Agenda item

1.1          Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid yr eitem.  Roedd yr Archwiliad Mewnol yn weithgaredd sicrwydd ac ymgynghori annibynnol a gwrthrychol a gynlluniwyd i ychwanegu gwerth a gwella gweithrediadau sefydliad.   Helpodd y sefydliad i gyflawni ei amcanion drwy roi dull systematig a disgybledig ar waith er mwyn gwerthuso a gwella effeithiolrwydd prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu.

1.2          Cyflwynwyd P Connolly, Prif Archwilydd ac aeth drwy'r adroddiad. Paratowyd yr adroddiad hwn yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Rhoddodd farn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd rheolaethau mewnol Cyngor y Ddinas yn ystod 2023/24, a oedd yn Rhesymol- Mae system gadarn gyffredinol o lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth ar waith. Nodwyd rhai materion, diffyg cydymffurfio neu gyfle i wella a allai beryglu cyflawni amcanion yn y maes a archwiliwyd.Roedd y farn gyffredinol yn seiliedig ar gynllun Archwilio Mewnol cymeradwy 2023/24 (Mai 2023).

1.3          Amlygodd yr adroddiad hefyd berfformiad yr Adran Archwilio Mewnol ac a oedd ei thargedau allweddol yn y flwyddyn wedi'u bwrw. Nodwyd bod 79% o'r cynllun archwilio cymeradwy wedi'i gwblhau ar gyfer y flwyddyn.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

1.4          Llongyfarchodd Dr Barry y tîm ar ei berfformiad a chyfeiriodd at 96% o'r Camau Rheoli a weithredwyd, ond mynegodd bryder am y cafeat na ellid gwirio hyn oherwydd argaeledd adnoddau.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod y dull hwn wedi'i gwblhau gan swyddogion fel proses hunan-wirio.

1.5          Gofynnodd Dr Barry a oedd y gyfarwyddiaeth yn goruchwylio'r broses hunan-wirio. Awgrymodd y Pennaeth Cyllid y gallai atgoffa'r Cyfarwyddwyr a'r Penaethiaid Gwasanaeth o'r cam hwn pe bai'r Pwyllgor am wneud y datganiad hwnnw i gryfhau'r ardystiad.

1.6          Ategodd y Cadeirydd sylwadau Dr Barrys.

1.7          Llongyfarchodd Mr Reed y tîm Archwilio a chyfeiriodd at yr adroddiadau anffafriol ar dudalen 111, a gofynnodd a allai'r Pwyllgor wahodd rhywun o Gyfrif Imprest Tai Sector Preifat a Cheiswyr Lloches i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y materion hyn.  Dywedodd L Rees, y Prif Archwilydd mai dim ond ym mis Mawrth y cwblhawyd y ddau argymhelliad hyn ac felly efallai y byddant yn cael eu galw i Bwyllgor Gorffennaf.

1.8          Dywedodd y Cadeirydd yr hoffai weld canlyniad yr adroddiad yn gyntaf ac yna ystyried eu galw'n ôl mewn cyfarfod yn y dyfodol.

1.9          Holodd y Cadeirydd am y term 'ymgynghoriaeth' y cyfeiriwyd ato’n yr adroddiad.

1.10       Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod 'ymgynghoriaeth' yn cyfeirio at wasanaeth oedd yn gwneud newidiadau i'r strwythur.  Roedd yr archwiliad yn rhoi cymorth ac arweiniad i'r meysydd hyn tra roeddent mewn cyflwr datblygu i'w cefnogi i wneud y newidiadau.

1.11       Roedd y Cadeirydd o'r farn, pe bai'r gwasanaethau’n cynllun archwilio, yna dylid ymdrin â hwy yn unol â'r egwyddorion archwilio a dylai'r Pwyllgor allu ystyried y canlyniad fel rhan o'r system sicrwydd.  Nododd y Pennaeth Cyllid y pwynt hwn a chadarnhaodd y byddent yn trafod hyn gyda'r Rheolwr Archwilio ac yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor y gwahaniaethau yn y diweddariad rheolaidd nesaf o'r cynllun archwilio.  Dywedodd L Rees, y Prif Archwilydd hefyd ei fod yn ddatganiad sefyllfa ac roedd rhestr o argymhellion a ddarparwyd gan y Tîm Archwilio ar ddiwedd yr adroddiad.

1.12       Roedd y Cynghorydd Jordan hefyd yn pryderu bod y rhai ar y gofrestr risg uchel yn cynnwys gofal cymdeithasol, addysg a chyllid mewn perthynas â'r adolygiadau math ymgynghori.

1.13       Mae'r Cynghorydd Horton yn gofyn am restr i Bwyllgor y meysydd hynny lle cynhaliwyd adolygiadau math ymgynghori.  Dywedodd L Rees, Prif Archwilydd fod Hunanasesiadau Rheoli Risg (HRhRau) yn cael eu hanfon i blant cartrefi preswyl oedolion a phlant ac ysgolion penodol.  Hunanasesiad oedd hi, ac roedd ganddyn nhw restr o reolaethau y disgwylir iddyn nhw fod ar waith. Roedd yna gydymffurfiad llawn/rhannol/dim cydymffurfio neu Ddim yn Berthnasol ac roedd amgylchiadau lliniaru ar waith hefyd.  Os nad oedd y rheolaeth ar waith o gwbl, nodwyd risgiau critigol, sylweddol a chymedrol. 

1.14       Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd am eglurder a gofynnodd a allai'r Pennaeth Cyllid fynd â hyn yn ôl a rhoi dealltwriaeth i'r Pwyllgor o sut yr ymdriniwyd â'r rhain wrth symud ymlaen a sut i ddelio â hyn fel Pwyllgor.

Argymhelliad: 

1.15       Nodwyd ac ardystiwyd Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2023/24 a'r Farn Archwilio gyffredinol gan Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y Cyngor

1.16       Bod y Pennaeth Cyllid yn ein hatgoffa i'r Gyfarwyddiaeth ynghylch pwysigrwydd goruchwylio gweithrediad hunan-wirio ar gamau gwella a nodwyd. 

1.17       Y byddai adroddiad yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael ei gynghori'n llawn ar unrhyw un o'r newidiadau yn y Cynllun Archwilio gan gynnwys y dull ymgynghori a gymerwyd ar gyfer gwasanaethau mewn cyflwr datblygu.

1.18       Byddai asesiadau anffafriol a nodir yn yr adroddiad yn cael eu galw i gyfarfod Pwyllgor yn y dyfodol, ond byddai hyn yn dilyn canlyniad yr adroddiad dilynol.