidiaeth Arbennig a phryd y gwnaeth CDC ei weithredu.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod canllawiau cenedlaethol a bod problemau'n ymwneud â chyfrifo taliadau a nodwyd yn lleol.  Y mater ehangach oedd sut y cafodd pethau eu strwythuro o fewn y gwasanaeth i ddelio â thaliadau. 

·       Cynghorydd Thomas mynegi pryder ynghylch sefyllfa'r taliadau, ac esboniodd fod yr amgylchiadau cefndir yn yr achosion hyn yn aml iawn yn drasig gan fod gan neiniau a theidiau yn aml â’r rôl Gorchymyn Gwarcheidiaeth Arbennig ac nad oedd yn hawdd. Yna roedd angen cymorth ariannol gan fod gan y plant hynny anghenion arbennig yn aml a dywedodd y Cynghorydd Thomas eu bod yn falch y byddai'r archwiliad yn edrych ymhellach ar hyn. 

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio mai yn y cynllun archwilio y byddai'n mynd yn ôl eto a bod rhywfaint o gynnydd wedi'i wneud yn dilyn yr archwiliad gwreiddiol.  Bu newid mawr yn strwythur y gwasanaeth o ran darparu cymorth i deuluoedd. Roedd rheolwyr newydd ar waith a byddai hyn yn bwydo drwodd i'r archwiliad dilynol.  

Holodd y Cynghorydd Thomas y camau rheoli y cytunwyd arnynt ar dudalen 165 fel y nodwyd ar unwaith gan y camau 'Erbyn Pryd' ac roedd hyn yn syth o 2018 neu'n syth o hyn ymlaen. 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y camau hyn yn syth o ddyddiad y drafodaeth felly dyma fyddai dyddiad yr adroddiad ac nid 2018.  Dywedodd y Cynghorydd Thomas y byddai'n ddefnyddiol cael yr adroddiad hwnnw i gyfeirio ato yn y dyfodol, y cytunwyd arno gan y Prif Archwilydd Mewnol. 

Dywedodd y Cynghorydd Whitcutt i fod yn deg i'r Pennaeth Gwasanaeth ei bod yn gyfnod anodd ar hyn o bryd yn y gwasanaeth hwnnw a bod y rheolwr gwasanaeth yn berson cydwybodol ac y byddent wedi mynychu pe byddent wedi gallu gwneud hynny.

Dywedodd y Cadeirydd fod ystyried effaith Covid 19 yn iawn i'w gadael gan eu bod ar hyn o bryd gan fod materion hefyd  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

9.

Materion a gyfeiriwyd at y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 151 KB

Cofnodion:

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod y datganiad o gyfrifon wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio i'w gymeradwyo ym mis Medi a'u bod bellach wedi'u cyhoeddi ar wefan y Cynghorau ac fe'u llofnodwyd gan Archwilio Cymru.  Roedd adolygiad hefyd wedi'i gwblhau ar yr hyn y gellid ei ddysgu o'r broses flaenorol.  Roedd eleni hyd yn oed yn fwy o her gan mai dyma'r flwyddyn gyntaf y bu'n rhaid i'r tîm weithio o bell fel bod syniadau'n cael eu cyflwyno i wella'r broses honno.  Cynhaliwyd cyfarfodydd gydag Archwilio Cymru ar wella'r broses, gan fod technoleg fel Microsoft Teams y gellid ei defnyddio i rannu data ac ati. 

Cadarnhawyd gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai'r dyddiadau archwilio yn cael eu cyflwyno’r flwyddyn nesaf a'r dyddiad cau drafft fyddai 31 Mai 2021 a'r dyddiad cau ar gyfer archwilio fyddai 31 Gorffennaf 2021.  2021 hefyd fyddai'r flwyddyn gyntaf y byddai'r terfynau amser yn dod yn statudol a 31 Gorffennaf fyddai'r dyddiad olaf i'r cyfrifon gael eu paratoi.  

Ystyriwyd adroddiad ISA 260 hefyd mewn perthynas â'r datganiadau a'r camddatganiadau gan Archwilio Cymru a byddai'r tîm yn rhoi rheolaeth ansawdd gadarn a rhai mesurau sicrwydd. 

Roedd y SAARh 16, a oedd yn newid ym mholisïau cyfrifyddu'r prydlesi, yn fater o adnoddau gan fod newid yn y polisi prydlesu ar draws yr holl awdurdodau. Mae'n debyg y byddai gweithredu hynny'n cymryd peth amser.  Roedd y tîm yn gweithio ochr yn ochr ag Archwilio Cymru i gyflawni'r gwaith gweithredu, a oedd i fod i gael ei weithredu yn 2021/2022 ac a fyddai'n cyd-fynd â gwaith y timau. 

     

Cytunwyd:

Bod yr adroddiad yn cael ei nodi a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor.

 

10.

Rhaglen waith pdf icon PDF 83 KB

Cofnodion:

Cymeradwywyd y Rhaglen Waith gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor.

11.

Digwyddiad Byw

Cofnodion: