Agenda item

Roedd Archwilio Mewnol Cyngor Dinas Casnewydd yn weithgaredd ymgynghori sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol a gynlluniwyd i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau sefydliad.  Helpodd sefydliad i gyflawni ei amcanion drwy roi dull systematig a disgybledig ar waith er mwyn gwerthuso a gwella effeithiolrwydd prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu.”

Paratowyd yr adroddiad hwn yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Rhoddodd farn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd rheolaethau mewnol y Cyngor Dinas yn ystod 2022/23, a oedd yn Rhesymol - Rheoli'n ddigonol er bod risgiau wedi'u nodi a allai beryglu’r amgylchedd rheoli cyffredinol; gwelliannau gofynnol; lefel rhesymol o sicrwydd.

Ar gyfer 2022/23 roedd y farn gyffredinol yn seiliedig ar y cynllun Archwilio Mewnol Diwygiedig a gymeradwywyd ar gyfer 2022/23 (Gorffennaf 2022). Roedd y cynllun blwyddyn gyfan yn seiliedig ar gynnal 1073 o ddiwrnodau archwilio. Ystyriwyd hefyd y ddibyniaeth ar waith archwilio'r blynyddoedd blaenorol wrth gyrraedd y farn eleni na fu unrhyw systemau na newidiadau sylweddol i'r staff.

Roedd ail ran yr adroddiad yn ymwneud â pherfformiad yr Adran Archwilio Mewnol a pha mor dda y cafodd ei thargedau allweddol yn y flwyddyn eu cyrraedd. Cwblhawyd 77% o'r cynllun archwilio cymeradwy ar gyfer y flwyddyn yn erbyn targed o 80%.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Soniodd Dr Barry ei fod yn adroddiad da gyda pherfformiad cyffredinol da yn ystyried staff yn ymestyn ar adnoddau.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro y byddai unrhyw faterion yn cael eu cyfeirio at y Pennaeth Gwasanaeth pe bai angen, yn ogystal â'r rheolwyr gweithredol. Mae archwiliad yn sicrhau bod eu Cylch Gorchwyl yn cael eu dosbarthu ymlaen llaw i gael pawb i ymuno. Weithiau roedd anawsterau ond roedd mecanweithiau ar waith i oresgyn hyn os oedd angen.  Cytunodd y Cyfarwyddwr Strategol dros Drawsnewid a Chorfforaethol gyda sylwadau pellach Dr Barry fod hyn yn bryder ac y byddai'n rhwystro archwilio i wneud eu gwaith.  Awgrymodd y Cadeirydd os oedd problemau gydag uwchgyfeirio archwiliadau y dylid ei gyfeirio at y cyfarfod pwyllgor nesaf.

Roedd Dr Barry yn pryderu nad oedd archwilio’n gallu cael mynediad at staff lefel benodol a dogfennau, ni weithredwyd 9% o'r camau yn yr adroddiadau a hynny oherwydd materion adnoddau, nad oedd unrhyw sicrwydd bod camau gweithredu wedi'u cyflawni. Nodwyd hyn gan y Pennaeth Cyllid.

Nid oedd Dr Barry yn cofio'r wybodaeth am y Fenter Twyll Genedlaethol (MTG) a ddaeth i'r pwyllgor hwn ac yn meddwl tybed a ddylai wneud hynny. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro nad oedd yr archwiliad wedi darparu unrhyw adroddiad manwl ynghylch y MTG.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y byddai hyn yn cael ei ddwyn gerbron y pwyllgor yn dilyn yr ymarfer nesaf; Roedd hyn yn rhedeg bob dwy flynedd.  Ychwanegodd y Cadeirydd fod Archwilio Cymru yn cynnal adolygiad o'r awdurdod a'r MTG ac y byddai adroddiad ar gael o fewn y chwech i wyth wythnos nesaf.

§  Gofynnodd D Reed oedd unrhyw reswm pam na ddylai'r pwyllgor fod yn galw mewn adroddiad anniogel.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod yr adroddiad wedi'i gwblhau, gyda chynllun gweithredu cynhwysfawr ar waith.  Roedd yr archwiliad yn ymwneud â'r Cyfarwyddwr Strategol a'r rheolwyr gwasanaethau a oedd wedi cymryd hyn o ddifrif ac fe'i codwyd yn y Bwrdd Gweithredol.  Yn y gorffennol roedd hi'n arfer safonol galw i mewn yr ail farn archwilio anffafriol ond penderfyniad pwyllgorau oedd hwn. 

Cyfeiriodd D Reed hefyd at dudalen 70, paragraff 25, bod 146 o gynrychiolwyr wedi derbyn hyfforddiant yn ystod y flwyddyn a bod AD yn mynd i gymryd rhan mewn hyfforddiant.  A oedd unrhyw gyd-destun yn y niferoedd, h.y. faint o bobl yn gyffredinol ddylai gymryd yr hyfforddiant a'r hyn a fyddai'n cael ei roi ar waith i sicrhau bod hyfforddiant yn cael ei gwblhau.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod AD yn mynd drwy'r broses o ailddiffinio hyfforddiant gorfodol i staff.  Roedd system newydd ar waith o'r enw Meta Compliance i wthio hyfforddiant allan i staff, byddai hyn yn cadw cofnod o hyfforddiant wedi'i gwblhau a fyddai'n darparu gwybodaeth fanwl ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol.  Newidiodd hyfforddiant a ystyriwyd yn orfodol, yn enwedig dros y blynyddoedd diwethaf gyda’r pandemig.  Cynhaliwyd hyfforddiant drwy borth y GIG, ond roedd hyn yn annibynadwy.  Ni chyflawnwyd hyfforddiant gan Adnoddau Dynol ond elfen AD oedd deall pwy oedd yn ymgymryd â'r hyfforddiant.

§  Gofynnodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Strategol a oedd yn gwybod faint o unigolion oedd yn gorfod ymgymryd â hyfforddiant gorfodol ac nad oeddent yn cwblhau'r hyfforddiant a beth oedd y sancsiwn.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol ei fod yn gymhleth ac roedd tua 5,700 o staff, gyda 3.5K ohonynt yn gweithio ac roedd ganddynt eu set eu hunain o hyfforddiant gorfodol. Roedd tua 700 o bobl yn gweithio yn y Gwasanaethau Cymdeithasol a oedd hefyd â'u set eu hunain o hyfforddiant gorfodol ac a gofnodwyd trwy WCCAS.  Yn gorfforaethol, roedd cyfres o fodiwlau hyfforddi gorfodol a fyddai bellach yn cael eu gwthio allan trwy Gydymffurfiad Meta. Y rhan gymhleth oedd dealltwriaeth o'r rolau swyddi a'r hyfforddiant gorfodol sy'n gysylltiedig â'r rolau swyddi.  Roedd swyddi a disgrifiadau hefyd yn cael eu hadolygu, gan fod 850 o wahanol ddisgrifiadau swyddi.  Felly, roedd yn eithaf cymhleth ond roedd ateb yn cael ei roi ar waith.

Roedd D Reed a gyfeiriwyd at Bartneriaeth Archwilio De Orllewin Lloegr yn cefnogi archwiliad gyda'u gwaith a gofynnodd beth oedd y premiwm a dalwyd am y gwasanaeth hwnnw yn uwch na'r gyfradd graddfa swyddi disgwyliedig.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod yr adnoddau allanol yn costio tua 50% yn fwy mewn rôl sylweddol.

Roedd D Reed yn gwerthfawrogi nad oedd gan yr archwiliad ddigon o adnoddau, a gofynnodd a oedd trefniadau eraill yn cael eu hystyried.  Cytunodd y Pennaeth Cyllid fod adnoddau'n broblem yn ogystal ag mewn meysydd eraill ar draws y cyngor, a oedd yn debyg i gynghorau eraill yng Nghymru.  Roedd materion gwydnwch ac roedd gwahanol fodelau gweithredol yn cael eu hystyried fel y gwasanaeth rhanbarthol ac roeddent wedi gwneud cyswllt anffurfiol cychwynnol a dylent dderbyn cyfathrebu tua diwedd yr haf. Roedd llenwi'r swyddi gwag mwy iau yn cael eu hystyried yn y cyfamser.

§  Cyfeiriodd y Cadeirydd at Atodiad C lle na chwblhawyd tasgau erbyn diwedd y flwyddyn, roedd tair risg uchel.  Pam nad ymdriniwyd â nhw cyn materion risg ganolig a faint ar y rhestr oedd wedi cael eu cario drosodd o'r blynyddoedd blaenorol.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod y tair risg uchel, y dilyniant llywodraethu corfforaethol ar ddiwedd y flwyddyn wedi'i ohirio.  Roedd Meysydd Parcio ar y gweill ar ddiwedd y flwyddyn ond ni chyrhaeddodd y cam drafftio adroddiad, ond byddai'r adroddiad hwn yn ddrafft yn fuan.  O ran Anghenion Tai, gofynnwyd i Archwilio oedi oherwydd y Pennaeth Gwasanaeth newydd, a ddechreuodd ym mis Hydref, ond adnoddau yn y tîm oedd yn gyfrifol am hynny.  Dechreuwyd felly ond munud olaf oedd hi ac ar hyn o bryd roedd yn waith ar y gweill.  Roedd tair ysgol risg ganolig wedi'u cynllunio ond gwrthodwyd mynediad i'r tîm archwilio gan fod streic yr athrawon.  Trosglwyddwyd hyn yn ôl i'r Pennaeth Gwasanaeth.  Roedd adolygiadau ar y gweill ar hyn o bryd ar y cynllun archwilio. 

Dywedodd y Cadeirydd os oedd problemau o fewn yr ysgolion, ei bod yn bwysig cysylltu â Phenaethiaid i ymweld ag ysgolion i gynnal yr archwiliad. Gofynnodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Strategol a oedd sail statudol i fynd i mewn i ysgolion.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, pe bai'r Cadeirydd am ychwanegu hyn fel camau, y byddai ef a'r Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro yn cysylltu â'r Prif Swyddog Addysg i drafod hyn i weld beth y gellid ei wneud, fodd bynnag, roedd hyn yn fater parhaus.

§   Gofynnodd D Reed fel pwyllgor, a oedd adroddiad anniogel yngl?n â Diogelu – Arian Plant, pe bydden nhw'n cael eu galw i mewn.  Roedd y Cadeirydd yn deall bod adroddiad terfynol wedi'i gyhoeddi a chytunodd y dylid ei alw i mewn.  Hwn oedd yr adroddiad anniogel cyntaf a dderbyniwyd gan y Pwyllgor ond roeddent yn anfoddhaol yn y gorffennol. Felly, roedd y Cadeirydd o'r farn y dylid eu galw i mewn i'r pwyllgor.

§  Cytunodd D Barry gyda sylwadau'r Cadeirydd a gofynnodd a oedd unrhyw reswm pam na allai'r pwyllgor weld yr adroddiad llawn ar gyfer cyd-destun. Awgrymodd y Cadeirydd y dylid ymdrin â hyn mewn sesiwn breifat. Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol ei fod yn un ffordd ymlaen ond byddai angen trafod hyn gyda'r Swyddog Monitro fel adroddiad Rhan 2.  Efallai y bydd y Pwyllgor yn dymuno trafod y themâu sy'n ymwneud â'r adroddiad.

§  Dywedodd y Cadeirydd fod materion capasiti a gofynnodd i'r Pennaeth Cyllid, pe bai'r cyngor yn methu â chyflawni dyletswyddau, y byddai'n werth darparu adroddiad byr i'r pwyllgor hwn i gael sicrwydd na fyddai colli staff yn cael effaith, ar gyfer rownd nesaf y gyllideb. Fe wnaeth y Cadeirydd ddatgan diddordeb fel aelod o'r consortiwm rhanbarthol. Pe bai staff yn cael eu defnyddio yn y consortiwm, ai dyma'r ffordd ymlaen.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau mai'r swyddi gwag oedd yn broblem a dyna lle byddai'r cydweithio posibl yn dod â gwydnwch, profiad a sgiliau.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid y cysylltwyd â’r consortiwm ac y byddai'n clywed erbyn diwedd yr haf fel y crybwyllwyd yn flaenorol.  Yn gyffredinol, fodd bynnag, roedd yn ymwneud â lefel y sicrwydd ond nid oedd yn beth absoliwt.  Byddai'r Corff Rhanbarthol hefyd yn helpu.

Penderfynwyd:

§  Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi ac yn cymeradwy Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2022/23 a Barn Archwilio gyffredinol. 

§  Galwyd i mewn y Cyfarwyddwr Strategol Gwasanaethau Cymdeithasol mewn perthynas â'r Farn Archwilio Ansicr ar gyfer Gwasanaethau Plant Diogelu - Arian Plant

Cysylltu â’r Swyddog Monitro i weld a ddylid trafod hyn fel eitem Rhan 2.

§  Cyflwyno’r adroddiad ynghylch adnoddau staffio/archwilio a chapasiti yn y Tîm Archwilio i’r PLlacA mewn perthynas â'r consortiwm rhanbarthol mewn cyfarfod yn y dyfodol.