Agenda and minutes

Dim.

Nodwyd na chofnodwyd yr ymddiheuriadau ar gyfer y Cynghorydd M Evans. Dywedodd

y tîm Gwasanaethau Democrataidd y byddai hyn yn cael ei ddiwygio'n ôl-weithredol i adlewyrchu hyn.

Derbyniwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Mehefin 2021 yn gofnod gwir a chywir.

Gwahoddedigion:

Sally Ann Jenkins - Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc 

Mary Ryan – Pennaeth Diogelu Corfforaethol

Rhoddodd y Pennaeth Diogelu Corfforaethol drosolwg byr o'r adroddiad i'r pwyllgor ac esboniodd fod y gwasanaeth wedi cyflawni’r gwelliannau gan Archwilio Cymru a awgrymwyd ar gyfer 2021. Pwysleisiwyd ei bod wedi bod yn flwyddyn anarferol sydd wedi cael effaith ar bob gwasanaeth gyda heriau ond parhaodd yr adran i ymrwymo i gynllun gwaith 2021 er ei bod yn amser rhyfedd o ran gweithio o bell.

Lansiwyd y cynllun e-ddysgu ar gyfer diogelu ym mis Mai 2020, rhagwelwyd y byddai'n cael ei lansio ym mis Mawrth 2020 ond fe’i gohiriwyd oherwydd y pandemig. Roedd y tîm wedi gobeithio y byddai 90% o'r staff a'r gwirfoddolwyr yn cwblhau'r cwrs ond nododd nad oedd hyn yn bosibl oherwydd COVID, fodd bynnag roedd llawer o bobl yn cofrestru ar gyfer yr e-ddysgu ac roedd yn cael adborth da gan y rhai a fynychodd.

Esboniodd y swyddog fod rhai o'r heriau o ganlyniad i lai o hyfforddiant wyneb yn wyneb, ac esboniwyd y byddai'r tîm diogelu’n defnyddio hyfforddiant o'r fath i sicrhau bod y cyngor yn parhau i gydymffurfio. Yn ôl ym mis Medi 2020, roeddent wedi gobeithio ailddechrau hyn ond ni ddigwyddodd hyn oherwydd bod mwy o bethau'n cael eu gohirio yng nghyd-destun y 

Mae’r ddogfen hon ar gael yn Saesneg / This document is available in English.

pandemig. Er gwaethaf hyn, sicrhaodd y swyddog y pwyllgor fod llawer o drefniadau ar waith i sicrhau bod staff yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau diogelu. 

Crëwyd y Gofrestr Gwirfoddolwyr a Hebryngwyr yn dilyn argymhelliad gan Swyddfa Archwilio Cymru. Dywedodd y swyddog arweiniol fod hyn yn eu rhoi mewn gwell sefyllfa nawr ac fod pethau’n mynd yn dda iawn er nad oes cynifer o wirfoddolwyr oherwydd y ffordd y mae'r gwasanaethau'n cael eu darparu. Dywedwyd wrth y pwyllgor y byddai hyn yn gwella  yn y pen draw ac y byddai'r tîm yn adolygu'r polisi gwirfoddoli gan gwblhau’r gwaith cofrestru a'r diweddariadau perthnasol.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod holl gofnodion gwaddol gwefan Newport.Gov i gyd wedi'u dileu ac yn gywir. Roedd hyn yn bennaf i gynorthwyo dinasyddion gan fod y partneriaid diogelu ledled y rhanbarth wedi'u diweddaru a'u rhannu o fewn y cyngor drwy ddulliau cyfathrebu gwahanol fel y cylchlythyr a gwybodaeth sydd ar gael yn rhwydd ar y rhyngrwyd. O hyn, tynnodd y swyddog sylw at y ffaith mai'r rheswm oedd sicrhau bod mynediad i ddinasyddion at wybodaeth ddiogelu yn llawer haws i gael gafael arni.

Soniwyd wrth yr Aelodau bod y gosb resymol, a adwaenir fel y gwaharddiad ar smacio ysgafn. Cyfeiriwyd yr aelodau at ddiwedd yr adroddiad os ydynt am ddarllen y briff a gaiff ei gynnwys yn adroddiad y cyfarwyddwr mewn cysylltiad a chydymffurfio.

Nododd y Pennaeth Diogelu Corfforaethol fod y tîm wedi lansio Adnodd Archwilio Hunanasesiadau Diogelu Cyngor Casnewydd. Rhoddodd hyn lawer o sicrwydd i wasanaethau’r cyngor o ran eu trefniadau diogelu ynghyd a llawer o gefnogaeth i'r adrannau. 

Cynlluniwyd rhan o'r cynllun blynyddol i  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Gwahoddedigion:

Rhys Cornwall - Pennaeth Pobl a Newid Busnes

Mark Bleazard - Rheolwr Gwasanaethau Digidol

Tariq Slaoui – Rheolwr Gwybodaeth

Rhoddodd y Pennaeth Newid Busnes a Phobl drosolwg byr o’r adroddiad i'r pwyllgor a dywedodd mai dyma'r nawfed Adroddiad Gwybodaeth Risg blynyddol, nad yw'n adroddiad statudol ond sy'n cael ei wneud bob blwyddyn fel dull arfer gorau o reoli gwybodaeth a diogelwch, sy'n hanfodol ar gyfer tryloywder. Rhoddodd yr adroddiad yn rhoi trosolwg o'r trefniadau ac yn tynnu sylw at bwysigrwydd llywodraethu gwybodaeth.

Cydnabu'r Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod cyd-destun yr adroddiad dan sylw yn seiliedig ar gyfnod nas gwelwyd ei debyg erioed o’r blaen pan fo rheoli risg yn deillio'n bennaf o weithio gartref sy'n cyflwyno heriau gwahanol. Er enghraifft, gallai pylu’r ffiniau rhwng gwaith a bywydau personol gynyddu'r risg y bydd staff yn cael eu targedu gan seiber-droseddwyr oherwydd yr amgylchiadau unigryw sy’n effeithio ar bobl.

Aeth y swyddog drwy uchafbwyntiau penodol yr adroddiad a'r hyn y mae'n ofynnol iddynt ymdrin ag ef o ran rhai elfennau o gydymffurfio. Mae'r Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus yn eu galluogi i gysylltu'r rhwydwaith i reoli eu gwybodaeth a'u diogelwch yn briodol, a reolir gan swyddfa'r cabinet. Nodwyd eu bod wedi gwneud dau gyflwyniad sydd wedi bod yn aflwyddiannus a oedd yn her ac wedi'i uwchgyfeirio gan GRhR.

Mae Rheoliad Diogelu Data GDPR yn rhoi cyfarwyddyd i'r cyngor ar sut i drin y data. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod y cyngor yn gyfforddus eu bod yn rheoli'r wybodaeth hon fel y dylai sefydliad, soniwyd bod hysbysiadau preifatrwydd clir ar y wefan yn nodi sut mae'r cyngor yn cadw ei ddata er mwyn bod yn agored ac yn dryloyw. 

Elfen arall o gydymffurfiaeth oedd y cyfleuster cardiau talu, mae'r cyngor yn cydymffurfio ond roedd ganddynt rai heriau ychydig flynyddoedd yn ôl. Er mwyn datrys hyn, mae'r tîm yn gweithio drwy ymarfer caffael i weithio gydag arbenigwyr ac yn hyderus eu bod yn gwneud pethau'n dda o ran cynnydd ond y byddant yn gwneud pethau ychydig yn wahanol dros y misoedd nesaf. Mae hon yn broses barhaus sydd wedi'i gohirio oherwydd profedigaeth ond sicrhawyd yr aelodau bod y tîm yn ôl ac yn gweithio ar y prosiect.

O ran y safonau data, sicrhaodd y swyddog y pwyllgor fod gan y Cyngor drefniadau cadarn ar waith gyda’r staff, er enghraifft, Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio yw'r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, Pennaeth Pobl a Newid Busnes yw pennaeth gweithredol y tîm, gr?p llywodraethu gwybodaeth y maent yn cyfarfod ag ef, a'r Rheolwr Gwasanaethau Digidol yw'r Swyddog Data Diogelu.

Esboniodd y swyddog eu bod, ar gyfer 2021, wedi cynnal arolwg staff ar GDPR a bod y canlyniadau sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad a ddarperir yn nodi bod mwy o waith eto i'w wneud ynghyd â'r camau sy’n deillio o hynny.

Hysbyswyd y pwyllgor am y newyddion cadarnhaol fod gan y tîm digidol gytundeb lefel gwasanaeth dwy flynedd gydag ysgolion cynradd lleol a oedd yn fuddiol iawn iddynt ac yn gam mawr gan ei fod yn  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Gwahoddedigion:

Rhys Cornwall - Pennaeth Pobl a Newid Busnes

Mark Bleazard - Rheolwr Gwasanaethau Digidol

Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes drosolwg byr gan nodi mai hwn oedd yr adroddiad digidol cyntaf sy’n destun craffu gan fod yr un blaenorol wedi dod trwodd yn ystod cyfnod clo y pandemig. Mae'n ategu gwybodaeth yr adroddiad risg felly gall fod yn dyblygu rhywfaint o'r wybodaeth a drafodwyd ar yr eitem flaenorol. Mae'n rhywbeth hollbwysig dros y 18 mis diwethaf i ni fel sefydliad.

Diben yr adroddiad yw ystyried yr ymateb digidol a sut mae hwnnw’n gweithio’n ymarferol. Yna atgoffodd y swyddog y pwyllgor nad yw hyn yn ymwneud â data perfformiad gan y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir. Adolygir hynny gan y Pwyllgor Partneriaeth a gofynnodd i'r aelodau beidio â dilyn trywydd unrhyw gwestiynau o'r adolygiad ar berfformiad staff y GRhR gan y byddai'n annheg oherwydd nad ydynt yn y cyfarfod heddiw.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol sawl tebygrwydd gyda’r adroddiad risg yn erbyn cefndir y pandemig, mae technoleg wedi bod yn bwysig iawn i sefydliadau gan ei bod yn tynnu sylw at bwysigrwydd diogelwch a thechnoleg yn y broses ddemocrataidd drwy ei chadw i fynd. 

Dywedwyd wrth yr Aelodau, wrth edrych yn ôl, er mwyn hwyluso gweithio mwy hyblyg ac o bell, fod gan y cyngor liniaduron yn y cyfleuster ers cyfnod maith. Rhaid cyfaddef eu bod wedi gorfod gwneud mwy waith i alluogi pobl i i fewngofnodi o bell i’r cyngor – gyda phroblemau blaenorol wedi’u cofnodi pan gafwyd eira trwm a nifer llai o bobl yn gallu mewngofnodi ar y pryd, ond llwyddodd y tîm gwasanaethau digidol i roi pethau ar waith i hwyluso gweithio o bell yn eithaf di-dor yn seiliedig ar brofiadau'r gorffennol. 

Hysbyswyd y Pwyllgor bod y tîm digidol yn gweithio’n strategol gyda golwg ar y dyfodol a bod Sam

Ali a'r tîm Gwasanaethau Digidol yn arwain ar hyn.  Maent yn ymgysylltu'n fewnol â Phenaethiaid Gwasanaeth i drafod unrhyw broblemau a all fod ganddynt ac fel y trafodwyd yn flaenorol, yn ceisio osgoi sefyllfaoedd llae mae’r wefan yn methu cyn gymaint â phosibl ac felly yn ceisio cynyddu eu gwydnwch yn y strategaeth.

Bydd rhanddeiliaid allanol yn gweithio gyda Sam Ali yn y Tîm Digidol sy'n gysylltiedig â meysydd eraill fel y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir a sut mae'r cyngor yn diogelu ei ddata a'r prosesau o ran ei sichrau ei fod yn ddiogel ac yn symudol, gand ddefnyddio systemau mynediad sy’n galluogi pobl i gysylltu o bell a chyda dyfeisiau llaw.

Dywedodd y Swyddog, o ran llywodraethu, fod y bartneriaeth â'r Gwasanaethau Adnoddau a Rennir yn allweddol o ran darparu gwasanaeth gan fod y tîm digidol yn ei gwneud yn ofynnol i staff y GRhR wneud gwaith technegol i ni. Mae'r tîm GRhR yn hanfodol o ran darparu'r gwasanaeth ac mae cyllid ychwanegol wedi'i roi i’r tîm digidol. Y llynedd, adroddwyd bod yr arian hwn yn cynorthwyo'r tîm i gael offer nweydd, fel gliniaduron newydd ar gyfer staff a bellach mae arian wedi'i ddyrannu  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

a)      Forward Work Programme Update (Appendix 1)

b)      Actions Arising (Appendix 2)

Gwahoddedigion:

Connor Hall – Cynghorydd Craffu

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Craffu’r Flaenraglen Waith, a dywedodd wrth y Pwyllgor am y pynciau oedd i’w trafod yn y cyfarfodydd pwyllgor nesaf:

Dywedodd y swyddog wrth y pwyllgor y byddant yn ychwanegu GDMC Canol y Ddinas at y cyfarfod ar 30 Gorffennaf 2021 ar gyfer GDMC y Parciau gyda'r posibilrwydd o gael cyfarfod pellach ar 23 Medi i drafod y GDMC yng Nghanol y Ddinas ymhellach.

Holodd y swyddog pwy yr hoffai'r aelodau wahodd ar gyfer hynny, unrhyw gyrff penodol yn arbennig, eglurodd y pwyllgor eu bod yn amharod i wahodd un gr?p o bobl yn unig.  Yna, sicrhaodd y swyddog, gyda’r argymhellion, y byddai’n mynd drwodd ac yna byddai ymholiadau pellach i'r heddlu yn golygu y bydd yn destun  ymgynghoriad gan yr heddlu i'r cyngor ailystyried ar 23 Medi 2021 o bosibl.

Cafwyd trafodaeth ac atgoffodd y swyddog y pwyllgor, oherwydd hyd y cyfarfodydd, fod dyddiad ychwanegol wedi'i rhoi a'i gynnig sef 23 Medi. Y rheswm am hyn yw bod y Gorchymyn Diogelu Mannau Cyhoeddus yn dod i ben ar 23 Awst ac yr hoffai ddod ag ef gerbron y pwyllgor cyn hynny.  Cytunodd y Pwyllgor i wneud GDMCau Parciau a Chanol y Ddinas ar 30 Gorffennaf 2021.

Diolchodd y Cynghorydd Craffu i aelodau'r pwyllgor am eu presenoldeb.