Agenda item

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Cyfarfod Ward i'r Pwyllgor sy'n cynnwys newidiadau posibl i'r gefnogaeth ar gyfer cyfarfodydd ward.

 

Ers y pandemig, daeth y cyfarfodydd wyneb yn wyneb i ben ac ni chawsant eu hailgychwyn gan fod amrywiaeth o ffyrdd o gyflwyno sylwadau i'r cyhoedd.

 

Nodwyd ei bod yn ofynnol i'r cyngor o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol annog trigolion i ymgysylltu a bod y Strategaeth Gyfranogi wedi'i datblygu. Nodwyd bod pobl eisiau mwy o lais nid drwy ddulliau digidol yn unig.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau mai nod yr adroddiad yw cefnogi'r holl ofynion ar ymgynghori â'r cyhoedd mewn dull ehangach, gan gynnwys dulliau wyneb yn wyneb a hwyluso'r adborth gan y trigolion ar y penderfyniadau ar gyfarfodydd wardiau.

 

Pwyntiau allweddol:

 

Mae'r adroddiad yn cynnig hwyluso dau gyfarfod ward y flwyddyn ar gyfer pob ward. Byddai'r cyfarfod cyntaf yn ymwneud â’r ymgynghoriad ar y gyllideb a byddai'r ail chwe mis yn ddiweddarach yn canolbwyntio ar berfformiad y cyngor ac adborth ar y cynllun gwasanaeth.

 

Nodwyd y byddai’r cyfarfodydd ward yn cael eu cefnogi gan swyddogion i sefydlu'r cyfarfodydd a helpu gyda'r cyhoeddusrwydd i sicrhau bod presenoldeb da ynddynt.

 

Byddai'r cyfarfodydd yn ddewisol gan y byddai’n dibynnu ar ofynion Aelodau'r Ward. Atgoffwyd yr Aelodau, pe bai pob ward yn dymuno cynnal cyfarfodydd ddwywaith y flwyddyn, y byddai hynny'n 42 cyfarfod y flwyddyn a byddai angen cefnogaeth ddigonol gan swyddogion er mwyn i'r cyfarfodydd hynny ddigwydd.

 

Mae angen dull gweithredu cyson a bod hwn yn newid arfaethedig o ran cefnogi'r cyfarfodydd hynny, mae'n ofynnol i'r pwyllgor wneud a rhannu'r broses â Chynghorwyr eraill.

 

Aeth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol drwy'r adborth ar ymgynghori gan y trigolion.

 

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:

 

·       Teimlai'r Cynghorydd Thomas y gallai’r ddogfennaeth fod yn fwy hygyrch ac esboniadol a defnyddiodd esiampl, gan ddweud bod dogfennau'r cais cynllunio yn wrth-reddfol.

Sicrhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr Aelodau y bydd yn diweddaru'r Pwyllgor ym mis Chwefror i rannu sut y maent wedi datblygu'r strategaeth gyfranogi.

 

·       Gwnaed sylw gan y Cynghorydd Thomas fod naws ddig i'r sylwadau gan drigolion i’r ymgynghoriad. Dywedodd y Cadeirydd y gall pobl guddio y tu ôl i enwau defnyddwyr, gydag adborth ar-lein, ond yng nghyfarfodydd pwyllgor cymdogaeth ceir trafodaeth synhwyrol, ac felly'n atebol am eu sylwadau.

 

·       Nododd y Cynghorydd Thomas y dylai ward Stow Hill fod â’r gallu i gael cyfarfodydd ward a theimlai ei bod yn anffodus na allent fod wedi eu hadfer yn gynt ers y pandemig. Amlygodd yr Aelod fod y cyfarfodydd ward yn un elfen ond yn un bwysig iawn o'r strategaeth gyfranogi ond yn teimlo bod cryfderau cynnal cyfarfodydd ward yn cael eu colli yn y ddogfen.

 

Wrth edrych ar wahanol adrannau; teimlai'r Aelod y dylai'r agenda gael ei harwain gan y trigolion ac nid y cyngor oherwydd nodwyd y byddai eu ward yn cynnal tri chyfarfod y flwyddyn lle byddai trigolion yn cael cyfle i godi materion.

 

Mynegodd y Cynghorydd Thomas bryder hefyd fod dau gyfarfod y flwyddyn yn ddigonol; fel y byddai Ward Stow Hill yn ei wneud ac yn anghytuno â'r uchafswm penodedig o ddau i bob ward gan fod gan yr Aelodau faterion lleol sy'n codi ac felly ni fyddai'n ddymunol defnyddio'r model agenda arfaethedig.

 

·       Atgoffodd y Cadeirydd yr Aelodau y byddai un cyfarfod yn trafod y gyllideb, ac un arall ar gyfer perfformiad y cyngor a fyddai'n rhagnodi yr hyn sy'n cael ei drafod ac yn ystyried y lefelau staffio ar gyfer hwyluso'r cyfarfodydd hynny.

 

·       Gofynnodd y Cynghorydd Watkins a fyddai cyfle i gael cyfarfodydd ward ychwanegol gydag Uwch Swyddogion yn bresennol.

 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai cymorth gan uwch swyddog i gymryd cofnodion ar gyfer dau gyfarfod y flwyddyn. Ond atgoffodd yr Aelodau nad cyfarfodydd ward yw'r unig ffordd o gysylltu â'r cyhoedd gan na fyddent yn disodli'r cymorthfeydd a'r dulliau eraill sydd ar waith gan y Cynghorwyr.

 

Eglurwyd ei fod yn ymwneud â ffurfioli'r gefnogaeth y mae'r cyngor yn gallu ei darparu. Er nad cyfarfodydd ward yw'r unig ran o'r strategaeth gyfranogi, maent yn ceisio ei symud ymlaen gyda dymuniadau'r trigolyn a darparu cefnogaeth i'r Aelodau.

 

Nodwyd nad yw pob Aelod yn brofiadol yn y math hwnnw o gyfarfodydd felly byddai presenoldeb yr uwch swyddog yn ychwanegu sicrwydd.

 

·       Nododd y Cynghorydd Watkins ei fod yn aelod ward sengl ar gyfer un o'r wardiau mwyaf yng Nghasnewydd yn fras. Felly, dymunai'r Aelod egluro a fydd trigolion yn gallu ymuno â’r cyfarfod ward o bell.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol nad yw hynny'n rhywbeth y mae wedi'i ystyried ond gallai ystyried hynny o bosibl. Fodd bynnag, mae cyfarfodydd ward i fod yn ffordd wahanol o ymgysylltu â thrigolion heblaw am dechnoleg; gan eu bod eisoes yn cynnal ymgynghoriad a rhyngweithio Wi-Fi da trwy'r cyfryngau cymdeithasol. Byddai hyn ar gyfer y trigolion hynny nad oes ganddynt fynediad drwy'r dechnoleg.

 

·       Gofynnodd y Cynghorydd Watkins a fyddai'n bosibl i gyfarfodydd ward fod ar waith ar gyfer y cyfnod ymgynghori ar y gyllideb sydd i ddod.

 

Cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol eu bod yn bwriadu rhoi cynifer o gyfarfodydd at ei gilydd ar gyfer yr Aelodau sy'n dymuno eu cael yn y Flwyddyn Newydd. Maent yn ymwybodol o'r llinell amser dynn o ymgynghoriad y cabinet tan 2 Chwefror 2023.

 

·       Nododd y Cynghorydd Sterry ei fod yn y ward fwyaf yng Nghasnewydd a bod nifer y mynychwyr yn amrywio ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb. Felly, gofynnodd yr Aelod i'r swyddogion gadarnhau sut y byddent yn ceisio hysbysebu’r cyfarfodydd ward i gyrraedd yr holl drigolion.

 

Soniwyd bod ei blaid wedi gofyn am hysbysebu cyfarfodydd Llyswyry ym Materion Casnewydd ond dywedwyd wrthynt na allent gan fod hynny'n cael ei ystyried yn rhai gwleidyddol.

 

Roedd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn cydnabod, er bod cyfryngau cymdeithasol yn offeryn da, eu bod yn ymwybodol o'r trigolion sy’n ymgysylltu’n llai ac yn parhau i chwilio am leoedd lle gellir rhannu'r wybodaeth mewn dull safonol ffurfiol.

 

·       Awgrymodd y Cynghorydd Thomas dabl treigl i drigolion ar y wefan.

 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid ystyried yr awgrym.

 

·       Nododd y Cynghorydd Hourahine ei fod yn cytuno â'r syniad y dylid cytuno ar y pynciau gyda'r cadeirydd gyda chadeirydd sy’n cylchdroi ar gyfer y cyfarfod fel y maent o fewn ei ward. Aeth yr Aelod ati i ddatgan fod yr opsiynau a nodir ar dudalen 13 i'r Pwyllgor gymeradwyo'r fframwaith a gwneud diwygiadau pellach ar y cam hwnnw.

 

Cydnabu’r Aelod y byddent yn rhoi cyfarfodydd ward hynny ar waith drwy gytuno i hynny, ond pwysleisiodd y byddai'n annhebygol y byddai wardiau yn mynd yn ôl i dri chyfarfod y flwyddyn.

 

Teimlai'r Aelod fod yr opsiynau'n weddol syml pe cânt eu cymeradwyo ond os na fyddai'r pwyllgor yn eu cymeradwyo, hoffent ofyn i'r swyddogion ystyried y pwyntiau hyblygrwydd a wnaed.

 

·       Cafwyd trafodaeth ymhlith yr Aelodau a theimlai'r Cadeirydd na ddylai'r cyngor ragnodi beth i'w drafod ar yr agenda. Cydnabu'r Pwyllgor y byddai'n amserlen dynn i drefnu'r cyfarfodydd ar gyfer yr ymgynghoriad cyllidebol nesaf hwn ac awgrymodd y Cadeirydd y gallent wthio'r penderfyniad yn ôl a chael y gwelliannau y mae'r pwyllgor wedi gofyn amdanynt fel y gallent fod ar waith ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

 

·       Cydnabu’r Cynghorydd Sterry fod rhai wardiau yn llawer llai o ran maint nag eraill ac efallai y bydd rhai yn cael mwy o gyfarfodydd y flwyddyn a gofynnodd am ystyried hynny.

 

Nododd y Cadeirydd y problemau logisteg ar gyfer pob math gwahanol o wardiau. Nododd yr Aelod hefyd efallai na fydd mater y Cynghorydd Watkins o ran lleoliad yn gallu cefnogi'r cyfarfod digidol ond nododd y Cynghorydd Watkins fod rhai cynghorau cymuned, yn cael cynnig cyllid gan Lywodraeth Cymru i sefydlu'r mynediad o bell yn y system.

 

·       Gofynnodd y Cynghorydd Thomas yngl?n â'r opsiynau ar dudalen 13 ar gyfer derbyn y fframwaith; pe bai awgrym y cyfarfod ward yn cael ei dderbyn, a fyddai'r Pwyllgor yn derbyn y strategaeth gyfranogi.

 

Mewn ymateb, eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol na fyddent yn derbyn y strategaeth ei hun, dim ond cynnal y cyfarfodydd ward ddwywaith y flwyddyn.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i bob Aelod o'r Pwyllgor gadarnhau eu hargymhellion i fod yn glir.

 

-        Awgrymodd y Cynghorydd Thomas i'r wardiau gael yr opsiwn o dri chyfarfod, nid nifer penodol o ddau gan ei bod yn angenrheidiol i rai wardiau fynd i'r afael ag ystod eang o faterion gyda'u hetholwyr.

 

-        Roedd y Cynghorydd Watkins yn barod i dderbyn y fframwaith fel man sylfaenol, ond hoffai weld Aelodau'n cael gofyn am gyfarfodydd ward ychwanegol a’u trefnu gyda phresenoldeb uwch swyddog wrth i faterion lleol godi.

 

-        Cytunodd y Cynghorydd Spencer y dylai'r wardiau allu cynnal o leiaf tri chyfarfod y flwyddyn.

 

-        Dymunai'r Cynghorydd Hourahine i agenda'r cyfarfodydd ward gael ei chydlynu â chadeirydd y cyfarfodydd hynny a chytunodd y dylid caniatáu o leiaf tri chyfarfod ward.

 

-        Cadarnhaodd y Cynghorydd Sterry ei fod yn hapus gyda'r cynnig ond mynegodd ei bryder yngl?n â’r nifer gofynnol o ddau gyfarfod y flwyddyn gan fod ei ardal ef yn cynnal pedwar oherwydd nifer y trigolion yn y ward.

 

-        Cadarnhaodd y Cynghorydd Pimm ei fod yn hapus â’r cynigion a grybwyllwyd.

 

-        Dywedodd y Cynghorydd Harvey y byddai'n hapus gydag isafswm o ddau gyfarfod gyda'r opsiwn i gynnal cyfarfodydd ychwanegol pe bai angen.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai Aelodau'r Pwyllgor yn derbyn y fframwaith gan ystyried yr argymhellion canlynol:

1.     O leiaf dau gyfarfod ward y flwyddyn.

2.     Agenda a osodwyd gan y cydlynwyr a'r trigolion yn hytrach nag un ragnodedig.

3.     Cefnogaeth ar gyfer cyfarfodydd eraill fel cyfarfodydd ad-hoc.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor ei bod yn hapus i gymryd yr argymhellion yn ôl ac y bydd yn cael golwg arall ar y cynnig ond atgoffodd yr Aelodau y bydd cyfyngiad ar nifer y cyfarfodydd a drefnir gan uwch swyddogion. Gofynnwyd i'r Pwyllgor nodi y bu’r cyngor mewn sefyllfa anodd dros y misoedd diwethaf o ran capasiti.

·       Nododd y Cynghorydd Watkins na fyddai'n golygu y byddai'n rhaid i'r swyddogion fod yno ar gyfer popeth, fel swyddogion heddlu.

 

·       Nododd y Cadeirydd y byddai angen cymorth arnynt i hysbysebu'r cyfarfod a gofynnodd a fyddai angen i'r Pwyllgor aros tan fis Ionawr i drafod yr adroddiad.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, o ystyried yr amserlen, y byddai angen ei drafod ym mis Ionawr 2023.

 

·       Soniodd y Cynghorydd Thomas o ran hysbysebu; strategaeth o ymgymeriad gan y swyddogion eu bod yn cydnabod yr ymrwymiad i hysbysebu mewn ffyrdd penodol. Yn Stow Hill, byddai poster yn cael ei lunio, ac awgrymodd un ar y wefan ar sail dreigl, neu ym Materion Casnewydd. Soniwyd y byddai Cynghorwyr yn gwneud y mwyafrif wrth iddynt argraffu'r taflenni a gwneud y gwaith troed eu hunain.

 

Mewn ymateb, dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai'r cyngor yn edrych ar yr awgrymiadau a wnaed ond gwerthfawrogodd gyda'r costau; mae'n rhaid iddynt sicrhau eu bod yn cael eu cefnogi o dan y gyllideb.

Roedd y Pwyllgor yn dymuno parhau â’r ail opsiwn i ddarparu rhagor o wybodaeth mewn cyfarfod ychwanegol ym mis Ionawr 2023 cyn y cyfarfod a drefnwyd ar 21 Chwefror 2023.