Agenda a Chofnodion

Dim.

Dim.

3.1  Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Hydref fel cofnod cywir.

4.1  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid drosolwg o'r adroddiad i'r Pwyllgor, a gyflwynodd Ddatganiad Cyfrifon 2022/23 a thynnu sylw at y newidiadau allweddol ers iddynt gael eu cyhoeddi ar ddiwedd mis Mehefin 2023. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o agweddau allweddol adroddiad ACI 260 Archwilio Cymru, yn ogystal ag ymateb y Cyngor i unrhyw faterion a godwyd. Roedd hyn er mwyn galluogi'r Pwyllgor i gymeradwyo llofnodi'r cyfrifon a chwblhau proses datganiad cyfrif 2022/23.

4.2  Awdurdodwyd y cyfrifon i'w cyhoeddi ar 30Mehefin 2023 gan y Pennaeth Cyllid, ac roeddent ar gael ar gyfer craffu cyhoeddus, fel sy'n ofynnol gan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, am gyfnod o 20 diwrnod gwaith yn dechrau 21 Awst 2023.

4.3  Cynhaliodd Archwilio Cymru eu harchwiliad o ddatganiad cyfrifon y Cyngor a chyhoeddodd Adroddiad ACI 260 ar gyfer 2022/23 a oedd yn nodi y byddai barn archwilio ddiamod, neu lân, yn cael ei rhoi. Roedd nifer o gywiriadau lle dylid dilyn canllawiau technegol, a nodwyd yn yr adroddiad. Cynhwyswyd yr ACI 260 a'r datganiad cyfrifon fel Atodiad A ac Atodiad B yr adroddiad hwn.

4.4  Gwnaeth y Cadeirydd yn glir nad ystyried y datganiad cyfrifon oedd y dasg i'r Pwyllgor gan y cytunwyd arnynt ym mis Mehefin.  Dylai unrhyw gwestiynau fod yn seiliedig ar adroddiad y cyfrif archwilio gan Archwilio Cymru.  Y neges allweddol oedd bod Casnewydd mewn sefyllfa dda a byddai'r Pennaeth Cyllid yn dod ag adroddiad 'gwersi a ddysgwyd' i'r Pwyllgor mewn cyfarfod diweddarach.

Argymhelliad: 

Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

• Adolygu cynnwys Cyfrifon 2022/23.
• Adolygu a nodi cynnwys adroddiad ACI 260 Archwilio Cymru.
• Argymell bod Datganiad Cyfrifon 2022/23 yn cael ei lofnodi gan y Cadeirydd a’r Pennaeth Cyllid.

5.1  Cyflwynodd Rheolwr Archwilio Cymru yr adroddiad a oedd yn crynhoi canfyddiadau allweddol archwiliad Cyngor Dinas Casnewydd, yn ystod 2022/23.

5.2  Roedd Archwilio Cymru bellach wedi cwblhau'r gwaith archwilio eleni'n sylweddol.

5.3  Yn eu barn broffesiynol, cydymffurfiodd Archwilio Cymru â'r safonau moesegol a oedd yn berthnasol i'w gwaith, arhosodd yn annibynnol ar Gyngor Dinas Casnewydd, ac ni chafodd eu gwrthrychedd ei gyfaddawdu mewn unrhyw ffordd. Doedd dim perthynas rhwng Archwilio Cymru a Chyngor Dinas Casnewydd allai danseilio gwrthrychedd ac annibyniaeth Archwilio Cymru.

5.4  Bwriad Archwilio Cymru oedd cyhoeddi barn archwiliad ddiamod, neu lân, ar gyfrifon eleni fel y cadarnhawyd yn y Llythyr Cynrychiolaeth a nodir yn Atodiad 1.

5.5  Nodwyd un camddatganiad yn y Datganiad Cyfrifon drafft, a oedd yn parhau heb ei gywiro. Roedd y Cyngor fel arfer yn prisio ei bortffolio asedau eiddo bob pum mlynedd ar sail dreigl, yn unol â Chod CIPFA (y Cod). Fodd bynnag, roedd y Cod hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i Gynghorau wirio nad oedd unrhyw symudiadau materol yng ngwerth asedau rhwng prisiadau.

5.6  O ystyried pwysau chwyddiant diweddar, byddai asedau o dan y dull cost amnewid dibrisiedig yn debygol o fod yn destun cynnydd sylweddol mewn gwerth yn ystod 2022-23. O ganlyniad, roedd y Cyngor (yn unol â llawer o gynghorau eraill yng Nghymru) wedi cynnal ymarfer i godi gwerth yr asedau yr effeithiwyd arnynt yn 2022-23 gan ddefnyddio mynegeion priodol o'r diwydiant.

5.7  Roedd Archwilio Cymru yn fodlon bod dull y Cyngor o gyfrifo'r codiadau hyn mewn gwerth yn rhesymol ac yn unol â gofynion y Cod. Fodd bynnag, cafodd rhai ffigurau anghywir eu cynnwys mewn papurau gwaith a arweiniodd at or-ddatgan y cyfrifiadau gan £1.7 miliwn eleni. Dewisodd y Cyngor beidio â chywiro'r camddatganiad hwn o ystyried maint a chymhlethdod y cofnodion cyfrifeg sydd eu hangen a'r effeithiau a ddaw yn sgil hynny ar nodiadau ategol i'r cyfrifon.

5.8  Roedd y swm hwn yn gyfforddus o dan y trothwy materoldeb ac felly ni effeithiwyd ar farn yr archwiliad. Gan fod hwn yn ymarfer blynyddol ar hyn o bryd, dylid cywiro'r camddatganiad hwn hefyd ar ôl cyfrifo'r cynnydd ar gyfer 2023-24. At hynny, ni effeithiodd y camddatganiad ar falans cyffredinol Cronfa’r Cyngor gan ei fod yn ymwneud ag amcangyfrif o falansau asedau ar ddiwedd y flwyddyn yn unig.

5.9  Roedd rhai camddywediadau yn y datganiad cyfrifon drafft oedd bellach wedi’u cywiro gan reolwyr. Fodd bynnag, credwyd y dylid tynnu sylw'r Pwyllgor at y rhain, ac fe'u nodwyd gydag esboniadau yn Atodiad 3.

5.10                  Diolchodd Archwilio Cymru i'r tîm cyllid a phawb oedd yn rhan o'r gwaith.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

5.11                  Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at lywodraethu da'r Cyngor a chyfeiriodd at siart pei ar dud.29 a oedd yn dangos llithriad yn y rhaglen Gyfalaf ac yn holi a achosodd y llithriad unrhyw faterion sylweddol, a sut yr oedd hyn yn cael ei reoli.

5.12                  Ym marn y Cadeirydd, roedd angen gofyn y cwestiynau hyn mewn fforwm gwahanol ac nid o dan yr eitem hon. Cytunodd y Pwyllgor fod y  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Rheolwr Trawsnewid a Gwybodaeth [KM1] yr adroddiad i'r Pwyllgor gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y Gofrestr Risg Gorfforaethol ar gyfer diwedd Chwarter 2 (1 Gorffennaf i 30 Medi 2023).

6.2       Roedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei flaenoriaethau strategol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd. 

6.3       Ar ddiwedd Chwarter 2, cofnodwyd 15 risg yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol yr ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor.

6.4       Yn gyffredinol, roedd 1naw risg ddifrifol (sgorau risg 15 i 25); chwe risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a dwy risg gymedrol (sgorau risg 4 i 6) a amlinellwyd yn yr adroddiad.  O'i gymharu â'r gofrestr risg gorfforaethol Chwarter 1, cynyddodd un sgôr risg (Ystâd Eiddo Cyngor Casnewydd) a gostyngodd un sgôr risg (sefydlogrwydd darparwyr Gwasanaethau Cymdeithasol). Ni newidiodd y risgiau eraill o ran eu sgôr.   

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

6.7       Cyfeiriodd y Cynghorydd Jordan  at gamgymeriad ar t.217. Cadarnhaodd [KM2] y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen [KM3] fod hyn yn dangos y risg gorfforaethol gyffredinol a’r risg gwasanaeth a darparwyd manylion llawn ar t.224.

6.8       Cyfeiriodd y Cynghorydd Cocks at gynnydd risg mewn perthynas ag ôl-groniad ystadau ar t.217 a holodd a oedd hyn yn ymwneud â Newport Norse. Nododd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod manylion y risg yn ystyriaeth i'r Cabinet, ond eglurodd  ôl-groniad y gwaith cynnal a chadw ar yr ystâd ynghylch cael ei gostio am brisiau sydd wedi cynyddu ers hynny, yn fwy o gwmpas materion ariannol nag oedi gyda'r rhaglen waith. Roedd y Cyngor yn gweithio drwy'r rhaglen i resymoli asedau, a byddai hyn yn helpu i ddatrys y mater gyda'r gyllideb cynnal a chadw.

6.9       Cadarnhaodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid y byddai manylion ar reoli risg yn cael eu cynnwys yn yr hyfforddiant cofrestr risg ar gyfer y Pwyllgor, y byddai angen ei drefnu ar gyfer dyddiad arall. Cytunodd y Cadeirydd y dylid trefnu sesiwn hyfforddi arall yn dilyn presenoldeb isel yn y sesiwn yn gynharach yn y dydd a gofynnodd i bawb wneud eu gorau i fynychu'r hyfforddiant nesaf a drefnwyd.

6.10 Cadarnhaodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod dull strategol a bod y strategaeth a'r cynllun cyhoeddedig yn cael ei adolygu, ac roedd disgwyl iddo gael ei ystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol yn y flwyddyn newydd.

Argymhelliad: 

Bu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystyried cynnwys yr adroddiad ac yn asesu'r trefniadau rheoli risg ar gyfer yr Awdurdod

   7.1 Cyflwynwyd yr adroddiad gan Bennaeth Cyllid y Pwyllgor a oedd yn rhoi cyfle i aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ystyried a gwneud sylwadau ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Drafft 2022/23. Dangosodd yr adroddiad sut yr oedd y Pwyllgor wedi cyflawni ei gylch gorchwyl yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor fel y nodir gan Fesur Llywodraeth Leol 2011 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

7.2       Roedd y Pwyllgor wedi cyflawni hyn drwy ganolbwyntio ar ei gyfrifoldebau craidd yn ystod y flwyddyn. 

7.3       Bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i gyflwyno ei Adroddiad Blynyddol 2022/23 i'r Cyngor Llawn.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

7.4       Roedd Dr Barry am weld pryderon y Pwyllgor ynghylch adnoddau Archwilio yn cael eu hamlygu yn fwy yn yr adroddiad.

7.5       Ystyriodd y Pennaeth Cyllid ei fod yn sylw teg a byddai'n ystyried sut y gellid adlewyrchu hyn o dan y sylwadau ynghylch y cynllun archwilio yn amodol ar sgwrs gyda chydweithwyr.

7.6       Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol fod y cyfnod adrodd hyd at fis Mawrth 2023 felly gellid ei godi yn adroddiad blynyddol y flwyddyn nesaf.

7.7       Soniodd y Cadeirydd ei fod wedi cael ei gyfeirio ato ym mhroses gosod cyllideb y flwyddyn flaenorol wrth ystyried arbed cynigion, felly dylid ei ychwanegu at yr adroddiad.

7.8       Ychwanegodd y Cadeirydd hefyd y dylid cynnwys nifer y galwadau a wneir gan y Pwyllgor yn yr adroddiad hefyd.

7.9       Byddai'r Pennaeth Cyllid yn cynnwys hyn yn yr adroddiad blynyddol.

7.10     Diolchodd y Cadeirydd i bawb oedd yn rhan o'r adroddiad.

Argymhelliad: 

• Cytunodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar adroddiad blynyddol y Pwyllgor i'w gyflwyno i'r Cyngor er mwyn bodloni'r gofynion yn amodol ar fân ddiwygiadau a grybwyllir uchod.

8.1  Rhoddodd y Cyfarwyddwr Strategol - Trawsnewid a Chorfforaethol ddiweddariad llafar i'r Pwyllgor ar ran y Cyfarwyddwr Strategol - Gwasanaethau Cymdeithasol.

8.2  Gofynnodd y Cadeirydd i'r pwyllgor nodi'r diweddariad a gofyn unrhyw gwestiynau perthnasol i'r Cyfarwyddwr Strategol - Gwasanaethau Cymdeithasol mewn cyfarfod yn y dyfodol.

8.3  Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y diweddariad ar lafar.

9.1       Rhoddodd y Cyfarwyddwr Strategol - Trawsnewid a Chorfforaethol ddiweddariad i'r Pwyllgor ar ran y Cyfarwyddwr Strategol - Gwasanaethau Cymdeithasol.

9.2       Gofynnodd y Cadeirydd i'r pwyllgor nodi'r diweddariad a chadw unrhyw gwestiynau perthnasol i'r Cyfarwyddwr Strategol - Gwasanaethau Cymdeithasol yn y cyfarfod nesaf.

9.3  Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y diweddariad ar lafar.

10.1                  Diben blaenraglen waith yw helpu i sicrhau bod yr Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio ar gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith gyfredol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Argymhelliad: 

• Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r Rhaglen Gwaith.