Agenda item

Roedd Archwilio Mewnol Cyngor Dinas Casnewydd yn weithgaredd ymgynghori sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol a gynlluniwyd i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau sefydliad. Helpodd sefydliad i gyflawni ei amcanion drwy roi dull systematig a disgybledig ar waith er mwyn gwerthuso a gwella effeithiolrwydd prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu.”

Gwnaeth archwilio a gwerthuso’n wrthrychol addasrwydd rheoli mewnol gan adrodd arno fel cyfraniad at y broses o ddefnyddio adnoddau’n gywir, yn economaidd, yn effeithlon ac yn effeithiol.

Yr adroddiad amgaeedig oedd y Cynllun Archwilio Mewnol Gweithredol ar gyfer 2023/24 yn seiliedig ar asesiad o risg a'r adnoddau archwilio sydd ar gael ar gyfer y 12 mis o'r flwyddyn ariannol hon. Roedd y cynllun yn seiliedig ar gynnal 862 o ddiwrnodau archwilio.

Swyddog Adran 151 y Cyngor oedd â'r cyfrifoldeb cyfreithiol dros Archwilio Mewnol.

Sylwadau'r Aelodau Pwyllgor:

§  Cyfeiriodd D Reed at Atodiad 3 a gofynnodd a ellid cynnwys y golofn risg hefyd ac, yn ogystal, o'r un Atodiad, roedd 74 maes na chawsant eu harchwilio erioed a 223 eitem na chawsant eu harchwilio ar ôl 2019/20; Pa mor sylweddol oedd hyn?  Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro nad oedd rhai meysydd byth yn cael eu harchwilio ond y tu ôl i'r cynllun archwilio roedd gwybodaeth a thrafodaethau o ran sut y cyrhaeddodd yr archwiliad y cynllun archwilio a'i fod yn seiliedig ar y dyddiau sydd ar gael. Cynhelir trafodaethau gyda Phenaethiaid Gwasanaethau i weld pa feysydd oedd o flaenoriaeth ac mae rhai meysydd yn cael eu gwthio i’r ochr. Cafodd Covid effaith, ac roedd archwilio wedi cael trafferth gyda swyddi gwag, a gafodd effaith gronnol.  Roedd blaenoriaethu swyddi yn oddrychol, roedd cydbwysedd parhaus. Cynhaliwyd trafodaethau bob blwyddyn i gyrraedd y cynllun archwilio hwn.

§  Gofynnodd y Cynghorydd Cocks ai’r Pennaeth Gwasanaeth a benderfynodd lefel y risg.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod gan y Pennaeth Gwasanaeth ddylanwad dros y cynllun archwilio yn ogystal â'r Gofrestr Risg Gorfforaethol, gan gynnwys ffactorau eraill, megis y bwrdd gweithredol a'r adolygiad annibynnol cyn iddo gael ei gymeradwyo, gan gynnwys y Pennaeth Cyllid. 

Ychwanegodd y Cynghorydd Cocks mai cyllideb y cyngor oedd canolbwyntio ar ddarparu gwasanaethau i'r rhai mwyaf agored i niwed ac yn meddwl tybed sut roedd hyn yn chwarae i'r cynllun, er enghraifft, roedd y cytundeb prydau ysgol yn cael ei archwilio ond roedd y Cynghorydd Cocks yn teimlo bod meysydd eraill y gellid eu harchwilio mewn perthynas â phobl agored i niwed, fel Plant ag ADY a lleoliadau y tu allan i'r sir, a fyddai'n peri cryn bryder ynghylch y cyfyngiadau ariannol.  Soniodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod llawer o ffactorau dylanwadu ac roedd gan Benaethiaid Gwasanaeth gyfle i gyfrannu at gynllun archwilio.  Efallai nad yw'r materion allweddol a grybwyllwyd yn rhan o'r Cynllun Archwilio ond gallent fod yn adolygiadau mewnol eraill o wasanaethau sy'n digwydd lle byddai dyblygu yn cael ei osgoi fel ESTYN neu Archwilio Cymru, cymerwyd y materion hyn i ystyriaeth.

Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol hefyd fod y Cyngor yn cynnal gweithdy bob blwyddyn gyda chyrff rheoleiddio, ESTYN, Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru ac Archwilio Cymru ac mae'r tîm archwilio yn cyd-fynd â'r ffrâm waith sicrwydd.  Fodd bynnag, gellid nodi hyn i'w adolygu pe bai'r Cadeirydd yn cytuno.  Ychwanegodd y Cynghorydd Cocks hefyd bod adnoddau archwilio yn cael eu cynnal wrth archwilio ysgolion yn hytrach na gwasanaethau eraill. Oedd archwilio felly yn adolygu cyllideb a gwariant yr ysgol neu feysydd eraill fel gwahardd ac ADY.  Soniodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod rhaglen safonol yn edrych ar gyllidebau a pholisïau prynu, incwm, llywodraethu, bancio a statudol.  Adolygiad thema ar waharddiadau ar draws yr ysgolion. Roedd gan bob archwiliad gwmpas gwahanol ond roedd ystod o wahanol feysydd yn cael eu cynnwys yn yr archwiliad ysgol, nid gweinyddiaeth ariannol yn unig.  Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol mai rhan o swyddogaeth gwasanaeth addysg ganolog oedd yn cwmpasu Gwent oedd rhoi sicrwydd ynghylch pwyntiau a gododd y Cynghorydd Cocks.

§  Dywedodd Dr Norma Barry nad oedd hi'n cofio adroddiadau Archwilio Cymru yn dod i'r Pwyllgor. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro eu bod yn gwneud hynny fel rhan o'r adroddiadau rheoleiddio o bryd i'w gilydd. Dywedodd Dr Barry ei bod yn bwysig fel pwyllgor bod y cyngor yn mynd i'r afael â'r camau gweithredu yn yr adroddiadau hynny.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol fod y pwyllgor yn derbyn yr adroddiadau rheoleiddio fel rhan o'r Cylch Gorchwyl ac yn rhan o gyfrifoldeb statudol y Pwyllgorau i fonitro gwaith y Cynghorau yn erbyn yr argymhellion a ddaeth allan o'r cyrff rheoleiddio.

Dywedodd y Cadeirydd pe bai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiad gan Archwilio Cymru a bod argymhellion penodol yna bod angen i'r Pwyllgor eu holrhain.  Roedd hyn rhag ofn i Estyn drefnu arolygiad a byddai'n gallu nodi camau na chawsant eu dilyn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol fod yr adroddiad diwethaf yn cynnwys tabl a oedd yn nodi'r corff rheoleiddio, yr argymhellion a roddwyd, pa gamau a gymerwyd a pha bwyllgorau oedd yn goruchwylio hyn. Er enghraifft, trafodwyd eitemau addysgol yn y Pwyllgor Craffu ar gyfer Pobl, a oedd yn golygu mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fyddai sicrhau bod mecanweithiau ar waith ar gyfer cyflawni yn erbyn y camau hynny yn hytrach na monitro'r modd y cyflawnir y camau.

§  Amlygodd y Cadeirydd fod 48 archwiliad ar gyfer 2023/24 a dim ond 38 o safbwyntiau archwilio a gyflwynwyd y llynedd a bod 27 swydd nad oedd yn cael eu barnu.  Felly, nid oedd y Cadeirydd am i archwilio fynd ar drywydd fyddai’n methu trwy or-ymrwymo a thangyflawni.  Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro fod hyn yn tybio bod swyddi gwag yn cael eu llenwi ym mis Hydref a hefyd yn prynu adnodd am 80 diwrnod.  Gofynnodd y Cadeirydd oedd y swyddi yn mynd allan i hysbysebu ac a oedd yna arbediad cyflog.  Eglurodd y Pennaeth Cyllid ei fod ef a'r Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro wrthi'n ymchwilio i'r broses recriwtio.

§  Gofynnodd y Cadeirydd a oedd modd blaenoriaethu'r archwiliadau risg uchel yn gyntaf ac yna cynnal yr archwiliad risg canolig.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro ei bod yn bosib ond bod y tîm yn gyfyngedig o ran adnoddau gan fod angen prif archwilydd i gynnal y rhain ar archwiliadau risg uchel.

§  Gofynnodd D Reed ar ran y pwyllgor a fyddai'r rhesymeg y tu ôl i'r tabl gwybodaeth yn cael ei ddarparu mewn perthynas â'r 'byth' yn Atodiad 3.  Roedd y Cadeirydd o'r farn y gallai fod llawer o waith i'w gwblhau. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro nad oedd y 'byth' yn golygu nad oedd erioed wedi'i archwilio o dan y teitl swydd penodol hwnnw, ond nid oedd hynny o reidrwydd yn golygu nad oedd unrhyw ddarpariaeth swydd yn y meysydd hynny. Gellid bod wedi cynnal archwiliad thema cyffredin neu adolygiad trawsbynciol a dyna pam na chafodd y swydd archwilio benodol honno erioed ei harchwilio.  Awgrymodd y Cadeirydd y gallai fod yn werth nodi ar y bwrdd y gallai fod wedi'i gynnwys, drwy ychwanegu seren i ddweud ei fod wedi'i gwmpasu o dan thema arall i roi sicrwydd iddo. Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro y gellid edrych ar hyn ar gyfer Cynllun 2024/25.

Penderfynwyd:

Mae Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24 yn cael ei nodi a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r Cyngor.