Agenda item

Nododd y Cadeirydd y bu trafodaeth gadarn ar Gyfarfodydd Ward yn y pwyllgor diwethaf lle gofynnwyd i swyddogion ddod yn ôl gyda chynigion diwygiedig.

Gofynnwyd i Aelodau'r Pwyllgor nodi e-bost gan y Cynghorydd Al-Nuaimi a dderbyniwyd gan y pwyllgor sef ei feddyliau ar y cynigion ar gyfer cyfarfodydd Ward a oedd yn cymeradwyo casgliadau'r cyfarfod diwethaf.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad i'r pwyllgor.

Prif Bwyntiau:

·       Cafodd cynnig yr adroddiad hwn ei ystyried ym mis Rhagfyr 2022 ac roedd yn cydnabod mabwysiadu Strategaeth Cyfranogiad y Cyngor yn gynharach y flwyddyn honno. Roedd hyn yn nodi ymrwymiad y Cyngor i ddatblygu mwy o ffyrdd o ymgysylltu â phreswylwyr, sy'n cynnwys ceisio eu barn fel rhan o'r broses o wneud penderfyniadau.

·       Roedd yr adroddiad yn cydnabod gwerth cyfarfod wyneb yn wyneb â phreswylwyr fel sianel arall o ryngweithio sy'n cyd-fynd â dulliau ymgysylltu eraill.

·       Cynhaliwyd cyfarfodydd ward yn y gorffennol gyda phreswylwyr ar gais aelodau'r ward, gydag uchafswm o 3 chyfarfod y flwyddyn yn cael eu cefnogi gan swyddogion.

·       Roedd y cynigion yn ceisio ffurfioli'r gefnogaeth a defnyddio hynny fel llwyfan i gydnabod yr ymgynghoriad â thrigolion ynghylch y Strategaeth Gyfranogi y llynedd. Roedd yr adborth yn dangos bod trigolion eisiau i'r Cyngor fod yn weladwy yn y gymuned, gofyn i drigolion beth oedd yn bwysig iddyn nhw ac archwilio dulliau eraill o ymgysylltu. 

·       Mae gosod y gyllideb yn un o'r penderfyniadau pwysicaf y mae'r Cyngor yn ei wneud, felly byddai cael hyn fel eitem safonol ar un o agendâu cyfarfodydd y ward yn rhoi hwb i adborth a chyfranogiad trigolion fel rhan o'r broses hon. Yn yr un modd, byddai cael diweddariadau perfformiad fel eitem agenda safonol ar ddyddiad cyfarfod ward arall yn y flwyddyn yn cefnogi amcan y Strategaeth Gyfranogi o gefnogi’r cyhoedd i dreulio ac archwilio gwybodaeth cyn y gellir gofyn iddynt roi eu barn neu argymhellion.

·       Cydnabuwyd bod ymgysylltu digidol yn ddefnyddiol a bod lle ar ei gyfer ond roedd nod i geisio gwella gwahanol ffyrdd o ymgysylltu gan ddefnyddio wyneb yn wyneb fel llwyfan fel ychwanegiad.

·       Yng nghyfarfod blaenorol y pwyllgor, daeth yr adborth gan yr aelodau i'r casgliad bod pryder ynghylch cyfyngu cyfarfodydd aelodau ward i 2 y flwyddyn a theimlwyd ei bod yn bwysig i drigolion osod rhan o'r agenda a oedd yn adlewyrchu'r materion sy'n berthnasol yn y gymuned honno.

·       Roedd yr adborth hefyd yn nodi bod aelodau eisiau cefnogaeth i ymgysylltu cyn cyfarfodydd i sicrhau eu bod yn digwydd ac i roi cyhoeddusrwydd i gyfarfodydd gyda hysbysebion drwy nifer o sianeli, fel ar-lein, trwy Materion Casnewydd ac mewn mannau cymunedol lleol.

·       Cynigiwyd y gellid cadw trydydd cyfarfod, a gallai'r tîm roi cymorth gweinyddol i sicrhau lleoliadau a helpu i hyrwyddo'r cyfarfodydd, ond ni fyddai'r trydydd cyfarfod hwn yn cael ei gefnogi gan uwch swyddogion. Byddai'r ddau gyfarfod arall yn cael eu cefnogi gan uwch swyddogion a chydnabuwyd bod hyn yn fuddsoddiad sylweddol o adnoddau i gefnogi gweithgareddau ymgysylltu â wardiau.

·       Mewn perthynas â'r agendâu mewn cyfarfodydd wardiau, roedd yn bwysig ymgysylltu â thrigolion ac felly byddai'n ddefnyddiol cadw'r gallu i drigolion osod eu pwyntiau trafod eu hunain ymhellach i'r eitemau sefydlog ar gyllideb a pherfformiad, gan fod gosod eu hagenda eu hunain sy'n benodol i'r ward yn rhan bwysig o'r trafodion. 

·       I grynhoi:

Byddai 3 chyfarfod y flwyddyn yn cael eu cadw lle byddai 2 yn cael eu cefnogi'n llawn a byddai cymorth gweinyddol ar gyfer cyhoeddusrwydd a chyfarfodydd archebu yn cael ei ddarparu ar gyfer y 3^ydd cyfarfod.

Dywedodd y Cadeirydd na fyddai pob ward eisiau cyfarfod mewn pherthynas â'r 2 gyfarfod a gynigiwyd pe na bai'r wardiau am gael y cyfarfodydd hyn, yna nid oedd yn rhaid iddynt eu cael. 

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r ddau gyfarfod y flwyddyn ar gyfer ymgysylltu â'r gyllideb a'r cynllun corfforaethol yn unig, ond nad hwn fyddai'r agenda gyfan a gallai’r 3^ydd cyfarfod fod ynghylch unrhyw beth.

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor am bresenoldeb mewn cyfarfodydd wardiau, ac a fyddent yn cael eu canslo pe na bai llawer o bobl yn bresennol. Cadarnhaodd y Cadeirydd mai mater i'r aelod ward oedd hyn gan fod presenoldeb cyfarfod y ward yn amrywio.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor fod yn rhaid i bob cynghorydd mewn ward gytuno ar un adeg i gynnal cyfarfod ward er mwyn iddo gael ei gynnal fel pe bai'n ward hollt, roedd yn rhaid i'r holl aelodau gytuno ac a oedd hyn yn dal yn wir.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn hapus i gael cyfarfod ward pe bai'r cynghorwyr eraill eisiau un gan fod pob aelod yn gorfod gweithio gyda'i gilydd.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor eu bod yn hapus i fynd gyda'r hyn yr oedd preswylwyr ei eisiau.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor efallai na fydd pobl yn sylweddoli bod ganddyn nhw'r opsiwn o fod yn bresennol, ond pe bai cyfarfodydd ward yn cael eu hysbysebu yn ôl y gofyn, byddai'n well. Bu llawer o ddiddordeb mewn partneriaid yn dod draw i gyfarfodydd ward blaenorol gan fod hwn yn gyfle i randdeiliaid gymryd rhan a’u gwneud yn atebol. 

Dywedodd y Cadeirydd fod angen trafodaeth gyda'r Heddlu yngl?n â hyn i ddarganfod a oedd angen iddynt fod mewn cyfarfodydd ward.

Awgrymodd Aelod o'r Pwyllgor efallai y dylai'r Heddlu fod yn bresennol mewn cyfarfodydd ward hyd yn oed er diogelwch yn unig. Gwnaeth sylwadau hefyd ar y dyddiadau ar gyfer yr adolygiad cyllideb a gofynnodd a oedd y dyddiadau hynny'n cael eu pennu gan swyddogion neu a fyddent yn cael eu pennu gan yr ymgynghoriad.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod yr ymgynghoriad ar y gyllideb wedi agor ym mis Rhagfyr 2022 ac yna daeth i ben ym mis Ionawr 2023, felly cymerodd hyn rywfaint o gynllunio sylweddol. Roedd yn bwysig sicrhau bod cynrychiolaeth gan uwch swyddogion mewn cyfarfodydd a rhannwyd hyn.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai cyfarfodydd y tu allan i osod y gyllideb yn gallu cael mwy o ryddid o ran amserlenni. 

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor a ellid gofyn am drafod eitemau eraill yn ogystal â'r gyllideb.

Cytunodd y Cadeirydd a chadarnhaodd mai dyna'r hyn yr oedd aelodau'r ward ei eisiau a gallai aelodau hefyd ofyn i drigolion beth yr oeddent ei eisiau.

Ailadroddodd y Cadeirydd nad oedd y trydydd cyfarfod yn mynd i gael ei gefnogi gan uwch swyddogion, ond byddai'r tîm Gwasanaethau Democrataidd yn helpu i archebu cyfarfodydd a lleoliad a hyrwyddo'r cyfarfod.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol ei fod yn dibynnu ar y lleoliad gan fod rhai lleoliadau cymunedol yn wynebu cost yn dibynnu ar beth oedden nhw. 

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor am ymgysylltu ar-lein yn ystod cyfarfodydd ward.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd yn bosibl rhoi ar waith, tra bod gan rai cynghorau cymuned y cyfleuster hwn, ond roedd yn well bod preswylwyr yn gallu dod yn bersonol i gyfarfodydd gan fod llawer o ddulliau ymgysylltu digidol eisoes fel rhan o ymgynghori ac ymgysylltu.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y bu llawer o ymgysylltu digidol mewn gwahanol ffyrdd, sy'n digwydd trwy ddulliau eraill o ran cyfryngau cymdeithasol, arolygon Wi-Fi ond y cynnig hwn oedd ehangu ar hyn.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor mai mater i'r aelodau oedd sicrhau bod cyfarfodydd yn digwydd ar yr adeg fwyaf priodol a bod gan gynghorwyr ward gyfrifoldeb i'w hyrwyddo hefyd i gael niferoedd yno. Dywedodd yr Aelod o'r Pwyllgor fod cyfarfod yr oedd hi wedi ei fynychu â 250 o bobl yno ar gyfer mater dadleuol ac ar adegau eraill mynychodd 4 o bobl ac roedd yn fater o weithio gyda chydweithwyr ward i amseru'r cyfarfod yn gywir.

Cadarnhaodd Aelod o'r Pwyllgor ei fod yn llwyr gefnogol o hyn ac os cefnogwyd y ddau gyfarfod ward fel y trafodwyd yna nid oedd yn broblem. 

Cadarnhaodd Aelod o'r Pwyllgor ei bod yn ymddangos yn gyfaddawd rhesymol i 2 gyfarfod gael eu cefnogi gan uwch swyddogion a'r trydydd cyfarfod gyda chefnogaeth swyddogion gweinyddol.

Cytunwyd:

Nododd a chymeradwyodd y Pwyllgor y fframwaith arfaethedig i gefnogi cyfarfodydd ward cyn i'r Cyngor llawn ei ystyried.