Agenda and minutes

Dim. 

Mae Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor yn monitro'r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu ddarparu gwasanaethau i'w gymunedau a defnyddwyr gwasanaethau yng Nghasnewydd.

Ailadroddodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor nad eu rôl hwy oedd cwestiynu sgôr y risgiau ond y broses o amgylch y risgiau.

Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Pwyllgor gan y Cyfarwyddwr Strategol – Trawsnewid a'r Ganolfan Gorfforaethol.

Prif Bwyntiau:

Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, wrth edrych yn ôl i’r cyfnod rhwng mis Gorffennaf a mis Medi 2021, fod rhai risgiau sylweddol posibl yr oedd y sefydliad yn ymdrin â hwy bryd hynny. Un o’r rhain oedd y cyfnod ar ôl y cyfnod pontio o'r UE a Brexit a’r goblygiadau sy’n gysylltiedig â hynny, yn ogystal â risg yr amrywiolyn Delta oherwydd dechrau’r tymor ysgol newydd. 

·       O fewn y cynlluniau gwasanaeth, roedd 46 o risgiau penodol ar draws ei wyth maes gwasanaeth gyda rhai newidiadau, gyda risg gaeëdig yn gysylltiedig â'r cynllun datblygu strategol o ganlyniad i drefniadau pwyllgor corfforaethol. Roedd risg newydd yn gysylltiedig â'r Cynllun Datblygu Lleol newydd.

·       Ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol, roedd 18 o risgiau, gyda’r sefyllfa o ran COVID-19 yn gwaethygu ac yn gwella mewn perthynas â chyfraddau heintiau ac ati.

·       Roedd pwysau ar wasanaethau cymunedol hefyd yn dibynnu ar y risgiau sy’n gysylltiedig â COVID-19 a sut roedd hynny’n cael ei reoli.

·       Mwy o risg gyda Brexit a’r prinder gyrwyr cerbydau nwyddau trwm a barhaodd i Chwarter 3.

·       Roedd gostyngiad mewn diogelu yn risg oherwydd hunanasesiad y sefydliad a gynhaliwyd.

Cwestiynau:

Holodd y Cynghorydd Hourahine am y risg yn erbyn Brexit a ph'un a oedd yn arf di-fin i ddiffinio lle’r oedd y risgiau mewn gwirionedd gan fod anhawster recriwtio gweithwyr gofal ar gyfer cartrefi gofal a nodwyd y ceisiwyd recriwtio yn y gymuned.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Strategol, y tu allan i'r cyfnod hwn, ond oherwydd yr amrywiolyn Omicron a'r pwysau ar ofal cymdeithasol, fod ystod o ymyriadau i reoli'r risg barhaus hon. Nid oedd hyn yn ymwneud â Brexit ond, o fewn pob cynllun gwasanaeth, roedd risgiau a gwaith cynllunio’r gweithlu lle bu llawer o waith yn y sefydliad ar hyn. Roedd hwn yn edrych ar y gweithlu presennol a chadw’r gweithlu yn y dyfodol, eu hyfforddi a gweithgareddau ar eu cyfer, ac ym mhob cynllun gwasanaeth roedd adran ar sut i fynd i’r afael â’r problemau hynny.

Dywedodd y Cynghorydd Giles fod materion Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) ac Anghenion Addysgol Arbennig (AAA) ynghyd â chyllidebau ysgolion yn mynd rhagddynt ond nad oeddent mor ddifrifol ag y tybiwyd unwaith, a oedd yn drawiadol. Diolchodd y Cynghorydd Giles i'r awdurdod a'r holl ysgolion am eu gwaith caled. Gofynnodd y Cynghorydd Giles am ddiweddariad ar ysgolion a materion ADY ac AAA a gwnaeth sylwadau ar y darlun ar ôl COVID-19 a sut olwg fyddai arno gan fod rhai materion ariannol ysgolion wedi'u lleddfu rhywfaint.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Strategol fod pwysau costau cyllid ysgolion yn fater parhaus, ac roedd hwn yn ddarn enfawr o waith dan  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Bwriad yr adroddiad hwn oedd casglu barn ac ymatebion y Pwyllgor i Strategaethau Rheoli Cyfalaf a Thrysorlys drafft y Cyngor. Byddai'r safbwyntiau ac ymatebion hyn wedyn yn cael eu hadrodd i'r Cabinet a'r Cyngor, er mwyn llywio eu hystyriaethau o'r dogfennau hyn.

Cyflwynwyd yr adroddiad i’r pwyllgor gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, ac eglurwyd mai hon oedd blwyddyn olaf y Rhaglen Strategaeth Gyfalaf ac y byddai adolygiad mwy sylfaenol y flwyddyn nesaf wrth i’r rhaglen newydd gael ei datblygu.

Prif Bwyntiau:

• Ychwanegwyd dwy flynedd ychwanegol i gwmpasu cynlluniau a oedd yn ymestyn y tu hwnt i 2023, megis rhaglen Band B Ysgolion yr 21ain Ganrif, a oedd yn rhaglen amlflwyddyn a oedd yn ymestyn y tu hwnt i’r flwyddyn ariannol nesaf.
• Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w ystyried a rhoi sylwadau arno ac yna i'r Cabinet a'r Cyngor llawn i'w gymeradwyo, sef y broses a ddilynwyd.
• Roedd hon yn ddogfen hirdymor yn cwmpasu cyfnod o ddeng mlynedd a thu hwnt mewn rhai achosion ac roedd yn ofynnol i’r tîm ategu’r holl ystyriaethau â’r tri phrif amcan, sef fforddiadwyedd, darbodusrwydd a chynaliadwyedd, ac roeddent yn hollbwysig o fewn y penderfyniadau a gymerwyd ar y cyd â'r adroddiad hwn.
• Yn sylwadau’r Pennaeth Cyllid, nodwyd mai un o’r prif amcanion oedd cyfyngu ar dwf a gwariant cyfalaf a gyllidir gan ddyled, e.e. gwariant a ariennir drwy fenthyca. Byddai gallu benthyca mewnol yn lleihau dros amser ac, o gofio'r ffordd yr oedd y polisi darpariaeth isafswm refeniw yn gweithio, byddai'r taliadau'n cynyddu dros amser.
• Ar dudalen 3, roedd dwy adran a oedd yn rhoi trosolwg o’r ddwy strategaeth, beth oedd eu prif ddiben, a sut yr oeddent wedi’u nodi yn y Cod Materion Ariannol.
• O ran y prif uchafbwyntiau, cyfanswm y saith mlynedd oedd £288 miliwn, a oedd yn cynnwys £2.4 miliwn o hyblygrwydd benthyca heb ei ymrwymo ar hyn o bryd, ac yn 2022-2023 roeddem yn edrych ar wariant o fwy na £100 miliwn, a oedd yn her sylweddol i’r Cyngor ei chyflawni.
• Rhagwelwyd y byddai £77.5 miliwn yn cael ei ariannu drwy fenthyca ac roedd £43.1 miliwn i'w wario o hyd.
• O fewn yr adroddiad, o ran y dangosyddion darbodus – y ddau rai hollbwysig oedd y terfynau benthyca allanol a'r terfyn awdurdodedig yn y ffin weithredol. Roeddent yn deillio o'r Rhaglen Gyfalaf ac yn £271 miliwn a £192 miliwn yn y drefn honno, heb gynnwys Mentrau Cyllid Preifat a phrydlesi. Roedd hyn yn adlewyrchu cynnydd ar y terfynau a oedd ar waith ar hyn o bryd yn y flwyddyn ariannol hon ac mae hynny'n sail i'n sefyllfa fel benthyciwr net wrth symud ymlaen.
• Roedd Tabl 3 yn cynnwys y costau cyllido cyfalaf yr ydym wedi cyllidebu ar eu cyfer o fewn cyllideb refeniw'r Cyngor, a oedd yn dal yn gymharol uchel ac a gafodd eu lleihau yn ôl cyfran o gyllideb refeniw gyffredinol y Cyngor wrth symud ymlaen. Roedd hyn yn bennaf oherwydd y setliad cadarnhaol sydd wedi'i dderbyn eleni, a'r setliadau dangosol yr ydym wedi'u cael o'r  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Bwriad yr adroddiad hwn yw rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o’r cyfarfod ymadael ag Archwilio Cymru, a oedd yn myfyrio ar broses archwilio Datganiad Cyfrifon 2020-21, a ph'un a ellid diwygio arferion er budd proses Datganiad Cyfrifon 2021-22.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, a gadarnhaodd fod Datganiad Cyfrifon 2020/2021 wedi’i gymeradwyo ym mis Tachwedd 2021, ond y cydnabuwyd gwelliannau ac fe’u cywirwyd. 

Adlewyrchwyd y newidiadau a wnaed yn y papurau gwaith sy'n mynd drwodd yn awtomatig i broses 2021-22.

·       Canolbwyntiodd y cyfarfod archwilio ar yr hyn yr aeth yn dda a'r hyn y gellid ei wella, agweddau rhannu gwybodaeth, a sut y gallai'r tîm fodloni'r amserlenni archwilio statudol yn well. Roedd hyblygrwydd COVID-19 yn gwneud y cyfrifon yn fwy anodd, ond cydnabuwyd efallai na fydd yr hyblygrwydd hwnnw yn bodoli cyn bo hir.

·       Mae gan archwilwyr ymrwymiadau amser ar gyfer archwiliadau eraill ac, o ganlyniad i'r cyfarfod archwilio, bu'r awdurdod lleol yn ystyried p'un a oedd bwriad i baratoi'r cyfrifon yn unol ag argaeledd archwilwyr neu i ymdrechu i’w cau o fewn amserlenni cynnar.

·       Nodwyd yr oedi cyn cymeradwyo cronfeydd wrth gefn, a oedd yn ymwneud â COVID-19. Roedd y grant COVID-19 ei hun, a oedd yn llawer o arian, yn cynnwys tua £30 miliwn o gyllid i’w ddyrannu i wasanaethau penodol.

·       Nodwyd bod hon yn broses archwilio dda a'i bod yn dda cael ein herio i fodloni’r terfyn amser ym mis Mai a'i bod yn synhwyrol gweithio i ganllawiau statudol.

·       Roedd yn dîm bach ond yn wydn iawn o dan bwysau, a oedd yn risg yr oedd angen i'r Cyngor ei gwerthfawrogi.

Cwestiynau:

Dywedodd y Cynghorydd Hourahine, gan mai tîm bychan oedd hwn, pa argaeledd oedd ar gael yn y system gyllid gyfan i ddyrannu staff lle'r oedd eu hangen fwyaf.

Nododd y Pennaeth Cyllid mai darn technegol iawn o waith oedd hwn, a dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod angen peth arbenigedd ar gyfer rhai pethau, megis cyflwyno dogfen 160 tudalen yn dilyn y safonau adrodd ariannol rhyngwladol.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod rhai tasgau cau yn cael eu rhannu yn y tîm ond, gyda thîm o bedwar, bod her a chapasiti cynhenid yn bresennol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y tîm cyfrifeg cyfan i gyd yn gysylltiedig a bod tîm canolog a oedd yn dod â'r cyfan ynghyd gyda'r Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, ynghyd ag un cyfrifydd cyfalaf a phartner busnes cyllid. Roedd y gwaith yn dechnegol iawn, ac nid oedd y lefel hon o wybodaeth ar gael i bawb ym maes cyfrifeg. Roedd pawb yn rhan o'r broses orffen. Roedd gwytnwch yn broblem, ac roedd hyn yn peri pryder, ond gwnaeth y tîm y gorau y gallent gyda’r adnoddau a oedd yno.

Cytunodd y Cadeirydd fod y broblem hon ym mhobman a nododd ei bod yn dda cael dogfen Gwersi a Ddysgwyd, a oedd yn wych i'w chael. Cytunodd y Cadeirydd fod angen mynd at y terfyn amser diwedd mis Mai a'i bod yn gywir cadw at hyn gan fod  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi manylion y penderfyniadau ar ddefnyddio Rheol Sefydlog 24 (penderfyniadau a gymerwyd ar frys) neu Hepgor Rheolau Sefydlog Contractau ar gyfer y cyfnod uchod.

Wrth ystyried yr adroddiad hwn, atgoffwyd yr Aelodau nad oeddent yn cwestiynu rhinweddau'r penderfyniadau a wnaed ond eu bod yn canolbwyntio ar pam fod penderfyniadau'n cael eu gwneud fel rhai brys neu pam fod angen hepgor Rheolau Sefydlog Contractau.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol, a esboniodd fod hwn yn adroddiad rheolaidd i'r Pwyllgor a bod Rheol Sefydlog 24 yn caniatáu i Aelodau'r Cabinet neu'r Cabinet wneud penderfyniadau brys heb fynd drwy'r broses ymgynghori arferol. 

Yn ystod y chwarter diwethaf, cyflwynwyd un adroddiad a oedd yn ymwneud â Rheol Sefydlog 24 ac roedd angen i'r Pwyllgor sicrhau eu hunain bod modd cyfiawnhau'r rheswm dros ddefnyddio Rheol Sefydlog 24 yn yr achos hwnnw, sef arwain at lywodraethu da. 

Eglurodd y Prif Archwiliwr Mewnol mai ei rôl oedd adolygu'r rhestr o benderfyniadau a'r adroddiad a oedd wedi'i gynnwys yn y papurau a nodi'r rheswm dros y penderfyniad brys.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd y cyfiawnhad dros natur frys y penderfyniad yn amlwg nac wedi'i gofnodi yn yr adroddiad yn ei farn ef ac nad oedd amserlen wedi'i chynnwys o amgylch y gyllideb na'r opsiynau.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor nad oedd yn argymell galw’r Aelod Cabinet i’r Pwyllgor, ond byddai’n awgrymu bod y Pwyllgor yn ystyried gofyn i’r Aelod Cabinet ddarparu ymateb ysgrifenedig ynghylch pam ei bod yn briodol defnyddio Rheol Sefydlog 24 ar yr achlysur hwn.

Cytunodd y Cadeirydd â'r argymhelliad a dywedodd fod angen rhagor o wybodaeth.

Cytunwyd:

I'r Prif Archwilydd Mewnol ofyn i'r Aelod Cabinet ddarparu ymateb ysgrifenedig i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i egluro'r defnydd o Reol Sefydlog 24.

Cyflwynwyd yr adroddiad hwn i'r Pwyllgor gan y Prif Archwilydd Mewnol.

Roedd yr adroddiad hwn yn ymwneud â'r farn a fynegwyd gan y tîm, ac roedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd a wnaed o ran y farn anffafriol a gyhoeddwyd.

Prif Bwyntiau:

·       Yn ystod 2018-19, cafodd 48 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd deg yn Anfoddhaol ac un yn Ansicr.

·       Yn ystod 2019-20, cafodd 32 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd chwech yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr.

·       Yn ystod 2020-21, cafodd 29 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd un yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr.

·       Yn ystod 2021-22 (hyd at 30-9-21), cafodd naw barn archwilio eu cyhoeddi; nid oedd yr un yn Anfoddhaol nac yn Ansicr.

Roedd hon yn ffordd addawol ymlaen gan fod nifer y safbwyntiau anffafriol yn lleihau. Gall Aelodau weld bod gwelliannau wedi'u gwneud a bod ymrwymiad i fynd ar drywydd unrhyw farn anffafriol ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar y farn eilradd, a allai fod yn gadarnhaol neu'n negyddol.

·       Mewn rhai achosion, cafwyd dwy farn anffafriol yn olynol ac yna mae'r Pwyllgor wedi galw'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i mewn i herio'r unigolyn pam mai ychydig o gamau a gymerwyd ac i wneud y gwelliannau hynny.

·       Yn 2015-16 (paragraff 6 yr adroddiad), cyhoeddwyd 34 o farnau archwilio a barnwyd bod wyth ohonynt yn Anfoddhaol; nodwyd un yn y crynodeb fel tabl gan fod y saith adroddiad blaenorol wedi bod yn destun camau dilynol a bod barnau mwy ffafriol wedi'u cyhoeddi ac wedi'u hadrodd yn briodol i'r Pwyllgor.

·       Roedd Tabl 6 yn dangos y Fenter ar y Cyd – Newport Norse, a oedd yn Anfoddhaol rai blynyddoedd yn ôl. Bu rhywfaint o oedi wrth gael yr adroddiad hwn o ran gweithgarwch dilynol. Dechreuwyd gweithgarwch dilynol yn 2021, parhaodd i mewn i 2022, a chyhoeddwyd barn newydd, yr adroddwyd ei bod yn fwy ffafriol, a byddai hon yn cael ei hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor maes o law.

·       Yn 2016-17, cyhoeddwyd 35 o farnau archwilio; barnwyd bod pump yn Anfoddhaol, un yn Ansicr. Nid yw un adroddiad wedi bod yn destun camau dilynol eto. Roedd hwn yn fater i’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir ac mae'r pedwar adroddiad Anfoddhaol blaenorol ac un Ansicr wedi'u dilyn gan farn fwy ffafriol. Mae’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir a’r Tîm Digidol wedi ymgysylltu ag ymgynghorydd i nodi dadansoddiad o fylchau a byddai diweddariad yn cael ei roi i’r Pwyllgor maes o law.

·       Nododd paragraff 8 y cyhoeddwyd 40 o farnau archwilio yn 2017-18; barnwyd bod chwech yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr. Mae pedwar o'r chwech wedi bod yn destun camau dilynol, y mae tri ohonynt wedi arwain at farn archwilio fwy ffafriol. Nid yw dau adroddiad wedi bod yn destun camau dilynol eto. Mewn perthynas â'r Contractiwr Arlwyo a Ffefrir, nid oedd hyn wedi'i nodi eto gan nad oedd yr ysgol wedi ymrwymo i gontract newydd eto.

·       Yn 2018-19, roedd 48 o farnau archwilio wedi’u cyhoeddi; barnwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Gofynnodd y Prif Archwilydd Mewnol i'r Siarter Archwilio Mewnol fynd ar yr agenda ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ar 31 Mawrth 2022.

Gofynnodd Archwilio Cymru i Gynllun Archwilio Blynyddol 2022 Archwilio Cymru fynd ar yr agenda ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ar 31 Mawrth 2022.

Dywedodd Archwilio Cymru y gallai ffurf ddrafft o Adroddiad Blynyddol Archwilio Cymru ar Waith Grantiau 2021-22 fod ar gael ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth ond byddai angen cadarnhau hyn.

Governance and Audit Committee Meeting, 27 January 2022 - YouTube