Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Craffu ar Berfformiad – Lleoedd a Materion Corfforaethol - Dydd Llun, 30ain Medi, 2024 2.00 pm

Lleoliad: Committee Room 1 / Microsoft Teams

Cyswllt: Neil Barnett  Cynghorydd Craffu

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Y Cynghorwyr Reeks and Cleverly a Meirion Rushworth (Pennaeth Cyllid).

 

 

2.

Datgan diddordeb

Cofnodion:

Dim.

3.

Adolygiad Profiad Cwsmer pdf icon PDF 111 KB

a) Cyflwyniad gan Swyddog

b) Trafodaeth a chwestiynau i’r Pwyllgor

c) Casgliad ac argymhellion

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn bresennol: 

-       Rhys Cornwall – Cyfarwyddwr Strategol – Trawsnewid a Chorfforaethol

-          Bridie Edwards - Rheolwr Prosiect

-          Ceri Foot - Rheolwr y Gwasanaethau Cwsmeriaid

 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Strategol - Trawsnewid a Chorfforaethol (CSTCh) yr adroddiad a gwnaeth y Rheolwr Prosiect a'r Rheolwr Gwasanaeth - Gwasanaethau Cwsmeriaid (RhGGC) gyflwyniad o’r adroddiad.

 

Cwestiynau:

  • Holodd y Pwyllgor pam y cafodd ymchwiliad ei ystyried ac a oedd Swyddogion wedi profi'r gwasanaethau eu hunain. Dywedodd y CSTCh wrth y Pwyllgor fod y prosiect wedi codi o ymwybyddiaeth gynyddol o heriau yn y gwasanaeth yn dilyn Covid-19. Gwnaethant y penderfyniad am gyflymder ac eglurder i ymgysylltu â Basis ar gyfer yr adolygiad. Nododd y RhGGC fod Basis wedi cael data pwy oedd yn darparu gweithdai, dangos a dweud, ac yn cyfarfod yn rheolaidd â'r tîm craidd. Nododd y CSTCh eu bod wedi profi gwasanaethau eu hunain. 

 

  • Gofynnodd y Pwyllgor a oedd y gwasanaeth yn gweithio i safonau'r diwydiant. Gofynnon nhw hefyd pa mor dda y cafodd ap Fy Ngwasanaethau Cyngor (MSC) ei ddefnyddio gan breswylwyr a sut y gellid ei hysbysebu'n ehangach. Amlygodd y CSTCh fuddion MCS a nododd fod diffygion yn golygu nad oedd yn gydnaws â meddalwedd arall a ddefnyddir gan CDC. Sicrhawyd y Pwyllgor eu bod yn canolbwyntio ar sicrhau bod y feddalwedd yn gweithio'n dda i sicrhau rhwyddineb mynediad i drigolion i wasanaethau'r cyngor. Dywedodd y RhGGC y Pwyllgor fod Rheolwr Gweithrediadau ar gyfer MCS a bod gwaith gyda Ffocws Cwsmeriaid Cymru yn mynd rhagddo i drafod strategaethau, technoleg newydd a deallusrwydd artiffisial ac ati. Nodwyd bod safonau'n wahanol ar draws pob awdurdod.


  • Gofynnodd y Pwyllgor a oedd y gyllideb a ddyfynnwyd ar gyfer y prosiect yn gyfanswm a beth oedd yn ei gynnwys. Cadarnhaodd y CSTCh mai dyma gyfanswm y gyllideb dros gyfnod o ddwy flynedd, a'u bod yn disgwyl aros ynddi.


  • Holodd y Pwyllgor a oedd morâl staff wedi'i ystyried a sut oedd staff yn ymdopi â newidiadau a'r prosiect. Gofynnon nhw hefyd lle roedd staff wedi'u lleoli, ac a oedd niferoedd staff mewn sefyllfa ddigonol i ymdopi â'r cynnydd yn y galw. Dywedodd y RhGGC y Pwyllgor fod staff yn ymdopi'n dda a bod cymorth ar gael. Nodwyd bod staff yn gadarnhaol am y prosiect gan y gallai helpu i leddfu materion rheolaidd sy'n codi. Fe wnaethant ddweud wrth y Pwyllgor fod staff wedi'u lleoli yn y Ganolfan Ddinesig, y Llyfrgell Ganolog a hefyd o gartref. Nododd y RhGGC fod trosiant y rhan fwyaf o staff oherwydd bod staff yn symud i swyddi mewn mannau eraill yn yr awdurdod. Nododd y CSTCh nad oedd atebion i'r materion hyn mor syml â chyflogi mwy o staff ond sicrhau bod systemau ac ymatebion effeithiol o feysydd gwasanaeth a hyfforddiant ar gael.

 

  • Gofynnodd y Pwyllgor a yw cyswllt â Chynghorwyr yn cael ei fonitro ac a fyddai modd hyfforddi Cynghorwyr i gysylltu â gwasanaethau. Cadarnhaodd y RhGGC fod gohebiaeth gydag aelodau etholedig yn cael ei monitro gan wasanaethau cwsmeriaid a gwasanaethau dinas pan gânt eu hanfon  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Adroddiad Cynghorydd Craffu pdf icon PDF 142 KB

a) CamauGweithredu sy'n Codi (Atodiad 1)

b) Blaenraglen Waith (Atodiad 2)

c) MonitroCanlyniadau (Atodiad 3)

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

a)    Camau Gweithredu sy’n Codi

Nododd y Cynghorydd Craffu eitemau dyledus ond roedd y rhain wedi cael eu dilyn

 

b)    Blaenraglen Waith

Dywedodd y Cynghorydd Craffu wrth y pwyllgor y bydd dyddiadau'n cael eu cadarnhau i'r pwyllgor dderbyn y Cynllun Rheoli Asedau Priffyrdd, Cynllun Adneuo Cynllun Datblygu Lleol a'r Cynllun Pontio Ailgartrefu Cyflym.

 

Nodwyd i’r pwyllgor fod y cyfarfod nesaf ar 14 Hydref 2024 am 2pm.

 

Teimlai'r Pwyllgor y dylid gohirio'r Cynllun Creu Lleoedd a'i adolygu ar ôl i'r gweithgor ddod i ben. Cytunodd y Cadeirydd i ysgrifennu at y Pennaeth Gwasanaeth a chytunodd y Cynghorydd Craffu i drosglwyddo hyn.

 

c)      Monitro Canlyniadau

Nododd y Cynghorydd Craffu rai eitemau dyledus ond roddodd sicrwydd i’r Pwyllgor fod y rhain yn cael eu dilyn.

 

5.

Cofnodion y Cyfarfod Diwethaf pdf icon PDF 120 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd cofnodion y cyfarfodydd blaenorol a gynhaliwyd 22 Gorffennaf 2024 a 29 Gorffennaf 2024 eu cymeradwyo fel cofnod cywir a gwir.

 

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 3.40pm