Agenda item

Yn bresennol:

-       Matt Lewis – Prif Swyddog Gweithredu, Gwasanaeth Adnoddau a Rennir

-       Kath Bevan-Seymour – Dirprwy Brif Swyddog Gweithredu, Gwasanaeth Adnoddau a Rennir

-       Mike Doverman – Cyfarwyddwr Cynorthwyol (Gweithrediadau), Gwasanaeth Adnoddau a Rennir

-       Sarah Stephens – Arweinydd Ysgolion, Gwasanaeth Adnoddau a Rennir

-       Rhys Cornwall – Cyfarwyddwr Strategol, Corfforaethol a Thrawsnewid

-       Tracy McKim – Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid

-       Mark Bleazard – Rheolwr Gwasanaethau Digidol

-       Y Cynghorydd Dimitri Batrouni – Aelod Cabinet dros Drawsnewid Sefydliadol

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaeth yr adroddiad, a gofynnodd i'r pwyllgor fyfyrio ar berfformiad y llynedd a thrafod y bartneriaeth. Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol drosolwg byr o’r rôl ddigidol a ystyrir yn rhan o'r sefydliad. Rhoddodd y Prif Swyddog Gweithredu gyflwyniad i'r pwyllgor a oedd yn crynhoi'r gyllideb flynyddol a ffigurau megis nifer eu cwsmeriaid. Hysbyswyd yr aelodau am y fframwaith, a chawsant eu sicrhau bod cynrychiolaeth eang ar eu byrddau. Dangoswyd bod y partneriaid yn myfyrio ar yr hyn y mae eu cwsmeriaid yn dymuno ei gael. Amlygwyd bod eu cyllideb yn is na'r llynedd. Nododd y Prif Swyddog Gweithredu fod hyn yn gamp ac yn profi'r rhan helaeth o'r achos busnes, sef bod cydweithio yn lleihau costau. Hysbyswyd yr aelodau o'r astudiaeth achos yn yr adroddiad sy'n dangos pam fod y costau hynny'n lleihau wrth edrych tuag at y dyfodol.

Gofynnodd y pwyllgor y canlynol:

•         Gwnaed sylw gan aelod fod recriwtio i'r maes TG yn her, a gofynnodd i'r partneriaid p’un a oeddent yn credu y byddai hynny'n gwella yn y dyfodol agos.

Eglurodd y Prif Swyddog Gweithredu (Gwasanaeth Adnoddau a Rennir) fod y trafferthion a geir i gyflogi fel arfer yn broblem gylchol. Efallai ymhen 12-18 mis y bydd gr?p o bobl yn barod ar gyfer y rolau. Mae rhai enghreifftiau o waith cymorth i'w weld, ond mae'n anodd dal i fyny â'r gystadleuaeth o’r farchnad allanol. Mae tîm y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn denu prentisiaid ac yn helpu staff mewnol i symud drwy'r sefydliad trwy gynnig cyfleoedd hyfforddi a datblygu.

•         Gofynnodd yr aelod p’un a yw'r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn cysylltu â phrifysgolion i recriwtio pobl.

Dywedodd y Prif Swyddog Gweithredu fod ganddynt dîm sy'n hyfforddi unigolion yn y brifysgol a chynllun newydd i gysylltu â phobl o ardaloedd eraill. Rhoddwyd enghraifft lle byddent yn cynnig swydd i rywun ac y byddent yn cael ymgeiswyr hyd at ddiwrnod ynghynt yn gwrthod y swydd gan y byddent wedi cael cynnig swydd gyda gwahaniaeth bach, megis mwy o wyliau. Fodd bynnag, nododd y swyddog fod y rhan fwyaf yn ceisio am swyddi yn y sector preifat er mwyn cael cynnig swydd gyda chyflog sydd oddeutu 20 mil yn fwy y flwyddyn. Teimlai'r Pennaeth Gwasanaeth ei bod yn bwysig nodi bod y gwaith pwynt mynediad yn dda o safbwynt cydraddoldeb gan eu bod yn cynnig cyfleoedd nad ydynt efallai wedi'u cael o'r blaen, sydd yn fantais sydd ynghlwm wrth y dull hwn.

•         Roedd aelod o’r pwyllgor yn cydnabod bod llawer o gynnydd wedi bod ers 2016, a gofynnodd i’r partneriaid gadarnhau’r hyn sydd wedi gweld y cynnydd mwyaf arwyddocaol.

Dywedodd y Prif Swyddog Gweithredu mai llwyddo i gael pawb ynghyd, megis ar yr un feddalwedd Office 365 a seilwaith, fel y gall y tîm reoli pethau mewn ffordd benodol oedd y cynnydd mwyaf gan ei fod wedi caniatáu iddynt symud yn gyflym i weithio o bell. I bartneriaid eraill, nid oedd symud i weithio gartref ym mis Mawrth 2020 yn broses mor syml.

•         Holodd aelod sut mae'r bartneriaeth yn cydweithio â sefydliadau a chynghorau eraill.

Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Swyddog Gweithredu eu bod yn partneru ag elfen Un Adnodd y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir, sy'n swyddogaeth ar gyfer cleientiaid. Maent wedi bod yn cynrychioli’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yng Nghasnewydd yn fisol, er mwyn helpu i ddeall beth yw’r blaenoriaethau ar gyfer cynllunio a blaenoriaethu. Mae hefyd i sicrhau bod yr adnoddau'n cael eu halinio gan fod pob partner yn cyfrannu swm gwahanol, a sut i weithio gyda'r hyn sydd ganddynt mewn ffordd fwy effeithlon.

Ychwanegodd y Prif Swyddog Gweithredu eu bod wedi derbyn adborth cadarnhaol o archwiliad darganfod a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru. Defnyddiwyd dull ymgynghori lle buont yn cyfarfod â'r byrddau. Nodwyd bod pethau y gallant eu gwella, megis cysylltedd rhwng y byrddau. Oddeutu pum mlynedd yn ôl, cafodd y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir archwiliad negyddol, ond dyma'r cyfnod pan oedd y gwasanaeth yn cael ei ffurfio, felly nid oedd wedi cyrraedd ei lawn botensial ar y pryd.

Roedd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol yn dymuno sôn, o ran cyd-destun, nad yw wedi bod yn gadarnhaol bob tro o safbwynt Casnewydd, gan ei fod wedi bod yn newid mawr i Gasnewydd a'r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir. Ymunodd Blaenau Gwent y flwyddyn cyn Casnewydd, ac mae hyn yn dangos nad yw pethau'n digwydd yn gyflym, ac mae cydweithio mewn sefyllfaoedd yn y gorffennol wedi helpu i wella perfformiad ac aeddfedrwydd, sydd yn rhan fawr o hynny. Nododd y cadeirydd fod y bwrdd wedi aeddfedu ers iddo adael a'i fod yn gweithio'n dda iawn, gyda'r partneriaid yn deall sut mae'r naill a'r llall yn gweithio.

Roedd yr Aelod Cabinet dros Drawsnewid Sefydliadol yn dymuno ychwanegu sylwadau, gan gyfeirio at y sylwadau a wnaed yn gynharach am y gystadleuaeth gyflog. Mae galw mawr am setiau sgiliau arbenigol – i ychwanegu at ymholiad aelod, mae'r berthynas yn newydd iawn a bydd rhaid iddi newid i gwrdd â’r gofynion a’r pwysau parhaus. Ond mae'r budd a geir o waith caled y partneriaid ac o ran arweinyddiaeth wedi cyrraedd lefel lle y gall gwaith cysylltiedig helpu, ond mae angen iddynt fanteisio ar hynny er mwyn gweithio i ddarparu gwasanaethau mwy cymhleth y bydd galw amdanynt. Nodwyd ei bod yn cymryd amser i'w gael i weithio'n effeithiol, ond pwysleisiodd yr aelod cabinet ei fod yn ymwybodol o'r trafodaethau sydd eu hangen am y model tâl a'i fod yn ddiolchgar am farn y pwyllgor am eu hopsiynau.

Ychwanegodd y Prif Swyddog Gweithredu hefyd, gan y gall cyflogau ostwng/datchwyddo, y byddai sefyllfa'r farchnad yn golygu y byddai mwy o bobl yn chwilio am swydd, ac eglurodd y pwynt hwnnw. Gellid gweld canlyniad cadarnhaol iddynt, ac mae’r gwaith cydweithredol yn dangos eu bod yn barod ar gyfer yr hyn y mae'r sefydliadau am ei daflu at y gwasanaeth. Yna dywedodd y swyddog mai eu canolfan ddata yn Celtic Springs yw'r ganolfan ddata fwyaf yn Ewrop. Gallant storio popeth yno yn ddiogel fel ffynhonnell cwmwl a rennir.

•         Gofynnodd aelod o’r pwyllgor sut ddyfodol mae'r partneriaid yn ei ragweld ar gyfer y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir o ran nifer y partneriaid.

Dywedodd y Prif Swyddog Gweithredu mai ei ddyhead oedd i’r gwasanaeth fod yn endid ar wahân, a fyddai'n cynnig ffordd well o ddarparu gwasanaethau, ac y gellid defnyddio’r model yn unrhyw le ledled Cymru. Roedd y partneriaid yn cydnabod efallai nad oes model cyflawni unffurf a fyddai'n addas i bawb, ond y gellid creu model rhanbarthol. Defnyddiwyd enghraifft gan ddweud y gallai deg awdurdod lleol fod yn y cytundeb yn delio â'r holl wasanaethau technegol a data, ac eglurwyd bod y partneriaid yn awyddus i gydweithio ar y gwasanaethau hynny.

•         Wrth edrych ar y manteision o ran costau, dywedodd aelod na allai weld pam na ellid cael gwasanaeth Cymru gyfan, a gofynnodd p’un a yw'r rhwystr yn un technegol neu wleidyddol.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Gweithredu nad yw'r rhwystr yn un technegol a soniodd am enghreifftiau o wasanaethau cenedlaethol megis y rhwydwaith cenedlaethol a rhwydweithiau i ysgolion. Cydnabuwyd bod problemau wedi codi dros y blynyddoedd, ond mae'n wasanaeth cenedlaethol ac mae pawb yn elwa ohono. Ond os yw'r gwasanaeth cenedlaethol yn methu mewn unrhyw ffordd, yna mae pawb yn profi'r broblem honno. Daw cryn bwysau yn sgil hynny, ond gan fod y gwasanaeth yn wydn, byddai'r gallu ganddynt i wynebu'r heriau hynny. Roedd y swyddog yn cefnogi'r syniad o gael corff i Gymru gyfan, ond yn derbyn efallai nad oedd pawb o'r un farn.

Roedd y pwyllgor yn cydnabod nad yw awdurdodau rhanbarthol eraill ar y bwrdd pan fo partneriaeth yn fuddiol, a dyna pam fod Llywodraeth Cymru am i awdurdodau weithio gyda phartneriaid. Cydnabuwyd bod cofnodion y Gwasanaeth Iechyd Gwladol hefyd yn eithaf datgymalog a chydnabuwyd nad yw'r cynghorau wedi datrys popeth eto.

•         Nododd aelod o’r pwyllgor fod yr adroddiad yn sôn am werthuso gyda phobl yn dod at ei gilydd mewn cyfarfodydd, a gofynnodd sut mae’r partneriaid ar ben arall y gwasanaeth yn dod i wybod am y farn honno.

Nododd y Cyfarwyddwr Cynorthwyol (Gweithrediadau – Gwasanaeth Adnoddau a Rennir) fod ganddynt dasg newydd i annog pobl i ddewis hunanwasanaeth wrth ddefnyddio'r porth. Maent hefyd wedi cyflwyno gwasanaeth symlach i raddio gan ddefnyddio wynebau, yn debyg iawn i wasanaeth adborth IKEA. Os ceir adborth negyddol, mae tîm y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn ffonio neu'n gofyn iddynt beth nad oeddent yn ei hoffi am y gwasanaeth.

•         Yna holodd aelod o’r pwyllgor beth sy’n digwydd i'r data hwnnw ar ôl iddo gael ei gasglu.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Cynorthwyol (Gweithrediadau) eu bod yn creu ciplun ac yn edrych ar faint o bobl a ymatebodd i'r arolygon. Pe na fyddent yn cael llawer o ymatebion, byddent yn asesu'r arolwg, a arweiniodd at y penderfyniad i ddefnyddio system raddio IKEA gan ddefnyddio wynebau. Mae tîm y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir hefyd yn casglu data ar gyfer monitro dangosyddion perfformiad allweddol i weld p’un a ydynt yn cyrraedd eu targed, ac yn olrhain faint o bobl y maent yn eu ffonio yn ôl a'r rhesymau dros wneud y galwadau hynny. Pe bai rhyngweithiad wedi bod, ni fyddai'r gwasanaeth yn ei anwybyddu. Wrth y ddesg wasanaeth, mae'r recriwtiaid newydd yn eistedd gydag unigolyn cymwys i ddysgu sut i dderbyn y galwadau hynny a chasglu gwybodaeth, dysgu sut y caiff yr wybodaeth ei throsglwyddo a'i monitro, a faint o amser y mae'r broses honno yn ei chymryd.

Dywedodd y partner wrth yr aelodau fod y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn ymdrechu i ddatrys y broblem ar y pwynt cyswllt cyntaf wrth y ddesg yn effeithlon. Nodwyd bod arolygon yn cael eu dosbarthu i bob cyngor y maent yn cydweithio â nhw i asesu sut maent yn delio â'u galwadau.

Ychwanegodd yr Arweinydd Ysgolion (Gwasanaeth Adnoddau a Rennir), o ran y cwricwlwm, cynhelir sesiwn galw heibio flynyddol lle gall unrhyw un o fewn yr ysgol alw i mewn i drafod unrhyw beth, da neu ddrwg, ac i adolygu beth sy'n gweithio'n dda neu ddim. Mae'r sesiynau hynny wedi'u cynllunio i ddatblygu'r cymorth sydd ar gael. Roedd rhaid iddynt leihau amlder y sesiynau hyn i bob dwy flynedd gan fod y cytundeb lefel gwasanaeth yn rhedeg yn dda iawn am eu bod yn tueddu i dderbyn adborth da. Amlygwyd bod y ffaith bod y partneriaid yn gallu cwtogi yn dangos y gwaith y maent yn ei wneud, yn ychwanegol at y gwasanaethau y maent yn eu cynnig i'r ysgolion wrth iddynt weithio'n agos iawn gydag Addysg yng Nghasnewydd i hwyluso'r cymorth.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol, o safbwynt gwaith cleientiaid Casnewydd yn y bartneriaeth, eu bod yn ymdrechu'n galed i gydweithio â'r grwpiau cyflawni i weld p'un a oes unrhyw beth y gallent ei wneud i wella. Crybwyllwyd eu bod yn cynrychioli'r cyngor, a'u rôl yw eu dwyn i gyfrif mewn ffordd broffesiynol a chadarnhaol. Mae'r gwasanaeth wedi aeddfedu o ran ymdrechion ar y cyd, ac mae'r cynrychiolwyr yn rhan o grwpiau mewnol, megis bwrdd y ddinas ddigidol a byrddau llywodraethu gwybodaeth ar gyfer diogelwch.

Diolchodd y pwyllgor i dîm y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir am eu cyfraniad a'u hymdrechion ac am eu hamser a'u cyflwyniad hefyd.

Casgliadau

Nododd aelodau'r diweddariad yn yr adroddiad, a gwnaed y sylwadau ac argymhellion canlynol:

-       Diolchodd y pwyllgor i'r partneriaid am eu presenoldeb a rhoddwyd canmoliaeth i'r wybodaeth gynhwysfawr a ddarparwyd yn y cyflwyniad. Teimlai'r pwyllgor eu bod yn deall yn well sut mae'r bartneriaeth yn gweithio, a dywedwyd bod yr adroddiad ymysg y rhai a gyflwynwyd orau. Roedd yr aelodau hefyd am nodi bod y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir wedi bod yn hynod ddefnyddiol wrth adrodd am broblemau.

-       Roedd y pwyllgor yn falch o glywed bod tîm y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn ystyried ffyrdd eraill o recriwtio drwy brentisiaethau a datblygu eu staff rheng flaen.

-       Roedd y pwyllgor yn awyddus i ganmol y gwasanaeth am fyfyrio ar ei ddull o dderbyn adborth, a’i newid, mewn ffordd amser effeithiol, a gwerthfawrogwyd bod y gwasanaeth yn gweithio'n agos gyda'r ardaloedd partner gwahanol ar y ffordd y gallant dderbyn cymaint o adborth a phosib.

-       Nododd aelodau'r pwyllgor yr hoffent weld yr adroddiad cadarnhaol gan Archwilio Cymru a grybwyllwyd gan Brif Swyddog Gweithredu'r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn y drafodaeth.