Agenda item

1.1          Rhoddodd M Edwards, Archwilio Cymru drosolwg byr ar yr adroddiad sy'n nodi'r canfyddiadau a'r costau lefel uchel sy'n gysylltiedig â'r gwaith a wnaed yng Nghyngor Dinas Casnewydd ers 2021. Budd-daliadau Tai ac adrodd yn ôl i'r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) oedd y prif ffocws yn yr adroddiad.

1.2          Roedd tudalen 39 o'r pecyn yn rhoi trosolwg byr o'r canfyddiadau mewn perthynas â gwahanol ffurflenni bob blwyddyn. Roedd gwaith Budd-daliadau Tai ar stop ond roedd Archwilio Cymru yn edrych i fwrw ymlaen â'r gwaith ym mis Gorffennaf.

1.3          Nodwyd symiau bach hefyd, mewn perthynas â phensiynau athrawon, yn 2021/22 roedd addasiad bach o £11 yr oedd gofyn i Archwilio Cymru ddarparu tystiolaeth ar ei gyfer.  Cofnodwyd unrhyw wallau i lawr i'r geiniog yn ôl cais gan y cyrff sy'n talu grantiau, fel Asiantaeth Pensiwn yr Athro. 

1.4          Cyfeiriodd tudalen 40 at ddadansoddiad o'r costau drwy grant/ffurflenni i'r Cyngor a oedd yn gyson uwch na'r cyfartaledd.  Felly, roedd angen i Gyngor Dinas Casnewydd ddatrys y materion sy'n cael eu hadrodd yn ôl. Cyfeiriwyd at flas o hyn ar dudalen 41 o dan yr argymhellion sy'n ymwneud â dychweliad y Cymhorthdal Budd-dal Tai.

1.5          Yn olaf, roedd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn gofyn i Archwilio Cymru ddilyn y llinell waith hon, a gynyddodd y gwaith yr oeddent yn ei wneud yn ogystal â swyddogion y Cyngor. Felly, roedd yna gymhelliant gwirioneddol i'r Cyngor fynd i'r afael â'r materion hyn.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

1.6          Cyfeiriodd Dr Barry at y gwariant diangen a gofynnodd beth oedd yn cael ei wneud, mewn perthynas â goruchwylio staff gan fod Cyngor Dinas Casnewydd yn uwch na'r cyfartaledd mewn perthynas â'r camgymeriadau.  Fe wnaeth M Edwards, Archwilio Cymru gynghori nad Cyngor Dinas Casnewydd oedd ar ei ben ei hun yn hyn a bod cynghorau eraill hefyd wedi eu heffeithio.

1.7          Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod hyn wedi'i godi gyda'r rheolwyr perthnasol a'r Arweinydd Tîm.  Eglurwyd ei fod oherwydd uchafbwynt cannoedd o drafodion. Aeth y Pennaeth Cyllid yn fanwl iawn i egluro i'r Pwyllgor fod y symiau o arian a dalwyd i hawlwyr yn y miliynau ac roedd y symiau sy'n gysylltiedig â'r gwallau yn fân yn y cyd-destun hwn, fodd bynnag, roedd angen adrodd hyd yn oed am gamgymeriad o £5.  Cynhaliwyd hunan-brofi gan Arweinydd y Tîm, wrth weithio gydag Archwilwyr, yn seiliedig ar eu samplau ac yn ei dro cynhaliodd Archwilio Cymru wiriad ar yr hunan-brawf, i sicrhau bod hyn wedi'i wneud yn iawn.  Roedd rhai rheolau hefyd yn cael eu cymhwyso gan DWP a newidiodd ond nid oedd hyn o reidrwydd yn cael ei adlewyrchu yn y samplau archwilio Roedd staff hefyd yn dilyn rheolau'r DWP ac felly roedd y Pennaeth Cyllid yn credu nad oedd yr holl wallau mewn gwirionedd yn erbyn rheolau'r DWP. Roedd y Pennaeth Cyllid am sicrhau'r Pwyllgor ei fod yn fodlon bod gwybodaeth a phrofiad hyfforddi yn dderbyniol, felly roedd angen newid yn y dull o nodi'r gwallau.  Y gobaith oedd y byddai dull mwy cadarn o herio materion posibl a godir yn y dyfodol.

1.8          Gofynnodd Dr Barry a allai'r Pennaeth Cyllid roi trosolwg byr i'r Pwyllgor o'r dull newydd.  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid enghraifft lle cyhoeddodd yr Adran Gwaith a Phensiynau gyfarwyddyd, y gellid ei ystyried yn gamgymeriad ac felly cafodd ei gofnodi fel camgymeriad at ddibenion Archwilio Cymru.  Nid yw'r rhain felly yn cael eu herio yn ystod yr archwiliad ac fe'u terfynir fel camgymeriadau ond yn ôl-weithredol nid oedd y tîm Budd-daliadau Tai yn credu eu bod yn wallau wrth iddynt godi o newidiadau i weithdrefnau.

1.9          Cyfeiriodd Mr Reed at gostau ardystio, a oedd yn gyson yn uwch na'r cyfartaledd ac yn gofyn am eglurhad ar beth oedd y diffiniad o gyfartaledd yng nghyd-destun y ffioedd dan sylw.

1.10       M Edwards, Archwilio Cymru o'r farn mai diben y datganiad oedd cyd-destunoli lefel y ffi, a oedd ar gyfer Cyngor Dinas Casnewydd yn uwch nag Awdurdodau Lleol eraill ac a gadarnhaodd nad oedd hyn yn gysylltiedig â demograffeg nac ardaloedd o amddifadedd.

1.11       Gofynnodd Mr Reed a oedd Awdurdodau Lleol eraill (ALlau) wedi profi'r nifer debyg o hawliadau.

1.12       Dywedodd M Edwards, Archwilio Cymru bod nifer yr hawliadau yn amrywio a bod yn ofynnol i Archwilio Cymru ddilyn gweithdrefnau penodol i adrodd yn ôl i'r DWP.  Efallai y bydd cynghorau a oedd yn allanoli gwasanaethau tai eiddo, a dyna pam y gallai fod gwahaniaethau mewn rhai achosion.

1.13       Cytunodd y Pennaeth Cyllid gydag M Edwards, Archwilio Cymru bod maint gwariant cymharol yr ALl ar Fudd-dal Tai wedi cael effaith.  Roedd Casnewydd, fel llawer o ddinasoedd, wedi profi twf mewn digartrefedd a hawlwyr Budd-dal Tai a oedd wedi creu cynnydd mewn llwyth gwaith ers 2021. Bu llawer o newidiadau hefyd o ran data oedd eu hangen cyn y gellid gwneud penderfyniad ar gais a oedd yn ychwanegu pwysau pellach ar adnoddau.

1.14       Gofynnodd y Cynghorydd Horton i M Edwards, Archwilio Cymru beth oedd Cyngor Dinas Casnewydd yn ei wneud yn wahanol i Awdurdodau Lleol eraill neu pam fod y Cyngor yn cael ei drin yn wahanol, os oeddem yn defnyddio'r un broses.  

1.15       Dywedodd M Edwards, Archwilio Cymru nad oedd Cyngor Dinas Casnewydd yn cael ei drin yn wahanol ond bod y maes gwaith hwn yn dechnegol ei natur.  Roedd archwilwyr a swyddogion yn tueddu i anghytuno â'r cyfrifiadau.  Roedd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn ei gwneud yn ofynnol i Archwilio Cymru adrodd yn ôl iddynt, ac os oedd anghytundeb yna byddai casgliad yn cael ei lunio, a fyddai naill ai'n ffafrio Archwilio Cymru neu'r Cyngor.

1.16       Cyfeiriodd y Cynghorydd M Howells at yr argymhellion ac roedd yn pryderu bod hyn wedi bod yn digwydd ers nifer o flynyddoedd ac nad oedd y Pennaeth Cyllid wedi rhoi sicrwydd digonol i'r Pwyllgor ynghylch sut y byddai hyn yn cael sylw.

1.17       Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod y broses yn cynnwys sgyrsiau difrifol gyda swyddogion ac archwilwyr.  Wrth edrych yn ôl roedd y swyddogion yn teimlo bod angen i sgyrsiau fod yn fwy heriol ar bwyntiau lle gallent ddangos eu bod yn dilyn y gweithdrefnau fel yr oeddent ar adeg y penderfyniad. Roedd y Pennaeth Cyllid am drafod hyn fel rhan o'r broses yn hytrach na chytuno'n awtomatig mai camgymeriad ydoedd.  Felly, byddai nifer y camgymeriadau yn y dyfodol yn cael eu lleihau drwy esbonio i'r DWP ac Archwilio Cymru sut nad oedd y penderfyniad yn wyriad o'r canllawiau ar adeg yr anghysondeb dan sylw.

1.18       Cytunodd Mr Reed gydag esboniad y Pennaeth Cyllid gan ystyried y dylid cynnwys y dehongliad yn yr adroddiad, bod yn destun eglurhad a'i herio gan y byddai gwahaniaethau.  Felly, dylid ailedrych ar hyn mewn adroddiadau yn y dyfodol i asesu'r cynnydd a wnaed ar y ddeialog hon.

1.19       Gofynnodd y Cadeirydd beth oedd y ffi gyfartalog yng Nghymru ac a fyddai Casnewydd yn gallu gwella'r mater hwn, a fyddai'r ffioedd yn cael eu lleihau.  Nid oedd gan M Edwards, Archwilio Cymru gyfartaledd Cymru gyfan wrth law ond byddai'n dosbarthu'r wybodaeth i'r Pwyllgor maes o law.

1.20       Ailadroddodd y Cadeirydd sylwadau'r Pwyllgor ynghylch pryderon bod y rhain yn faterion parhaus.  Nid oedd y Cadeirydd yn fodlon ar yr ymateb a rannwyd ac argymhellodd y dylid darparu adroddiad cynhwysfawr i'r Pwyllgor yn y dyfodol, gan nodi'r gwallau, cwantwm y gwallau o ran arian, a gweithredu ynghylch yr hyn a oedd yn cael ei wneud. Gallai hyn gael ei ystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio neu Graffu fel y bo'n briodol, ond byddai hefyd yn darparu llwyfan os oes angen i ni herio hyn gydag Archwilio Cymru i wneud gwelliannau hefyd.

Argymhelliad: 

1.21       Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gynnwys yr adroddiad. 

1.22       Bod adroddiad cynhwysfawr pellach gan y Pennaeth Cyllid yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn nodi manylion y gwallau Budd-dal Tai a nodwyd a'r camau i fynd i'r afael â'r sefyllfa bresennol.