Agenda and minutes

None

Cytunwyd:

Bod cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 15 Medi 2021 yn gofnod cywir.

A response has been received from Silvia Gonzalez-Lopez Service Manager Waste and Cleansing in relation to a question posed by the Marshfield Representative at the last meeting about whether fly tipping had increased or decreased as a result of the booking system. The response is as follows:

Regarding the question about fly tipping, we have seen no correlation between fly tipping and changes to our HWRC. We need to highlight that, recent changes to the way the site operates have meant improved conditions and longer opening hours, which has enabled the site to increase its recycling from 65% to 90% and meant NCC has been awarded with the HWRC of the year 2021 award. The new system has eradicated issues with queuing and traffic building up in the SDR and currently there is no waiting time at all, and residents can generally book slots to visit the site from one day to the next.

Fly tipping is a criminal activity that the vast majority of our residents would not entertain. A significant proportion of fly tipping is carried out by commercial operators, who cannot not use the HWRC and have a legal obligation to dispose of their waste in line with relevant legislation.

Nododd y Cadeirydd yr ateb ysgrifenedig gan Reolwr y Gwasanaeth Gwastraff a Glanhau yn nodi nad oedd unrhyw gydberthynas rhwng tipio anghyfreithlon a newidiadau i'r Ganolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref.

Discussion with Nicola Dance- Senior Policy & Partnership Officer and Alun Prescott- Neighbourhood Hub Manager

Cafodd y cynghorau cymuned gyflwyniad gan yr Uwch Swyddog Polisi a Phartneriaeth. Eglurwyd bod yr hyfforddiant hwn yn fenter dan Bartneriaeth Casnewydd yn Un i ddatblygu sgiliau a gwybodaeth drwy Raglen Leader Dyffryn Wysg a oedd yn ffynhonnell cyllid ar gyfer y prosiect.

Prif Bwyntiau:

·         Hyfforddiant llythrennedd carbon am ddim i gael ei gynnig i gynghorau cymuned yng Nghasnewydd a Sir Fynwy gan ei bod yn fenter ar y cyd rhwng y ddwy ardal hynny.

·         Byddai cynghorau cymuned yn dysgu am y cysylltiad rhwng gweithgareddau dynol a’r newid yn yr hinsawdd, a byddai hynny'n rhoi'r wybodaeth iddynt gymryd camau i leihau allyriadau carbon ar lefel unigol neu ar lefel cyngor cymuned.

·         Gwnaed cais i'r Gronfa Datblygu Gwledig a oedd yn llwyddiannus, ac roedd yn berthnasol i ardal LEADER Dyffryn Wysg yn cynnwys Sir Fynwy a wardiau gwledig yng Nghasnewydd gan gynnwys Llan-wern, Maerun, Graig, Caerllion a Langstone. O ran hyfforddiant cynghorau cymuned, bydd yr hyfforddiant yn cael ei ymestyn i bob un o'r 14 cyngor cymuned a bydd yn cael ei ddarparu yn y flwyddyn newydd gan Cynnal Cymru.

·         Mae 116 o leoedd hyfforddiant ar-lein am ddim ar gael i aelodau Cynghorau Cymuned a hyd at 90 o leoedd am ddim ar gael i aelodau o'r gymuned yn yr ardal.

·         Mae Hyfforddi'r Hyfforddwr hefyd ar gael lle gall pobl a oedd wedi derbyn yr hyfforddiant hefyd fynd ymlaen i gyflwyno'r hyfforddiant eu hunain yn y dyfodol.

·         Hyfforddiant i'w gynnal ar-lein rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2022 – Dau sesiwn ar-lein gydag awr o ddysgu hunangyfeiriedig.

·         Bydd yr hyfforddiant yn rhoi gwybod i bobl am y ffeithiau a'r wyddoniaeth y tu ôl i'r newid yn yr hinsawdd, ac effaith gwahanol gamau gweithredu ac yn eu helpu i ddatblygu cynlluniau gweithredu gan ddefnyddio eu gwybodaeth. Byddai’r cwrs hefyd yn cael ei achredu gyda thystysgrif ar ôl ei gwblhau.

·         4 cyfle i gofrestru gyda chwrs ym mis Ionawr, 2 ym mis Chwefror ac 1 ym mis Mawrth 2022.

Y cam nesaf oedd ysgrifennu at glercod cynghorau cymuned yr wythnos nesaf i wahodd pobl i gofrestru eu diddordeb ymlaen llaw gyda'r ddolen archebu. Gall un person gofrestru ar ran ei gyngor cymuned gyda'r potensial i ymestyn hynny i fwy o bobl.

Gofynnwyd i gynghorau cymuned hefyd helpu i nodi grwpiau sy'n gofalu am adeiladau cymunedol yn eu hardal a hefyd hyrwyddo'r hyfforddiant hwn i drigolion yn eu hardal a allai fod â diddordeb.

Cwestiynau:

Gofynnodd cynrychiolydd Llanfihangel-y-fedw am y 116 o leoedd ac am y ffaith mai dim ond un cynrychiolydd cyngor cymuned o bob cyngor a all fynychu'r hyfforddiant a chadarnhaodd yr Uwch Swyddog Polisi a Phartneriaeth fod y 116 o leoedd hefyd yn cynnwys Sir Fynwy sy'n cymryd y rhan fwyaf o leoedd a’i fod hefyd ar gael i sefydliadau sy'n rhedeg adeiladau cymunedol.

Dywedodd cynrychiolydd Maerun y byddai llawer o grwpiau â diddordeb ym Maerun a gofynnodd a oedd unrhyw bosteri ar gael i'w hanfon at y grwpiau hyn.

Cadarnhaodd yr Uwch Swyddog Polisi a Phartneriaeth y byddai'r  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Discussion with Ceri Foot Service Manager- Customer Services and Karen Gregg Systems Development Manager

Mynychodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a'r Rheolwr Cymorth Gweithrediadau i siarad â Chynghorau Cymuned am broblemau a nodwyd yn y cyfarfod blaenorol ynghylch anawsterau o ran sut y cafodd problemau eu hadrodd, problemau gyda'r ap a hefyd adroddiadau nad yw rhai cwsmeriaid yn cael galwad yn ôl. 

Prif Bwyntiau:

·         Eglurodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid fod gan y ganolfan gyswllt system lle mae problemau’n cael eu logio ac mai dyma'r un system y mae trigolion yn ei defnyddio i sefydlu eu cyfrifon gyda 50,000 o drigolion wedi sefydlu cyfrifon eu hunain, a bod hyn wedi'i integreiddio â'r system swyddfa gefn.

·         Mae gweithredwyr y ganolfan gyswllt yn gweithredu o system o'r enw ‘A TO Z’, a oedd yn gronfa ddata wybodaeth enfawr. Pe byddech yn ffonio i roi gwybod am gasgliad gwastraff a fethwyd neu i roi gwybod am geudwll, er enghraifft, byddent yn defnyddio'r gronfa ddata honno i ateb eich galwad. Roedd y wybodaeth ar y gronfa ddata honno yn eiddo i'r gwasanaethau. Mae gwasanaethau’n rhoi gwybodaeth i dîm y gwasanaethau cwsmeriaid am sut maent am i'w galwadau gael eu trin.

·         Mae'r asiant yn chwilio am geudyllau neu wastraff a fethwyd ac mae ganddo sgript i helpu gyda'r alwad hon.

·         Pe bai angen logio galwad, yna byddai’n mynd i'r swyddfa gefn.

·         Pan sefydlwyd ‘A to Z’, cytunodd y swyddfeydd cefn ar y wybodaeth i’w chadw ar y set ddata honno, cytunon nhw pa wybodaeth i’w rhoi’n ôl i'r cwsmer, yna cytunon nhw â ni gytundeb lefel gwasanaeth e.e. beth yw'r amserlen ar gyfer cysylltu â chwsmeriaid.

·         Nid yw'r ganolfan gyswllt yn derbyn unrhyw wybodaeth gan y gwasanaeth, ar ôl i’r alwad adael y gwasanaethau cwsmeriaid, cyfrifoldeb y swyddfa gefn oedd cysylltu â'r cwsmer.

·         Pe bai’r alwad yn cael ei logio, yna byddai’n mynd i swyddfa gefn y gwasanaeth, a byddai beth bynnag a fyddai’n cael ei roi ar y cofnod hwnnw yn cael ei drosglwyddo'n ôl i'r cwsmer trwy e-bost.

·         Pe na fyddai unrhyw beth yn cael ei fwydo yn ôl, yna byddai’n debygol nad oedd y swyddfa gefn wedi diweddaru'r cofnod.

Cwestiynau:

Gofynnodd cynrychiolydd Maerun  beth oedd ystyr swyddfa gefn ac a oedd yn cyfeirio at bob adran unigol fel Cynllunio ac ati a dywedodd hefyd fod trigolion wedi dweud nad ydynt wedi derbyn unrhyw adborth o gwbl felly roedd hyn yn broblem.

Eglurodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid, pe bai cwsmer yn adrodd am geudwll, yna byddai hyn yn cael ei logio o dan enw, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost y cwsmer ac yn mynd drwodd i'r system Priffyrdd a fyddai’n creu swydd i'r arolygydd. Mae'r arolygydd yn ychwanegu nodyn i'w system a ddaw wedyn yn ôl at y cwsmer. 

Ychwanegodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau, pe bai gan gwsmer gyfrif cwsmer cofrestredig, dylid gwirio'r cyfrif. Roedd tua 85,000 o gyfrifon cwsmer cofrestredig bellach ar draws Casnewydd. Dylai'r ceisiadau fod ym mhorthol cyfrif y cwsmer a dylai'r cwsmer allu edrych ar ei archebion. Dywedwyd efallai y dylid edrych ar y porthol cwsmeriaid ac efallai bod y gwasanaethau yn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Dywedodd cynrychiolydd Graig fod yr eitem hon ar yr agenda yn dilyn yr hyn y soniwyd amdano o'r blaen ac roedd ganddo lawer o enghreifftiau lle'r oedd wedi e-bostio swyddogion yn y Cyngor ac nad oedd wedi derbyn unrhyw ymateb. Addawyd iddo y byddai uwch swyddogion yn dod yn ôl ato, ac ni chafodd ateb.

Dywedodd cynrychiolydd Graig ei fod wedi cyfarfod ddeg mlynedd yn ôl gyda swyddogion cyngor y ddinas yngl?n ag arwydd cyflymder rhwng Rhiw'r Perrai a The Friendly Fox. Roedd cyfarfodydd lle cytunwyd i'r arwydd gael ei symud a fyddai'n costio £350 i'r cyngor cymuned ac ni fyddai'n cael ei wneud nes bod arian yn cael ei dalu ymlaen llaw. Dywedodd cynrychiolydd Graig ei fod wedi cyfarfod â gwasanaethau nad oeddent yn deall pam y byddai'r cyngor cymuned yn cael cais am daliad, ond nid oedd ymateb o hyd yngl?n â'r mater hwn.

Ailadroddodd y Cadeirydd fod angen i'r cynghorau cymuned ddod drwy'r Swyddog Monitro a'r Swyddog Cymorth Llywodraethu os nad oeddent wedi derbyn ymateb gan mai nhw oedd y pwynt cyswllt canolog fel y nodwyd yn y Siarter.

Dywedodd cynrychiolydd Graig fod rhai o'r problemau yn faterion iechyd a diogelwch a oedd yn ddifrifol ac angen cael sylw yn syth ym mis Gorffennaf 2021. Dywedodd y Cadeirydd pe na bai ymateb yn cael ei dderbyn, yna gellid dod â'r materion at y Swyddog Cymorth Llywodraethu a'r Swyddog Monitro i'w huwchgyfeirio pe bai angen.

Cyfeiriodd cynrychiolydd Graig at lythyr a anfonwyd at y Swyddog Monitro ym mis Ionawr 2019 gan Gyngor Cymuned Graig ynghylch mater lle nodwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei anfon at Aelod Cabinet ym mis Mehefin. Dywedodd y Cadeirydd y byddai hyn yn cael sylw ond ar hyn o bryd nid dyma'r fforwm i drafod hyn.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd y Cyngor wedi trafod y mater hwn eto, ac y byddai'n cael ei symud ymlaen. 

Dywedodd y Cadeirydd y byddai’r gwasanaethau cwsmeriaid yn delio â’r eitem agenda’n cael ei thrafod a chwynion unigol. Fel cyngor cymuned yn codi materion roedd angen anfon hyn i'r gwasanaeth.

Dywedodd cynrychiolydd Maerun, ar fater cyfathrebu, ei fod wedi holi a oedd gan Gyngor Casnewydd fewnrwyd y gallai'r cynghorau cymuned gael mynediad ati.

Cadarnhaodd y Cadeirydd nad oedd yn briodol rhoi rhifau swyddogion ac ati, yn enwedig swyddogion iau ac ni fyddai'n helpu'r cynghorau cymuned gan nad oeddent yn cael eu trin yn wahanol i gynghorwyr y ddinas. Gellid rhoi manylion cyswllt uwch reolwyr a gellid cysylltu â'u rheolwyr gwasanaeth hefyd.

Nododd y Cadeirydd y gallai'r cynghorau cymuned dderbyn manylion Penaethiaid Gwasanaeth, ond dim ond os yw'n hollol angenrheidiol y dylid cysylltu â nhw. Pe na bai'r cyngor cymuned yn adnabod y gwasanaeth dan sylw, gallai fynd drwy'r Swyddog Cymorth Llywodraethu.

Eglurodd cynrychiolydd Maerun fod cyfarfod wedi bod gyda Matthew Sharpe, Rheolwr Datblygu ac Adfywio a Neil Gunther, Uwch Swyddog Gorfodi Cynllunio a gynhaliwyd yr wythnos hon ac a oedd yn werth chweil iawn ac roedd y swyddogion yn gymwynasgar iawn.

Gofynnodd cynrychiolydd Graig a oedd Cyngor Dinas Casnewydd wedi cyhoeddi unrhyw ganllawiau Covid ar logi neuaddau cymunedol gan fod canllawiau Llywodraeth Cymru yn amwys iawn. Cadarnhaodd y Cadeirydd nad oeddem yn cynghori ar hyn am y rheswm hwnnw gan gyfeirio pobl yn lle hynny at ganllawiau Llywodraeth Cymru gan mai hi oedd yn gyfrifol am ddarparu'r canllawiau. Fodd bynnag, gallai Cyngor Dinas Casnewydd helpu gydag asesiadau risg.

Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g fod cyfyngiad ar ei neuadd a bod gan neuaddau eraill gynulliadau bach, felly mae'r neuadd yn gosod eu canllawiau ei hun.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Graig y caniatawyd i ddosbarthiadau karate barhau ond na chaniatawyd partïon plant gan eu bod yn anodd eu monitro.

Dywedodd y Cadeirydd, ar lefel 0, mai’r trefnwyr a rheolwyr y safle a oedd yn gyfrifol am benderfynu.

Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g fod ei neuadd wedi penderfynu cadw tracio ac olrhain er nad oedd yn ofyniad cyfreithiol mwyach.

24 March 2022 at 6pm  

24 Mawrth 2022 am 6pm.

Liaison with Community Councils Meeting, 9 December 2021 - YouTube

Cyfarfod Cyswllt gyda Chynghorau Cymuned. 24 Mawrth 2022 - YouTube