Agenda a Chofnodion

Dim wedi’u derbyn.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol, yn amodol ar y canlynol:

Cyfeiriodd yr Aelod Cyfetholedig, Dr Barry, at y camau a gymerwyd ac awgrymodd y dylid olrhain y camau gweithredu, a oedd yn arfer da i'w cael yn y cofnodion yn ogystal â chofnod gweithredu i weld beth oedd yn digwydd ar ôl pob cyfarfod.  

Ychwanegodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y camau a gymerwyd o'r cofnodion blaenorol wedi'u nodi ar eitem 17 yn y cofnodion, a fyddai'n dechrau'r log yn y dyfodol, felly byddai unrhyw gamau ychwanegol yn cael eu nodi. Cyfeiriodd Dr Barry at ddwy eitem yr oedd wedi'u nodi ar gyfer y Tabl Gweithredu ar y Siarter Archwilio a'r Comisiwn Tegwch.

Cyn i'r adroddiad gael ei drafod, atgoffodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid y rheini a oedd yn bresennol y byddai hyfforddiant ar risg yn cael ei ddarparu cyn y cyfarfod nesaf.

Roedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd. Cafodd risgiau eu nodi gan Benaethiaid Gwasanaeth ac aethant drwy broses o gynllunio gwasanaethau a dyma oedd canlyniad y broses o uwchgyfeirio’r risgiau hynny gan uwch reolwyr. Atodwyd y gofrestr risgiau lawn. 

Cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn oedd sicrhau bod y prosesau sydd ar waith ar gyfer adnabod risgiau yn gadarn ac yn gweithredu'n gywir, yn hytrach na manylion y risgiau eu hunain. 

Ar ddiwedd Chwarter 4, cofnodwyd 16 risg yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yr ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor. Ar ddiwedd chwarter 4 nid oedd unrhyw risgiau corfforaethol yn gaeëdig ac roedd dwy risg (Rheoli Ariannol yn ystod y flwyddyn a Risg Diogelu) wedi'u dad-ddwysáu o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. 

Yn gyffredinol, roedd naw risg ddifrifol (sgorau risg 15 i 25); saith risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a amlinellwyd yn yr adroddiad.

Rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd adolygu a monitro'r trefniadau llywodraethu corfforaethol a rheoli risg sydd ar waith, gyda sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor ar y broses risg yn cael eu hystyried gan y Cabinet.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Dywedodd yr Aelod Cyfetholedig, Dr Barry, ei bod yn gwerthfawrogi'r gwaith a oedd wedi'i wneud, a oedd yn glir, fodd bynnag, un pryder oedd bod y gofrestr risgiau yn nodi enw’r cam gweithredu a'r disgrifiad o’r cam gweithredu, a oedd yr un peth. Nid oedd yn dweud beth oedd yn cael ei wneud mewn perthynas â'r weithred a phryd. Cyfeiriodd yr Aelod cyfetholedig at y cam gweithredu cyntaf fel enghraifft, enw’r cam gweithredu oedd cynyddu a gwella gorchudd coed trefol Casnewydd a disgrifiad y cam gweithredu oedd cynyddu a gwella gorchudd coed trefol Casnewydd. Diolchodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid i'r Aelod Cyfetholedig am ei sylw ac eglurodd fod yr wybodaeth risg wedi'i chasglu o system fformat o'r enw MI Hub, fodd bynnag, roedd yr adran sylwadau yn dangos yr hyn oedd yn digwydd ar hyn o bryd mewn perthynas â'r risg. Yr hyn a gafodd ei osgoi ar gyfer y Pwyllgor oedd adroddiad ar wahân na ddaeth allan o'r system awtomataidd, sef y rheswm dros y dyblygu. I gadarnhau, gofynnodd yr Aelod Cyfetholedig a oedd y sylw yn cyfeirio ar gyfeiriad y risg. Fodd bynnag, byddai'r awgrym i gymeradwyo cynllun y camau gweithredu yn sicrhau aelodau'r Pwyllgor ynghylch yr hyn a oedd yn cael ei wneud a phryd. Dywedodd y Partner Busnes Ymchwil Perfformiad y byddai'r sylwadau'n cael eu hystyried i weld sut y gellid eu gwella a bod cyfarfod yn cael ei gynnal fis nesaf i edrych dros yr adroddiad ac, fel rhan o'r broses cynllunio gwasanaethau newydd, byddai'n gweld  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Dywedodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid wrth y Pwyllgor fod hwn yn Adroddiad cymharol newydd. Ym mis Mai 2021, diweddarodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei Gylch Gorchwyl i gyd-fynd â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Yn ei gylch gorchwyl, un o'r swyddogaethau’r Pwyllgor Archwiliooedd:

Derbyn ac ystyried adroddiadau arolygu gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol ac i wneud argymhellion a, lle y bo angen, monitro gweithrediad a chydymffurfiaeth â chynlluniau gweithredu y cytunwyd arnynt. 

Roedd gan y Cyngor dri rheoleiddiwr allanol: Archwilio Cymru, Arolygiaeth Gofal Cymru ac Estyn; y mae pob un ohonynt yn gyfrifol am roi sicrwydd bod y Cyngor yn cyflawni ei ddyletswyddau statudol ac yn rhoi gwerth i'r cyhoedd. Roedd yr adroddiad hwn yn ymdrin â'r gweithgarwch rheoleiddio a wnaed yn ystod y chwe mis diwethaf (o fis Hydref i fis Mawrth) ym mlwyddyn ariannol 2021/22. Lle codwyd argymhellion ar gyfer awdurdodau lleol i'w hystyried, roedd trosolwg o weithred(oedd) y Cyngor wedi'i gynnwys yn yr adroddiad.  

Yn debyg i'r adroddiad diwethaf, ymdriniwyd â'r camau gweithredu ar y rhain mewn mannau eraill; er enghraifft, byddai'r Gwasanaeth Addysg yn ystyried eu gweithredoedd fel rhan o'u cynllunio gwasanaethau. 

Cafwyd tri adroddiad lleol gan Archwilio Cymru, sef archwilio cyfrifon, y Pwyllgor Amlosgi a'r archwiliad adroddiad gwella. Cafwyd un adolygiad cenedlaethol ar nifer o awdurdodau yng Nghymru gan gynnwys Casnewydd, yn ogystal â nifer fach o adolygiadau sy'n parhau. Roedd yr adolygiadau cenedlaethol yn cynnwys meithrin gwydnwch, hunanddibyniaeth mewn dinasyddion, adolygu tlodi, gan ddod ag adolygiad ar thema COVID-19. Cafwyd adolygiadau lleol hefyd i Ganolfan Wybodaeth Casnewydd, a oedd bron wedi’u cwblhau, a chynllunio'r gweithlu; unwaith y byddent wedi’u cwblhau byddent yn cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

Tynnwyd sylw at gamau gweithredu pellach yn yr adroddiad i'r Pwyllgor, gan gynnwys adroddiadau penodol ar Ysgol Sain Silian, Ysgol Llyswyry a Chanolfan Gyflawni'r Bont. 

Sylwadau'r Pwyllgor:

Soniodd y Cadeirydd fod hyn yn debyg i'r pwynt a wnaed yn gynharach lle'r oedd llawer o fanylion yn amlwg mewn cynlluniau gwasanaeth eraill, fodd bynnag, nid oedd yn hawdd llywio’r wybodaeth. Er bod y datganiadau safbwynt i gyd yn dda ar ffurf naratif, nid oeddent yn dweud llawer mewn gwirionedd o ran yr hyn oedd yn digwydd. Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr eitem gyntaf o ran adroddiad Arolygiaeth Gofal Cymru a gofal iechyd cynnar, nododd yr adroddiad 17 o gamau gweithredu. Roedd y naratif yno o ran y datganiad sefyllfa fel rhan o'r cynllun corfforaethol a'r cynllun datblygu gwasanaethau, ond beth oedd yn cael ei wneud mewn gwirionedd am y camau gweithredu hyn? Pwy oedd yn eu monitro ac a oedd proses aros ddilys ynghylch yr argymhelliad hwnnw? Nid oedd yn feirniadaeth, fodd bynnag, o ran y mater mewn perthynas â'r ysgolion lle cawsant eu tynnu allan o fesurau arbennig neu’n cael eu monitro Estyn, sut roedd y Pwyllgor yn gwybod eu bod yn mynd i wella, yn hytrach na gwneud yr un camgymeriadau eto? Felly oedd y Cyngor yn parhau i fonitro cynnydd i sicrhau bod camau'n cael eu cymryd?  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Aeth y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol drwy'r adroddiad ar gyfer y Pwyllgor.   Roedd gofyn i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon archwiliedig terfynol, a drefnwyd ar gyfer mis Hydref eleni. Roedd yr adroddiad hwn yn darparu copi o'r cyfrifon drafft, a lofnodwyd gan y Swyddog Adran 151 (Pennaeth Cyllid) a'i drosglwyddo i Archwilio Cymru, a fyddai'n cynnal eu harchwiliad o'r cyfrifon yn ystod y misoedd nesaf. Rhagwelwyd y byddai cyfres o gyfrifon terfynol, archwiliedig, yn cael eu cyflwyno yng nghyfarfod mis Hydref y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w cymeradwyo gan y Pwyllgor.

Daeth y rhan fwyaf o'r adroddiad o'r Atodiad, fodd bynnag, amlygodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y blaenadroddiad ar gyfer y Pwyllgor, a oedd yn darparu’r cefndir a'r broses o gymeradwyo’r adroddiad. Roedd tabl o ddyddiadau a fyddai o ddiddordeb i'r Pwyllgor. Nodwyd bod newid yn un o'r dyddiadau ers drafftio'r adroddiad. Felly, byddai'r arolygiad cyhoeddus yn dechrau ar 15 Awst ac nid 8 Awst. Ni fyddai'r dyddiad 27 Hydref yn newid gan y cytunwyd ar hyn yn ffurfiol ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Amlygodd y blaenadroddiad y profiadau wrth ddarparu'r cyfrifon, roedd hyn mewn perthynas â'r pandemig. Roedd cyfeiriad hefyd at y gwasanaeth cyllid a'r effaith a grëwyd oherwydd y llwyth gwaith, roedd ychydig o oedi gyda hyn, nad oedd yn ddigwyddiad anarferol yn y rhan fwyaf o awdurdodau. 

Sylwadau'r Pwyllgor:

Aeth y Cynghorydd Jordan drwy'r cyfanswm gwariant ar gyfer 2022-23 ar dudalen 88 a gofynnodd pam mai £11.5 miliwn oedd y swm, lle'r oedd y swm yn y blynyddoedd blaenorol, yn eithaf isel, o'i gymharu. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod cost wirioneddol a chost a gyllidebwyd.   Un o brif agweddau cyllid cyfalaf ac adrodd ar gyfalaf oedd bod llithriant, felly gallai rhaglen gyfalaf ymestyn dros nifer o flynyddoedd. Mae Cyllid yn pennu cyllideb gyda ffenestr bum mlynedd yn seiliedig ar y gwariant disgwyliedig bob blwyddyn. Yn y pen draw, byddai cynlluniau'n llithro, roedd y pandemig yn ffactor a gallai hefyd gynnwys ffactorau fel y tywydd a phrosiect adeiladu ysgol pe bai oedi, neu danamcangyfrif y cynllunio ar gyfer y cyfnod. Roedd llithriant yn ddigwyddiad cyffredin a'r hyn a ddigwyddodd y tro hwn oedd bod gennym raglen gyfalaf uchelgeisiol a oedd wedi gweld cynnydd yn y gwariant a ragwelir oherwydd cyflwyno nifer o gynlluniau proffil uchel a oedd yn golygu bod y gwariant wedi parhau am nifer o flynyddoedd. Hwn oedd y gwariant uchaf gan y Cyngor yn 2022-23 a chydnabuwyd hyn, ar hyn o bryd rydym yn edrych ar ailbroffilio i leihau ffigur i un mwy realistig y gellir ei gyflawni yn y flwyddyn ariannol hon. Pan fyddwn yn adrodd am ein sefyllfa monitro cyfalaf gyntaf, a fyddai'n mynd gerbron y Cabinet ym mis Medi, byddech chi'n gweld cynnyrch yr ymarfer ailbroffilio hwnnw. O ganlyniad, byddai hynny'n gostwng ac yn symud i flynyddoedd i ddod. Un o'r cynlluniau proffil uchel oedd cynllun Ysgol Uwchradd Basaleg a byddai hyn yn cael ei fonitro a'i addasu yn unol â hynny.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybod i'r Pwyllgor mai hwn oedd y Cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2022-23 yn dilyn adolygiad yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor ym mis Mai. Yr adroddiad atodedig felly oedd y Cynllun Archwilio Mewnol Gweithredol ar gyfer 2022/23 yn seiliedig ar asesiad risg ac adnoddau archwilio sydd ar gael ar gyfer 12 mis y flwyddyn ariannol. 

Roedd y Cynllun Archwilio Mewnol drafft a gyflwynwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, wedi'i or-gynllunio a heb adnoddau digonol. Ers hynny cafodd ei adolygu a'i ddyrannu i strwythur gwasanaeth newydd y Cyngor. Cafodd gwaith archwilio ei flaenoriaethu ymhellach a chafodd adnoddau eu hailgyfrifo i gynnwys y gefnogaeth o adnodd allanol.  Mae'r dyddiau archwilio arfaethedig sydd i'w cyflawni yn 2022/23 bellach wedi'u cysoni â'r adnoddau archwilio sydd ar gael. Felly, roedd y cynllun yn seiliedig ar gynnal 1,073 o ddiwrnodau archwilio.

Roedd archwilio mewnol yn weithgaredd sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol a gynlluniwyd i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau sefydliad. Mae’n cynorthwyo sefydliad i gyflawni ei amcanion drwy ddod â dull systematig a disgybledig ger bron er mwyn gwerthuso a gwella effeithiolrwydd rheoli risg, rheolaeth a phrosesau llywodraethiant.”

Mae’n archwilio, gwerthuso ac adrodd yn wrthrychol ar addasrwydd rheoli mewnol gan adrodd arno fel cyfraniad at y broses o ddefnyddio adnoddau’n gywir, yn economaidd, yn effeithlon ac yn effeithiol.

Swyddog Adran 151 y Cyngor sydd â'r cyfrifoldeb cyfreithiol dros Archwilio Mewnol.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Roedd y Cadeirydd o'r farn bod yr adroddiad yn ymwneud â sicrhau hyblygrwydd ar gyfer Archwilio Mewnol i symud eu llwyth gwaith pe bai rhai materion yn dod yn flaenoriaeth. Gan fod hyn bellach wedi cael sylw, roedd Archwilio Mewnol yn gallu darparu ar gyfer unrhyw newidiadau yn y dyfodol. 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Jordan at Wasanaeth Cerddoriaeth Gwent a oedd yn risg uchel, a oedd yna ddiweddariad ar hyn. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn y cynllun a gofynnwyd am ddatganiad safbwynt gan y rheolwr gwasanaeth a bydd yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor gyda'r farn archwilio ddiwygiedig maes o law. 

Penderfynwyd:

Nodwyd a chymeradwywyd Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Diwygiedig 2022/23 gan Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor.

Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion penderfyniadau ar ddefnyddio Rheol Sefydlog 24 (penderfyniadau a wneir ar frys) neu hepgor RhSCau am y cyfnod uchod. 

Wrth ystyried yr adroddiad hwn, atgoffwyd yr Aelodau nad oeddent yn cwestiynu rhinweddau'r penderfyniadau a wnaed ond eu bod yn canolbwyntio ar pam y gwnaed penderfyniadau fel rhai brys neu pam fod angen hepgor RhSCau.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybodaeth gefndirol ar adolygu Penderfyniadau Brys Aelodau'r Cabinet a'u rheswm dros esbonio penderfyniadau brys yn y Pwyllgor yn ogystal â Hepgor Rheolau Sefydlog Contractau (RhSCau)

Roedd hepgor RhSCau yn cyfeirio at y Grant Cymorth Tai; roedd sylwadau'r Prif Archwiliwr Mewnol yn y golofn ar y dde. Ar yr achlysur hwn nid oedd angen galw Swyddogion nac Aelodau Cabinet i mewn ond nodi'r adroddiad. 

Sylwadau'r Pwyllgor:

Holodd yr Aelod Cyfetholedig, Dr Barry, a fyddai'r adolygiad a'r ffordd newydd o gomisiynu yn cael ei gwblhau erbyn i'r contractau estynedig ddod i ben. Byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn edrych i mewn i hyn ac yn dod yn ôl at y Pwyllgor.    

Soniodd y Cadeirydd o ystyried bod yr adroddiad yn dyddio o fis Hydref 2021 a’r amser a gymerwyd i gyrraedd y Pwyllgor nad oedd llawer y gellid bod wedi'i wneud beth pe bai unrhyw beth wedi codi. Felly, gofynnodd y Cadeirydd a wnaed hyn mewn modd amserol. Yn ail, er bod y ddarpariaeth frys wedi ei defnyddio, roedd llawer o'r contractau wedi bod ar waith am bum neu chwe blynedd. Felly, byddai'r rheolwyr wedi gwybod bod hyn yn dod i ben, does bosib. Yng ngoleuni hyn, a oedd cofrestr contractau ar gael yn unrhyw le yn y sefydliad a fyddai wedi tynnu sylw at y materion hyn.   Byddai'r Cadeirydd am gael sicrwydd bod y rhain yn mynd drwy'r broses gywir cyn mis Mawrth 2023 ac nad oedd y Pwyllgor eisiau adroddiad brys arall. A oedd y Pennaeth Cyllid a Swyddog Monitro yn fodlon ymdrin â'r mater. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'r adroddiadau hyn yn dod gerbron y Pwyllgor yn chwarterol. Yn anffodus, mae’r adroddiad hwn wedi llithro drwy'r rhwyd ac ni chafodd ei adrodd yn y chwarter priodol. Ar yr ail bwynt oes, mae cofrestr contractau corfforaethol ar gael a byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn gwirio bod y contractau wedi’u nodi ynddi. Roedd hwn yn sylw dilys i gyfiawnhau galw'r Aelod y Cabinet a'r Swyddog i mewn i egluro pam yr oedd oedi yn y broses o adnewyddu'r contractau penodol hynny. Soniodd y Cadeirydd ei fod yn rhoi'r Swyddogion perthnasol a'r Cyngor mewn sefyllfa anodd iawn ac roedd prosesau ar waith yr oedd angen i bobl gydymffurfio â nhw. Byddai'r Cadeirydd yn cael ei arwain gan y Prif Archwilydd Mewnol ynghylch a ddylid galw'r Aelod Cabinet a'r Pennaeth Gwasanaeth i'r Pwyllgor, fodd bynnag, roedd y Cadeirydd am gael sicrwydd na fyddai yn yr un cyflwr ag yr oedd 12 mis yn ôl. Byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn cysylltu â'r Pennaeth Gwasanaeth ynghylch y mater hwn a byddai'n cael adroddiad statws a byddai'n  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Diben blaenraglen waith oedd helpu i sicrhau bod yr Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio ar gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith gyfredol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Sylwadau’r Pwyllgor:

Gofynnodd y Cynghorydd Cocks, fel aelod newydd o'r Pwyllgor, sut y cafodd y rhaglen waith ei nodi a'r cyfraniad rhwng swyddogion ac aelodau.   Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod y rhaglen waith mewn perthynas ag adroddiadau rheolaidd a fyddai ar yr agenda drwy gydol y flwyddyn yn ogystal â'r hyblygrwydd i ychwanegu eitemau pe bai'r Pwyllgor yn dymuno, yn deillio o drafodaethau mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.