Agenda item

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr eitem i’r Pwyllgor. O dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol ar y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd adolygu darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn barhaus, er mwyn sicrhau bod adnoddau digonol yn cael eu darparu ar gyfer cyfrifoldebau'r swydd.

Gofynnir i'r Pwyllgor:

(i) Ystyried a gwneud sylwadau ar yr Adroddiad Blynyddol.

(ii) Cymeradwyo barn Pennaeth y Gyfraith a Safonau a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill gan y Cyngor yn ddigonol i gyflawni'r gofynion statudol mewn perthynas â gwneud penderfyniadau, gweinyddu democrataidd a chraffu; a

(iii) Gofyn i'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adolygu'r ddarpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i aelodau er mwyn sicrhau bod gofynion statudol ac unrhyw anghenion newidiol aelodau etholedig yn cael eu bodloni, ac i gyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor hwn pe bai angen unrhyw adolygu.

Nodir swyddogaethau statudol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn y Mesur ac maent yn ymwneud â darparu cyngor a chymorth i aelodau anweithredol fel rhan o'r broses ddemocrataidd, a'r holl gynghorwyr wrth gyflawni eu rôl gynrychioliadol. I bob pwrpas, mae hyn yn cynnwys gwasanaethau Pwyllgor, craffu a llywodraethu, a gwasanaethau cymorth cyffredinol i aelodau.

Prif Bwyntiau:

·         Mae'r Gwasanaethau Democrataidd yn cynnwys gwasanaethau Cymunedol, Craffu a Llywodraethu, a gwasanaethau cyffredinol aelodau.

·         Ystyriodd yr adroddiad cyfnod 2021/22 ac yn ystod y cyfnod adrodd nid oedd unrhyw newidiadau i ddarpariaeth staff o ran capasiti ac adnoddau. Fodd bynnag, roedd newidiadau i swyddogion gan fod ymddeoliad un o'r Swyddogion Cymorth Llywodraethu a gwnaeth y Swyddog Craffu gais am rôl arall, felly roedd y rôl honno'n wag. Mae'r holl swyddi bellach wedi'u llenwi'n barhaol ac mae'r tîm yn llawn ar hyn o bryd.

·         Yn dilyn ymddeoliad y Rheolwr Etholiadau, trosglwyddwyd y cyfrifoldeb am y maes hwn i fod o dan gyfrifoldebau'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ym mis Ionawr 2022. Daeth y rôl yn Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol, a'r prif amcan ar yr adeg hon oedd cyflawni'r etholiadau lleol yn llwyddiannus ym mis Mai 2022, ac yna darparu gwasanaethau sefydlu a chymorth i'r aelodau hynny a benodwyd.

·         Roedd yna gyflenwad llawn o staff yn y Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn y cyfnod hwn ac roedd newidiadau ond roedd y ddarpariaeth staff yn ddigonol i gyflawni swyddogaethau.

·         Yn unol â gofynion y Mesur bydd angen adolygu'r staffio a'r adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r swyddogaethau democrataidd hyn yn rheolaidd, er mwyn sicrhau eu bod yn parhau'n ddigonol ac yn effeithiol. Bydd hyn yn cynnwys adolygu'r ddarpariaeth staffio yn y Gwasanaethau Etholiadol wrth ystyried y newidiadau i ddeddfwriaeth o dan Ddeddf Etholiadau 2022 sy'n dechrau effeithio ar weithrediadau yn 2023.

·         Roedd mabwysiadu Cyfarfodydd Hybrid yn newid deddfwriaethol mawr ac ers mis Mai 2022 mae'r Aelodau wedi gallu ymuno â chyfarfodydd yn bersonol ac o leoliadau eraill; cyfnod byr oedd rhwng yr Etholiad a Chyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor felly roedd yn rhaid i'r tîm sicrhau bod yr Aelodau'n llofnodi'r Datganiad a bod ganddynt y pecyn TG cywir a mynediad er mwyn gallu ymuno â chyfarfodydd Hybrid.

·         Diwygiwyd y Cyfansoddiad hefyd i adlewyrchu'r trefniadau a ddatblygwyd i fodloni'r gofynion ar gyfer Cyfarfodydd Aml-leoliad.

·         Mae wedi bod yn flwyddyn o bethau cyntaf i'r tîm, oedd yn rhan o'r broses o Gyflwyno Maer a digwyddiad cyntaf arall oedd marwolaeth y Frenhines Elizabeth II yn 2022 lle hwylusodd y tîm ddyletswyddau dinesig ar gyfer hyn yn ystod y cyfnod o alaru ac i glywed yr archddyfarniad yn cyhoeddi'r Brenin newydd.

·         Yn ystod y cyfnod hwn darparwyd hyfforddiant arbenigol i'r tîm gan Lywodraethu Cyhoeddus Cymru ar atebolrwydd democrataidd, llywodraethu a chraffu, a chan Gymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol ar bob agwedd ar Weinyddiaeth Etholiadol.

·         Derbyniodd dechreuwyr newydd hyfforddiant fel rhan o broses sefydlu, gyda thraws-hyfforddi a phobl yn symud i rolau newydd.

·         Mae ffocws parhaus ar ddysgu a datblygu, gyda chynlluniau hyfforddi ar waith ar sail unigol a thîm.

·         Bydd angen adolygu unrhyw newidiadau mewn gofynion statudol a/neu anghenion aelodau a byddant yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. Gallai pwysau posibl gynnwys:

- Effaith Deddf Etholiadau 2022

- Unrhyw newidiadau i ofynion ac anghenion aelodau etholedig

- Unrhyw newidiadau mewn gofynion statudol, e.e., Safonau'r Gymraeg; Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol / Craffu ar BGCau.

- Mwy o alw o ddydd i ddydd

- Unrhyw alw pellach gan gyrff rheoleiddio

- Effaith yr argyfwng costau byw ar adnoddau a galw

·         Cydnabu'r rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol waith swyddogion yn y Tîm Gwasanaethau Democrataidd a chofnododd ddiolch personol am eu cefnogaeth.

Cwestiynau:

Gwnaeth Aelod o'r Pwyllgor sylwadau ar yr adolygiad o'r ddarpariaeth Gwasanaethau Democrataidd a mynegodd ei bryder bod swydd y Rheolwr Etholiadol wedi'i hymgorffori yng nghyfrifoldeb Rheolwr y Tîm Gwasanaethau Democrataidd a'i fod yn golygu mwy o bwysau ar y tîm a gofynnodd i'r Aelodau gael eu cadw yn ymwybodol o hyn ac o unrhyw newidiadau. 

·         Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod y newid o ran y tîm etholiadol sy'n cael ei gyflwyno o dan y Gwasanaethau Democrataidd wedi digwydd ym mis Ionawr y llynedd. Cydnabuwyd bod hwn yn newid mewn llwyth gwaith ond roedd y gweithgareddau blynyddol a'r etholiadau lleol wedi bod yn effeithiol o dan y strwythur newydd hwn.  

Dywedodd y Cadeirydd fod rôl y Rheolwr Etholiadau yn bwysig ac yn bellgyrhaeddol, ac efallai y dylai fod wedi cael ei disodli.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor, o ran ymwybyddiaeth y cyhoedd, y gall fod yn frwydr barhaus i berswadio pobl i gofrestru i bleidleisio a gofynnodd yr Aelod a fyddai'r tîm yn gallu gwneud darpariaeth ar gyfer y gofynion newydd ar gyfer prawf adnabod pleidleiswyr a newidiadau eraill. 

·         Roedd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yn gwerthfawrogi'r pryderon ac eglurodd fod rhaglen wedi'i chynllunio gan y Comisiwn Etholiadol a bydd cynllun cyfathrebu lleol. Fe wnaethon nhw gadarnhau bod cyfathrebu yng Nghymru wedi cael ei ddal yn ôl, gan fod pleidleiswyr yn pleidleisio’r wythnos nesaf yn Lloegr yn unig.

Fe wnaeth Aelod o'r Pwyllgor ganmol tîm y Gwasanaethau Democrataidd am ba mor ddidrafferth oedd yr Etholiad y llynedd a gofynnodd faint o gymorth fyddai'n cael ei roi i'r Maer eleni. 

Dywedodd y Cadeirydd fod hwn yn gwestiwn pwysig iawn i'w ofyn a dywedodd mai nhw oedd y Maer olaf gafodd gymorth yr oeddent yn ei ystyried yn briodol. 

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol na fyddai unrhyw newidiadau i gymorth i’r Maer gan y byddai'r trefniadau presennol yn parhau. Cadarnhawyd, er nad oes cymorth penodol i'r Maer bellach, bod swyddog yn gwirio dyddiadur y Maer yn ddyddiol a dywedodd y Rheolwr Democrataidd ac Etholiadol eu bod yn cysylltu â’r swyddog sy’n ymdrin â swyddfa'r Maer ddwywaith yr wythnos. Mae recriwtio wedi'i gwblhau i ddarparu tîm o yrwyr wrth gefn pan fo angen.

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau i ymgysylltu â phreswylwyr i annog cofrestriadau i bleidleisio a diolchodd hefyd i'r tîm am eu holl waith caled a'u cymorth dros y flwyddyn ddiwethaf.

Gwnaeth Aelod o'r Pwyllgor sylwadau ar hyfforddiant a holodd a oedd yn mynd rhagddo ar gyfer y Gwasanaethau Democrataidd ym mhob rôl.

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod hyfforddiant yn mynd rhagddo ar gyfer yr holl Swyddogion Craffu a Swyddogion Cymorth Llywodraethu ym mhob rôl, a bod cynllun hyfforddi ar waith i reoli hyn.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor fod yn rhaid i'r Tîm Gwasanaethau Democrataidd addasu i'r galw newydd ac roedd eleni yn eithaf heriol gydag Aelodau newydd yn dechrau felly diolchwyd i'r tîm am eu gwaith caled. 

Cytunwyd:

Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol a’i gymeradwyo.