Agenda item

Gwahoddedigion:

Tracy McKim (Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid)

Mark Bleazard - Rheolwr Gwasanaethau Digidol

Dominic Gibbons (Rheolwr Prosiectau Digidol)

Tariq Slaoui – Rheolwr Gwybodaeth

Mae’r ddogfen hon ar gael yn Saesneg / This document is available in English.

Samantha Turnbull – Rheolwr Prosiectau Digidol

Cyflwynodd y Cynghorydd Dimitri Batrouni, yr Aelod Cabinet dros Drawsnewid Sefydliadol, a Phennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid yr adroddiad a rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol grynodeb o'r adroddiad.

Cwestiynau:

Canmolodd y Pwyllgor yr arddull adrodd a'r system rheoli fersiynau. 

Holodd y Pwyllgor a oedd partner â phrofiad da o brofiad defnyddwyr wedi'i ddewis i weithio ar brosiect ailddatblygu'r wefan.  Holodd y Pwyllgor a oedd hygyrchedd a defnyddioldeb y wefan newydd hefyd wedi cael eu hystyried yn y brîff ac a fyddai hyn yn rhywbeth a fyddai'n cael ei wirio'n rheolaidd. 

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod y partner wedi'i ddewis trwy broses gaffael a oedd yn amlygu hygyrchedd, defnyddioldeb a chynaliadwyedd fel gofyniad ac ychwanegodd eu bod wedi cael eu synnu ar yr ochr orau gyda gwaith y cyflenwr a ddewiswyd. 

       Dywedodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid, er nad oedd y wefan bresennol ymysg y gorau posib, ei bod yn cydymffurfio o ran hygyrchedd.   Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid eu bod wedi holi am y lliwiau a gynlluniwyd i sicrhau bod opsiynau hygyrchedd ac ychwanegodd y byddent yn hapus i rannu enghreifftiau o wefannau yr oedd y prosiect yn anelu at gyrraedd eu hansawdd.  

Nododd y Pwyllgor y byddai ailddatblygu'r wefan ond yn optimaidd pe bai rheolaeth a chynnwys y wefan yn cael eu diweddaru.  

       Pwysleisiodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid eu bod wedi bod yn gweithio gyda meysydd gwasanaeth fel y byddai arbenigwyr yn y maes hwnnw yn gyfrifol am gynnwys y wefan a’r gwaith o’i chynnal.

       Ychwanegodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol y gallai technoleg fod yn rhwystr ac mai'r gobaith oedd y byddai'r ailddatblygiad yn cael gwared ar rai rhwystrau.

       Dywedodd Rheolwr Prosiectau Digidol fod gwaith wedi'i wneud o ran integreiddio ac y byddai rhai agweddau'n cael eu hawtomeiddio gan eu bod yn dymuno i'r gwasanaeth fod yn symlach ac yn fwy effeithlon.  

Holodd y Pwyllgor ai arbenigwyr gwasanaeth oedd y bobl orau i oruchwylio pa wybodaeth y dylid ei chynnwys ar y wefan.

       Dywedodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid wrth y Pwyllgor y byddai'r Tîm Cyfathrebu yn parhau i fod yn gyfrifol am y wefan ond gyda chymorth arbenigol gan feysydd gwasanaeth.  Amlygodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid hefyd eu bod yn gofyn i bobl ymuno â fforwm ar-lein ar ddatblygiad y wefan.

Holodd y Pwyllgor a fyddai parhad rhwng yr ap, y dudalen we symudol a'r dudalen we bwrdd gwaith a sut y byddai'r rhain yn cysylltu â'i gilydd. 

       Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod yr ailddatblygiad yn canolbwyntio ar y wefan yn hytrach na'r ap ond amlygodd y byddai adolygiad Gwasanaethau Cwsmeriaid i dynnu sylw at sut mae trigolion yn rhyngweithio ac yn cysylltu â'r Cyngor a fyddai'n llywio gwaith yn y dyfodol.

       Cadarnhaodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol i’r Pwyllgor y byddai'r wefan yn cael ei optimeiddio ar gyfer y rheini sy'n ei chyrchu trwy ddyfais symudol. 

       Cadarnhaodd Rheolwr Prosiectau Digidol fod optimeiddio'r wefan ar gyfer dyfeisiau symudol wedi'i gynnwys yn y brîff.  

Holodd y Pwyllgor a fyddai data'n cael ei gasglu ar sut roedd pobl yn ymgysylltu â'r Cyngor ac a fyddai'n dangos y math o ddyfais a ddefnyddir.

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol ei fod yn debygol o gael ei gynnwys ac ychwanegodd fod yr offeryn yn gallu gweld data daearyddol. 

Diolchodd yr Aelod Cabinet i'r Pwyllgor am eu cwestiynau a dywedodd fod ailddatblygu'r wefan yn brosiect pwysig.  Amlygodd yr Aelod Cabinet fod integreiddio yn hanfodol ac ychwanegodd eu bod yn ymgynghori â'r cyhoedd, ond roedd dysgu systematig a chasglu'r data cywir yn bwysig er mwyn deall beth mae trigolion ei eisiau a'i angen, a sut y gall CDC ddarparu hynny.  Nododd yr Aelod Cabinet y byddai'r gwaith sy'n cael ei wneud yn sicrhau bod Casnewydd yn addas ar gyfer y dyfodol.   Croesawodd yr Aelod Cabinet yr holl graffu a chwestiynau i helpu i sbarduno gwelliant. 

Cymeradwyodd y Pwyllgor y crynodeb gweithredol a'r arddull adrodd.  Nododd y Pwyllgor fod amseroedd ymateb ymholiad y GRhR yn aml wedi bod yn hir iawn neu wedi cael ymatebion cymhleth a holodd a ellid symleiddio hyn.

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod system flaenoriaethu sy'n golygu y byddai'r problemau llai yn cael amser ymateb hwy ac ychwanegodd y gellir cynyddu materion â llaw mewn rhai achosion.  Ychwanegodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod materion wedi'u datrys cyn y dyddiad a roddwyd mewn llawer o achosion.

       Ychwanegodd Rheolwr Prosiectau Digidol eu bod yn ceisio sicrhau cydbwysedd rhwng rheoli disgwyliadau a mynd i'r afael â phroblemau.

       Nododd y Pwyllgor fod yr amseroedd yn ymddangos yn rhy hir hyd yn oed mewn achosion nad ydynt yn hanfodol. 

       Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod yr amseroedd ymateb wedi gwella ond bod y ddibyniaeth ar dechnoleg wedi tyfu ar yr un pryd ac ychwanegodd y byddai'r math hwn o ymholiad yn cael ei godi yn yr adolygiad mewn cyfarfod pwyllgor arall yn y dyfodol.

Gofynnodd y Pwyllgor a oedd defnyddio trydydd partïon i ddarparu hyfforddiant yn gost-effeithiol a'r defnydd gorau o amser staff.

       Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid, ar ôl adborth gan awdurdodau lleol, fod y GIG wedi rhoi mynediad iddynt at ffeiliau technegol i wella hygyrchedd a defnyddioldeb. Dywedodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid nad oedden nhw'n blaenoriaethu arian dros bwysigrwydd hyfforddiant ac ychwanegodd bod gwaith wedi ei wneud ar gofnodion hyfforddi staff. Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid y cafwyd rhywfaint o hyfforddiant mewnol ond bod y defnydd o ddarparwyr allanol yn anochel oherwydd yr ystod o hyfforddiant sydd ei angen yn y sefydliad.

       Nododd Rheolwr Prosiectau Digidol fod y GIG, y GRhR a'r Tîm Digidol wedi bod yn gweithio ar y prosiect cofrestru untro. 

Nododd y Pwyllgor y broses o gyflwyno Microsoft Teams Phone a gofynnodd a fyddai’n defnyddio galwadau sain yn ddiofyn.

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod gweithwyr bellach yn gyfarwydd â'r nodweddion sgwrsio a galwadau fideo o fewn Teams.  Ychwanegodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol mai sain yn unig fyddai’r disgwyliad ar gyfer galwadau allanol, ac er nad oedd proses ar waith, roedd galwadau sain a fideo ar gyfer galwadau mewnol yn arfer cyffredin. Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol mai un fantais fyddai nad oedd angen set law.  

Holodd y Pwyllgor sut y byddent yn monitro effeithiolrwydd y wefan er mwyn gallu nodi meysydd sydd angen eu gwella.  Gofynnodd y Pwyllgor a oes unrhyw feysydd wedi'u nodi sydd angen eu gwella i wneud y wefan yn fwy deniadol i drigolion wrth ddod o hyd i wybodaeth ac adrodd am broblemau.

       Dywedodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod gwaith wedi'i wneud gyda Gwasanaethau Cwsmeriaid i edrych ar gyswllt cwsmeriaid y tu allan i'r adroddiad hwn a fyddai'n edrych ar hyn.

       Nododd yr Aelod Cabinet nad oedd y wefan mor hawdd i'w defnyddio ag y gallai fod ac y byddai'r adolygiad yn helpu i fynd i'r afael â hyn.  

Nododd y Pwyllgor, wrth symud tuag at ddatrysiadau digidol, ei bod hi'n bwysig ystyried cynhwysiant a hygyrchedd i drigolion â llai o sgiliau digidol.  Teimlai'r Pwyllgor y gallai'r symudiad hwn ymyleiddio rhai grwpiau a chanmolodd y cyrsiau sgiliau digidol a'r cyfleoedd eraill a ddarperir i'r cyhoedd i fynd i'r afael â hyn ond gofynnodd a oedd data wedi'i gasglu ar y nifer sy'n manteisio arno a demograffeg y nifer hwn sy'n manteisio arno.

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol bwysigrwydd sgiliau digidol a chynhwysiant a dywedodd fod gwaith partneriaeth hefyd wedi'i wneud gyda grwpiau allanol yn y maes hwn. 

       Amlygodd Rheolwr Prosiectau Digidol achrediad y Cyngor yn y Siarter Cynhwysiant Digidol a nododd fod amrywiaeth o gyrsiau wedi eu darparu mewn gwahanol leoliadau i sicrhau hygyrchedd ac ychwanegodd fod staff wedi cael eu hyfforddi i gyfeirio atynt. Ychwanegodd Rheolwr Prosiectau Digidol eu bod, yn ogystal â'r cyrsiau, wedi bod yn codi ymwybyddiaeth mewn digwyddiadau eraill fel digwyddiadau costau byw i gynyddu gwelededd.

       Eglurodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol wrth y Pwyllgor y bu gwaith partneriaeth mewnol ac allanol i gynyddu ymwybyddiaeth. 

       Nododd y Pwyllgor bwysigrwydd monitro a yw'r strategaethau sydd ar waith yn gweithio'n effeithiol i atal allgáu. 

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol y byddai'r adroddiad a'r strategaeth yn gwneud y gwaith sy'n cael ei wneud yn fwy gweladwy ac yn caniatáu craffu.  Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol, er eu bod wedi cael llwyddiant cyfyngedig hyd yma, ei fod yn brosiect newydd a byddai'r adroddiad blynyddol yn tynnu sylw at themâu a chanlyniadau perthnasol.  

       Dywedodd Rheolwr Prosiectau Digidol wrth y Pwyllgor eu bod yn anelu at gasglu ac adrodd yn erbyn ystadegau i ddarparu meincnod. 

Nododd y Pwyllgor bwysigrwydd y strategaeth ddigidol sy'n cwmpasu pob rhan o'r Cyngor a gofynnodd sut yr oeddent wedi sicrhau hyn. 

       Dywedodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid mai dyma'r rheswm dros y strategaeth ac eglurodd er nad oedd yn ofyniad statudol, ei fod yn caniatáu atebolrwydd. 

       Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol y byddai swyddogion wedi cael gwybod am y dechnoleg sydd ar gael ond mai mater i'r meysydd gwasanaeth fyddai ei chroesawu.   

       Nododd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod ffocws ar sgiliau digidol mewn Cynllun Pobl a Phartneriaethau sydd ar ddod a thynnodd sylw at y Hyrwyddwyr Digidol.

       Dywedodd Rheolwr Prosiectau Digidol wrth y Pwyllgor mai rôl Hyrwyddwyr Digidol oedd helpu i brofi'r defnydd o dechnoleg neu strategaethau newydd cyn eu cyflwyno yn ogystal ag adrodd am broblemau i ganiatáu i'r tîm ddod o hyd i ddatrysiadau trwy weithio tuag yn ôl.  

       Ychwanegodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol bod cynllun ar y gweill i wella rôl yr Hyrwyddwyr Digidol.

Nododd y Pwyllgor y cydweithio rhwng awdurdodau lleol ym mhrosiect yr Hwb Cudd-wybodaeth a holodd a oedd unrhyw gyfle pellach i gydweithio er mwyn arbed adnoddau ac arian.  

       Cadarnhaodd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid fod cyfle ond y byddai angen cynllunio’r dulliau.   Roedd Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid yn teimlo bod cydweithio rhwng grwpiau o fewn y sefydliad wedi arwain at weithio'n well.   

       Eglurodd yr Aelod Cabinet fod data yn fwyaf defnyddiol pan ei fod yn dod o set ddata mawr ac amrywiol ac amlygodd y byddai cydweithredu yn caniatáu i awdurdodau lleol ddarparu gwasanaethau gwell.   Dywedodd yr Aelod Cabinet wrth y Pwyllgor fod rhannu data ar waith gyda Sir Fynwy a bod cynllun i ehangu hyn i awdurdodau lleol pellach.

Amlygodd y Pwyllgor fod trigolion nad oeddent yn berchen ar ffôn symudol na gliniadur ac roeddent yn teimlo, er bod cymorth mewn llyfrgelloedd, nad oedd rhai trigolion am ymgysylltu â'r gwasanaethau hyn. 

       Pwysleisiodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol bwysigrwydd sgiliau digidol a chynhwysiant a dywedodd er eu bod yn darparu cyrsiau a chymorth, dim ond lefel gyfyngedig o gefnogaeth y gallent ei darparu. 

       Teimlai Rheolwr Prosiectau Digidol ei bod yn bwysig y gallai cymorth digidol ddod gan unrhyw un y gallai trigolyn ddod ar ei draws wrth ryngweithio â gweithwyr CDC i gynyddu hyder a chyfeirio. Nododd Rheolwr Prosiectau Digidol fod bwlch wedi’i nodi mewn hyfforddiant ynghylch sgiliau lefel isel ac aethpwyd i’r afael ag ef, ac amlygodd bwysigrwydd cyfeirio. Cytunodd Rheolwr Prosiectau Digidol y byddent yn rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor am hyn.   

Gofynnodd y Pwyllgor ble roeddent yn credu y byddai'r Cyngor mewn ychydig flynyddoedd ynghylch y strategaeth hon.

       Nododd Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod hyn wedi'i ddangos yn y canlyniadau yn yr adroddiad. Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Digidol wrth y Pwyllgor fod y rhain yn amrywiol ac yn heriol ac y byddai'n offeryn i fesur yn ei erbyn, ond amlygodd y byddai heriau annisgwyl yn codi.  

Casgliadau:

       Diolchodd y Pwyllgor i Swyddogion am yr adroddiad a chanmolodd yr arddull adrodd a'r system rheoli fersiynau.   

       Amlygodd y Pwyllgor bwysigrwydd ystyried gofynion cynhwysiant a hygyrchedd wrth ddatblygu'r wefan.

       Amlygodd y Pwyllgor hygyrchedd fel ffactor pwysig i'w ystyried wrth ddatblygu hyfforddiant.  

       Croesawodd y Pwyllgor awgrym y Swyddog i ddarparu enghreifftiau o wefannau sy'n dangos yr arfer da y mae'r prosiect yn awyddus i'w gyflawni. 

       Gofynnodd y Pwyllgor am adnoddau ynghylch cynhwysiant digidol a sgiliau fel y gallent gyfeirio trigolion atynt lle bo hynny'n briodol.

Argymhellodd y Pwyllgor y dylid cynnwys adran sy'n tynnu sylw at y cynnydd a wnaed ar ailgynllunio'r wefan, ac sy'n cynnwys metrigau a gwybodaeth ystyrlon, yn yr Adroddiad Digidol Blynyddol nesaf.   Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd ailgynllunio'r wefan ymhen chwe mis.