Agenda and minutes

Pwyllgor Archwilio - Dydd Iau, 28ain Mawrth, 2024 5.00 pm

Lleoliad: Siambr y Cyngor, Canolfan Ddinesig. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Taylor Strange  Swyddog Llywodraethu

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

ymddiheuriadau dros Absenoldeb

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

1.1  Y Cynghorydd Harris

2.

Datganiadau o ddiddordeb

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

2.1  Dim wedi’u derbyn.

3.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf icon PDF 110 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

3.1  Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2024 yn amodol ar y canlynol:

 

3.2  Eitem 4: Cynnydd y Cynllun Archwilio Mewnol (Chwarter 3):  Paragraff 4.10 – ar gyfer y cofnod cyhoeddus, nododd Mr Reed y dylai'r geiriad ddarllen ‘…they mitigated against…’ ac nid '... ‘…the mitigated against…’

 

3.3  Eitem 6 Archwilio Cymru a Chyrff Rheoleiddio - Diweddariad Chwe Mis: Nododd Mr Reed nad oedd y rhifau yn y drefn iawn, dylai 6.15, fod yn 6.16, yna 6.17.

 

3.4  Eitem 3 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol a Gynhaliwyd ar 23 Tachwedd: Paragraff 3.2, gofynnodd Dr Barry a allai’r wybodaeth a roddwyd ar ran Cyfarwyddwr Strategol y Gwasanaethau Cymdeithasol gael ei chofnodi'n ysgrifenedig at ddibenion y Cofnodion ar gyfer atebolrwydd cyhoeddus. Gofynnodd Dr Barry hefyd pa mor hir oedd y recordiadau fideo yn aros ar y wefan gan y teimlwyd y dylai trafodaethau gael eu cofnodi a gydnabuwyd gan y swyddogion ar y pryd.  Cytunodd y Cadeirydd pe bai'r recordiadau'n cael eu cadw am saith mlynedd, y byddai'r Cofnodion yn gofnod parhaol.  Nodwyd ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol fod y trafodaethau hyn yn cael eu cofnodi yn y cofnodion.

 

4.

Cofrestr Risgiau Corfforaethol (Chwarter 3) pdf icon PDF 236 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

4.1  Cyflwynodd y Rheolwr Trawsnewid a Chudd-wybodaeth yr adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei flaenoriaethau strategol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd.

 

4.2  Ar ddiwedd Chwarter 3, cofnodwyd 15 risg yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yr ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor.

 

4.3   Yn gyffredinol, roedd wyth risg ddifrifol (sgorau risg 15 i 25); saith risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a amlinellwyd yn yr adroddiad. O gymharu â'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 2, gostyngodd un sgôr risg (Methu â chwblhau'r Cynllun Archwilio Mewnol).  Roedd y sgorau ar gyfer yr holl risgiau a oedd yn weddill yn aros yr un fath.

 

4.4  Cyfeiriodd y Rheolwr Rhaglenni a Pherfformiad at y Polisi Rheoli Risg, a gyflwynwyd yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Cafodd sylwadau'r Pwyllgor eu hystyried a'u hadlewyrchu yn y Polisi terfynol.  Felly diolchodd y Rheolwr Rhaglenni a Pherfformiad i'r Pwyllgor am ei gyfraniad.

 

4.5  Roedd wyth risg difrifol a saith risg fawr.  Roedd sgôr risg y cynllun archwilio mewnol wedi gostwng o 16 i 9, gyda'r crynodeb a'r esboniad wedi'u cynnwys yn yr adroddiad. Arhosodd yr holl risgiau eraill yr un fath ar gyfer Chwarter 3. Gan symud i Chwarter 4, roedd y swyddogion yn edrych ar gynllunio gwasanaethau ar gyfer 2024/25 ar gyfer pob gwasanaeth. Byddai unrhyw newidiadau felly yn cael eu hadrodd yn Chwarter 1.

 

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

 

4.6  Cyfeiriodd Mr Reed at dudalen 23, y Map Gwres Risg, roedd dwy risg 8. Dywedodd y Rheolwr Rhaglenni a Pholisi fod y risg 8 yng ngrid 5-3 yn anghywir ac y byddai'n cael ei haddasu.

 

4.7  Gofynnodd Dr Barry am yr amserlen i baratoi'r Strategaeth Atal a Chefnogi Digartrefedd. Dywedodd Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol y gellid ystyried yr ymholiad hwn drwy'r Pwyllgor Craffu Perfformiad – Lleoedd a Chorfforaethol lle gellid ei godi gyda'r Pennaeth Gwasanaeth.

 

4.8  Gwnaeth Dr Barry sylw hefyd ar y risgiau difrifol ar gyfer y rhwydwaith priffyrdd a'r ystadau eiddo.  Roedd pryder y byddai diffyg buddsoddiad yn arwain at fwy o wariant cronnus yn y dyfodol.  Dywedodd Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod Cyngor Dinas Casnewydd yn wynebu'r un heriau â llawer o awdurdodau lleol eraill yn y DU, gyda baich seilwaith sylweddol gan gynnwys y rhwydwaith priffyrdd ac asedau eraill. Roedd rhaglen resymoli ar waith i liniaru hyn yn rhannol.

 

4.9  Gofynnodd y Cynghorydd Jordan faint o iawndal yr oedd y Cyngor yn delio ag ef ynghylch ceudyllau.  Dywedodd Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol, er nad oedd taliadau yswiriant yn fawr, fod y Cyngor yn cael ei yswirio’n gyfreithiol drwy'r Cynllun Rheoli Asedau a Phriffyrdd (CRhAP).

 

4.10    Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at gyfeiriad teithio risg mewn perthynas â phriffyrdd, a ddywedodd yn yr adroddiad fod y risg yn gyson. Heb unrhyw fuddsoddiad ac oherwydd dirywiad parhaus, roedd y Cynghorydd Cocks o'r farn y byddai'r sefyllfa hon yn gwaethygu  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Gwersi a Ddysgwyd - Cau Cyfrifon 2022/23 a Pharatoi Datganiadau Ariannol pdf icon PDF 137 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

5.1   Cyflwynodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid (y Prif Gyfrifydd) yr adroddiad. Yn dilyn cau cyfrifon 2022/23, cynhaliwyd adolygiad gwersi a ddysgwyd i roi gwelliannau pellach ar waith ar gyfer y broses cau cyfrifon. Cynhaliwyd yr adolygiad gwersi a ddysgwyd fel mater o drefn, a chyda'r materion a gododd yn sgil yr archwiliad o gyfrifon 2022/23, roedd yr adolygiad hwn o bwysigrwydd mawr i sicrhau bod gwelliannau ar gyfer 2023/24 yn cael eu cyflawni. 

 

5.2   Rhoddodd y Prif Gyfrifydd wybod i'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am yr uchafbwyntiau allweddol yn yr adroddiad, gan gynnwys y broses ar gyfer gwella, asedau sefydlog, datganiad llywodraethu blynyddol a phrofi grant.

 

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

 

5.3   Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Gyfrifydd am yr adroddiad yn ogystal â'r tîm cysylltiedig ac roedd wedi ystyried yr hyn a godwyd.

 

5.4   Cyfeiriodd Dr Barry at y monitro parhaus a gofynnodd sut y gallai'r Pwyllgor fod yn sicr y ceir y wybodaeth ddiweddaraf ar bopeth.  Roedd gan y Prif Gyfrifydd restr o unrhyw faterion a godwyd gan y Cyngor ac Archwilio Cymru, a fyddai'n rhan o'r adolygiad ac yn cael eu hychwanegu at yr amserlen i'w chymryd yn ôl i'r Pwyllgor.

 

5.5   Ychwanegodd y Cadeirydd mai'r gobaith, erbyn adeg cau’r cyfrifon ym mis Mehefin, oedd y byddai llai o faterion wedi’u codi.

 

Argymhelliad: 

Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y broses gwersi a ddysgwyd a gynhaliwyd hyd yma a'r gwelliant arfaethedig yn dilyn yr adolygiad gwersi a ddysgwyd.

 

6.

Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2024-25 pdf icon PDF 172 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

6.1  Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro yr adroddiad i'r Pwyllgor. Roedd archwilio mewnol yn weithgaredd sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol a ddyluniwyd i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau sefydliad.  Helpodd sefydliad i gyflawni ei amcanion drwy roi dull systematig a disgybledig ar waith er mwyn gwerthuso a gwella effeithiolrwydd prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu.

 

6.2  Gwnaeth archwilio, gwerthuso ac adrodd yn wrthrychol addasrwydd rheoli mewnol fel cyfraniad at y broses o ddefnyddio adnoddau’r Cyngor yn gywir, yn economaidd, yn effeithlon ac yn effeithiol.

 

6.3  Yr adroddiad wedi’i atodi oedd y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2024/25 a oedd yn seiliedig ar asesiad o risg a'r adnoddau archwilio a oedd ar gael ar gyfer 12 mis y flwyddyn ariannol hon. Roedd y cynllun yn seiliedig ar yr adnodd a oedd ar gael o 971 o ddiwrnodau archwilio.

 

6.4  Swyddog Adran 151 y Cyngor sydd â'r cyfrifoldeb cyfreithiol dros Archwilio Mewnol.

 

6.5  Cyflwynwyd yr uchafbwyntiau allweddol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad ac atodiad 1.

 

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

 

6.6  Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro am ei gyflwyniad a gofynnodd a ellid mynd i'r afael â'r risgiau uchel a nodwyd cyn y risgiau canolig.  Diolchodd y Cadeirydd hefyd i'r Pennaeth Cyllid am benodi staff o fewn y tîm Archwilio.

 

Argymhelliad: 

Cafodd Cynllun Archwilio Mewnol 2024/25 ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

 

 

7.

Ymarfer Hunanwerthuso Datblygiad Aelodau pdf icon PDF 107 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

7.1  Cyflwynodd Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol yr adroddiad a sefydlodd raglen hyfforddiant a chymorth barhaus i Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Roedd hyn yn hanfodol er mwyn sicrhau eu bod yn gallu cyflawni eu cyfrifoldebau yn hyderus ac yn effeithiol. Roedd yr union anghenion yn dibynnu ar gyfansoddiad y Pwyllgor a gwybodaeth a phrofiad presennol yr Aelodau.

 

7.2  Atodwyd holiadur hunanasesu, yn seiliedig ar gyhoeddiad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) ‘Audit CommitteesPractical Guidance for Local Authorities and Police’, i'r adroddiad.

 

7.3  Cynigiwyd bod Aelodau'r Pwyllgor hwn yn cwblhau ac yn dychwelyd yr holiadur er mwyn asesu sgiliau, gwybodaeth a meysydd arbenigedd presennol yr Aelodau a nodi unrhyw fylchau neu ofynion hyfforddiant.  Byddai'r canlyniadau'n helpu i ddatblygu cynllun dysgu a datblygu ar gyfer y Pwyllgor.

 

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

 

7.7  Roedd y Cadeirydd o'r farn bod y cwestiynau'n weddol gadarn ac roedd sesiynau hyfforddiant a gynhaliwyd cyn dechrau'r Pwyllgor yn ddefnyddiol.

 

7.8  Yr amserlen a awgrymwyd gan y Cadeirydd i gwblhau'r holiadur oedd 30 Ebrill, rhoddodd hyn bedair wythnos i'w gwblhau i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar 30 Mai.

 

7.9  Byddai Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol yn trafod mecanweithiau gyda'r Cadeirydd a Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y tu allan i'r Pwyllgor.

 

7.10   Ychwanegodd Mr Reed nad oedd am i'r holiadur fod yn ddienw.

 

Argymhelliad: 

Gwnaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio:

i.             Ystyried a nodi cynnwys yr adroddiad.

ii.            Cytuno ar eiriad yr holiadur hunanasesu drafft a atodwyd i'r adroddiad.

iii.           Cytuno ar amserlen ar gyfer cwblhau'r holiadur gan Aelodau'r Pwyllgor hwn; a

iv.           phenderfynu ystyried yr ymatebion i'r holiadur erbyn 30 Ebrill i'w cyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 30 Mai.

 

 

8.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 94 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

8.1  Diben y flaenraglen waith yw helpu i sicrhau bod yr Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio ar gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith bresennol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

Argymhelliad: 

 

Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r Rhaglen Waith yn amodol ar yr uchod.

 

 

9.

Dyddiad y Cyfarfod Nesaf

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

1.   

2.   

3.   

4.   

5.   

6.   

7.   

8.   

9.   

10.   

11.   

9.1  Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 30 Mai 2024 am 5pm.