Cofnodion

Y Cynghorydd John Reynolds (Gorllewin T?-du)

Elizabeth Bryant (Pennaeth y Gyfraith a Safonau)

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn gofnod cywir.

Mynychodd yr Uwch-arolygydd Jason White i roi'r wybodaeth ddiweddaraf.

•           Cafwyd diweddariad cyffredinol ar weithgarwch dwyrain a gorllewin Casnewydd. 

•           Rhoddodd yr Uwch-arolygydd gyd-destun ynghylch ffocws presennol plismona yn yr ardal, megis delio â throseddwyr cyson. 

•           Cadarnhaodd yr Uwch-arolygydd fod gwasanaeth yr heddlu wedi dyrannu mwy o heddweision yn gweithio gyda'r nos.

•           Defnyddiwyd dull amlasiantaethol o ddelio â digartrefedd, gan leihau nifer y bobl sy'n mynd yn ddigartref yn ogystal â helpu pobl sydd eisoes yn profi digartrefedd i gael gafael ar wasanaethau priodol. 

Nododd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob bryderon i'r Uwch-arolygydd nad yw Cynghorwyr Cymuned yr heddlu wedi mynychu eu cyfarfodydd cyngor.

Nododd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob fod y cyfarfodydd hyn yn cael eu cynnal unwaith y mis ac amlygodd y byddent yn hoffi cael presenoldeb yr heddlu yn rhai o'r cyfarfodydd drwy gydol y flwyddyn.

•           Cadarnhaodd yr Uwch-arolygydd y byddai'n mynd â’r gweithredu yn ôl ac yn mynd ar drywydd hyn.

Dywedodd Cynghorydd Cymuned Maerun eu bod wedi sefydlu fforwm cadeiryddion gyda chynghorau cymuned eraill fel Gwynll?g, yn ogystal â chyfarfod yn ddiweddar gyda’r Cynghorydd Allan Screen lle trafodir materion sy'n gyffredin i lawer o ardaloedd.

Soniodd Cynghorydd Cymuned Maerun fod materion yn ymwneud â'r ardal wedi eu codi gyda Swyddog Wetly. Nodwyd hefyd y rhoddwyd sicrwydd mewn perthynas â'r heddlu sy'n mynychu cyfarfodydd cymunedol er mwyn cyfnewid gwybodaeth yn well rhwng yr heddlu a chynghorau cymuned. Dywedodd Cynghorydd Cymuned Maerun, yn dilyn hyn, nad oedd yr heddlu yn bresennol yn y cyfarfodydd ac o ganlyniad roedd yn teimlo nad oedd cynghorau cymuned gwledig yn cael eu gwasanaethu'n ddigonol.

•           Dywedodd yr Uwch-arolygydd wrth y Cynghorydd Cymuned fod y Swyddog Wetley wedi symud ymlaen o'i rôl a'i fod wedi nodi'r cais am bresenoldeb heddlu yn yr ardal.

Amlygodd Cynghorydd Cymuned Maerun ei fod yn teimlo bod gwaith cydweithredol a deialog gyson yn hanfodol i'r dull partneriaeth.

•           Amlygodd yr Uwch-arolygydd fod cyswllt wedi bod gyda phobl oedd gynt wedi gwasanaethu fel Cynghorwyr Cymuned ynghylch digwyddiadau penodol.  

Teimlai Cynghorydd Cymuned Maerun nad oedd adborth bob amser yn cael ei roi pan oedd materion yn cael eu codi.

•           Amlygodd yr Uwch-arolygydd ei fod yn ymwybodol o'r materion sy'n eu hwynebu ac y bydd yn siarad â Swyddogion yn y wardiau hynny yn ogystal â chodi'r materion gyda Chynghorau Cymuned yn uniongyrchol.

•           Atgyfnerthodd yr Uwch-arolygydd bwysigrwydd perthynas yr heddlu â Chynghorau Cymuned a manteision y dulliau cydweithredol a'r perthnasoedd cadarnhaol.

Esboniodd Cynghorydd Cymuned Maerun eu bod yn ymwybodol bod cymorthfeydd yr heddlu yn cael eu lleihau a bod y Cyngor Cymuned wedi tynnu sylw aelod eu ward at hyn i’w uwchgyfeirio. Roedd Cynghorydd Cymuned Maerun o'r farn y gall perthynas waith gadarn gyda'r Cynghorau Cymuned fod o gymorth i'r heddlu a'r gymuned o ran rhannu gwybodaeth a chyfleu gwybodaeth allweddol i'r preswylwyr.

•           Nododd yr Uwch-arolygydd y byddai'n siarad â'r Swyddogion perthnasol yn ystod yr wythnos ganlynol i drafod camau y gellid eu cymryd i gryfhau'r cysylltiadau â Chynghorau Cymuned a'r cymunedau y  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Fe wnaeth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol ymdrin â'r pwyntiau allweddol trwy ddefnyddio sleidiau cyflwyno a fyddai'n cael eu hanfon at bob aelod. 

Rhaid i Gynghorau Cymuned gyflawni eu dyletswyddau newydd gan gynnwys y gofyniad i baratoi              a chyhoeddi adroddiad blynyddol a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2022. Mae Adran 52 o Ddeddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i gynghorau cymuned, cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl diwedd pob blwyddyn ariannol, baratoi a chyhoeddi adroddiad blynyddol am flaenoriaethau, gweithgareddau a chyflawniadau'r cyngor dros y flwyddyn flaenorol.  

Mae cefnogaeth ar draws y sector a chan y cyhoedd i gynyddu gwelededd gwaith cynghorau cymuned. Mae hyn er mwyn annog cymunedau i gymryd diddordeb yn yr hyn y mae eu cynghorau yn ei wneud a chael mynediad hawdd at wybodaeth am waith y cyngor.

Nododd panel adolygu annibynnol o gynghorau cymuned a thref ddiffyg gwelededd yng ngweithgareddau'r cynghorau cymuned. Canfu'r panel fod angen sylweddol i gynyddu ymwybyddiaeth o fodolaeth cynghorau cymuned a'u gwaith yn eu cymunedau, yn ogystal ag angen i gynghorau ymgysylltu â chymunedau wrth wneud penderfyniadau.  

Dylai adroddiadau blynyddol ddarparu gwybodaeth sy'n cryfhau atebolrwydd y cyngor ac yn cynyddu tryloywder y gwaith a wnaed. Dylai'r adroddiad blynyddol fod yn ffordd ragweithiol o rannu gwybodaeth am flaenoriaethau, gweithgareddau a chyflawniadau'r cyngor.

Nododd y Cynghorwyr Cymuned eu bod wedi dechrau llunio eu hadroddiad.

•        Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y gallai cynllun hyfforddi gael ei rannu yn yr adroddiad yn hytrach na rhestr o bwy oedd wedi cwblhau pa hyfforddiant.

Holodd Cynghorwyr Cymuned y Cyngor Cymuned a allent gynnwys y diffyg ymateb gan yr heddlu yn eu hadroddiad.

•        Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y dylai'r adroddiad fod yn ffeithiol ac yn seiliedig ar y Cyngor Cymuned yn hytrach na sefydliadau eraill, ond efallai y gallent nodi camau cadarnhaol a gymerwyd i ddelio ag unrhyw faterion y maent wedi'u hwynebu.

•        Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol ei bod yn bwysig gweithio'n adeiladol yn ogystal â nodi beirniadaeth adeiladol fel canlyniad dysgu.

•        Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn y cyfarfod y dylai'r gwersi a ddysgwyd ymwneud â'r Cyngor Cymuned yn hytrach na gwasanaethau eraill.

Holodd Cynghorydd Cymuned Maerun a oes angen cyhoeddi eu hadroddiad yn Gymraeg. Nododd Cynghorydd Cymuned Graig fod y wefan yn dweud bod modd darparu adroddiad yn Gymraeg ar gais er nad yw hyn erioed wedi digwydd.

•        Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddant yn edrych yn benodol ar hyn.

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Graig a yw'r adroddiad yn cael ei gynhyrchu gan berson unigol ac yna'n cael ei gymeradwyo gan y Cyngor Cymuned. Holodd Cynghorydd Cymuned Graig a oes angen i bwyllgorau hefyd gyhoeddi adroddiadau papur yn ogystal â'u rhoi ar eu gwefan.

•        Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth yr aelod fod hyn yn gywir, ond mae'n debygol y bydd yr adroddiad yn cynnwys nifer o ddogfennau a allai fod gan awduron gwahanol.

•        Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Rhannodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol gyflwyniad yn amlinellu'r rolau a'r cyfrifoldebau allweddol i Gynghorau Cymuned wella gwybodaeth ac atgoffa cynghorwyr.

Cafwyd trafodaeth yn dilyn y cyflwyniad lle eglurwyd hynny.

•        Rhaid diffinio rolau a chyfrifoldebau yn glir gan gynnwys rôl y Swyddog Ariannol Cyfrifol, ac ar gyfer Cynghorau llai mae'r rôl hon yn aml yn cael ei dyrannu i'r clerc. Fodd bynnag, mae eglurder llwyr ynghylch rolau a chyfrifoldebau yn allweddol.

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Gwynll?g sut y dylid cyhoeddi cofnodion.

•        Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol mai cofnodion cyfreithiol o gyfarfodydd yw'r cofnodion a dylent gynnwys crynodeb o'r drafodaeth yn ogystal â chofnod o unrhyw benderfyniadau a wnaed.

Nododd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob eu bod yn cyfeirio unrhyw faterion yn ymwneud â’r cofnodion at y clerc ar ôl y cyfarfod.

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Graig a ddylid cyhoeddi dogfennau atodol o leiaf 3 diwrnod cyn y cyfarfod.

•        Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod hyn yn gywir.

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Graig beth yw'r amser a argymhellir i gymryd lle Cadeirydd y Cyngor Cymuned? 

•        Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai hyn cyn gynted â phosibl tra'n parhau i ddilyn y drefn gywir.

Holodd Cynghorydd Cymuned Graig faint o gynghorwyr sydd eu hangen er mwyn i gyfarfod fod yn gworwm.

•        Bydd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn gwirio hyn, ond cadarnhaodd hefyd fod y cadeirydd yn cyfrif fel aelod at ddibenion cworwm.

Cadarnhaodd Cynghorydd Cymuned Dwyrain T?-du fod angen i draean o'r CC cyfan fod yn bresennol a rhaid iddo fod yn ddim llai na thri aelod sydd angen i fod yn gworwm.

•        Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod angen cwblhau Cofrestrau Buddiannau yn rheolaidd a'u cyhoeddi ar wefannau'r CC.

Roedd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob yn golygu a oes angen i Gynghorwyr Cymuned gwblhau ffurflenni datgan buddiannau yn ystod cyfarfodydd y mae ganddynt fudd ynddynt.

•        Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrthynt y byddai angen iddynt ddilyn y canllawiau a nodwyd, megis datgan budd a gadael y drafodaeth.

Cadarnhaodd Cynghorydd Cymuned Gwynll?g nad oes angen i Gynghorwyr Cymuned gyhoeddi eu cofrestrau buddiannau ar-lein ond bod yn rhaid iddynt fod â chopïau ohonynt, yn ogystal â nodi bod budd yn ystod cyfarfod yn cael ei gofnodi ac yna rhaid ei nodi ar ffurflen y barod ar gyfer unrhyw archwiliad. Mae hyn wedi bod yn newid diweddar i ddeddfwriaeth gan fod angen cyhoeddi'r ffurflenni ar-lein yn flaenorol. 

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Pen-hw beth fyddai’n digwydd pe na bai Cynghorau Cymuned yn gwneud pethau fel cyhoeddi gwybodaeth am gyfarfodydd.

•        Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod hyn yn gwneud y Cyngor yn agored i gael ei herio ac i broblemau enw da o bosibl. Byddai gofyn am eglurder pellach gan y Swyddog Monitro. 

Camau Gweithredu  

Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol i geisio eglurder ynghylch risgiau posibl CC ddim yn bodloni gofynion deddfwriaethol. 

Cyflwynwyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y dylai fod proses ar gyfer ymdrin â chwynion ym mhob Cyngor Cymuned, a dylid cyhoeddi hyn ar eu gwefan. Mae model o broses Cymru gyfan wedi'i chyhoeddi ar wefan yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus y dylid ei defnyddio fel model. 

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Graig a oedd angen y broses gwyno hon ar gyfer cwynion yn erbyn y Cyngor Cymuned yn ogystal â chwynion yn erbyn y Cynghorwyr Cymuned?

•    Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod hyn yn gywir, dylai'r broses ystyried y ddau fath o gwynion y gallent eu derbyn. 

Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol os yw'r g?yn yn God Ymddygiad, yna dylid ei chyfeirio at y Swyddog Monitro i'w hystyried. 

Nododd Cynghorydd Cymuned Graig y gall y Cyngor Cymuned ymdrin â mân faterion o dan eu polisi, ond dylid cyfeirio materion mwy at y Swyddog Monitro.  Camau Gweithredu 

Pob CC i sicrhau bod ganddynt Bolisi Cwynion priodol ar waith a'i gyhoeddi ar eu gwefan. 

Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod yn rhaid i unrhyw swyddi gwag ddilyn y gweithdrefnau cywir yn ogystal â hysbysu Cyngor Dinas Casnewydd am y swyddi gwag i sicrhau bod hysbysiad swydd wag gyda chyfnodau rhybudd cywir yn cael ei greu yn Gymraeg a Saesneg.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol ei bod bob amser yn werth rhoi gwybod i Gyngor Dinas Casnewydd i sicrhau bod yr holl gamau yn cael eu dilyn yn gywir.

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Graig a yw'r Cyngor Cymuned yn mynd i rywfaint o gost rhag ofn bydd etholiad.

•    Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod hyn yn gywir, cyfrifoldeb y Cyngor Cymuned yw costau unrhyw etholiadau. 

Gofynnodd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob a Langstone, os yw’r sedd yn ddiwrthwynebiad, a fyddai costau o hyd.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod Cyngor Dinas Casnewydd yn delio â rhai costau argraffu ar gyfer etholiadau lleol, ond bod costau argraffu a phostio ad-hoc Cyngor Cymuned yn cael eu dewis yn gyfan gwbl gan y Cyngor Cymuned.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod rhaglen waith i'r dyfodol wedi'i chreu gyda'r eitemau canlynol yn cael eu trefnu.

•        Hyfforddiant diogelwch personol

•        Hyfforddiant iechyd a diogelwch

•        Cynllun Lles Gwent a Chynllun Gweithredu Lleol Casnewydd

Nododd Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob nad oes gan Gynghorau Cymuned lwybrau amgen ar gyfer delio â materion yn ymwneud â Chyngor Dinas Casnewydd.

•        Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod y broses yr un fath i Gynghorau Cymuned a Chynghorwyr Dinas, nid oes llwybrau i osgoi'r polisïau a'r gweithdrefnau sydd ar waith.

Nododd Cynghorydd Cymuned Pen-hw eu bod yn cyfeirio unrhyw faterion at eu Cynghorwyr Dinas i ddelio â nhw.

Cadarnhaodd Cynghorydd Cymuned Dwyrain T?-du nad yw Cynghorwyr Dinas yn cael triniaeth arbennig wrth gysylltu â swyddogion i ddelio â phroblemau.

Nododd Cynghorydd Cymunedol Gwynll?g nad oedd gan siarter y Cyngor Cymuned amser penodol i'w ddiweddaru, gyda'r cyn-Swyddog Monitro yn dod ag unrhyw newidiadau i'r siarter fel eitem sefydlog ar agenda'r cyfarfod. Gellir ystyried hyn mewn cyfarfod yn y dyfodol. Byddai'r Cynghorwyr Cymuned yn hoffi eitem ar yr agenda ar gyfer arfer gorau ar ddogfennau statudol. Byddai Cynghorydd Cymuned Llangadwaladr Trefesgob yn hoffi i'r "fformat gorau" hwn ar gyfer dogfennau statudol fod yno fel adnodd ond nid yn orfodol.  

Hoffai Cynghorydd Cymuned Maerun gael hyfforddiant diogelwch personol i gynghorwyr cymunedol, gan fod hyn yn effeithio ar nifer y bobl sydd eisiau sefyll.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai hyn yn cael ei gynnwys yn yr hyfforddiant diogelwch personol.