Agenda item

Gwahoddedigion:

-          Rhys Cornwall – Cyfarwyddwr Strategol – Trawsnewid a'r Ganolfan Gorfforaethol

-          Tracy McKim (Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid) 

-          Kevin Howells – Rheolwr AD a Datblygu Sedydliadol

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid, yn ystod adroddiad Cynllun Ardal Gwasanaeth y Cyngor 2022-24 yng nghyfarfod y pwyllgor ar 5 Rhagfyr 2022, nododd yr Aelodau fod Recriwtio a Chadw fstaff yn faes yr hoffent edrych arno ymhellach. Yna rhoddodd y Rheolwr AD a Datblygu Sefydliadol drosolwg byr o'r adroddiad.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol: 

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am gymhariaeth o ystadegau cenedlaethol â'r rhai o Gasnewydd, yn enwedig gan nodi unrhyw anghysondebau.  Yn ogystal, roedd ganddyn nhw ddiddordeb yn yr oedran dechrau cyfartalog a gorffen cyflogaeth yn y y Cyngor.

 

Dywedodd y Rheolwr AD ac Datblygu Sefydliadol wrth y Pwyllgor y byddant yn darparu'r data a'r tueddiadau perthnasol.

 

• Mynegodd y Pwyllgor ddiddordeb mewn data pellach ynghylch y rhesymau dros adael gweithwyr a demograffeg ymgeiswyr y gofynnir amdanynt am gyflogaeth. 

 

Dywedodd y Rheolwr AD a Datblygu Sefydliadol y bydd yn darparu dadansoddiad demograffig o'r gweithlu i'r Pwyllgor.

 

• Holodd y Pwyllgor am godiadau cyflog.

 

Dywedodd y Rheolwr AD a Datblygu Sefydliadol fod codiadau cyflog yn ystod y blynyddoedd diwethaf wedi bod yn fwy sylweddol o'u cymharu â chyfnodau cynharach. Roedd hyn ynghlwm wrth ffactorau fel dyfarniadau cyflog athrawon, codiadau mewn costau pensiwn, a swyddi a ariennir gan grant.  Fe wnaethant hefyd nodi bod maint y gweithlu wedi tyfu dros y blynyddoedd diwethaf.

 

• Holodd y Pwyllgor am gymhareb goruchwylwyr a rheolwyr i ostwng gweithwyr gradd.

 

Nododd y Rheolwr fod cyflogau gweithwyr ar gyflogau is yn cynyddu, a allai leihau'r bwlch cyflog.  Soniodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod swyddi ar raddfa uwch, sydd angen sgiliau penodol, yn aml yn wynebu prinder.  Pwysleisiai hefyd arwyddocâd mynd i'r afael â gwahaniaethau gweithlu eraill, gan gynnwys rhyw a hil, ar wahân i oedran.

 

• Holodd y Pwyllgor a oedd tueddiadau ymhlith gweithwyr a gafodd gyfweliadau ymadael. 

 

Dywedodd y Rheolwr Adnoddau Dynol ac OD y gallant lunio data o'r fath, a nododd fod cyfweliadau ymadael blaenorol wedi methu â chofnodi rhesymau dros chwilio am swyddi newydd, ond ers hynny mae'r broses wedi'i diwygio i gynnwys y wybodaeth hon.

 

• Holodd y Pwyllgor am yr ystod gyflogau, yn enwedig rhwng cyflogau ar raddfa uchel a lefel mynediad. 

 

Nododd y Cyfarwyddwr Strategol fod yr adroddiad yn rhoi trosolwg cyffredinol o ddyfarniadau cyflog, fel y llynedd o fewn y Cyngor, ond ychwanegodd fod y rhain wedi bod yn is na 1% dros y degawd diwethaf. Eglurodd fod ffigwr yr adroddiad yn cynnwys cyfanswm costau staff, gan gynnwys pensiynau. Soniodd y Cyfarwyddwr Strategol hefyd am boblogaeth gynyddol Casnewydd o dan 65 oed, gan arwain at gyfran sylweddol o staff mewn ysgolion.  Cytunwyd i nodi diddordebau data penodol y Pwyllgor ar gyfer adrodd yn y dyfodol.

 

• Holodd y Pwyllgor am "bolisi grym y farchnad". 

 

Cadarnhaodd y Rheolwr AD ei fodolaeth, ond nododd nad yw'n cael ei ddefnyddio ar hyn o bryd.  Fodd bynnag, crybwyllodd y gallai ddod i rym os bydd heriau yn codi o ran recriwtio swyddi penodol. Nodwyd ymhellach y gallai gweithredu'r polisi hwn wahodd ceisiadau gan staff sydd â chyfrifoldebau rôl tebyg i swyddi atodol.  Nod y Cyngor, ynghyd ag eraill, yw archwilio mecanweithiau eraill cyn troi at bolisi grym y farchnad.

 

• Nododd y Pwyllgor wahaniaethau rhanbarthol o ran cyflog. 

 

Dywedodd y Rheolwr AD er bod strwythurau cyflog yn debyg ar draws cynghorau, mae'r gwahaniaethau mwyaf yn y farchnad gystadleuol allanol. Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol y gall ffactorau fel llwyth gwaith hefyd gyfrannu at y gwahaniaethau hyn, gan ddangos na all strwythurau cyflog cynghorau gystadlu â rolau peirianneg y sector preifat.  Dywedodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod rhesymau personol hefyd yn cyfrannu at ymadawiadau staff.

 

• Dywedodd y Pwyllgor mai'r cyflog byw yw £10.90, ond mae dau gradd yn is na hyn. 

 

Eglurodd y Rheolwr AD fod tâl atodol yn cael ei ddarparu pan fydd cyflogau'n gostwng o dan y cyflog byw ac ar hyn o bryd mae dyfarniadau cyflog yn cael eu trafod.  Sicrhaodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid nad oes unrhyw aelod o staff yn cael ei dalu o dan y cyflog byw.

 

• Holodd y Pwyllgor a gynigir cymhellion i annog pobl i weithio ac adleoli i Gasnewydd. 

 

Ymatebodd y Rheolwr AD ac OD bod y dull hwn yn cael ei ddefnyddio wrth recriwtio wedi'i dargedu, ac mae gwybodaeth am y ddinas a manylion cysylltiedig eraill ar gael ar y dudalen swyddi ar wefan y Cyngor.

 

• Holodd y Pwyllgor am gyflogau gweithwyr sy'n gweithio gyda phartneriaid fel Norse ac SRS. 

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol fod SRS yn cael ei gyflogi gan Gyngor Torfaen, sy'n wynebu heriau tebyg o ran cyflogau gweithwyr medrus. 

 

• Mynegodd y Pwyllgor ddiddordeb mewn cynnal maint adrannau. 

 

Cydnabu'r Cyfarwyddwr Strategol fod penderfyniadau anodd wedi'u gwneud ynghylch lleihau staff a chael gwared ar swyddi.  Ychwanegodd y Rheolwr AD ymhellach fod ymadawiad y DU o'r UE yn effeithio ar y staff sydd ar gael. Er bod gan y Cyngor fynediad at gynllun nawdd y llywodraeth, nid yw’n mynd ati i fynd ar drywydd y nawdd hyn. Defnyddir staff asiantaeth gan amlaf i lenwi bylchau, ond mae'r dull hwn yn cael ei adolygu ar hyn o bryd.

 

• Roedd y Pwyllgor yn meddwl tybed a allai aelodau etholedig dderbyn budd-daliadau gweithwyr. 

 

Roedd y Pennaeth Polisi a Thrawsnewid Pobl yn cofio'r mater hwn o ddau gyfarfod pwyllgor blaenorol a dywedodd ei fod yn cael ei adolygu, yn enwedig ar gyfer buddion sy'n cefnogi nodau'r cyngor fel y cynllun Beicio i'r Gwaith.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor pa strategaethau yr hoffai'r Swyddogion eu gweithredu i fynd i'r afael â'r heriau presennol.  Awgrymodd y Rheolwr AD ailasesu geiriad ceisiadau am swyddi ac annog arweinwyr a rheolwyr tîm i ymgysylltu â'r cyhoedd. Argymhellodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid symleiddio hysbysebion swyddi, hyd yn oed os yw'r dogfennau ategol yn parhau i fod yn dechnegol.

 

• Mynegodd y Pwyllgor ei gefnogaeth i recriwtio ar sail gwerth ac roedd yn gwerthfawrogi hyrwyddo cymorth lles yn y gweithle.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw ffeithiau caled am effaith Brexit ar recriwtio a chadw staff.

 

Nododd y Rheolwr AD nad oedd data yn benodol i effaith Brexit ar staff Cyngor Casnewydd.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol fod ymchwil genedlaethol wedi bod ar fater Brexit ond nid ar lefel leol.  Dywedwyd hefyd bod y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid yn ysgrifennu adroddiad rheolaidd ar bwysau allanol a chostau byw sy'n mynd i'r Cabinet.

 

• Cwestiynodd y Pwyllgor effaith staff asiantaeth gostus ar gostau cyflog cyffredinol gweithwyr. 

 

Datgelodd y Rheolwr Adnoddau Dynol fod cost staff yr asiantaeth yn y flwyddyn ariannol ddiwethaf oddeutu £2.8 miliwn, swm sylweddol.  Nododd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod rhai gwasanaethau yn dibynnu'n helaeth ar staff asiantaeth, gan wrthbwyso'r costau hyn yn rhannol trwy osgoi treuliau cyflogaeth llawn amser.  Pwysleisiodd y Cyfarwyddwr Strategol yr angen i gynnal lefelau gweithlu penodol i gynnal gweithrediadau llyfn, gan ei gwneud yn ofynnol i staff asiantaeth lenwi yn ystod absenoldebau.

 

• Holodd y Pwyllgor a fyddai modd cyflogi staff asiantaeth yn barhaol i leihau costau. 

 

Ymatebodd y Rheolwr AD fod rhai asiantaethau yn caniatáu'r trawsnewidiad hwn, tra nad yw eraill yn gwneud hynny.

 

• Awgrymodd y Pwyllgor bwysleisio gwobrau cydnabyddiaeth fel "Gwobr Milltir Ychwanegol", gan bwysleisio bod gwerthfawrogiad staff yn ymestyn y tu hwnt i godiadau cyflog yn unig. 

 

Cadarnhaodd y Rheolwr AD fod menter gydnabyddiaeth flynyddol yn bodoli, gan ganiatáu i undebau a staff enwebu unigolion ar gyfer y gwobrau hyn.

 

• Holodd y Pwyllgor a oedd strategaeth ar gyfer cydweithio ag awdurdodau eraill i dorri costau drwy ddefnyddio'r un asiantaethau. 

 

Nododd y Rheolwr AD ei fod yn cydweithredu â phartneriaid eraill Gwent i sefydlu un pwynt mynediad ar gyfer recriwtio, er bod hyn yn dal i fod yn y camau cynnar ar gyfer recriwtio rhanbarthol.  Rhoddodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fanylion aelodaeth y Cyngor yng Nghymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor pa blatfformau, ar wahân i wefan Casnewydd ac ychydig o asiantaethau recriwtio, sy'n cael eu defnyddio i hysbysebu swyddi. 

 

Rhannodd y Rheolwr Adnoddau Dynol y defnyddir Facebook, LinkedIn, a TikTok ar gyfer hysbysebu cyffredinol, a sianeli ychwanegol ar gyfer hysbysebu wedi'i dargedu.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a yw'r Cyngor wedi ystyried system banc ar gyfer swyddi fel athrawon. 

 

Rhannodd y Cyfarwyddwr Strategol fod hyn wedi dod i ben yn 2010 oherwydd dadansoddiad lleol yn datgelu costau sylweddol a nododd ei fod yn fater cenedlaethol yn hytrach nag awdurdod lleol.  Ychwanegodd y Rheolwr AD fod Llywodraeth Cymru'n gweithio ar ddatrysiad i athrawon cyflenwi.

 

• Holodd y Pwyllgor am gynnydd posibl mewn cyfarfodydd staff a gofnodwyd.  T

 

Nododd y Rheolwr AD fod nifer o newidiadau wedi'u rhoi ar waith ac maent yn gwerthuso eu heffeithiau. Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol nad yw'r effaith ar gyfraddau salwch a morâl staff yn glir eto.  Pwysleisiodd y Pwyllgor nad yw effeithiau gwaith o bell wedi'u cyfyngu i gynhyrchiant ond maent hefyd yn dylanwadu'n sylweddol ar gyfathrebu â staff.

 

• Holodd y Pwyllgor am unrhyw adborth gan weithwyr ynghylch gwaith o bell. 

 

Dywedodd y Rheolwr AD ac OD y bydd arolygon yn cael eu hanfon allan i gasglu barn ar y polisi Normal Newydd ac i nodi cefnogaeth bellach sydd ei angen.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol fod ymatebion i’r arolwg wedi llywio'r polisi, gan ganolbwyntio ar ddarparu dewis a sicrhau lles staff.  Fe wnaethant hefyd nodi'r her o wahanu gwaith o amser personol, pryder canolog yng nghyswllt ymdrechion lles.  Amlinellodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid y disgwyliadau gofynnol o ran ymgysylltu â staff mewn adrannau.

 

Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am fynychu.

 

Casgliadau

• Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am eu presenoldeb a chanmol y wybodaeth yn yr adroddiad.  Mynegodd yr Aelodau eu boddhad gyda'r broses recriwtio seiliedig ar werth a'r pwyslais ar y gwerthoedd cywir a chredent y byddai'r dull hwn yn arwain at weithlu mwy effeithiol ac effeithlon.  Roedd yr aelodau hefyd yn gwerthfawrogi'r ymdrech a wnaed i wneud y broses ar fwrdd yn esmwyth ac yn hawdd ei deall.

 

• Gofynnodd yr Aelodau am wybodaeth am sut mae'r ystadegau ynghylch materion recriwtio a chadw mewn awdurdodau lleol yn cael eu hadlewyrchu yng Nghasnewydd, neu lle mae Casnewydd yn wahanol i'r ystadegau hynny.  Yn ogystal, gofynnodd yr Aelodau am wybodaeth am oedran cyfartalog pobl sy'n gadael ac oedran cyfartalog recriwtiaid newydd, yn ogystal â faint o amser y mae gweithwyr yn aros yn gweithio yn y Cyngor.

 

• Gofynnodd yr aelodau am ddata ar ymadawiadau gweithwyr a demograffeg ymgeiswyr.  Gofynnwyd hefyd a ellid ei gynghori sut mae'r Cyngor yn denu ystod amrywiol o ymgeiswyr, ac a oes unrhyw ddadansoddiad o ddemograffeg y gronfa ymgeiswyr.  Gofynnwyd hefyd a allent dderbyn demograffeg ar staff presennol sy'n cynnwys rhyw, hil yn ogystal ag oedran.

 

• Gofynnodd yr Aelodau a allent gael cymhariaeth o'r gweithlu dros y blynyddoedd blaenorol, yn ogystal â nifer y gweithlu sy'n gymharol ag awdurdodau lleol eraill.

 

• Gofynnodd yr aelodau a allent gael dadansoddiad o fandiau cyflog o ran canran y gweithwyr mewn graddau lefel mynediad a lefel uchaf, a sut mae'r gymhareb o reolwyr sy'n derbyn dyfarniadau cyflog yn cymharu â chymhariaeth staff lefel is?

 

• Tynnodd yr Aelodau sylw at yr Uwch Swyddog Archwilio fel swydd a rennir, a gofynnwyd a allai cyflwyno rolau a rennir ar lefelau is fod yn ateb posibl i rai materion recriwtio a chadw.