Cofnodion

Dim

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf yn amodol ar y canlynol:

Cyfeiriodd D Reed at gamgymeriadau gramadegol ar dudalennau 5 6 9 ac 11.

Cyfeiriodd Dr Barry at y tabl camau gweithredu a soniodd nad oedd unrhyw fath o olrhain y camau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.  Cytunodd y Cadeirydd a dywedodd y dylid rhestru a thicio pob cam treigl wrth iddynt gau.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol fod camau gweithredu wedi'u trosglwyddo i'r swyddogion perthnasol, er bod llawer o'r eitemau yn y tabl gweithredu yn argymhellion yn hytrach na chamau gweithredu ac na fyddent o reidrwydd yn darparu canlyniad neu gasgliad. Fodd bynnag, byddai hyn yn cael ei ystyried.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol yr adroddiad i'r pwyllgor yn dweud bod hwn yn ddiweddariad ar yr adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Medi 2022. Gan fod hwn yn adroddiad dros dro, byddai fersiwn derfynol wedi'i ddiweddaru yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi 2023.

Rhoddodd y Rheolwr Datrys Cwynion grynodeb o'r diweddariad, gan ddweud bod y polisi wedi cael ei ddiwygio a'i lofnodi gan y Cabinet.

Roedd rhai o'r gwelliannau i'r polisi yn cynnwys symleiddio'r cynllun a'r gostyngiad mewn maint.

Roedd eglurhad hefyd ar y gwahanol brosesau a ddilynwyd rhwng y Gwasanaethau Corfforaethol a Chymdeithasol.

O ran cwynion corfforaethol, roedd yr amserlenni wedi'u lleihau o 12 mis i chwe mis, a oedd yn unol ag Awdurdodau Lleol eraill.  Roedd y meini prawf gwrthod hefyd yn fanwl yn ogystal â chynnwys manylion monitro perfformiad.

Roedd pedwar gweithdy wedi'u cynllunio i’w cyflwyno ar gyfer staff ar draws y Cyngor, a fyddai'n dechrau ym mis Mai 2023.

O ran 'Fy Ngwasanaethau Cyngor', roedd y feddalwedd a ddefnyddiwyd i gofnodi a monitro cwynion, canmoliaeth a sylwadau wedi gweld cynnydd mewn sylwadau, gyda dros 4,000 wedi eu derbyn ac ar ôl eu dadansoddi, roedd hyn mewn perthynas â cheisiadau am wasanaeth.  O ystyried hyn, crëwyd dwy ffurflen, un ar gyfer sbwriel a'r llall ar gyfer Wastesavers.  Roedd hyn yn golygu bod ceisiadau'n mynd yn syth i'r gwasanaeth ac nad oedden nhw'n cael eu cofnodi fel sylw, roedd hyn wedi arwain at leihau'r sylwadau'n sylweddol.

Byddai fy meddalwedd Fy Ngwasanaethau Cyngor yn cael ei diweddaru i adlewyrchu'r strwythurau gwasanaethau newydd yn ogystal ag yn yr adroddiad blynyddol, gan gynnwys gwella gwasanaethau a ddaeth yn sgil canmoliaeth a chwynion a dderbyniwyd.

O ran cysondeb a safoni'r broses gwyno, darparodd y polisi ddull unffurf newydd o ymdrin â chwynion ac roedd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn awyddus i'r Cyngor ddilyn y broses dau gam, a oedd bellach yn gadarn ar waith.

O ran cefnogi a datblygu gwasanaethau eraill, roedd y tîm wedi bod yn gweithio'n agos iawn i ddadansoddi canmoliaeth a chwynion, ac roedd argymhellion ohonynt wedi rhoi cipolwg ar sut y gellid gwella gwasanaethau i breswylwyr.

O ran adolygu'r camau annerbyniol gan bolisi cwsmeriaid, byddai angen cynnwys adrannau eraill fel iechyd a diogelwch a gwasanaethau cwsmeriaid.

Yn olaf, gwella hygyrchedd digidol, dan y strategaeth ddigidol, byddai'r tîm yn edrych i gefnogi sgiliau ynghylch cynhwysiant digidol i staff.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Roedd y Cynghorydd Cocks o'r farn fod yr adroddiad yn drylwyr a defnyddiol a'i bod yn dda gweld sylwadau cadarnhaol yn ogystal â chwynion.  Canfu'r Cynghorydd Cocks fod App Casnewydd yn ddefnyddiol, fodd bynnag, cyfeiriwyd at bobl fwy ymylol nad oedd ganddynt fynediad at gyfrifiaduron.  Ers y gyllideb, bu adolygiad yng ngallu pobl i gysylltu â'r Cyngor dros y ffôn a'r oriau sydd ar gael.  Roedd yn ymddangos bod mesurau lliniaru yn sicrhau bod cyfrifiaduron ar gael ar gyfer hyfforddi pobl. Sut roedd y system hon yn darparu ar gyfer y rhai nad oedd ganddynt fynediad at gyfrifiadur neu nad oeddent  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Roedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd.  Ar ddiwedd Chwarter 3, Hydref i Ragfyr, cofnodwyd 14 risg yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol yr ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor. Yn gyffredinol, roedd saith risg ddifrifol (sgorau risg 15 i 25) a saith risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a amlinellwyd yn yr adroddiad.

O'i gymharu â'r Gofrestr Risg Gorfforaethol chwarter dau, nid oedd unrhyw risgiau newydd a/neu wedi eu huwchgyfeirio, ac ni chafodd unrhyw risgiau eu cau. Roedd un risg wedi lleihau ei sgôr risg: gyda 13 risg yn aros yr un fath. Nid uwchgyfeiriwyd unrhyw risgiau na'u dad-ddwysáu yn chwarter tri. Fel y nodir ym Mholisi Rheoli Risg y Cyngor, adolygodd y Cabinet y Gofrestr Risgiau Corfforaethol bob chwarter gan sicrhau bod gweithdrefnau ar waith i fonitro rheolaeth risgiau sylweddol. Roedd y Gofrestr yn debygol o newid yn dilyn cymeradwyo'r Cynllun Corfforaethol newydd a'r blaenoriaethau ar gyfer darparu gwasanaethau.  Amlygodd y Rheolwr Polisi a Phartneriaeth eu bod yn ailasesu'r cynllun risg yn chwarter tri ac roedd y ffordd yr oeddent yn ei weld ychydig yn wahanol yn seiliedig ar adborth gan y pwyllgor hwn.  Yn ogystal, gofynnwyd i wasanaethau ystyried effeithiau allanol Cynllun Ariannol Tymor Canolig y Cyngor (CATC) ochr yn ochr â'r galw cynyddol am bwysau ar risg y gwasanaethau a'r cynnydd mewn costau byw a effeithiodd ar fusnesau, trigolion a phawb arall. Cafodd asesiadau risg eu hadolygu gan yr uwch dîm rheoli ac addaswyd sgoriau risg targed i adlewyrchu'r sefyllfa heriol.  Roedd y Cyngor yn goddef mwy o risgiau oherwydd y sefyllfa bresennol. Parhaodd yr uwch dîm rheoli i fonitro ac ailasesu'r risgiau hyn yn rheolaidd a monitro'r camau a gymerir.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Diolchodd Dr N Barry i'r Rheolwr Polisi a Phartneriaeth am y cyflwyniad a'r papur clir.  Sylweddolodd Dr Barry fod hwn yn adroddiad ôl-weithredol ond roedd yn ymwybodol ei fod yn agosáu at y flwyddyn ariannol nesaf a gofynnodd a oedd y cynllun corfforaethol yn barod erbyn 1 Ebrill. Dywedodd y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen fod y cynllun corfforaethol wedi'i gymeradwyo ym mis Tachwedd 2022 a'i fod ar gael ar-lein.

§  Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at dudalen 46 o'r pecyn adroddiad a'r gyllideb, lle cyfeiriodd at chwyddiant contractau, pa lefel o risg oedd ynghlwm â hyn, yr hyn a oedd yn sefydlog ac a allai gontractwyr godi eu prisiau mewn perthynas â chwyddiant. Dywedodd y Pennaeth Cyllid mai'r risg o Chwarter 3 oedd oherwydd ansicrwydd beth fyddai'r codiadau cost hynny a'r heriau a fyddai'n eu creu ar gyllideb gytbwys. 

Gofynnodd y Cynghorydd Cocks oedd hynny oherwydd contractau presennol.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid ei fod, a bod ynni’n benodol yr un uchaf, roedd y sylwadau cyffredinol yn berthnasol i brosiectau cyfalaf yn ogystal â refeniw oherwydd ansicrwydd chwyddiant.  Roedd y risg gyffredinol o ran gosod y gyllideb mewn amgylchedd  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod yr adroddiad uchod yn cyflwyno canfyddiadau adolygiad cychwynnol o wersi a ddysgwyd a gynhaliwyd gan swyddogion cyllid yn dilyn cau cyfrifon 2021/22. Rhoddodd asesiad ar ganfyddiadau'r adolygiad gwersi a ddysgwyd a'r cynlluniau sydd ar waith i'w gweithredu ar gyfer 2022/23 a'r risgiau allweddol i'r broses gaeedig ar gyfer 2022/23.  Dangosodd yr adroddiad sgyrsiau llawn gydag Archwilio Cymru gan restru pethau bach a chyflwynodd yr adroddiad faterion mwy.

Amlygodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid (Prif Gyfrifydd) yn dilyn cau cyfrifon 2021/22, cynhaliwyd adolygiad gwersi a ddysgwyd i roi gwelliannau pellach ar waith ar gyfer cau'r broses gyfrifon. Cymerwyd yr adolygiad gwersi a ddysgwyd fel mater o drefn, a chyda'r materion a gododd yn sgil archwiliad cyfrifon 2021/22, roedd yr adolygiad hwn o bwysigrwydd mawr i sicrhau bod gwelliannau ar gyfer 2022/23 yn cael eu cyflawni.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Cyfeiriodd D Reed at berthnasau'r Parti Cysylltiedig, tudalen 76 o'r pecyn adroddiad ac mai dyma'r ail flwyddyn i Archwilio Cymru nodi hyn fel gwendid.  Oedd hyn yn anodd i'w gwblhau ar gyfer cynghorwyr. Roedd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid (Prif Gyfrifydd) o'r farn efallai mai'r etholiad y llynedd oedd y rheswm na chafodd pob un ei ddychwelyd.  Gofynnodd D Reed ar sail yr ymateb na fyddai mor anodd gweld ymateb gwell yn y flwyddyn nesaf.  

Cyfeiriodd D Reed hefyd at y Croniadau, ar dudalen 73 o'r pecyn, nad oedd y rhan fwyaf o ysgolion ar system y cyngor yngl?n ag archebion prynu a pha gamau oedd yn cael eu cymryd. Dywedodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid (Prif Gyfrifydd) fod system gyllid newydd ar waith a ddylai fod yn mynd yn fyw erbyn diwedd y flwyddyn nesaf a byddai swyddogion yn gweithio gydag ysgolion i ddod â nhw ar-lein; Roedd pob ysgol yn ymuno â'r system newydd. 

Gofynnodd D Reed hynny gan gyfeirio at yr holl bynciau a amlygwyd yn yr adroddiad gwersi a ddysgwyd, a oedd cynllun gweithredu o dan yr adroddiad lle'r oedd popeth yn cael ei fabwysiadu, mewn ffordd debyg â risg lliniaru gweithredu.  Soniodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid (Prif Gyfrifydd) nad oedd unrhyw beth wedi'i ffurfioli, ond roedd hyn yn rhywbeth a fyddai'n cael ei adolygu fel sail barhaus.  Byddai adran Archwilio ac Archwilio Cymru yn edrych ar ran o hyn. Roedd dogfen a oedd yn sail i'r adroddiad hwn a fyddai hefyd yn rhan o'r adolygiad.  Diolchodd y Pennaeth Cyllid i D Reed am ei sylwadau ac awgrymodd y byddai cynllun gweithredu yn offeryn syml ond effeithiol ac y byddai'n ystyried y sylwadau hyn.

§  Cytunodd y Cadeirydd â sylwadau D Reed ac awgrymodd er bod llawer o fanylion yn yr adroddiad, roedd angen fformat symlach arno, ac roedd cynllun gweithredu yn hanfodol. 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at sicrwydd ynghylch capasiti; Gwybodaeth gan drydydd partïon - trafnidiaeth a phrydlesu a SAARh.  Braf oedd clywed bod aelod ychwanegol o staff ond roedd dal angen y sicrwydd, gan y gallai fod bwlch yn y broses a chyda'r cynllun gweithredu, gellid llenwi'r bwlch. 

Yn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Paratowyd y ddogfen uchod fel rhan o'r gwaith a gyflawnir yn unol â swyddogaethau statudol gan Archwilio Cymru. Nododd y Cynllun Archwilio Amlinellol y cyfrifoldebau statudol fel archwilydd allanol a'r rhwymedigaethau a gyflawnwyd o dan y Cod Ymarfer Archwilio.

Efallai y byddai Aelodau'r Pwyllgor wedi nodi'r fformat ychydig yn wahanol o'i gymharu â'r llynedd, gan fod hyn oherwydd ei fod yn gynllun amlinellol ac nid y cynllun terfynol, a fyddai'n cael ei gyflwyno yn yr haf.

Rhoddodd Swyddog Archwilio Cymru benawdau y Cynllun Amlinellol i'r Pwyllgor. Byddai Cynllun Archwilio manwl yn cael ei rannu yn ddiweddarach yn y flwyddyn ar ôl cwblhau'r gwaith cynllunio.  Byddai hyn  yn nodi'r ffi archwilio amcangyfrifedig a’r gwaith yr oedd y tîm Archwilio yn bwriadu ei wneud i fynd i'r afael â'r risgiau archwilio a nodwyd a meysydd ffocws archwilio allweddol eraill yn ystod 2023.

Roedd y ddogfen hefyd yn amlinellu llinell amser Archwilio dyddiadau allweddol ar gyfer cyflawni gwaith archwilio ac allbynnau cynlluniedig, ynghyd â'r newidiadau allweddol i ACI 315 a'r effaith bosibl ar Gyngor Dinas Casnewydd.  Newid sylfaenol wrth gynllunio'r broses asesu risg.  Nodwyd hyn yn fanwl yn Atodiad 1.

O ran prif benawdau'r cynllun amlinellol hwn, ar dudalen 85 o'r pecyn adroddiad nodwyd y ffaith na allent gadarnhau'r amcangyfrif ar gyfer y flwyddyn eto.  Cyfeiriwyd at gynllun ffioedd cyhoeddedig, a gymeradwywyd gan y Senedd yn gynharach eleni, a oedd yn rhagori ar ddisgwyliadau ffioedd eleni oherwydd cyflwyno ACI 315, tua 12/18%.  Byddai'r union amcangyfrif o'r ffi yn cael ei gadarnhau yn ddiweddarach yn y flwyddyn, a oedd ond yn effeithio ar y gwaith ariannol.  Roedd elfen o gynnydd chwyddiant yn dilyn maes o law. 

Nodwyd aelodau allweddol o'r tîm yn y ddogfen hefyd.  Yr unig bwynt i dynnu sylw at y pwyllgor oedd yr Arweinydd Archwilio newydd, croesawyd Katherine Watts i'r tîm.

Nodwyd llinell amser archwilio arfaethedig hefyd ac ar gyfer yr archwiliad ariannol, y bwriad oedd targedu cwblhau archwiliad ac ardystio cyfrifon erbyn diwedd mis Tachwedd 2023, cafodd hyn ei gyfleu'n ddiweddar i swyddogion Adran 151 ledled Cymru ac roedd AW yn trafod gyda thimau cyllid i drafod ymarferoldebau. 

O ran rhaglen archwilio perfformiad, roedd yr amserlenni i'w cadarnhau ar hyn o bryd. 

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Roedd y Cynghorydd Cocks o'r farn bod y rhan fwyaf o Awdurdodau Lleol yn profi argyfwng ariannol tebyg. Aeth y Cynghorydd Cocks ymlaen i ddweud fod yr holl glod yn ddyledus i swyddogion y cyngor am lunio'r gyllideb.  Fodd bynnag, roedd yn teimlo fel amser rhyfedd i gynyddu gofynion archwilio o dan yr amgylchiadau presennol. Roedd Swyddog Archwilio Cymru yn gwerthfawrogi'r sylwadau a wnaed ac yn deall y pwysau ariannol a wynebir gan Awdurdodau Lleol.  Y mater sy'n wynebu Archwilio Cymru oedd cyflwyno ACI 315 newydd ac felly nid oedd yn ddewis a chafodd amseru erchyll o dan yr amgylchiadau. Roedd yn rhaid i Archwilio Cymru gydymffurfio â safonau newydd a oedd hefyd yn dod â gwaith ychwanegol i mewn, ond a oedd yn deall ac yn cydymdeimlo'n llwyr â'r pwyntiau a wnaed  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Diben blaenraglen waith oedd helpu i sicrhau bod Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio wrth gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad hwn y rhaglen waith gyfredol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gyfarfod ar 25 Mai ac a allai'r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol ddarparu diweddariad ysgrifenedig ar gyfer y Pwyllgor hwn. 

Mewn perthynas â'r contract tacsis PTU, gofynnodd y Cadeirydd am sylwadau gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol a Phrif Swyddog Addysg Pwyllgor Mai.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Cadeirydd fod Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol wedi darparu llythyr a fyddai'n cael ei rannu ag aelodau'r Pwyllgor, ond roedd yn dal i aros am sylwadau gan y Prif Swyddog Addysg ac y byddai'n mynd ar drywydd hyn. Awgrymodd y Cadeirydd y dylid dod â'r ddau sylw i'r cyfarfod yn hytrach na'u dosbarthu'n unigol.

Soniodd D Reed y gellid codi'r materion hyn yn y tabl gweithredu.

Penderfynwyd:

Y dylai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gymeradwyo'r amserlen arfaethedig ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, gan gadarnhau’r rhestr o bobl yr hoffai eu gwahodd ar gyfer pob eitem a nodi a oedd angen unrhyw wybodaeth neu ymchwil ychwanegol.

Yn olaf, roedd y Cadeirydd a'r Pennaeth Cyllid am ddiolch i Andrew Wathan, Prif Archwilydd Mewnol a Jan Furtek, Rheolwr Archwilio am eu gwasanaeth dros y blynyddoedd. 

Diolchodd y Cadeirydd i Andrew am ansawdd ei waith a oedd yn rhagorol a diolchodd i Jan am ei waith caled a llongyfarchodd y ddau ohonynt a dymuno pob lwc iddynt ar eu hymdrechion yn y dyfodol.

Diolchodd Andrew Wathan i'r pwyllgor.