Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol, yn amodol ar y canlynol: 

Gofynnodd Dr N Barry i'w diolch gael ei nodi am gael rhestr weithredu ar ddiwedd y cofnodion a phwysleisiodd hefyd fod dwy weithred wedi'u colli:   Eitem 7 RhS24/Hepgor Rheolau Sefydlog Contractau - 1) Byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn dod yn ôl at y Pwyllgor unwaith y byddai'r system yn cael ei hadolygu gan y gwasanaeth ar y ffordd newydd o gomisiynu a, 2) Sicrhau bod gwirio ar waith i bob contract fod ar y gofrestr contractau corfforaethol.

Cyflwynodd Mark Bleazard (Rheolwr Gwasanaethau Digidol) a Bridie Edwards (Rheolwr Datrys Cwynion), yr adroddiad i Aelodau'r Pwyllgor. 

Ym mis Mai 2021 cytunodd Cabinet y Cyngor ar y polisi Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion newydd ar gyfer y Cyngor. Fel rhan o ofynion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio roedd bellach yn gyfrifol am lunio adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r Awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.   

Hwn oedd y pedwerydd adroddiad blynyddol a gyflwynwyd i'r Cabinet a’r ail a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; y Pwyllgor Archwilio gynt. Roedd y tîm wedi symud o Wasanaethau’r Ddinas i Bobl, Polisi a Thrawsnewid. Roedd aelodau cymharol newydd yn y tîm a byddai modiwlau hyfforddi yn cael eu cwblhau yn y flwyddyn ariannol nesaf.

Felly, rhoddodd yr adroddiad hwn drosolwg o'r holl ganmoliaeth, y sylwadau a’r cwynion Corfforaethol a Gwasanaethau Cymdeithasol a gafwyd yn ystod 2021/22. Adroddwyd am gwynion am ysgolion ar wahân gan eu bod yn destun fframwaith statudol penodol; fodd bynnag, roedd cwynion am wasanaethau Addysg fel prosesau gweinyddol, h.y.,peidio â derbyn gwahoddiadau amserol i gyfarfodydd y Llywodraethwyr, wedi’u cynnwys.  

Cafodd y manylion yn yr adroddiad eu dadansoddi yn ôl gwasanaethau a’r mathau o gwynion. Amlygodd yr adroddiad dueddiadau a themâu allweddol a dynnwyd o'r data i'w hystyried. Yn 2021/22 derbyniodd y Cyngor 208 canmoliaeth, 4,267 o sylwadau a 321 o gwynion. Cafodd 96% o gwynion eu datrys drwy broses gwynion y Cyngor. Ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) gyda 4%. Mynegodd OGCC nad oedd y ffocws ar gadw cwynion mor isel â phosib, ond darparu gwahanol lwyfannau i gwsmeriaid godi eu pryderon ynddynt.

Roedd yr adroddiad yn ystyried y gwersi a ddysgwyd i'r Cyngor wella a chamau gweithredu i gyflawni'r gwelliannau hyn. Byddai mwy o ymgysylltu â gwasanaethau yn sicrhau dealltwriaeth ddyfnach o waith yr Ombwdsmon gan gynnwys ei bwerau a'i nodau cyffredinol ond hefyd pwysigrwydd hyfforddiant mwy strwythuredig a fyddai'n fuddiol mewn hyfforddiant sefydlu gweithwyr a hyfforddiant gloywi blynyddol parhaus.

Yn ogystal â hyn, rhan o swyddogaeth y tîm oedd datblygu rhagor o berthnasoedd gwaith gyda gwasanaethau, er mwyn gwella eu hyder wrth ymdrin â chwynion. Ceisio gwella swyddogaeth adrodd a phrosesau safoni er mwyn cofnodi’r data yn gywir. Mae'r Awdurdod Safonau Cwynion (ASC) yn cyhoeddi polisi enghreifftiol a oedd yn cynnwys diweddaru ein polisi. Yr effaith a gafodd hyn oedd ein bod yn gweithio gydag awdurdodau eraill.

Y maes ffocws allweddol yn y datblygiad oedd trwy'r dadansoddiad data newydd mewn partneriaeth â Chanolfan Gwybodaeth Casnewydd yn ogystal ag adolygu'r Polisi Gweithredoedd Annerbyniol, gan weithio'n agos gyda'r Ganolfan Cyswllt Cwsmeriaid ar sut i weithio ar ddulliau cyfathrebu heriol.

Ychwanegodd M Bleazard hefyd fod OGCC wedi cynghori nad oedd ateb cywir nac anghywir yn nifer y galwadau, felly, er mwyn osgoi unrhyw amheuaeth, byddai pob galwad yn cael ei chofnodi ac y rhoddir adborth yn unol â hynny. Os oedd unrhyw gyd-destun yn rhan o ffigurau cyffredinol Cymru, gellid cyfeirio'r rhain at OGCC.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Cyfeiriodd yr Aelod Cyfetholedig, D Reed, at dudalen 22, lle soniwyd am broblemau  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Cyflwynodd J Dent (Rheolwr Polisi a Phartneriaeth) yr adroddiad i'r Pwyllgor. 

Gofynnodd y Cadeirydd a allem gael enwau llawn Swyddogion mewn cyfarfodydd yn y dyfodol yn ogystal â darparu teitlau swyddi ar y platiau enw.

Roedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd. Ar ddiwedd Chwarter 1, sef mis Ebrill i fis Mehefin 2022, cofnodwyd 16 risg yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yr ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor. Ar ddiwedd Chwarter 1 ni chaewyd unrhyw risgiau corfforaethol. Yn gyffredinol, roedd wyth risg ddifrifol (sgorau risg 15 i 25); wyth risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a amlinellwyd yn yr adroddiad.  

O'i gymharu â'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol Chwarter 4, nid oedd unrhyw risgiau newydd a/neu risgiau wedi’u huwchgyfeirio, ac ni chaewyd unrhyw risgiau. Cynyddodd un risg mewn sgôr risg: roedd un risg wedi gostwng mewn sgôr risg; gyda 4 risg yn cynnal yr un sgôr. Ni chynyddwyd unrhyw risgiau na'u dad-ddwysáu yn Chwarter 1.

Fel y nodir ym Mholisi Rheoli Risg y Cyngor, adolygodd y Cabinet y Gofrestr Risgiau Corfforaethol bob chwarter gan sicrhau bod gweithdrefnau ar waith i fonitro rheolaeth risgiau sylweddol. Roedd y Gofrestr yn debygol o newid yn dilyn cymeradwyo'r Cynllun Corfforaethol newydd a'r blaenoriaethau ar gyfer darparu gwasanaethau.

Amlygodd P Flint (Partner Busnes Perfformiad ac Ymchwil) fod 44 o risgiau ar draws y sefydliad fel y'u cyflwynwyd yn yr adroddiad. 

Roedd tri gwasanaeth newydd hefyd i'w nodi yn y dyfodol mewn perthynas â risgiau.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Cyfeiriodd y Cynghorydd Jordan at dudalen 38 - Seiberddiogelwch, a gofynnodd am i hyn gael ei nodi yn y map gwres risgiau. Dywedodd P Flint ei fod yn gamgymeriad o fewn yr adroddiad a chadarnhaodd y dylai Seiberddiogelwch fod wedi ymddangos yn y categori coch. 

Gofynnodd yr Aelod Cyfetholedig, Dr Barry, a oedd angen diwygio'r dyddiad targed ar gyfer cwblhau ac, mewn rhai achosion, nid oedd y sylwebaeth yn ymwneud â'r camau lliniaru yn cysylltu â’i gilydd. A oedd y weithred felly yn briodol ac a oedd swyddogion yn canolbwyntio ar gyflawni'r canlyniadau yr oedd y camau gweithredu yn arwain atynt ac yn teimlo bod angen edrych ar y naratif. Yn ogystal, nid oedd unrhyw gamau lliniaru ar gyfer rhai risgiau a oedd yn peri pryder, megis Addysg/Lleoliadau y Tu Allan i'r Sir er enghraifft, dim sylwebaeth ar gydbwyso cyllideb y Cyngor, trefniadau gadael adeilad a gydlynir gan Ddiogelwch y Ddinas – dyddiad cwblhau 31 Mawrth 2022.   Aeth Dr Barry ymlaen i restru Newid Hinsawdd a Datblygiad Fferm Solar Glynebwy, a gafodd ei ohirio oherwydd y rhwydwaith trydan lleol; a ddylai hyn fod wedi cael ei ystyried cyn neu yn ystod y cyfnod cynllunio. Yn olaf, y pwysau ar Wasanaethau Oedolion a Chymunedol, sut oedd hyn yn atal yr effaith asesu?   

Rhoddodd P Flint drosolwg mewn perthynas â'r risgiau a'r sylwebaeth oedd yn eu cefnogi.  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol, A Wathan, wybod i Aelodau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r Cyngor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol yn erbyn cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 ar gyfer tri mis cyntaf y flwyddyn, drwy ddarparu gwybodaeth am farn archwilio a roddwyd hyd yma a chynnydd yn erbyn targedau perfformiad allweddol.

Nododd yr adroddiad atodedig fod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud cynnydd da yn erbyn cynllun archwilio 2022/23 a dangosyddion perfformiad mewnol. Roedd y rhain wedi’u hatodi i’r adroddiad fel atodiadau, roeddent yn fanwl ac fe’u nodwyd gan y Pwyllgor.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Cyfeiriodd y Cynghorydd Jordan at dudalen 89 mewn perthynas â gwaith dilynol Trafnidiaeth, dan Wasanaethau'r Ddinas, ar gyfer 2021/22, a oedd y farn anfoddhaol ar gyfer Chwarter 4 neu Chwarter 1. Dywedodd A Wathan ei fod yn ymwneud â'r gwaith a gychwynnwyd yn 2021/22 a gwblhawyd yn Chwarter 1 2022/23 pan gyhoeddwyd adroddiad ar ffurf drafft; arweiniodd hyn at ail farn anfoddhaol a fyddai'n cael ei godi yn yr ail adroddiad ar yr Agenda.

Nododd yr Aelod Cyfetholedig, D Barry, adborth cadarnhaol a gofynnodd a oedd unrhyw adborth negyddol hefyd i gydbwyso hyn. Dywedodd A Wathan, ar ddiwedd archwiliad bod y tîm yn cyhoeddi'r adroddiad archwilio terfynol i'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol, ynghyd â holiadur gwerthuso archwiliad i'w ddychwelyd i'r Prif Archwilydd Mewnol. Casglwyd yr ymatebion ac aseswyd yr holl sylwebaeth, cadarnhaol a negyddol, i weld a ellid gwella'r ddarpariaeth gwasanaeth yn gyffredinol. O ran unrhyw arwyddion negyddol, cysylltir â'r rheolwr a'i wahodd i gwrdd i drafod gwelliannau yn y dyfodol.

Yn ail, cyfeiriodd Dr Barry at y ffaith bod hyfforddiant ar Reoliadau Ariannol a Rheolau Sefydlog Contractau yn broses hunanenwebu, pam nad oedd hyn yn orfodol? Dywedodd A Wathan ei fod yn orfodol, ac anogwyd swyddogion i fod yn bresennol, gan gynnwys Penaethiaid Gwasanaeth.    Os oedd unrhyw adrodd anffafriol, roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi canolbwyntio hyfforddiant ar gyfer y meysydd penodol hynny yn y gorffennol.  

Er eglurder: Mae'r broses hunanenwebu wedi cael ei mabwysiadu gan y Cyngor fel ffordd o sicrhau bod gweithwyr yn cael mynediad at hyfforddiant priodol; efallai y bydd y rheolwr yn gofyn i'r gweithiwr fod yn bresennol ond mae'r gweithiwr wedyn yn cadw lle iddo ef ei hun ar y cwrs perthnasol trwy broses ddigidol.

Roedd Dr Barry yn pryderu bod hyfforddiant hunanenwebu yn gamarweiniol, ac felly roedd yn bwysig bod yn bresennol. Byddai A Wathan yn codi hyn gyda chydweithwyr yn yr adran Adnoddau Dynol.

Ailadroddodd y Cadeirydd sylwadau Dr Barry a theimlai y dylai'r Pwyllgor godi/cefnogi diffyg presenoldeb i'r sesiynau hyfforddi hyn a'u bwydo yn ôl i Rheoli Corfforaethol. 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y safbwyntiau Anfoddhaol neu Ansicr yr aed ar eu trywydd o fewn cyfnod o 12 mis. Ar gyfer rhai problemau a oedd yn bwysig i'r Pwyllgor, a fyddai gan y tîm Archwilio y gallu i wirio hyn yn gynt, o fewn tri neu chwe mis er enghraifft, pe bai'n effeithio ar ddinasyddion Casnewydd.   Cytunodd A Wathan fod hwn yn bwynt teg ac roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Roedd yr adroddiad eglurhaol ac Atodiad 1 yn amlinellu ffioedd arfaethedig Archwilio Cymru ar gyfer 2023/24. Cynigiwyd cynnydd o 5.5% i dalu am bwysau chwyddiant a chyflog yn Archwilio Cymru. Yn ogystal, byddai cynnydd o rhwng 12% a 18% yn cael ei roi ar waith i adlewyrchu costau ychwanegol cadw at safon archwilio ddiwygiedig (Safon Ryngwladol ar Archwilio 315). Roedd yna gynnig hefyd i leihau ffioedd archwilio perfformiad lleol o tua thraean.

Roedd yn ofynnol felly i Archwilio Cymru ymgynghori ag Awdurdodau Lleol ynghylch y strwythur ffioedd arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ariannol sydd i ddod.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid, M Rushworth, fod newid sylweddol o ran cost.  Roedd newidiadau proffesiynol hefyd i'r ffordd y byddai Archwilio Cymru yn cynnal eu harchwilio, gan ei gwneud yn ofynnol i staff mwy cymwys a phrofiadol fabwysiadu dull sy'n seiliedig ar risg o archwilio, a dyna pam y cynnydd mewn cost. Gellid ystyried rhoi ymdrechion ar waith i wneud y Cyngor yn llai peryglus er mwyn osgoi mynd i'r costau hyn. Felly, gallai'r Cyngor ystyried y dull hwn. 

Nodwyd fodd bynnag, yn yr adroddiad, bod angen ymatebion erbyn 16 Medi 2022, a bod y dyddiad cau hwn wedi mynd heibio.

Ychwanegodd Gary Lucey (Archwilio Cymru) fod y broses ymgynghori wedi dod i ben yn ffurfiol ond y byddent yn dal i groesawu sylwadau pellach, ac y byddai'r wybodaeth yma'n cael ei rhannu ar y lefel uchaf. Y prif fater oedd y gwaith sylfaenol o atgyweirio’r Safonau (Safon Ryngwladol ar Archwilio 315) ac i weithredu'r safon hon a chyflwyno archwiliadau i Awdurdodau Lleol dan y fframwaith hwn. Roedd cyfle i nodi arbedion effeithlonrwydd posib a gallai olygu y byddai'r cynnydd mewn ffioedd yn llai mewn gwirionedd na'r amcangyfrif disgwyliedig.

Sylwadau'r Pwyllgor:

Gofynnodd yr Aelod Cyfetholedig, Dr Barry, ai bwriad Archwilio Cymru a'r Cyngor oedd i'r Pwyllgor ymateb o ystyried bod y dyddiad cau wedi mynd heibio. Dywedodd M Rushworth mai dyma oedd y bwriad, fodd bynnag, dechreuodd yr ymgynghoriad ym mis Awst a dyma'r cyfle cyntaf iddo gael ei drafod yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Soniodd Dr Barry mai’r anhawster oedd nad oeddent yn gwybod digon am yr adroddiad hwn ac awgrymodd y byddai wedi bod yn ddefnyddiol gweld drafft o’r cynigion. Dywedodd M Rushworth y byddai'r ddogfen ddrafft yn cael ei chylchredeg i'r Pwyllgor, er mwyn casglu adborth yn gyflym.  

Gofynnodd y Cynghorydd Jordan o ble fyddai'r arian yn dod. Darparodd M Rushworth ddadansoddiad amcangyfrifedig o'r costau, gyda'r canlyniad amcangyfrifedig yn darparu cydweddiad eang. Fodd bynnag, pe na bai hyn yn digwydd a bod cynnydd yn y ffioedd archwilio, byddai'r gost refeniw yn cael ei hamsugno ac yn cael ei hariannu drwy gyllideb refeniw'r Cyngor, byddai hyn yn bwysau ar y CATC yn y flwyddyn ariannol nesaf.

Gofynnodd y Cynghorydd Horton beth oedd dadansoddiad cost yr archwilwyr y gwnaeth y Cyngor eu defnyddio ac a allai arbed costau drwy beidio â defnyddio uwch archwilwyr. Dywedodd M Rushworth y byddai disgwyl i’r sylwadau hyn gael eu cynnwys yn yr ymgynghoriad.  

Gofynnodd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Nododd yr adroddiad gynnydd cyfredol systemau neu sefydliadau, a oedd wedi cael barn archwilio Anfoddhaol neu Ansicr yn flaenorol. Er y byddai pryderon bob amser ynghylch adolygiadau y rhoddwyd barn archwilio Anfoddhaol neu Ansicr iddynt, caniatawyd digon o amser i reolwyr fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd a gwella'r rheolaethau mewnol ariannol/gweinyddol o fewn eu meysydd cyfrifoldeb. Cyflwynwyd yr adroddiad blaenorol ym mis Ionawr 2022 ac roedd yn ymwneud â barn a gyhoeddwyd ym mis Medi 2021. Mae'r adroddiad hwn yn ymwneud â barn hyd at 31 Mawrth 2022. 

Cafodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddadansoddiad o'r ffigurau:

Yn ystod 2018/19, cyhoeddwyd 48 barn archwilio yr oedd 10 ohonynt yn Anfoddhaol, roedd 1 yn Ansicr. 

Yn ystod 2019/20, cyhoeddwyd 32 barn archwilio yr oedd 6 ohonynt yn Anfoddhaol, nid oedd unrhyw un ohonynt yn Ansicr.

Yn ystod 2020/21, cyhoeddwyd 29 barn archwilio yr oedd 1 ohonynt yn Anfoddhaol, nid oedd unrhyw un ohonynt yn Ansicr.

Yn ystod 2021/22, cyhoeddwyd 35 barn archwilio yr oedd 2 ohonynt yn Anfoddhaol, nid oedd unrhyw un ohonynt yn Ansicr.

Tynnwyd sylw at hanes safbwyntiau archwilio anffafriol o 2015/16 i 2021/22, a gyflwynwyd yn yr adroddiad, ac yna Atodiadau'r adroddiad, yn benodol, Atodiad B, Lwfansau Mabwysiadu, lle newidiodd y tîm Archwilio eu barn.    Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio, J Furtek, fod yr ail adolygiad dilynol wedi dechrau a'u bod wedi cyfarfod â rheolwyr gwasanaethau yn ddiweddar.  Roedd pethau wedi gwella, gyda gweithdrefnau a pholisïau yn ogystal â chynllun wrth gefn. Gyda hyn mewn golwg, roedd y rhagolygon yn edrych yn fwy ffafriol, ond er bod sylwadau'r rheolwyr yn cael eu dilyn i fyny i gwblhau'r adroddiad, hysbyswyd Archwilio Mewnol nad oedd unrhyw waith yn cael ei wneud gyda Lwfansau Mabwysiadu oherwydd diffyg adnoddau.   Felly, adolygwyd y farn i Anfoddhaol. Ar y sail honno, dywedodd A Wathan y dylai’r Pwyllgor ystyried galw’r pennaeth gwasanaeth priodol i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Sylwadau'r Pwyllgor:

Cytunodd y Cynghorydd Jordan gydag argymhelliad A Wathan ond gydag ychydig o hyblygrwydd. A fyddai hyn yn dod yn ôl i'r Pwyllgor yn Chwarter 2 i drafod gwelliant ac os na, dylid gwahodd rheolwr y gwasanaeth i’r cyfarfod yn Chwarter 3. Dywedodd A Wathan y byddai'r adolygiad yn cael ei drafod yn y cyfarfod nesaf a byddent yn cael eu gwahodd i'r Pwyllgor canlynol pe bai'r canlyniad yn dal i fod yn Anfoddhaol. Cytunodd y Cynghorydd Jordan, pe bai awgrym y byddai rheolwr y gwasanaeth cael ei wahodd i’r cyfarfod nesaf, efallai yr eir i'r afael â’r mater erbyn y chwarter canlynol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at Fudd-daliadau Tai a gofynnodd pryd y byddai disgwyl i'r tîm Archwilio ddod yn ôl at Fudd-daliadau Tai. Dywedodd A Wathan y byddai'r tîm yn ailymweld o fewn cyfnod o 12 mis. Roedd yn y cynllun ar gyfer 2022/23 ac felly byddai'n cael sylw yn y flwyddyn ariannol hon. 

Roedd Dr Barry yn pryderu am ganfyddiadau a chyfeiriodd at baragraff 16 mewn  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

The purpose of a forward work programme was to help ensure Members achieve organisation and focus on the undertaking of enquiries through the Governance and Audit Committee function. The report presented the current work programme to the Committee for information and detailed the items due to be considered at the Committee’s next two meetings.

M Rushworth referred to the Audit of Financial Statements Report 2021/22 was going to the October Committee to be signed off.  There was however a national issue concerning the evaluation of infrastructure assets on Local Authority accounts.  This was initially raised in England but has now transferred to Wales.  CIPFA had tried to amend the accounting code as a work around which had not been successful to date.  All devolved UK governments were putting in regulations to override accounting issue. 

With this in mind, it was not possible to get the accounts finalised in time for the October Committee and only a verbal prediction might be provided.  G Lucey, Audit Wales, also reiterated that this was a national issue.

The Chair asked would an extra meeting be held, or would the report be discussed in January 2023, if the papers were available.  WG were considering changing the official deadlines, M Rushworth advised that it was possible to deal with in January, although it was taking focus away from team who were under a lot of pressure.  M Rushworth was therefore tempted to call a meeting to get it resolved but it was hoped that there would be a clearer indication at the next Committee in October.

Resolved:

That the Governance and Audit Committee endorse the Work Programme and await an update from the Head of Finance in relation to the Audit of Financial Statements Report 2021/22.