Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio - Dydd Iau, 27ain Hydref, 2022 5.00 pm

Cyswllt: Pamela Tasker  Swyddog Llywodraethu

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o ddiddordeb

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Dim.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Diweddaf pdf icon PDF 145 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Eitem 8, tudalen 15 o dan benderfyniad 2, roedd y Dirprwy Gadeirydd o'r farn nad oedd y Cofnodion yn adlewyrchu'r cyfarfod o ran geiriad y penderfyniad. Eglurodd y Cadeirydd fod y Cofnodion ond yn cyfeirio at wahodd y Pennaeth Gwasanaeth i fod yn bresennol yn y cyfarfod ac nad oeddent yn cynnwys y ffaith bod Cyfarwyddwr Strategol dros Wasanaethau Cymdeithasol hefyd wedi’i wahodd.

 

Cymeradwywyd y Cofnodion yn amodol ar yr uchod.

 

Cyfeiriodd Dr Barry at bwysigrwydd cadw'r Amserlen Weithredu fel eitem dreigl ar yr Agenda a nododd fod y cais am lythyr yr Ombwdsmon ynghylch yr adroddiad Cwynion, canmoliaeth a sylwadau wedi'i hepgor ac y gwnaed cais am ragor o wybodaeth am ddata Cydraddoldeb.

 

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol at gamau gweithredu ac argymhellion. Dylai'r Pwyllgor fod yn glir ynghylch yr hyn yr oeddent yn ymwneud ag ef ac y byddai gwaith 'cadw t?' rhwng cyfarfodydd i dacluso'r materion hyn, felly ni ddylai fod llawer o gamau gweithredu ond efallai y bydd sylwadau yr hoffai'r Pwyllgor eu gwneud i swyddogion sy'n cyflwyno adroddiadau a fyddai'n cael eu hystyried.  

 

3.

Galw i Mewn Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol a Phennaeth Gwasanaeth ynglyn ag Archwiliad Mewnol o Lwfansau Mabwysiadu yn arwain at Ail Farn Anfoddhaol pdf icon PDF 155 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Mewnol yr adroddiad i Aelodau'r Pwyllgor.

 

Yn dilyn dwy farn Archwilio Mewnol anfoddhaol yn olynol, gwahoddwyd y Cyfarwyddwr Strategol dros Wasanaethau Cymdeithasol a'r Pennaeth Gwasanaeth sy'n gyfrifol am Lwfansau Mabwysiadu i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i roi sicrwydd bod gwelliannau priodol o fewn darpariaethau gwasanaeth a'r amgylchedd rheoli ar waith. I ddechrau, roedd gwelliannau wedi'u rhoi ar waith, ond wedi hynny, cafodd Archwiliad Mewnol wybod nad oedd unrhyw wasanaeth yn cael ei ddarparu am gyfnod o amser.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol dros Wasanaethau Cymdeithasol wrth y Pwyllgor ei bod yn ymwybodol o'r heriau sy'n wynebu'r gwasanaethau cymdeithasol ac felly galwodd ar y Tîm Archwilio i gynnal yr archwiliad hwn.  

 

Roedd y Cyfarwyddwr Strategol hefyd am sicrhau'r Pwyllgor nad oedd unrhyw blentyn na theulu mabwysiadol yn dioddef yn ystod y cyfnod hwn a bod lwfansau mabwysiadu wedi'u darparu ar gyfer nifer fach o blant. 

 

Rhoddwyd cyfres o gynlluniau gweithredu ar waith i fynd i'r afael â'r materion a meithrin gwydnwch ar gyfer y dyfodol i sicrhau bod mwy o staff yn gallu ymgymryd â'r tasgau.

 

Yn olaf, sicrhaodd y Cyfarwyddwr Strategol y Pwyllgor bod pob cais ar gyfer eleni wedi cael eu gwneud o fewn yr amserlen. 

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant fod rheolwr gwasanaeth newydd ei benodi gyda phrofiad yn y maes, a oedd yn llunio polisi hollgynhwysol pe bai archwiliad arall yn cael ei gynnal, a byddai hyn yn penderfynu y byddent yn fodlon â'r broses sydd ar waith. 

 

Sylwadau'r Pwyllgor:

 

Ystyriodd y Cadeirydd na ddylai Aelodau ganolbwyntio ar y gorffennol ond ar sut i symud yr agenda hon ymlaen a chael sicrwydd gan y gwasanaeth. 

 

Dywedodd Dr Barry mai absenoldeb Swyddog Cyllid a Phrif Swyddog oedd y rheswm dros yr oedi mewn ymateb, a allai swyddog arall ddarparu ymateb. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Strategol fod yr oedi oherwydd absenoldeb y swyddogion penodol hynny, yr oedd y ddau ohonynt i ffwrdd ar y pryd oherwydd salwch am gyfnod sylweddol. Yn y dyfodol, roedd angen ystod o staff a fyddai'n ddigon hyderus i gynnal yr asesiadau'n effeithiol yn ogystal â chydnerthedd a rennir â swyddogion cyllid eraill o fewn y gwasanaethau cymdeithasol pe byddent yn wynebu problemau tebyg yn y dyfodol.

 

Gofynnodd Dr Barry a oedd y broses o gwblhau'r asesiadau ariannol yn gymhleth ac a oedd cyfres o gyfarwyddiadau desg ar waith i helpu swyddogion gam wrth gam. Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol fod llawer o haenau cymhleth i gwblhau'r asesiadau ariannol a fyddai'n rhy gymhleth ar gyfer cyfarwyddiadau cam wrth gam. 

 

Gofynnodd y Cynghorydd Horton i'r tîm archwilio a oedd ganddyn nhw hyder yn nhîm y Gwasanaethau Cymdeithasol pe bai yna ail archwiliad o'r gwasanaeth. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, ’oedd’, a phe bai angen ail-wirio byddai ail-edrych ar yr hyn a roddwyd ar waith yn dangos arfer da, gobeithio, gyda barn well.

 

Gofynnodd D Reed a oedd perygl bod y bobl hynny oedd yn derbyn lwfans yn cael eu gordalu. Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol y byddai rhai pobl wedi cael eu gordalu, fodd bynnag, roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Adroddiad Hunanasesu Llesiant Corfforaethol Blynyddol 2021/22 pdf icon PDF 116 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol yng Nghymru ymgymryd â Hunanasesiad o'i lywodraethu a'i berfformiad.

 

Mae Cyngor Dinas Casnewydd wedi integreiddio ei Adroddiad Blynyddol â'i Adroddiad Lles Blynyddol i ddarparu trosolwg o effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu a pherfformiad y Cyngor i gyflawni ei Gynllun Corfforaethol a'i wasanaethau. Roedd gofynion hunanasesiad y Cyngor hefyd wedi ystyried y canfyddiadau a'r asesiadau a gwblhawyd mewn adroddiadau blynyddol statudol eraill.

 

Rôl Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r Cyngor oedd sicrhau bod yr hunanasesiad wedi'i gwblhau yn unol â'r Ddeddf; adolygu'r adroddiad drafft gyda'i ystyriaethau a'i weithredoedd; a chynnig argymhellion ar gyfer newid. 

 

Atgoffodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol y Pwyllgor i gyflwyno eu hargymhellion gan y byddai'r rhain yn mynd gerbron y Cabinet ym mis Tachwedd.

 

Sylwadau gan y Pwyllgor:

 

Cododd y Cadeirydd y cwestiynau canlynol:

Anhawster wrth ddeall amcan lles 1 i wella sgiliau mewn addysg a chyfleoedd cyflogaeth – cyfeiriodd camau adfer strategol at wella cyrhaeddiad yr ysgol, fodd bynnag, nid oedd unrhyw beth pellach yn y ddogfen a oedd yn cyfeirio at gyrhaeddiad.   

Eitem 7, o dan yr amcan hwn, i wella presenoldeb mewn ysgolion, lleihau gwaharddiadau a gwella diogelu a lles – roedd presenoldeb mewn ysgolion wedi gostwng. Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn y ddogfen ar sut i fynd i'r afael â hyn a chymryd cyfrifoldeb dros y cam gweithredu hwn.  

Dyna'r unig bryderon, roedd llawer o naratif ond prin oedd y canlyniadau.   Os oedd y saith amcan allweddol yn bwysig, dylid mynd i'r afael â hwy.  Oedd yr adroddiad yn ceisio gwneud gormod yn rhy gyflym ac yn colli ffocws. 

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod yr adroddiad yn ceisio gwneud popeth a grybwyllwyd, fodd bynnag, roedd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i ddatblygu'r ymagwedd hon. Roedd amcanion h?n a oedd allan o amser ac roedd hi'n flwyddyn gymhleth o ran adrodd oherwydd y pandemig. Roedd cael cyfresi gwahanol o adroddiadau yn achosi problemau ynddo’i hun hefyd, felly cyflwynwyd adroddiad cyfunol i fodloni'r holl ofynion.

 

Ategodd y Cynghorydd Horton sylwadau'r Pennaeth Gwasanaeth a soniodd bod hynny wedi’i drafod yng nghyfarfod y Pwyllgor Craffu yn gynharach yr wythnos honno, a bod ymdrin â phob agwedd yn heriol.

 

Awgrymodd y Pennaeth Gwasanaeth edrych ar drosolwg yr adroddiad, gan ddwyn sylw at y rhannau amlwg ar gyfer y Pwyllgor.

Soniodd Dr Barry efallai na fyddai ceisio cyfuno'r Cynllun Corfforaethol â'r amcanion lles a’r hunanasesiad yn gweithio gan fod llawer o naratif ond dim digon am ganlyniadau ansoddol sef yr hyn yr oedd pobl eisiau ei weld.   Roedd angen iddo hefyd fod yn hawdd ei ddarllen gan mai dogfen gyhoeddus ydoedd. Roedd angen perthynas rhwng yr amcanion corfforaethol a'r amcanion lles ac nid oedd digon o ddata am hyn.  

Soniodd Dr Barry hefyd, gan fod Casnewydd yn ddinas amlddiwylliannol, nad oedd yr adroddiad yn rhoi digon o sylw i’r mater cydraddoldeb a sut roedd gweithwyr Cyngor Dinas Casnewydd yn ymwneud  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Adroddiad Rheoli'r Trysorlys 2022/23 pdf icon PDF 472 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol yr adroddiad i'r Pwyllgor.

 

Yn unol â'r Strategaeth Rheoli Trysorlys y cytunwyd arni, parhaodd y cyngor i fod yn fuddsoddwr arian parod byrdymor ac yn fenthyciwr i reoli llif arian parod o ddydd i ddydd. Roedd y rhagolygon cyfredol yn dangos y gallai fod angen benthyca dros dro yn y dyfodol i ariannu gweithgareddau llif arian arferol o ddydd i ddydd a byddai benthyca tymor hwy yn cynyddu i ariannu ymrwymiadau yn y rhaglen gyfalaf bresennol, yn ogystal ag effaith llai o gapasiti ar gyfer 'benthyg mewnol'. Fodd bynnag, yn nodweddiadol o'r cyllid eithriadol a dderbyniwyd yn y flwyddyn flaenorol, rhagwelwyd y byddai'r Cyngor yn parhau i fod yn fuddsoddwr net o arian yn y byrdymor (£50 miliwn ddiwedd mis Medi), a pharhaodd hyn i achosi amrywiant a diffyg cydymffurfiaeth anarferol yn erbyn y dangosydd perfformiad sy'n monitro cysylltiad â newidiadau mewn cyfraddau llog. 

 

Hyd at ddiwedd mis Medi 2022, benthyca net y Cyngor oedd £140.6m, gostyngiad o £1.5m o'i gymharu â lefelau ar 31 Mawrth 2022. Roedd y graff meincnod atebolrwydd yn yr adroddiad yn awgrymu'n fras y byddai angen i'r Cyngor fenthyca yn y flwyddyn nesaf.

 

Sylwadau'r Pwyllgor:

 

Soniodd Dr Barry ei fod yn bapur da, a roddodd hyder yn rheolaeth trysorlys yr awdurdod ac roedd yn dda gweld bod y benthyca net wedi gostwng. O ran benthyciadau i ddatblygwyr ar £10.6 miliwn, gan gofio bod busnesau rhai datblygwyr yng Nghasnewydd wedi cau yn ddiweddar, pa mor ddiogel oedd derbyn arian gan ddatblygwyr. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth Cynorthwyol fod £10 miliwn wedi'i rannu rhwng sawl datblygwr a bod yr holl fenthyciadau wedi'u sicrhau ac y byddent hefyd yn sicrhau diogelwch. Nid oedd sicrwydd y byddai'r benthyciad yn cael ei ad-dalu ond gallai'r Cyngor fod yn fodlon bod y diogelwch yn ei le.  

 

Yn ail, roedd benthyca yn £140.6 miliwn a'r uchafswm oedd £141.9 miliwn, a chyda hyblygrwydd benthyca o £2.391 miliwn, byddem yn mynd y tu hwnt i'r uchafswm a sut roedd yn cymharu â'r hyblygrwydd o ran Tabl 4, tudalen 119 yn yr adroddiad. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod angen dau derfyn awdurdodi fel safonau o ran dangosyddion. Enw'r un oedd y terfyn awdurdodedig a dyma'r uchafswm benthyca absoliwt ar unrhyw un adeg, yna roedd y ffin weithredol a oedd i bob pwrpas y cap o ran benthyca mewn perthynas â'n rhaglen gyfalaf. Felly efallai y bydd angen i ni fenthyca byrdymor i reoli gofynion llif arian parod. O ran hyblygrwydd benthyca roedd hynny o ran benthyca yr oedd y cyngor wedi caniatáu ar ei gyfer yn ein rhaglen gyfalaf ond nad oedd wedi’i ddyrannu i gynllun penodol.

 

Gofynnodd y Cynghorydd Jordan faint o'r arian grant oedd gan y cyngor, beth fyddai’n digwydd iddo pe na bai'n cael ei ddefnyddio. Nid oedd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol yn gallu darparu ffigur, gan ei fod yn fwy o thema. Roedd gan y grantiau ad-dalu delerau ac amodau ac amserlen derfynol ar gyfer defnyddio'r cyllid. 

 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mogford at yr enillion ar fuddsoddiadau  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

Archwilio Mewnol - Cynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio 2022/23 Chwarter 2 pdf icon PDF 183 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i'r Pwyllgor. 

 

Nododd yr adroddiad fod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud cynnydd da yn erbyn cynllun archwilio 2022/23 a dangosyddion perfformiad mewnol. 

 

Mae ymweliadau safle â sefydliadau wedi ailddechrau. 

 

Roedd y cynllun archwilio mewnol yn seiliedig ar 1,073 o ddiwrnodau archwilio.

 

Arweiniodd yr archwiliad dilynol o Gontractau Tacsi’r Uned Trafnidiaeth Teithwyr (UTT) at ail farn archwilio Anfoddhaol yn olynol.

 

Amlygodd paragraff 12 yn yr adroddiad berfformiad y staff ar gyfer Chwarter 2, 2022/23. Manylwyd ar hyn hefyd yn Atodiad A, ynghyd â'r barnau archwilio. 

 

Sylwadau'r Pwyllgor:

 

Cyfeiriodd Dr Barry at baragraff 8, a oedd diffyg cydweithio rhwng rheolwyr gwasanaethau a staff oedd yn atal archwiliad y flwyddyn flaenorol rhag cael ei gwblhau. Yn ogystal, dim ond 80% oedd yn rhesymol ac a oedd unrhyw themâu yn dod o'r adroddiadau archwilio hyn y byddai angen mynd i'r afael ag arweinyddiaeth. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, mewn perthynas â'r cwestiwn cyntaf, fod hwnnw'n ddatganiad cyffredinol gan y tîm archwilio i sicrhau bod y Pwyllgor yn ymwybodol nad oedd yn syml a bod angen ei gyfeirio at y Prif Archwilydd Mewnol neu'r Pennaeth Gwasanaeth. Yn ail, byddai'n foddhaol gweld canlyniadau 'popeth yn dda'. Mae cylchoedd archwilio’r tîm Archwilio yn cael eu cynnal ar oddeutu wyth neu naw mlynedd o archwiliad i archwiliad. Ond fe fyddai'n ystyried y sylwadau.

 

Cyfeiriodd D Reed at hyfforddiant ariannol ym mharagraff 20, a oedd hwn yn hyfforddiant gorfodol. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol o’r farn ei fod yn orfodol ac anogodd bobl i fod yn bresennol. Roedd hunanenwebiad yn golygu y byddai staff yn gwneud hyn er mwyn bod yn bresennol mewn hyfforddiant. Ni chafodd hyn ei fonitro'n effeithiol ond gellid ei ddatblygu ymhellach. Nodwyd themâu cyffredin a rhoddwyd adborth i AD. Mae'r tîm Archwilio hefyd yn sicrhau bod staff yn cydymffurfio â pholisi, ond mae'r rhan fwyaf o hyfforddiant yn cael ei fonitro ar lefel leol.

 

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Trawsnewid a Chorfforaethol at hyfforddiant gorfodol ac roedd AD wedi buddsoddi mewn hyfforddiant MetaCompliance. Roedd hyn yn newydd ac yn cael ei gyflwyno i'r staff.

 

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid monitro hyfforddiant gorfodol gan ei bod yn bwysig derbyn hyfforddiant fel y crybwyllwyd yn y cyfarfod blaenorol.

 

Soniodd y Cadeirydd nad oedd unrhyw faterion difrifol wedi'u nodi mewn perthynas â'r UTT, un mater difrifol oedd bod y tacsis a oedd yn gweithredu ar gyfer y cyngor yn defnyddio gyrwyr didrwydded i gludo pobl ifanc sy’n agored i niwed. Beth felly oedd y trothwy ar gyfer bod yn ddifrifol, gan ystyried cefndir yr adroddiad hwn. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr adroddiad yn nodi difrifol, sylweddol a chymedrol a’i fod yn oddrychol, yn seiliedig ar dystiolaeth adeg yr archwiliad, pe bai'n cael ei nodi fel cryfder, byddai'r archwilydd yn penderfynu a oedd yn wendid difrifol neu sylweddol neu gymedrol, yna mae'n mynd trwy broses reoli. Roedd dealltwriaeth o'r hyn yr oedd yn ei olygu ar draws yr awdurdod a'r effaith y gallai ei gael yn gorfforaethol.  

 

Roedd y  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 101 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Diben blaenraglen waith oedd helpu i sicrhau bod yr Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio ar gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith gyfredol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

Penderfynwyd:

Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

 

         Yn ychwanegu at y Rhaglen Waith y broses o alw i mewn y Cyfarwyddwr Strategol a'r Pennaeth Gwasanaeth ym mis Ionawr i drafod y farn archwilio anfoddhaol mewn perthynas â chontract yr UTT.

         Ychwanegu at y Rhaglen Waith, Adroddiad Dros Dro ar ddiweddariad ar y Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer Ionawr 2023.