Agenda item

Gofynnodd y Pwyllgor am i’r cofnodion egluro siom cyfeiriwr yr eitem am y bid Codi’r Gwastad am y cais i’r Swyddogion fod yn bresennol.

·       Cytunoddyr Ymgynghorydd Craffu i wneud hyn.

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor fod y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 29 Medi wedi ei symud i 9 Hydref 2023.

·       Nododdyr Ymgynghorydd Craffu y byddai’r cyfarfod hwn yn dechrau’n gynt i roi amser i ymdrin â’r ddau adroddiad.

·       Deallodd y Pwyllgor fod yn rhaid i’r cyfarfod ddechrau’n gynt, ond yr oeddent yn dymuno cychwyn awr yn hwyrach na’r 2pm a drefnwyd.

·       Cytunoddyr Ymgynghorydd Craffu i newid yr amser cychwyn.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw faterion yn codi.

Nododd y Pwyllgor fod problem gyson gyda swyddi gwag yn y tîm Archwilio mewnol a gofynnodd i’r Cadeirydd a oedd modd lleisio eu pryderon fel y gwnaeth Pwyllgorau eraill.

·       Rhoddodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol drosolwg byr o’r problemau ac esbonio fod nifer o swyddogion wedi symud i swyddi eraill o’r tîm Archwilio a bod hyn wedi gadael swyddi gwag yn y Cyngor.

·       Nododd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod y mater wedi ei godi yn y Pwyllgor Craffu Lle a Chorfforaethol wrth ystyried yr adroddiad diwedd blwyddyn, ac yn y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio fel rhan o’r cylch gorchwyl. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr fod y Pennaeth Cyllid wedi cytuno i ddychwelyd i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio gyda Chynllun Archwilio wedi’i gyfoesi am weddill 2023/24, sy’n debyg o gynnwys sicrhau adnoddau ychwanegol o gorff allanol.

·       Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod hysbysebion allan ar hyn o bryd am y swyddi gwag, a bod y gwasanaeth yn edrych i mewn i ddulliau eraill o recriwtio, fel prentisiaethau. Mae’r Cyngor yn cynnal trafodaethau anffurfiol am gyfloed o ran gwasanaeth rhanbarthol, ond bydd angen ystyried hyn ymhellach.

·       Nododd y Cadeirydd y bu llawer o symud dros y blynyddoedd yn y tîm Archwilio a swyddi gwag am amser.

·       Esboniodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol y bu swydd wag yn y tîm ond ei bod wedi ei symud o’r tîm fel rhan o weithgaredd i gydbwyso’r gyllideb. Esboniodd, er nad oes gallu ar hyn o bryd i ostwng lefelau staffio, y bydd angen cydbwyso’r gyllideb eto yn y flwyddyn i ddod.

·       Holodd y Pwyllgor faint o bobl sydd wedi eu cyflogi yn y  tîm archwilio mewnol, a dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol mai un person fydd yn y tîm erbyn yr haf.

·       Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai cyflogi'r mudiad Archwilio allanol yn ddrutach na llenwi’r swyddi yn fewnol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod y Cyngor eisoes yn defnyddio’r cwmni am rai tasgau archwilio ac y gofynnwyd i’r Pennaeth Cyllid greu adroddiad manwl y gellir ei anfon wedyn at y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio.

·       Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw gefnogaeth y gallant ei roi o ran pecyn tâl i swyddogion, ac esboniodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol fod y polisi a’r strwythur tâl yn cael ei osod gan y Cyngor, ac nad yw’n fater mor syml â rhoi mwy o arian i un rôl arbennig, gan fod yr holl rolau yn gyd-gysylltiedig.

·       Nododd y Cadeirydd fod ffactorau’r farchnad wedi eu gosod yn y gorffennol i rôl, a chytunodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol, ond gan esbonio hefyd fod proses y mae’n rhaid ei dilyn cyn y pwynt hwnnw.

Cododd y Pwyllgor y cais blaenorol i’r Brifysgol ddod i’r Pwyllgor gan ddweud nad oedd hyn wedi digwydd, a’u bod yn dal i ddisgwyl am ateb.

·       Esboniodd y Cadeirydd fod ymateb wedi ei anfon.

·       Ystyriodd y Pwyllgor nad oedd yr ymateb wedi ymdrin yn llawn â’r holl gwestiynau oedd ganddynt. 

·       Nododd y Cadeirydd fod y Brifysgol wedi bod yn newid pwrpas adeiladau i wneud lle i fwy o fyfyrwyr.

·       Esboniodd y Cadeirydd, petai’r Brifysgol yn derbyn gwahoddiad i drafod hyn gyda chynrychiolwyr y Cyngor, na fuasent yn debygol o ddod i’r Pwyllgor Trosolwg a Rheoli Craffu, gan nad yw cylch gorchwyl y Pwyllgor yn cynnwys craffu ar y Brifysgol.

·       Nododd y Pwyllgor mai cais yn unig oedd hwn, gan ei bod yn bwysig bod yn agored a thryloyw, a dywedodd ei bod yn hanfodol denu myfyrwyr i’r ddinas.

·       Esboniodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol nad oes gan y Pwyllgor yr awdurdod i graffu ar y Brifysgol ond ychwanegodd y byddai’n gwneud yn si?r fod gwahoddiad yn cael ei anfon atynt, ac y buasai ganddynt hwy yr hawl i wrthod y gwahoddiad.

·       Holodd y Pwyllgor tybed a oedd y gair Craffu wedi eu dychryn, a nododd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol y byddai’r cais yn gwneud yn glir nad dod yno i fod yn destun ‘craffu’ y byddant.

·       Holodd y Cadeirydd beth oedd y fforwm priodol i graffu ar y Brifysgol, a dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol Trawsnewid a Chorfforaethol nad gwaith y Pwyllgor oedd hyn, ond eu bod wedi codi cwestiynau dilys.

Nododd y Pwyllgor, yn yr argymhellion am hyfforddi, y cafwyd datganiad na allai’r Cyngor reoli hyfforddiant am ei fod yn cael ei hwyluso yn allanol. Dywedwyd, os nad oedd hyfforddiant yn gweithio fel y dylai, y  gellid edrych i mewn i ddewisiadau eraill. Nododd y Pwyllgor hefyd, er nad oedd yn rhaid derbyn yr argymhellion ar gyfer gweithredu, y gall fod yn fuddiol deall y rhesymau dros hyn.

·       Nododd y Cadeirydd y byddai hyn yn cael ei godi eto, ac y gallai’r Cyngor roi rhesymeg dros ddefnyddio’r darparwyr allanol, er mwyn i hyn gael ei ddogfennu i’r Pwyllgor.

·       Dywedoddyr Ymgynghorydd Craffu fod dogfen ddrafft i fonitro argymhellion wedi ei chreu ac y byddai’n cael ei dwyn i gyfarfod Craffu nesaf y Cadeirydd i’r TRhC i gael adborth cyn ei weithredu.

Ychwanegoddyr Ymgynghorydd Craffu fod y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wedi bod yn gweithio ar gael ymateb gan y Prif Weithredwr am gyfrifoldeb gweithredu argymhellion, a byddai’n gofyn am ymateb ar fater hyfforddiant.

Cafoddcofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 23 Mehefin 2023 eu derbyn fel rhai cywir.