Cyswllt: Pamela Tasker Swyddog Llywodraethu
Rhif | eitem |
---|---|
Datganiadau o ddiddordeb Cofnodion: Dim un |
|
Cofnodion Y Cyfarfod Diwethaf 29 Gorffennaf 2021 PDF 279 KB Cofnodion: Bod y cofnodion o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Gorffennaf 2021 yn gofnod gwir a chywir. Nododd y Cadeirydd fod yna gamau gweithredu ar gyfer yr Uwch-bartner Busnes Cyllid ar dudalen 7 o gofnodion y cyfarfod diwethaf. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod y cyfrifon wedi'u haddasu |
|
Cofrestr Risg Gorfforaethol (Chwarter 1 Ebrill i Fehefin) PDF 469 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Mae Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor yn monitro'r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu ddarparu gwasanaethau i'w gymunedau a defnyddwyr gwasanaethau yng Nghasnewydd. Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Trawsnewid a Chanolfan Gorfforaethol adroddiad i’r pwyllgor ac ailadroddodd mai rôl y pwyllgor oedd monitro’r trefniadau sydd ar waith a gwneud argymhellion i’r Cabinet yn seiliedig ar y trefniadau hynny. Roedd y pwyllgor wedi derbyn adroddiad yn flaenorol ynghylch y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau ynghyd â'r newidiadau i gylch gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ond nid oedd wedi newid ar gyfer yr eitem hon ar yr agenda, ac roedd yn ymwneud â monitro trefniadau'r Cyngor sy'n gysylltiedig â'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a'r ffordd roedd risgiau'n cael eu rheoli.
Prif bwyntiau i'w nodi:
· Roedd 18 o risgiau corfforaethol a gariwyd i Chwarter 1 y flwyddyn hon a oedd yn parhau heb newid ers y chwarter blaenorol. Roedd yr un risg oedd wedi newid yn ymwneud â phandemig COVID-19 a bu gostyngiad yn y risg oherwydd sefyllfa’r Cyngor yn Chwarter 1. Roedd y risg honno’n destun newid a oedd y tu allan i reolaeth Cyngor Dinas Casnewydd yn seiliedig ar drosglwyddiad epidemiolegol y feirws a mesurau lliniaru presennol sydd ar waith gan Lywodraeth Cymru a’r llywodraeth ganolog. · Cafwyd argymhellion blaenorol gan y pwyllgor ynghylch cynnal archwiliad ‘dwfn’ o rai o'r risgiau ac roedd yr adroddiad yn nodi'r rhan gyntaf o'r archwiliad dwfn hwnnw gan y Tîm Rheoli Corfforaethol o ran y risgiau sy'n ymwneud â'r seilwaith priffyrdd. Crybwyllodd y Cadeirydd, er y bu gostyngiad mewn risgiau, fod hyn yn dal yn faes sydd yn y parth coch. Cytunodd y Cyfarwyddwr Strategol a dywedodd ei fod yn cael ei fonitro drwy'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a bod y ffigurau wedi cynyddu eto, felly byddai'r risg yn cynyddu yn y chwarteri dilynol.
Cytunwyd:
Cymeradwyodd y pwyllgor yr adroddiad.
|
|
Archwilio Cyrff Rheoleiddio Cymru- Diweddariad 6 mis PDF 305 KB Cofnodion: Ym mis Mai 2021, roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi diweddaru ei gylch gorchwyl i gyd-fynd â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Yn ei gylch gorchwyl, un o swyddogaethau'r pwyllgor yw derbyn ac ystyried adroddiadau arolygu gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol a gwneud argymhellion a monitro gweithrediad a chydymffurfedd â chynlluniau gweithredu y cytunwyd arnynt. Gofynnwyd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ystyried cynnwys yr adroddiad hwn ar y gweithgarwch rheoleiddio a gwblhawyd yn y chwe mis cyntaf a'r sicrwydd a roddwyd bod y Cyngor yn cymryd camau angenrheidiol lle mae argymhellion wedi'u codi. Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol – Trawsnewid a Chanolfan Gorfforaethol yr adroddiad i'r pwyllgor.
Prif Bwyntiau
· Dyma'r adroddiad cyntaf a gyflwynwyd i’r pwyllgor ac roedd yn ymdrin â gweithgarwch rheoleiddio Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru. Roedd tabl ar dudalen 64 yr adroddiad a oedd yn cynnwys gweithgarwch Archwilio Cymru ar lefel genedlaethol a lleol gyda chyfres o argymhellion a chamau gweithredu yn ymwneud â gwaith lleol yn yr adroddiad. · Yn ystod y cyfarfodydd dilynol, byddai'r pwyllgor yn derbyn diweddariadau ar y camau hynny i fonitro cynnydd. · Mewn perthynas ag Arolygiaeth Gofal Cymru, bu dau arolygiad o gartrefi plant yn ystod y chwe mis diwethaf ond nid yw'r adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau eto. · Mewn perthynas ag Estyn, cynhaliwyd adolygiad thematig cenedlaethol y manylir arno ar dudalennau 67–68 yr adroddiad. Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad i'w dderbyn, ac na ellid ei ddiwygio mewn unrhyw ffordd. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol fod yr adroddiad yn gofnod o'r arolygiadau a gynhaliwyd gan y cyrff rheoleiddiol a'r camau gweithredu sy'n gysylltiedig â nhw. Yn y cyfarfod nesaf, byddai diweddariad fel y gallai'r pwyllgor gwestiynu'r cynnydd yn erbyn y camau gweithredu hynny. Dywedodd y Cynghorydd Jordan mai meincnod oedd yr adroddiad ac y byddai diweddariadau pellach yn cael eu darparu yn y cyfarfod nesaf.
Cymeradwyodd y pwyllgor yr adroddiad.
|
|
Adroddiad Blynyddol ar Reoli Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion 2021 PDF 1 MB Cofnodion: Ym mis Mai 2021, cytunodd y Cabinet ar y Polisi Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion newydd ar gyfer y Cyngor. Fel rhan o ofynion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, roedd bellach yn gyfrifol am wneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol. Cyflwynwyd yr adroddiad i'r pwyllgor gan y Rheolwr Datrys Cwynion. Dyma'r adroddiad cyntaf i'r pwyllgor a rhoddodd drosolwg o'r ffordd y llwyddodd y Cyngor i reoli canmoliaeth, sylwadau a chwynion a'i berfformiad yn y cyfnod 2020–2021.
Prif bwyntiau
· Mae adroddiadau eraill wedi'u cwblhau ar yr un pwnc ers sawl blwyddyn sydd wedi mynd drwy'r Cabinet ac mae'r holl ystadegau blynyddol wedi'u trosglwyddo i'r Prif Archwilydd Mewnol. · Adroddwyd cwynion i ysgolion ar wahân gan eu bod yn destun fframwaith statudol penodol. Fodd bynnag, cynhwyswyd cwynion ynghylch gwasanaethau addysg, e.e. prosesau gweinyddol. · Roedd y polisïau a’r gweithdrefnau sydd ar waith ar gyfer canmoliaeth, sylwadau a chwynion yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol mesurau a safonau’r Gymraeg. · Roedd gofynion statudol y gwasanaethau cymdeithasol yn parhau i fod yn weithredol ochr yn ochr â'r polisi corfforaethol. · Fel trosolwg, roedd cwsmeriaid yn gallu codi cwyn ffurfiol dros y ffôn, ar-lein, neu drwy ddefnyddio’r ap ar eu ffôn neu wyneb yn wyneb. Roedd cwsmeriaid yn gallu cyflwyno cwyn 24 awr y dydd, saith diwrnod yr wythnos ac roedd yn cynnig mwy o hygyrchedd ac yn fwy cyfleus iddynt. Gellid cofnodi adborth a chanmoliaeth hefyd. · Roedd yr Ombwdsmon yn canolbwyntio ar 'wneud pethau'n iawn' a chael staff cymwys a hyfforddedig, ac roedd hyfforddiant staff am ddim ar gael drwy Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. · Roedd y tîm cwynion yn y broses o greu eu hyfforddiant eu hunain, a oedd yn seiliedig ar fodiwlau ac a ategwyd gan e-ddysgu a oedd yn gysylltiedig â datblygu sefydliadol, a oedd yn hyfforddiant gorfodol. · Derbyniwyd 174 o ganmoliaethau, 3,111 o sylwadau a 222 o gwynion a chafodd 208 o gwynion eu datrys cyn mynd at yr Ombwdsmon trwy broses y Cyngor. O'r cwynion hynny, roedd angen gwaith ymyrryd ar bum cwyn gan yr Ombwdsmon, felly roedd hyn yn isel iawn. · Ar draws pob un o’r 22 awdurdod lleol, bu gostyngiad o 12.5% yn nifer y cwynion o gymharu â’r flwyddyn flaenorol, ond yn gyffredinol roeddent yn uwch mewn gwasanaethau rheng flaen, gyda’r pandemig yn chwarae rhan yn hyn wrth i nifer y cwynion gynyddu. · Fodd bynnag, canolbwyntiodd yr Ombwdsmon ar adborth a chael sawl llwybr hygyrch i gwsmeriaid wneud cwyn yn ogystal â chael adborth gan achwynwyr ar sut yr ymdriniwyd â'r g?yn. · Anfonwyd holiadur yn awr at bobl a oedd yn cwyno yn y gobaith y byddai adborth yn cael ei ddarparu ar ba mor dda yr oedd y tîm cwynion yn perfformio. Gofynnodd y Cadeirydd p’un a welwyd unrhyw dueddiadau. Dywedodd y Rheolwr Datrys Cwynion ei bod yn anodd gweld unrhyw dueddiadau dros y 12 mis diwethaf ond y prif un oedd bod llawer o benderfyniadau a pholisïau wedi’u cyflwyno mewn perthynas â Gwasanaethau Dinas, sy’n cynnig llawer o wasanaethau er mwyn ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
Datganiad o Gyfrifon 2020/2021 PDF 519 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Gofynnodd y Pennaeth Cyllid i eitem 11 o Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2020/2021 gael ei chynnwys yn yr eitem hon. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai ei gydweithiwr Mark Howcroft (Pennaeth Cyllid Cynorthwyol) yn mynd trwy gyflwyniad 7b i roi trosolwg o'r cyfrifon. Byddai Rheolwr Archwilio Cymru yn mynd drwy’r adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260, sef barn Archwilio Cymru ar y cyfrifon. Yna, i gloi, dychwelir at eitem 7 gan fod yr adroddiad yn dangos ymatebion y timau i'r materion a nodwyd yn yr adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260 a rhestr o gamddatganiadau a nodwyd ac a gywirwyd.
Prif Bwyntiau
Y neges allweddol oedd bod tanwariant o £40 miliwn fel yr adroddwyd i’r ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
Adroddiad Rheoli'r Trysorlys PDF 594 KB Cofnodion: Bwriad yr adroddiad hwn yw hysbysu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am weithgareddau’r trysorlys a gyflawnwyd yn ystod y cyfnod hyd at 30 Medi 2021 a chadarnhaodd y glynwyd at yr holl ddangosyddion trysorlys a materion ariannol yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol. Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol yr adroddiad i’r pwyllgor ac eglurodd fod yr adroddiad hwn yn un o ddau adroddiad cydymffurfedd a dderbyniwyd gan y pwyllgor yn ystod y flwyddyn yngl?n â Strategaeth y Trysorlys a osodwyd ar ddechrau’r flwyddyn ariannol, a’i fod yn rhan o’r ddogfen strategaeth rôl. Ceisiodd dawelu meddwl bod mesurau perfformiad wedi'u bodloni.
Prif Bwyntiau:
· Arhosodd cyfradd sylfaenol y banc ar 1%. · Roedd angen benthyca hirdymor o hyd wedi'i liniaru gan fenthyca mewnol. · Mae lefelau benthyca wedi gostwng £9 miliwn o gymharu â ffigur diwedd y flwyddyn flaenorol, oherwydd cyfran o’r benthyciadau a ad-dalwyd drwy randaliadau cyfartal o’r prifswm a bod y prifswm wedi lleihau’r benthyciadau sy’n ddyledus. · Roedd yna hefyd fenthyciad aeddfedu mawr a adbrynwyd ac na chafodd ei ailddarparu. · Cynyddodd buddsoddiadau hefyd £4.1 miliwn i £28.9 miliwn yn erbyn y sefyllfa gyfatebol ar ddiwedd y flwyddyn. · O ran yr opsiynau i fenthyca neu i fenthyg (LOBO), nid oedd unrhyw alw am fenthyciadau yn ystod y cyfnod. · Roedd adolygiad wedi’i wneud i’r cod ariannol a oedd yn cyfyngu ar awdurdodau lleol sy’n defnyddio eu swyddogaeth trysorlys i fuddsoddi mwy enillion neu arenillion. Roedd hyn yn golygu nad ydynt bellach yn gallu defnyddio'r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus fel ffynhonnell cyllid rhad a bod cosbau eithaf sylweddol a chosbol pan fydd yr awdurdod yn y cyflwr hwnnw. · Byddai'r adroddiad hwn wedyn yn mynd i'r Cabinet a'r Cyngor.
Nid oedd aelodau'r pwyllgor yn dymuno ychwanegu unrhyw sylwadau at yr adroddiad.
Nododd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr adroddiad.
|
|
Adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru PDF 296 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Gofynnodd y Pennaeth Cyllid i eitem 11 o Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2020/2021 gael ei chynnwys yn yr eitem hon. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai ei gydweithiwr Mark Howcroft (Pennaeth Cyllid Cynorthwyol) yn mynd trwy gyflwyniad 7b i roi trosolwg o'r cyfrifon. Byddai Rheolwr Archwilio Cymru yn mynd drwy’r adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260, sef barn Archwilio Cymru ar y cyfrifon. Yna, i gloi, dychwelir at eitem 7 gan fod yr adroddiad yn dangos ymatebion y timau i'r materion a nodwyd yn yr adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260 a rhestr o gamddatganiadau a nodwyd ac a gywirwyd.
Prif Bwyntiau
Y neges allweddol oedd bod tanwariant o £40 miliwn fel yr adroddwyd i’r ... view the full Cofnodion text for item 8. |
|
Cynnydd yn Erbyn Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22 Chwarteri 1 a 2 PDF 352 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad hwn i'r pwyllgor.
Prif bwyntiau:
· Roedd yr adroddiad hwn yn ymwneud â chwe mis cyntaf y flwyddyn. · Roedd yr adroddiad mewn dwy ran mewn perthynas â pherfformiad y tîm a'r farn a roddwyd i aelodau'r pwyllgor i roi sicrwydd bod trefniadau digonol ar waith ar draws holl wasanaethau'r Cyngor o ran rheolaeth fewnol, llywodraethu a rheoli risg. · Roedd wyth aelod o staff gyda saith aelod o staff yn gweithio ar hyn o bryd wedi'u cefnogi gan ddarparwr allanol i helpu i gwblhau'r cynllun. · Roedd pandemig COVID-19 o hyd yn effeithio ar y gwaith o gynnal archwiliadau wrth i ymweliadau safle ac ymweliadau ysgol gael eu gohirio; roedd trafodaethau'n cael eu cynnal gyda rheolwyr addysg i ailymweld ag ysgolion, a fyddai'n debygol o fod yn Chwarter 4 y flwyddyn ariannol hon. Byddai hyn yn cael ei adrodd yn ôl i'r pwyllgor maes o law. · O ran perfformiad, y prif ddangosyddion oedd bod y tîm wedi cwblhau'r cynllun archwilio cytunedig yn unol â'r targed. Nodwyd hyn ym mharagraff 15, a oedd yn dangos bod 30% o'r cynllun wedi'i gyflawni erbyn 30 Medi. · Roedd cyhoeddi adroddiadau drafft chwe diwrnod yn erbyn targed o ddeg diwrnod a chyhoeddwyd adroddiadau terfynol am bedwar diwrnod gyda tharged o bum diwrnod, a oedd yn galonogol. · O ran yr adroddiadau sy'n weddill ac a oedd ar ffurf ddrafft ar ddiwedd mis Mawrth 2021, roedd 12 o'r 14 wedi'u cwblhau. · Er mwyn rhoi sicrwydd i'r aelodau, roedd y tîm yn dal i hyrwyddo rheolaeth ariannol ar draws pob maes gwasanaeth yn yr hyfforddiant a ddarparwyd ganddynt ac yn codi ymwybyddiaeth o ddisgwyliadau rheoleiddio ariannol y sefydliad. · Cyhoeddwyd naw barn archwilio ddiwedd mis Medi: gyda thair barn dda, chwech yn rhesymol a dim un yn anfoddhaol. · Roedd pum archwiliad hawliadau grant ac roedd pob un ohonynt yn ddiamod ac yn cydymffurfio â darparwr y grant. · Bu'r tîm hefyd yn ymwneud â choladu a chyhoeddi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. · Cyfeiriwyd yr aelodau at yr atodiadau, a oedd yn nodi cymhariaeth flwyddyn ar ôl blwyddyn a chymhariaeth chwarter wrth chwarter ar y dangosyddion perfformiad allweddol er gwybodaeth. · Roedd gwaith archwilio yn gyfyngedig gan fod y tîm yn brysur gyda materion gwrth-dwyll mewn perthynas â grantiau Llywodraeth Cymru a’r Bartneriaeth Ganol Tref fel cymorth, felly nid adroddwyd ar y dangosyddion perfformiad tan 2021 a byddai hyn yn codi yn 2022. · Roedd cwblhau 30% o'r cynllun ar y trywydd iawn gyda'r targed o 30%. · Mae Atodiad D yn nodi rhai diffiniadau o'r hyn yr oedd barnau archwilio'n ymwneud ag ef o ran lefel y sicrwydd a'r hyn y mae diamod ac amodol yn ei olygu o ran yr adroddiadau y bu'r tîm yn ymwneud â hwy.
Gofynnodd y Cadeirydd p’un a oedd y tîm yn gallu llenwi’r llwyth gwaith am weddill y flwyddyn a chadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai angen ailasesu hyn gan fod salwch hirdymor yn y tîm, felly byddai’r rheolwyr yn ymgynghori â’r tîm rheoli yn ystod yr wythnosau nesaf i weld beth ellid ... view the full Cofnodion text for item 9. |
|
Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2020/2021 PDF 381 KB Cofnodion: Fel y trafodwyd o dan eitem 7 |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i'r pwyllgor. Roedd yr adroddiad hwn yn ymwneud ag adroddiadau brys, sef Rheol Sefydlog 24 neu hepgor Rheolau Sefydlog Contractau. Yn ystod y chwarter rhwng mis Gorffennaf a mis Medi, cafodd un adroddiad ei gymeradwyo fel penderfyniad brys. Roedd hyn yn ymwneud â chostau cludiant o'r cartref i'r ysgol i'r rhai sy'n 16 ac yn h?n. Gwnaeth aelod Cabinet y penderfyniad, ac yn yr adroddiad roedd cyfiawnhad priodol dros y penderfyniad brys, a gofnodwyd yn briodol. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn fodlon â'r cofnod hwnnw.
Cytunwyd:
Nododd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr adroddiad. tee noted and endorsed the report |
|
Cofnodion: Dywedodd y Cadeirydd bod cyfarfod pwyllgor ym mis Mai 2022 yn ystod etholiad nesaf y Cyngor ac a fyddai’r cyfarfod pwyllgor hwn yn cael ei gynnal o hyd. Dywedodd y Swyddog Cymorth Llywodraethu y cytunwyd ar ddyddiadau'r dyfodol ar gyfer yr holl bwyllgorau yng Nghyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor ym mis Mai, felly byddai hyn yn cael ei wirio a'i gadarnhau o ran a fyddai cyfarfod y pwyllgor ym mis Mai yn cael ei gynnal o hyd. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai angen dileu trafodaeth am y cynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio Mewnol (Chwarter 2) ar gyfer Ionawr 2022 gan iddo gael ei adrodd yn y cyfarfod hwn.
Cytunwyd:
Nododd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr adroddiad. |
|
Gwe-ddarllediad o'r Pwyllgor Cofnodion: |