Cyswllt: Pamela Tasker Swyddog Llywodraethu
Rhif | eitem |
---|---|
Datganiadau o ddiddordeb Cofnodion: Dim.
|
|
Gofrestr Risg Corfforaethol (Chwarter 2) PDF 415 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Mae Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor yn monitro'r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu ddarparu gwasanaethau i'w gymunedau a defnyddwyr gwasanaethau yng Nghasnewydd. Ailadroddodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor nad eu rôl hwy oedd cwestiynu sgôr y risgiau ond y broses o amgylch y risgiau. Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Pwyllgor gan y Cyfarwyddwr Strategol – Trawsnewid a'r Ganolfan Gorfforaethol.
Prif Bwyntiau: Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, wrth edrych yn ôl i’r cyfnod rhwng mis Gorffennaf a mis Medi 2021, fod rhai risgiau sylweddol posibl yr oedd y sefydliad yn ymdrin â hwy bryd hynny. Un o’r rhain oedd y cyfnod ar ôl y cyfnod pontio o'r UE a Brexit a’r goblygiadau sy’n gysylltiedig â hynny, yn ogystal â risg yr amrywiolyn Delta oherwydd dechrau’r tymor ysgol newydd. · O fewn y cynlluniau gwasanaeth, roedd 46 o risgiau penodol ar draws ei wyth maes gwasanaeth gyda rhai newidiadau, gyda risg gaeëdig yn gysylltiedig â'r cynllun datblygu strategol o ganlyniad i drefniadau pwyllgor corfforaethol. Roedd risg newydd yn gysylltiedig â'r Cynllun Datblygu Lleol newydd. · Ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol, roedd 18 o risgiau, gyda’r sefyllfa o ran COVID-19 yn gwaethygu ac yn gwella mewn perthynas â chyfraddau heintiau ac ati. · Roedd pwysau ar wasanaethau cymunedol hefyd yn dibynnu ar y risgiau sy’n gysylltiedig â COVID-19 a sut roedd hynny’n cael ei reoli. · Mwy o risg gyda Brexit a’r prinder gyrwyr cerbydau nwyddau trwm a barhaodd i Chwarter 3. · Roedd gostyngiad mewn diogelu yn risg oherwydd hunanasesiad y sefydliad a gynhaliwyd. Cwestiynau: Holodd y Cynghorydd Hourahine am y risg yn erbyn Brexit a ph'un a oedd yn arf di-fin i ddiffinio lle’r oedd y risgiau mewn gwirionedd gan fod anhawster recriwtio gweithwyr gofal ar gyfer cartrefi gofal a nodwyd y ceisiwyd recriwtio yn y gymuned. Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Strategol, y tu allan i'r cyfnod hwn, ond oherwydd yr amrywiolyn Omicron a'r pwysau ar ofal cymdeithasol, fod ystod o ymyriadau i reoli'r risg barhaus hon. Nid oedd hyn yn ymwneud â Brexit ond, o fewn pob cynllun gwasanaeth, roedd risgiau a gwaith cynllunio’r gweithlu lle bu llawer o waith yn y sefydliad ar hyn. Roedd hwn yn edrych ar y gweithlu presennol a chadw’r gweithlu yn y dyfodol, eu hyfforddi a gweithgareddau ar eu cyfer, ac ym mhob cynllun gwasanaeth roedd adran ar sut i fynd i’r afael â’r problemau hynny. Dywedodd y Cynghorydd Giles fod materion Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) ac Anghenion Addysgol Arbennig (AAA) ynghyd â chyllidebau ysgolion yn mynd rhagddynt ond nad oeddent mor ddifrifol ag y tybiwyd unwaith, a oedd yn drawiadol. Diolchodd y Cynghorydd Giles i'r awdurdod a'r holl ysgolion am eu gwaith caled. Gofynnodd y Cynghorydd Giles am ddiweddariad ar ysgolion a materion ADY ac AAA a gwnaeth sylwadau ar y darlun ar ôl COVID-19 a sut olwg fyddai arno gan fod rhai materion ariannol ysgolion wedi'u lleddfu rhywfaint. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Strategol fod pwysau costau cyllid ysgolion yn fater parhaus, ac roedd hwn yn ddarn enfawr o waith dan ... view the full Cofnodion text for item 3. |
|
Strategaeth Rheoli Cyfalaf a Thrysorlys PDF 2 MB Cofnodion: Bwriad yr adroddiad hwn oedd casglu barn ac ymatebion y Pwyllgor i Strategaethau Rheoli Cyfalaf a Thrysorlys drafft y Cyngor. Byddai'r safbwyntiau ac ymatebion hyn wedyn yn cael eu hadrodd i'r Cabinet a'r Cyngor, er mwyn llywio eu hystyriaethau o'r dogfennau hyn.
Cyflwynwyd yr adroddiad i’r pwyllgor gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, ac eglurwyd mai hon oedd blwyddyn olaf y Rhaglen Strategaeth Gyfalaf ac y byddai adolygiad mwy sylfaenol y flwyddyn nesaf wrth i’r rhaglen newydd gael ei datblygu.
Prif Bwyntiau:
|
|
Gwersi a Ddysgwyd 2020/21 PDF 445 KB Cofnodion: Bwriad yr adroddiad hwn yw rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o’r cyfarfod ymadael ag Archwilio Cymru, a oedd yn myfyrio ar broses archwilio Datganiad Cyfrifon 2020-21, a ph'un a ellid diwygio arferion er budd proses Datganiad Cyfrifon 2021-22. Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, a gadarnhaodd fod Datganiad Cyfrifon 2020/2021 wedi’i gymeradwyo ym mis Tachwedd 2021, ond y cydnabuwyd gwelliannau ac fe’u cywirwyd. Adlewyrchwyd y newidiadau a wnaed yn y papurau gwaith sy'n mynd drwodd yn awtomatig i broses 2021-22. · Canolbwyntiodd y cyfarfod archwilio ar yr hyn yr aeth yn dda a'r hyn y gellid ei wella, agweddau rhannu gwybodaeth, a sut y gallai'r tîm fodloni'r amserlenni archwilio statudol yn well. Roedd hyblygrwydd COVID-19 yn gwneud y cyfrifon yn fwy anodd, ond cydnabuwyd efallai na fydd yr hyblygrwydd hwnnw yn bodoli cyn bo hir. · Mae gan archwilwyr ymrwymiadau amser ar gyfer archwiliadau eraill ac, o ganlyniad i'r cyfarfod archwilio, bu'r awdurdod lleol yn ystyried p'un a oedd bwriad i baratoi'r cyfrifon yn unol ag argaeledd archwilwyr neu i ymdrechu i’w cau o fewn amserlenni cynnar. · Nodwyd yr oedi cyn cymeradwyo cronfeydd wrth gefn, a oedd yn ymwneud â COVID-19. Roedd y grant COVID-19 ei hun, a oedd yn llawer o arian, yn cynnwys tua £30 miliwn o gyllid i’w ddyrannu i wasanaethau penodol. · Nodwyd bod hon yn broses archwilio dda a'i bod yn dda cael ein herio i fodloni’r terfyn amser ym mis Mai a'i bod yn synhwyrol gweithio i ganllawiau statudol. · Roedd yn dîm bach ond yn wydn iawn o dan bwysau, a oedd yn risg yr oedd angen i'r Cyngor ei gwerthfawrogi. Cwestiynau: Dywedodd y Cynghorydd Hourahine, gan mai tîm bychan oedd hwn, pa argaeledd oedd ar gael yn y system gyllid gyfan i ddyrannu staff lle'r oedd eu hangen fwyaf. Nododd y Pennaeth Cyllid mai darn technegol iawn o waith oedd hwn, a dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod angen peth arbenigedd ar gyfer rhai pethau, megis cyflwyno dogfen 160 tudalen yn dilyn y safonau adrodd ariannol rhyngwladol. Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod rhai tasgau cau yn cael eu rhannu yn y tîm ond, gyda thîm o bedwar, bod her a chapasiti cynhenid yn bresennol. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y tîm cyfrifeg cyfan i gyd yn gysylltiedig a bod tîm canolog a oedd yn dod â'r cyfan ynghyd gyda'r Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, ynghyd ag un cyfrifydd cyfalaf a phartner busnes cyllid. Roedd y gwaith yn dechnegol iawn, ac nid oedd y lefel hon o wybodaeth ar gael i bawb ym maes cyfrifeg. Roedd pawb yn rhan o'r broses orffen. Roedd gwytnwch yn broblem, ac roedd hyn yn peri pryder, ond gwnaeth y tîm y gorau y gallent gyda’r adnoddau a oedd yno. Cytunodd y Cadeirydd fod y broblem hon ym mhobman a nododd ei bod yn dda cael dogfen Gwersi a Ddysgwyd, a oedd yn wych i'w chael. Cytunodd y Cadeirydd fod angen mynd at y terfyn amser diwedd mis Mai a'i bod yn gywir cadw at hyn gan fod ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi manylion y penderfyniadau ar ddefnyddio Rheol Sefydlog 24 (penderfyniadau a gymerwyd ar frys) neu Hepgor Rheolau Sefydlog Contractau ar gyfer y cyfnod uchod. Wrth ystyried yr adroddiad hwn, atgoffwyd yr Aelodau nad oeddent yn cwestiynu rhinweddau'r penderfyniadau a wnaed ond eu bod yn canolbwyntio ar pam fod penderfyniadau'n cael eu gwneud fel rhai brys neu pam fod angen hepgor Rheolau Sefydlog Contractau. Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol, a esboniodd fod hwn yn adroddiad rheolaidd i'r Pwyllgor a bod Rheol Sefydlog 24 yn caniatáu i Aelodau'r Cabinet neu'r Cabinet wneud penderfyniadau brys heb fynd drwy'r broses ymgynghori arferol. Yn ystod y chwarter diwethaf, cyflwynwyd un adroddiad a oedd yn ymwneud â Rheol Sefydlog 24 ac roedd angen i'r Pwyllgor sicrhau eu hunain bod modd cyfiawnhau'r rheswm dros ddefnyddio Rheol Sefydlog 24 yn yr achos hwnnw, sef arwain at lywodraethu da. Eglurodd y Prif Archwiliwr Mewnol mai ei rôl oedd adolygu'r rhestr o benderfyniadau a'r adroddiad a oedd wedi'i gynnwys yn y papurau a nodi'r rheswm dros y penderfyniad brys. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd y cyfiawnhad dros natur frys y penderfyniad yn amlwg nac wedi'i gofnodi yn yr adroddiad yn ei farn ef ac nad oedd amserlen wedi'i chynnwys o amgylch y gyllideb na'r opsiynau. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor nad oedd yn argymell galw’r Aelod Cabinet i’r Pwyllgor, ond byddai’n awgrymu bod y Pwyllgor yn ystyried gofyn i’r Aelod Cabinet ddarparu ymateb ysgrifenedig ynghylch pam ei bod yn briodol defnyddio Rheol Sefydlog 24 ar yr achlysur hwn. Cytunodd y Cadeirydd â'r argymhelliad a dywedodd fod angen rhagor o wybodaeth.
Cytunwyd: I'r Prif Archwilydd Mewnol ofyn i'r Aelod Cabinet ddarparu ymateb ysgrifenedig i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i egluro'r defnydd o Reol Sefydlog 24.
|
|
Archwiliad Mewnol Anfoddhaol Barnau Archwilio (6 adroddiad misol) PDF 448 KB Cofnodion: Cyflwynwyd yr adroddiad hwn i'r Pwyllgor gan y Prif Archwilydd Mewnol. Roedd yr adroddiad hwn yn ymwneud â'r farn a fynegwyd gan y tîm, ac roedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd a wnaed o ran y farn anffafriol a gyhoeddwyd.
Prif Bwyntiau: · Yn ystod 2018-19, cafodd 48 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd deg yn Anfoddhaol ac un yn Ansicr. · Yn ystod 2019-20, cafodd 32 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd chwech yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr. · Yn ystod 2020-21, cafodd 29 o farnau archwilio eu cyhoeddi; roedd un yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr. · Yn ystod 2021-22 (hyd at 30-9-21), cafodd naw barn archwilio eu cyhoeddi; nid oedd yr un yn Anfoddhaol nac yn Ansicr. Roedd hon yn ffordd addawol ymlaen gan fod nifer y safbwyntiau anffafriol yn lleihau. Gall Aelodau weld bod gwelliannau wedi'u gwneud a bod ymrwymiad i fynd ar drywydd unrhyw farn anffafriol ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar y farn eilradd, a allai fod yn gadarnhaol neu'n negyddol. · Mewn rhai achosion, cafwyd dwy farn anffafriol yn olynol ac yna mae'r Pwyllgor wedi galw'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i mewn i herio'r unigolyn pam mai ychydig o gamau a gymerwyd ac i wneud y gwelliannau hynny. · Yn 2015-16 (paragraff 6 yr adroddiad), cyhoeddwyd 34 o farnau archwilio a barnwyd bod wyth ohonynt yn Anfoddhaol; nodwyd un yn y crynodeb fel tabl gan fod y saith adroddiad blaenorol wedi bod yn destun camau dilynol a bod barnau mwy ffafriol wedi'u cyhoeddi ac wedi'u hadrodd yn briodol i'r Pwyllgor. · Roedd Tabl 6 yn dangos y Fenter ar y Cyd – Newport Norse, a oedd yn Anfoddhaol rai blynyddoedd yn ôl. Bu rhywfaint o oedi wrth gael yr adroddiad hwn o ran gweithgarwch dilynol. Dechreuwyd gweithgarwch dilynol yn 2021, parhaodd i mewn i 2022, a chyhoeddwyd barn newydd, yr adroddwyd ei bod yn fwy ffafriol, a byddai hon yn cael ei hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor maes o law. · Yn 2016-17, cyhoeddwyd 35 o farnau archwilio; barnwyd bod pump yn Anfoddhaol, un yn Ansicr. Nid yw un adroddiad wedi bod yn destun camau dilynol eto. Roedd hwn yn fater i’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir ac mae'r pedwar adroddiad Anfoddhaol blaenorol ac un Ansicr wedi'u dilyn gan farn fwy ffafriol. Mae’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir a’r Tîm Digidol wedi ymgysylltu ag ymgynghorydd i nodi dadansoddiad o fylchau a byddai diweddariad yn cael ei roi i’r Pwyllgor maes o law. · Nododd paragraff 8 y cyhoeddwyd 40 o farnau archwilio yn 2017-18; barnwyd bod chwech yn Anfoddhaol ac nid oedd yr un yn Ansicr. Mae pedwar o'r chwech wedi bod yn destun camau dilynol, y mae tri ohonynt wedi arwain at farn archwilio fwy ffafriol. Nid yw dau adroddiad wedi bod yn destun camau dilynol eto. Mewn perthynas â'r Contractiwr Arlwyo a Ffefrir, nid oedd hyn wedi'i nodi eto gan nad oedd yr ysgol wedi ymrwymo i gontract newydd eto. · Yn 2018-19, roedd 48 o farnau archwilio wedi’u cyhoeddi; barnwyd ... view the full Cofnodion text for item 7. |
|
Cofnodion: Gofynnodd y Prif Archwilydd Mewnol i'r Siarter Archwilio Mewnol fynd ar yr agenda ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ar 31 Mawrth 2022. Gofynnodd Archwilio Cymru i Gynllun Archwilio Blynyddol 2022 Archwilio Cymru fynd ar yr agenda ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ar 31 Mawrth 2022. Dywedodd Archwilio Cymru y gallai ffurf ddrafft o Adroddiad Blynyddol Archwilio Cymru ar Waith Grantiau 2021-22 fod ar gael ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth ond byddai angen cadarnhau hyn.
|
|
Gwe-ddarllediad y Pwyllgor |