Cofnodion:
Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol yr eitem i’r Pwyllgor.
Prif Bwyntiau:
· Dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, roedd yn ofynnol i Awdurdodau Lleol ddatblygu Strategaeth Cyfranogiad sy'n cefnogi preswylwyr i gymryd mwy o ran yn y broses o wneud penderfyniadau ac annog mwy o amrywiaeth ymhlith y rhai sy'n gwneud penderfyniadau.
· Fel rhan o'r broses ymgysylltu â'r cyhoedd hon, roedd gofyn i'r Cyngor hefyd wneud a chyhoeddi Cynllun Deisebau, gan nodi sut y gellir cyflwyno deisebau cyhoeddus a sut y bydd y Cyngor yn ymateb.
· Cefnogodd Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ddatblygiad y Strategaeth a'r Cynllun Deisebau, a fabwysiadwyd gan y Cyngor ym mis Mai 2022.
· Caiff y diffiniadau gweithio hyn eu llywio gan y ‘Llawlyfr Ymarferwyr ar gyfer Ymgysylltu â'r Cyhoedd' (Participation Cymru, 2012).
· Ymgysylltu: Proses weithredol a chyfranogol lle gall pobl ddylanwadu ar bolisi a gwasanaethau a'u siapio sy'n cynnwys ystod eang o wahanol ddulliau a thechnegau.
· Ymgynghori: Proses ffurfiol lle mae llunwyr polisi a darparwyr gwasanaethau yn gofyn am farn grwpiau ac unigolion sydd â diddordeb
· Cyfranogiad: Pobl yn ymwneud yn weithredol â llunwyr polisi a chynllunwyr gwasanaethau o gamau cynnar cynllunio ac adolygu polisïau a gwasanaethau.
· Dyletswyddau Cyfranogiad Penodol o dan y ddeddfwriaeth sydd wedi'u hymgorffori yn y Strategaeth sy'n cynnwys:
o Hyrwyddo ymwybyddiaeth o'r swyddogaethau y mae'r Cyngor yn eu cyflawni i drigolion, busnesau ac ymwelwyr.
o Rhannu gwybodaeth am sut i ddod yn Aelod etholedig, neu'n Gynghorydd, ac am yr hyn y mae rôl y Cynghorydd yn ei gynnwys.
o Sicrhau y gellir cael gafael ar wybodaeth am benderfyniadau sydd wedi’u gwneud, neu a gaiff eu gwneud gan y Cyngor yn haws.
o Cynnig a hyrwyddo cyfleoedd i drigolion roi adborth i'r Cyngor, gan gynnwys sylwadau, cwynion a mathau eraill o gynrychiolaeth
o Hyrwyddo ymwybyddiaeth Cynghorwyr o fanteision defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â thrigolion
· Mae'r egwyddorion y cytunwyd arnynt yn y Strategaeth yn adeiladu ar gryfderau, gan adlewyrchu'r swyddogaethau presennol sydd ar waith sy'n cefnogi Cyfranogiad, tra hefyd yn cynnwys camau gweithredu sy'n cefnogi cynnydd a datblygiad pellach.
· Y disgwyl yw y bydd cynghorau'n adeiladu ar y profiad hwn ac yn symud tuag at fwy o gyfranogiad.
· Roedd adborth o'r ymgynghoriad yn dangos bod trigolion:
o Mae ganddynt ddiddordeb yn y penderfyniadau y mae'r Cyngor yn eu gwneud a byddent yn croesawu cael mwy o lais fel rhan o'r broses o wneud penderfyniadau.
o Teimlid bod lle i wella o ran ymgysylltu â dinasyddion a chyfranogiad yn y broses ddemocrataidd.
o Teimlid y byddai'r camau a amlinellir yn y strategaeth yn helpu preswylwyr i gymryd mwy o ran yn y broses o wneud penderfyniadau.
o Hoffir ymgysylltu i ganolbwyntio ar ddulliau cyfathrebu mwy amrywiol ac amgen, yn enwedig gyda grwpiau a allai fod yn anoddach eu cyrraedd.
· Mae monitro cynnydd yn ymwneud ag edrych ar y nod strategol a'r hyn sydd gennym eisoes ar waith i adeiladu arno, y camau a gymerwn i wella a'r mesurau sydd ar waith i olrhain y cynnydd. Mae mesurau perfformiad unigol sy'n cael eu holrhain mewn cynlluniau gwasanaeth a byddai cynnydd yn erbyn y Strategaeth yn cael ei adrodd drwy Adroddiad Hunanasesiad Blynyddol y Cyngor: Amcan Lles 4 ynghylch Gwella Cynnwys a Chyfranogiad.
· Y prif gamau gweithredu o dan y strategaeth yw:
o Datblygu a chyhoeddi cynllun sy'n nodi sut mae'r Cyngor yn ymdrin â Deisebau.
o Cyhoeddi Canllaw ar y Broses Ddemocrataidd
o Adolygu a diweddaru'r Strategaeth Ymgysylltu â'r Cyhoedd wrth Graffu, yn enwedig mewn perthynas â chyfarfodydd hybrid.
o Hyrwyddo ymwybyddiaeth o fanteision defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â thrigolion i Gynghorwyr.
o Arolwg i breswylwyr yn seiliedig ar Arolwg Cenedlaethol Cymru a ddefnyddiwyd fel meincnod.
Cwestiynau:
Nododd y Pwyllgor y gellid aileirio'r cwestiwn cyntaf ar yr arolwg i ofyn i drigolion a ydynt yn gwybod sut y gallant ddylanwadu ar y broses o wneud penderfyniadau o fewn y Cyngor ac yna gofyn pa mor effeithiol fu hynny iddynt.
Nododd y Pwyllgor y byddai trigolion yn aml yn cysylltu â'u AS yngl?n â materion yn hytrach na chynghorydd lleol, a bod dryswch pellach gan fod gan rai ardaloedd AoSau, ASau a Chynghorwyr Cymuned. Roedd y Pwyllgor yn adlewyrchu bod rhan o rôl y Cynghorydd yn arwain preswylwyr i'r cyfeiriad cywir ar gyfer eu hymholiad. Nododd y Pwyllgor fod dryswch hefyd rhwng ymholiadau Senedd Cymru ac ymholiadau Awdurdodau Lleol.
Teimlai'r Pwyllgor fod gwefan y Cyngor yn dda o ran cysylltu â chyfleusterau'ch Cynghorydd, fodd bynnag, mae newid wedi bod nad yw pob rhif ffôn symudol Cynghorydd ar y wefan. Trafododd y Pwyllgor mai dewis personol oedd hwn ac y gallai aelodau ddewis cysylltu â'r rhif 656656 ar gyfer Canolfan Gyswllt y Ddinas os mai dyna oedd eu dewis.
Amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod heriau gyda faint o gyswllt a sicrhau bod adnoddau'n cael eu lledaenu'n effeithiol.
Nododd y Pwyllgor mai cyfrifoldeb y Cynghorydd yw gwneud eu hunain yn hysbys i'w hetholwyr a nododd mai cyfrifoldeb pob Cynghorydd yw hyrwyddo eu hunain. Myfyriodd y Pwyllgor ymhellach fod angen i'r Cyngor hyrwyddo cyfarfodydd ward yn gryf i gefnogi hyn. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod dyluniad taflenni newydd wedi'i greu i hysbysebu ward, ac mae'r Timau Cyfathrebu yn cytuno â hyrwyddo cyfarfodydd ward trwy'r cyfryngau cymdeithasol; defnyddiwyd Materion Casnewydd hefyd i hysbysebu cyfarfodydd ward lle'r oedd amserlenni yn caniatáu.
Holodd y Pwyllgor beth sy'n cael ei wneud gyda'r wybodaeth a gafwyd o bob cwestiwn a ofynnwyd yn yr arolwg preswylwyr, ac a oes lle ar y wefan lle gall preswylwyr weld dadansoddiad o'r cwestiynau hynny gan ei fod yn dangos ymgynghoriadau ar hyn o bryd ond yn anodd dod o hyd i'r canlyniadau.
Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod y cwestiynau'n adlewyrchu Arolwg Cenedlaethol Cymru fel y gellir cymharu'n uniongyrchol a gellir ei rannu mewn adroddiadau diweddaru yn y dyfodol.
Holodd y Pwyllgor sut roedd y Strategaeth yn cael ei mesur; amlygodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol 5 maes allweddol y strategaeth a bod gan bob un o'r rhain eu set eu hunain o fesurau. Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol fod cryn dipyn o'r mesurau hyn yn newydd sbon y llynedd felly bu cyfnod o gofnodi ffigurau ac yna gosod meincnod a tharged.
Dywedodd y Pwyllgor y bydd mwy o bobl yn cymryd rhan mewn ymgynghoriadau a allai gael effaith uniongyrchol arnynt, ond gall hyn olygu bod meysydd gwasanaethau sydd wedi'u hesgeuluso nad ydynt yn derbyn llawer o adborth o ganlyniad. Roedd y Pwyllgor yn teimlo os yw preswylwyr yn anhapus, eu bod yn llai tebygol o ymgysylltu.
Cytunodd y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol fod bwlch sydd angen ceisio cael ei lenwi o ran ymatebion a chynrychiolaeth.
Holodd y Pwyllgor beth yw'r broses bresennol ar gyfer deisebau a pham fod angen newid hyn. Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a Etholiadol fod deddfwriaeth Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol fod yn benodol ar sut y gellir cyflwyno deiseb. Os yw'r ddeiseb wedi'i llofnodi gan fwy na 100 o bobl, yna mae'n bodloni'r meini prawf a byddai'n mynd i'r Pwyllgor Rheoli Trosolwg a Chraffu fodd bynnag, pe bai llai na 100 o lofnodion, byddai'n mynd i Aelod Cabinet.