Agenda item

Yn dilyn barn anfoddhaol gan Archwilio Mewnol mewn perthynas â Thrafodion Cardiau Prynu (P-Card), gwahoddwyd y Cyfarwyddwr Strategol a'r Pennaeth Gwasanaeth sy'n gyfrifol am y system P-Card i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i roi sicrwydd bod gwelliannau priodol o fewn darpariaethau gwasanaeth a'r amgylchedd rheoli wedi'u gwneud. 

Ystyriodd y Pwyllgor yr esboniadau a'r sicrwydd a ddarparwyd gan y Cyfarwyddwr Strategol a'r Pennaeth Gwasanaeth mewn perthynas â'r pryderon a godwyd gan Archwilio Mewnol ar gyfer Trafodion Cardiau Prynu, bod gwelliannau wedi'u gwneud o ran darparu gwasanaethau yn dilyn barn archwiliad anfoddhaol.

Roedd yr archwiliad blynyddol hwn wedi'i gwblhau gydag adroddiad a chynllun gweithredu ar waith ac fe'i cyhoeddwyd yn derfynol ym mis Mawrth 2023.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod hyn wedi cael ei drafod yn y Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC) a'r bwrdd gweithredol.  Felly, roedd hwn yn gynllun gweithredu ehangach ac roedd wedi derbyn y lefel uchaf o sylw a byddai'n destun dilyniant blynyddol ac roedd disgwyl gwelliant sylweddol yn y gwasanaeth pan gaiff ei ystyried eto.

Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol gyd-destun drwy gynghori bod yr archwiliad wedi'i gynnal ar ddiwedd y pandemig ac nad oedd staff yn gweithredu yn gwbl wahanol nag y byddent fel arfer yn gwneud hynny.  Roedd hefyd yn bwysig esbonio bod y defnydd o Gardiau Prynu o fewn y Cyngor oherwydd bod rhaid i lawer o weithgarwch fod yn ymatebol ar sail o ddydd i ddydd a dileu'r angen am arian mân a bod Cardiau Prynu yno i sicrhau bod parhad o dan yr amgylchiadau i helpu gyda gwariant. Mae'r polisi wedi cael ei adolygu a'i ailgyhoeddi.  Roedd hyfforddiant ar-lein newydd ar gael, o 15 Mai gyda dyddiad cau 23 Mehefin i bob awdurdodwr, goruchwyliwr a defnyddiwr ei gwblhau, byddai Cardiau Prynu’r rhai a oedd wedi methu â chwblhau'r hyfforddiant yn cael eu canslo. Hyd yma roedd 77 allan o 217 wedi ymgymryd â'r hyfforddiant ac felly fe'i cymerwyd o ddifrif.  Yn ogystal, roedd yr holl gamau gweithredu a roddwyd ar waith wedi'u cwblhau.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Roedd gan Dr Barry hyder yn yr hyn yr oedd swyddogion wedi ei ddweud ac roeddent wedi cymryd y materion hyn o ddifrif, fodd bynnag, nid oedd yn derbyn ei fod oherwydd Covid gan y dylid dilyn polisi beth bynnag. Wrth fynd drwy'r rhestr weithredu, roedd Dr Barry o'r farn nad mater gallu oedd hwn ond mater disgyblu. Roedd yn dda clywed bod hyfforddiant wedi'i gymryd a'r gobaith oedd y byddai'n mynd i'r afael ag achos sylfaenol y broblem.  Roedd Dr Barry yn teimlo bod angen rheolaeth a goruchwyliaeth gref, gyda sicrwydd bod y polisi yn gadarn.  Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol at rai o'r camau rheoli, yn enwedig Atodiad 2 lle rhoddwyd archwiliadau misol ar waith i sicrhau bod staff yn cadw at bolisi. Gan gyfeirio at Covid, roedd staff yn gweithredu o bell, felly roedd rhai pethau'n anoddach i'w gwneud nag o'r blaen, a gafodd effaith ar reolaeth rheoli.  

Gofynnodd Dr Barry pe bai unrhyw gamau disgyblu wedi'u cymryd o ganlyniad ac fe'i cynghorwyd gan y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol mai mater AD oedd hwn a dim ond cynghori y byddai unrhyw gamau priodol yn cael eu cymryd.

§  Teimlai'r Cynghorydd Cocks mai goruchwylwyr cardiau oedd yn gyfrifol am oruchwylio'r defnydd o Gardiau Prynu, a gofynnodd pa mor gadarn oedd y broses a beth oedd disgwyl i'r goruchwylwyr cardiau ei wneud i gynnal hyn.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod yr iaith mewn polisi yn fwy uniongyrchol o ran yr hyn nad oedd yn dderbyniol a bod yn yr hyfforddiant hefyd gyfarwyddyd uniongyrchol ar yr hyn na chaniateir a'r canlyniadau ar gyfer hyn. Felly, cryfhawyd y polisi hwn, a ddyblygwyd yn yr hyfforddiant a deiliaid cardiau ac atgoffwyd goruchwylwyr o'u rôl.  Byddai'r Tîm E-gaffael yn anfon hysbysiad at y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol pe na bai goruchwylwyr cardiau wedi'u hawdurdodi ar gyfer trafodion ar y cerdyn hwnnw bob mis a byddai archwiliad mewnol hefyd yn gwirio hyn yn flynyddol.

§  Roed y Cadeirydd o’r farn nad oedd ymateb y Pennaeth Cyllid yn rhoi sicrwydd a gofynnodd a oedd y geiriad yn y polisi yn cael ei ddiwygio i fod yn fwy cadarn i ddweud y byddai pob goruchwyliwr yn cynnal gwiriad chwarterol ar 10% o'r pryniannau.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid eu bod yn cael eu gwirio a bod angen i'r goruchwyliwr gymeradwyo pob trafodiad, gan gynnwys y ddogfennaeth ategol ar gyfer y trafodiad ar ffurf anfoneb neu dderbynneb.

§  Roedd y Cynghorydd Horton eisiau sicrwydd bod e-byst mewn perthynas â phob trafodiad yn cael eu darllen, eu deall a'u gweithredu. Y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol ynghyd â'r sancsiynau am beidio â dilyn y broses.  Felly roedd e-byst yn rhan o'r broses honno a byddai'r hyfforddiant fel rhan o'r system gydymffurfio Meta yn sicrhau y byddai goruchwylwyr yn deall pob agwedd o'r broses yn llawn.

. 

§  Gofynnodd y Cynghorydd Mogford, a oedd 217 o Gardiau Prynu mewn cylchrediad, beth oedd y terfyn gwariant uchaf ar y cerdyn ac a fyddai angen iddo gael ei gymeradwyo cyn neu ar ôl.   Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod terfyn trafodiad safonol i'r Cardiau Prynu.  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth ar gyfer Caffael a Thaliadau mai'r terfyn oedd £100 fesul trafodiad a therfyn misol o £5,000. Gallai'r terfyn trafodiad safonol gael ei amrywio gan oruchwyliwr y cerdyn neu'r Pennaeth Gwasanaeth pe bai angen ei gynyddu.

§  Cyfeiriodd y Cadeirydd at gynyddu'r gwariant trothwy a gofynnodd pe bai hyn yn cael ei gymeradwyo gan uwch swyddog, megis y Pennaeth Cyllid a awdurdodwyd hyn yn hytrach na'r rheolwr gwasanaeth a phwy fyddai'n gwirio hyn gan y tîm cyllid. Awgrymodd y Cadeirydd y gallai goruchwyliwr gynyddu'r terfyn o £10,000 i £15,000, heb i'r tîm Cyllid fod yn ymwybodol o'r gwariant hwn. Felly, a oedd gwiriad ar y gwariant o £5,000.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid ei fod yn dod drwy'r Tîm Caffael a fyddai'n cynnal gwiriad rhesymol ac yn hysbysu'r Pennaeth Gwasanaeth, yn enwedig gan y byddai'r Tîm Caffael yn codi unrhyw anghysonderau mewn gwariant ar unwaith.  Yn ogystal, pe na bai'r Tîm Caffael yn hapus, byddent yn adrodd yn uniongyrchol i'r Pennaeth Cyllid. 

O ran yr hyfforddiant, awgrymodd y Cadeirydd, os nad oedd gweddill y 217 wedi cwblhau eu hyfforddiant o fewn y dyddiad cau gofynnol, sef 23 Mehefin, y dylai'r staff hynny sy'n weddill golli eu Cardiau Prynu. Yn ychwanegol at hyn, gofynnodd y Cadeirydd am sicrhau bod ffigurau ar gael o staff nad oeddent yn cwblhau'r hyfforddiant i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Gorffennaf.  Cytunodd y Pennaeth Cyllid i'r awgrymiadau hyn a dywedodd hefyd y byddai angen i bob deiliad cerdyn newydd ymgymryd â hyfforddiant yn y dyfodol.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol fod 33 o'r 217 aelod o staff sydd angen i ymgymryd â hyfforddiant, yn oruchwylwyr ac roedd 184 o ddeiliaid Cerdyn Prynu.

Cyfeiriodd y Cadeirydd hefyd at dudalen 31 Atodiad 1 Tabl 4b 'camau wedi'u cwblhau' a 'gwaith ar y gweill' er mwyn i gyfathrebiadau gael eu dosbarthu i'r holl staff yngl?n â thocynnau parcio/goryrru wrth ddefnyddio cerbyd ar ddyletswydd y cyngor a'r gweithdrefnau y mae'n rhaid eu dilyn. Mae'n dweud y dylid ailgyhoeddi cyfathrebu a diweddaru polisi, yna dywedodd y dyddiad gweithredu rheoli fflyd 20 Mehefin ond ni ellid gweithredu hyn nes bod y Polisi wedi'i gwblhau.  Pryd y byddai hyn yn cael ei wneud? Byddai'r Pennaeth Cyllid yn dod o hyd i'r wybodaeth hon erbyn y cyfarfod nesaf. 

Dywedodd y Cadeirydd hefyd, yn Atodiad 1 Tabl 4b, fod camau a gymerwyd i adennill cost parcio / dirwyon goryrru ar y gweill, felly gofynnodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol fynd ar drywydd hyn gyda'r Tîm Adnoddau Dynol.

O ran yr uchod, sicrhaodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol hefyd y Cadeirydd y byddai mesurau priodol yn cael eu cymryd fel camau disgyblu, pe bai angen.

Teimlai'r Cadeirydd fod cynnydd mawr wedi'i wneud a diolchodd i'r Tîm Archwilio am fynd i'r afael â hyn ynghyd â CMT ac roedd hyn yn mynd rhagddo ac y gallai'r adolygiad archwilio mewnol gael ei gynnal o fewn chwe mis.

Penderfynwyd:

Gwnaeth Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio;

Dderbyn esboniadau a sicrwydd y Cyfarwyddwr Strategol a'r Pennaeth Gwasanaeth, a fyddai'n cael eu cadarnhau drwy'r archwiliad mewnol dilynol a gynlluniwyd ar gyfer 2023/24.