Agenda item

Cyflwynoddyr Arweinydd yr adroddiad nesaf, sef adolygiad polisi o’r Polisi Adborth Cwsmeriaid - Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion.

Pwrpasyr adroddiad oedd ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i’r polisi diwygiedig.

Y prif sbardun oedd symleiddio a mireinio’r polisi ac amlinellu sut yr oedd Cyngor Dinas Casnewydd yn gweinyddu adborth gan gwsmeriaid. 

Y mae’r polisi yn dal yn berthnasol ac yn parhau i adlewyrchu’r gofynion statudol a deddfwriaethol diweddaraf.

Ceiradroddiad blynyddol hefyd ar gwynion, sylwadau a chanmoliaeth am berfformiad, ac yr oedd hyn ar y rhaglen waith yn nes ymlaen yn y flwyddyn.

Prif flaenoriaeth yr adolygiad oedd symleiddio a mireinio’r polisi ac amlinellu’n glir ar yr un pryd sut mae Cyngor Dinas Casnewydd yn gweinyddu cwynion am Wasanaethau Corfforaethol a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Seiliwyd y  polisi Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion ar y ddogfen enghreifftiol a gyhoeddwyd gan yr Awdurdod Safonau Cwynion. O ganlyniad i adolygiadau i’r polisi, bydd disgwyliadau trigolion yn cael eu rheoli o’r cychwyn a phroses gwynion glir yn cael ei dilyn.

Y mae gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) bwerau cyfreithiol i ymchwilio i gwynion am wasanaethau cyhoeddus; mae’n annibynnol ar holl gyrff y llywodraeth a chyhoeddodd bolisi enghreifftiol yn rhoi cyfarwyddyd ar sut i drin cwynion yn 2020. Cafodd eu hadborth ei ystyried yn y newidiadau i’r polisi.

Y mae’r polisi yn dal yn berthnasol ac yn parhau i adlewyrchu’r gofynion statudol a deddfwriaethol diweddaraf.

Fel cyngor sy’n gwrando, rydym yn rhoi gwerth ar gwynion, a  bydd adborth yn cael ei ddefnyddio fel cyfle i wella’r gwasanaethau a ddarperir.

Nidyw diffyg cwynion o raid yn arwydd o wasanaethau gwych, yn union fel nad yw cynnydd mewn cwynion yn golygu bod y gwasanaethau yn wael.

o   Symleiddio a mireinio’r Polisi.

o   Manylion am feini prawf gwrthod.

o   Eglurderrhwng prosesau am gwynion Corfforaethol a Gwasanaethau Cymdeithasol.

o   Gostyngiadyn y cyfnod ar gyfer derbyn cwynion Corfforaethol o 12 mis i 6 mis.

o   Cynnwysmanylion am fonitro perfformiad.

SylwadauAelodau’r Cabinet:

§  Pwysleisiodd y Cynghorydd Batrouni fod yr ombwdsmon gwasanaethau cyhoeddus yn ysgrifennu at bob cyngor i wneud yn si?r fod y system gwynion a chanmoliaeth yn gyson, a bod Cyngor Dinas Casnewydd yn cydymffurfiol, yn ôl y gofyn. Hefyd, nid yn unig yr oedd y Cyngor yn cadw at y gofynion hynny, ond yn anelu at ragoriaeth, oedd yn broses na fyddai fyth yn diweddu. Bydd y Cyngor yn parhau i ymdrin â chwsmeriaid, yn delio â phryderon trigolion ac yn dysgu o’u sylwadau, yn gwynion ac yn feirniadaeth.

§  Ategodd y Cynghorydd Davies sylwadau’r Cynghorydd Batrouni a deall mai adolygiad oedd yr adroddiad o’r modd y mae cwynion yn cael eu rheoli. Proses yw hon i sicrhau ein bod yn gwrando ar y trigolion ac yn ymateb i’w pryderon. Yr oedd y Cynghorydd Davies hefyd yn croesawu’r ffaith fod y ddogfen yn hawdd i drigolion ei chyrchu a’i darllen.

§  Soniodd y Cynghorydd Hughes fod y ffocws ar adborth negyddol, ond fod gofal cymdeithasol yn ddiweddar wedi cyflwyno adborth canmoliaethus i’w briffiadau, oedd yn gyfle i gydnabod gwaith gwych mewn gofal cymdeithasol. Yr wythnos hon, roedd preswylydd wedi anfon llythyr yn canmol aelod o staff y tîm ail-alluogi, ac at y dyfodol, byddai hyn yn helpu i gydnabod llwyddiannau a sylweddoli pwysigrwydd canmol yn ogystal â chwynion.

§  Soniodd y Cynghorydd Marshall hefyd am adborth cadarnhaol am aelodau’r staff. Er ei bod yn bwysig dysgu o adborth am gwynion, yr oedd yn anodd dysgu o ganmoliaeth, a rhaid oedd i Aelodau’r Cabinet a staff dalu sylw a chanolbwyntio ar sylwadau cadarnhaol er mwyn bod yn hyderus i ddysgu a hyrwyddo’r staff , a datblygu’r math hwn o ddiwylliant.

§  Yroedd y Cynghorydd Clarke yn ystyried fod yr adroddiad yn gam cadarnhaol ac yn gychwyn proses. Dywedodd yr Aelod Cabinet dros Gynllunio Strategol, Rheoleiddio a Thai na fyddai hyn yn digwydd dros nos, a’i fod yn her gyson. Byddai pawb yn y cyngor yn cefnogi’r adroddiad a fyddai o les i drigolion Casnewydd.

Dywedoddyr Arweinydd fod pob adborth yn bwysig, a’n bod, fel cyngor sy’n gwrando, y tu ôl i hyn, ac am ei ddefnyddio fel cyfle i wella a rhannu arferion da.

Penderfyniad

Adolygodd y Cabinet a chymeradwyo’r newidiadau arfaethedig i’rpolisi.