Agenda item

a)    Cyflwyniad gan Swyddog

b)    Trafodaeth a chwestiynau i’r Pwyllgor

c)    Casgliad ac argymhellion 

 

Pobl, Polisi a Thrawsnewid

Gwahoddedigion:

-          Y Cynghorydd Dimitri Batrouni (Arweinydd y Cyngor)

-          Y Cynghorydd Rhian Howells (yr Aelod Cabinet dros Asedau a Seilwaith)

-          Y Cynghorydd Pat Drewett (yr Aelod Cabinet dros Gymunedau a Lleihau Tlodi)

-          Rhys Cornwall (Cyfarwyddwr Strategol - Corfforaethol a Thrawsnewid)

-          Tracy McKim (Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid)

-          Janice Dent (Rheolwr Polisi a Phartneriaeth)

-          Mark Bleazard (Rheolwr y Gwasanaethau Digidol)

-          Kevin Howells (Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol)

-          Shaun Powell (Rheolwr Trawsnewid a Gwybodaeth)

 

Rhoddodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid (PPPTh) drosolwg o’r adroddiad.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

• Trafododd y Pwyllgor effaith materion amgylcheddol, fel effeithiau ôl-Covid-19, ar ddiwrnodau salwch. Esboniodd y Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol (RhADDS) fod cynnydd mewn salwch tuag at ddiwedd y flwyddyn yn gyffredin ar draws diwydiannau oherwydd ffactorau fel problemau iechyd meddwl.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai rhannu arferion gorau yn gallu cynyddu gwiriadau ar draws y Cyngor. Dywedodd y RhADDS fod mwy o ymgysylltiad a chyflwyno ymddygiadau a gwerthoedd newydd o'r Cynllun Pobl wedi arwain at gyfraddau gwirio uwch.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am lunio rhestr asedau gynhwysfawr. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Cynllun Rheoli Asedau Strategol ar y gweill, gyda'r nod o adolygu a gwneud y gorau o asedau'r Cyngor ar gyfer cynaliadwyedd yn y dyfodol, a nododd hefyd gymhlethdod asedau oherwydd graddau amrywiol a phrydlesi gyda phartïon allanol.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am fewnwelediadau o weithdy seiberddiogelwch diweddar. Rhannodd y PPPTh fod y gweithdy yn ddefnyddiol wrth adolygu safonau'r diwydiant a hyfforddiant adfer, gyda chamgymeriad dynol yn ffactor risg sylweddol.

 

• Awgrymodd y Pwyllgor gynnwys fideos tiwtorial ar gyfer gweithredu gwasanaethau ar-lein yn unig Casnewydd. Dywedodd y PPPTh y bu adolygiad o wasanaeth cwsmeriaid ar draws y Cyngor a oedd â'r nod o wneud y wefan yn fwy hawdd ei defnyddio, gyda chynlluniau i edrych ar dudalennau datrys problemau a chwestiynau cyffredin. Gwnaeth egluro hefyd fod hyn yn dod dan y gwasanaeth Cyllid.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y mesur arbed cyllideb gan arwain at ddiwrnodau cau ychwanegol y Ganolfan Ddinesig. Nododd y PPPTh waith parhaus i reoli'r newid hwn yn effeithiol.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a gysylltwyd ag ymgeiswyr nad oeddent wedi llwyddo mewn cyfweliad. Cadarnhaodd y RhADDS y cysylltir ag ymgeiswyr sy'n methu yn y cam cyfweld os ydynt yn fodlon rhannu gwybodaeth.

 

• Nododd y Pwyllgor ddryswch ynghylch ffigur ar dudalen 37, gan nodi bod cam gweithredu a oedd i fod i ddod i ben yn 2027 wedi'u nodi fel un wedi’i gwblhau. Eglurodd y PPPTh fod cam o'r gwaith wedi'i gwblhau, nid y darn cyfan.

 

• Awgrymodd y Pwyllgor welliannau i'r broses adrodd er eglurder ac i fynd i'r afael â dryswch. Cytunodd yr Arweinydd, gan bwysleisio'r angen am adroddiadau cliriach.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am gynlluniau i ymgorffori rhinweddau o'r Cynllun Pobl. Dywedodd y PPPTh mai'r flaenoriaeth ar gyfer 2024/25 yw cyflawni'r Cynllun Pobl a'r Cynllun Cydraddoldeb Strategol, gan ganolbwyntio ar ymgysylltu â staff.

 

• Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor am y gwelliannau yng nghysylltiad system gyflogres Adnoddau Dynol â Chronfa Bensiwn Gwent Fwyaf (Torfaen) ar gyfer trosglwyddo data yn well. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor hefyd y dylid cyfeirio pob ymholiad yngl?n â hyn at Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, sy'n rheoli'r cynllun.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am iawndal am waith gartref. Esboniodd y PPPTh nad yw gweithio gartref yn orfodol ond yn gais gwirfoddol, gan nodi nad oes cynllun iawndal ar gyfer treuliau gwaith gartref.

 

Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am fod yn bresennol.

 

Cyllid

Gwahoddedigion:

-          Rhys Cornwall (Cyfarwyddwr Strategol - Corfforaethol a Thrawsnewid)

-          Meirion Rushworth (Pennaeth Cyllid) 

-          Paul McCarthy (Rheolwr Budd-daliadau)

-          Louise Hughes (Rheolwr y Tîm Refeniw a Budd-daliadau)

-          Richard Leake (Rheolwr y Gwasanaeth Caffael a Thaliadau)

-          Ceri Foot (Rheolwr y Gwasanaethau Cwsmeriaid)

 

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid (PC) drosolwg o'r adroddiad.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

• Gofynnodd y Pwyllgor am y swyddi iau o fewn y Tîm Archwilio Mewnol. Nododd y PC fod yr aelodau iau o staff yn perfformio'n dda o fewn y tîm.

 

• Trafododd y Pwyllgor fanteision posibl partneriaeth sector cyhoeddus allanol ar gyfer archwilio. Pwysleisiodd y PC y byddai partneriaeth o'r fath yn fanteisiol i'r Cyngor oherwydd ffactorau fel rheoli risg a mynediad at arbenigeddau allweddol. Dywedwyd hefyd y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ac yna'r Cabinet a'r Cyngor, yn adolygu cynlluniau archwilio'r tîm.

 

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a ellid defnyddio taliad atodol ar sail y farchnad o fewn y tîm archwilio. Dywedodd y PC fod cyflog yn ffactor sylweddol mewn penderfyniadau cyflogi mewnol. Tynnodd y Cyfarwyddwr Strategol - Corfforaethol a Thrawsnewid (CS - CTh) sylw at hyblygrwydd cyfyngedig y Cyngor o ran cyflog o'i gymharu â'r sector preifat a thrafododd yr heriau o ddibynnu ar hyfforddeiaethau a phrentisiaethau.

 

• Pan ofynnwyd a oedd y bartneriaeth gyhoeddus yn debyg i drefniant arall, eglurodd y PC fod gwahanol deitlau ar gyfer y cwmni archwilio allanol, ond cawsant eu hystyried yn bartneriaethau allanol. Ychwanegodd y CS - CTh fod gwahanol fodelau mewn partneriaethau sector cyhoeddus, fel y rhai a weithredir o fewn y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir (GARh).

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am uwchraddiadau i'r system ariannol, yn enwedig rhagweld asedau. Dywedodd y PC fod gwasanaethau taliadau trafodiadol yn mynd yn fyw ym mis Ebrill 2024, gyda'r rhagolygon yn mynd yn fyw rhwng mis Mehefin a mis Gorffennaf, ac y disgwylir i’r system dyledwyr fynd yn fyw yn yr hydref.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a fyddai’r uwchraddiadau system yn amlwg yn allanol. Sicrhaodd y PC, er y byddai newidiadau, y byddai'r gwasanaethau safonol yn cael eu darparu, gyda'r system fewnol yn profi’r gwahaniaeth mwyaf.

 

• Mynegodd y Pwyllgor bryderon am y ffaith bod cyfradd casglu ôl-ddyledion Treth Gyngor yn 34% yn is na'r targed. Esboniodd y PC fod y dangosyddion perfformiad yn cyfeirio at yr holl ôl-ddyledion a gasglwyd, nid dim ond y rhai o un flwyddyn ariannol, a bod staff ychwanegol wedi arwain at welliant o ran casglu ôl-ddyledion.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am y defnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn y Gwasanaethau Cwsmeriaid. Esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Cwsmeriaid (RhGC) y byddai deallusrwydd artiffisial yn cael ei ddefnyddio i gyfeirio materion i'r lle priodol trwy ffurflenni ar-lein pan fo cwsmer yn codi mater. Nod y dull hwn yw symleiddio'r broses o ddatrys mater trwy sicrhau bod pryderon yn cael eu hanfon yn gyflym at yr adran neu'r swyddog cywir ar gyfer gweithredu.

Eglurodd y CS - CTh y gwahaniaeth rhwng prosesau robotig a deallusrwydd artiffisial. Nodwyd y mentrau a ddisgrifiwyd gan y swyddogion fel prosesau robotig, sef systemau sy'n seiliedig ar reolau sy'n awtomeiddio tasgau penodol, gan alluogi staff i ganolbwyntio ar faterion mwy cymhleth sy'n gofyn am ymyrraeth ddynol.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am yr adborth a gafwyd ar systemau ar-lein. Nododd y PC fod systemau sy'n gallu rhyngweithio ar-lein wedi cael derbyniad da.

 

• Mynegodd y Pwyllgor bryderon ynghylch cynllun yr adroddiad ac eglurder dangosyddion perfformiad. Cydnabu'r PC y materion hyn a dywedodd eu bod yn cael sylw yn y cynllun gwasanaeth newydd.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor pa gymorth a oedd ei angen ar gyfer y gwasanaeth. Tynnodd y PC sylw at her cyfyngiadau adnoddau ar draws gwasanaethau ond mynegodd werthfawrogiad am gymorth y Pwyllgor. Blaenoriaeth allweddol oedd recriwtio Dirprwy Bennaeth Cyllid i gryfhau arweinyddiaeth a chapasiti'r tîm.

 

Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am fod yn bresennol.

 

Y Gyfraith a Safonau

Gwahoddedigion:

-          Rhys Cornwall (Cyfarwyddwr Strategol – Corfforaethol a Thrawsnewid)

-          Anghard Blayney (Pennaeth Cynorthwyol Dros Dro y Gyfraith a Safonau)

-          Jane Clarke (Rheolwr y Gwasanaethau Cofrestru a Chrwner)

-          Leanne Rowlands (Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd a’r Gwasanaethau Etholiadol)

 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Strategol (CS - CTh) drosolwg o'r adroddiad.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

• Sylwodd y Pwyllgor fod targedau gwiriadau’n is na'r lefel ofynnol. Dywedodd y CS - CTh fod bylchau gwasanaeth a salwch hirdymor yn ffactorau sy'n cyfrannu. Nododd Pennaeth Cynorthwyol Dros Dro y Gyfraith a Safonau gynnydd diweddar mewn gwiriadau oherwydd bod tîm llawn o reolwyr ar waith. Nododd y Pwyllgor hefyd y swm isel o salwch, gyda'r CS - CTh yn tynnu sylw at y ffaith bod salwch o fewn y gyfarwyddiaeth Gorfforaethol yn nodweddiadol isel o gymharu â'r cyfartaledd.

 

• Mynegwyd pryderon am y ffaith bod dim ond 58% o'r Aelodau a oedd wedi cwblhau’r hyfforddiant Llythrennedd Carbon. Mynegodd y Pwyllgor awydd am gofnod hyfforddiant chwarterol, y cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol (RhGDE) y byddai’n cael sylw, gyda'r adroddiad cyntaf i'w gyhoeddi mewn mis.

 

• Pwysleisiodd y Pwyllgor bwysigrwydd hyfforddiant diogelwch ar gyfer Aelodau Etholedig a Chynghorwyr Cymunedol. Dywedodd y CS - CTh fod sesiwn ar ddiogelwch personol wedi'i chynnal yn hydref 2023, ynghyd ag ystod o hyfforddiant ar-lein yn ymwneud â diogelwch personol. Nododd y RhGDE nad oedd llawer o bobl wedi manteisio ar hyfforddiant diogelwch personol i Gynghorwyr Cymunedol, gyda chynlluniau i gynnig dyddiad pellach.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am berthnasedd y polisi gweithio’n unigol i'r Aelodau. Eglurodd y CS - CTh fod y polisi'n wahanol i’r Aelodau gan nad ydynt yn gyflogeion.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am y metrig cynllunio olyniaeth, gan nodi ei fod yn waith statudol. Esboniodd y RhGDE fod cymorth dros dro yn cael ei ddefnyddio i ryddhau staff ar gyfer gwaith ychwanegol. Er bod y cam gweithredu ar gyfer adolygu disgrifiadau swyddi wedi'i nodi'n gyflawn, nododd y Pwyllgor y dylai hyn fod yn dasg barhaus.

 

• Canmolodd y Pwyllgor y cyfarfodydd ward ac awgrymodd y gallent gefnogi materion y tu hwnt i eitemau allweddol fel y gyllideb. Dywedodd y RhGDE y byddai dau gyfarfod ward â chymorth llawn, gyda lle ar yr agenda ar gyfer eitemau eraill.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am adborth o etholiadau 2024. Esboniodd y RhGDE y byddai adolygiad gwersi a ddysgwyd yn digwydd, a bod data wedi'i rannu gyda'r Comisiwn Etholiadol. Nodwyd bod y gwahaniaeth mewn rheolau etholiad rhwng lefel genedlaethol a lleol yn her, gyda ffocws ar gynnal neges glir.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am y cyfleuster Llys Crwner newydd a dywedwyd wrtho ei fod yn ofod rhent modern ym Mharc Busnes Langstone, a ddewiswyd ar ôl adolygiad helaeth o eiddo'r Cyngor.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am recriwtio cyfreithwyr dan hyfforddiant. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y ddau hyfforddai yn perfformio'n dda, gydag un yn cyfrannu'n sylweddol at y Tîm Gofal Plant.

 

• Trafododd y Pwyllgor bwysigrwydd cynllunio olyniaeth ac adolygiadau o ddisgrifiadau swyddi o fewn y gwasanaeth, gan gydnabod ymdrechion parhaus i addasu a gwella'r prosesau hyn.

 

Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am fod yn bresennol.

 

Casgliadau

Pobl, Polisi a Thrawsnewid

• Gofynnodd y Pwyllgor i’r Swyddogion archwilio rhoi gwybod i'r Aelodau pa asedau a oedd yn eu wardiau a gofynnon nhw hefyd am restr asedau gynhwysfawr sy'n manylu ar ba asedau sy'n perthyn i'r Cyngor a'u statws.

 

• Argymhellodd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn mabwysiadu dull cynyddrannol o reoli prosiectau, lle mae pob cam o brosiect yn symud i'r un nesaf gydag amcanion, amserlenni a chanlyniadau disgwyliedig clir.

 

• Teimlai'r Pwyllgor y gallai cynnig cyfweliadau ymadael wyneb yn wyneb annog mwy o adborth gonest, cyfranogiad uwch a chasglu data mwy cyson gan gyflogeion sy'n gadael.

 

• Argymhellodd y Pwyllgor gynnwys ffigurau penodol a data meintiol yn yr adroddiadau i egluro sylwadau fel "y gyfradd uchaf mewn ychydig flynyddoedd" a "mwy a mwy o reolwyr" i alluogi dealltwriaeth gliriach o'r tueddiadau a'r materion sy'n cael eu trafod.

 

Cyllid

• Argymhellodd y Pwyllgor gryfhau'r cymorth i unigolion nad ydynt efallai'n gyfforddus neu'n gallu llywio gwasanaethau ar-lein. Roedd hyn yn cynnwys cynnal a, lle bo hynny'n bosibl ehangu, adnoddau ar gyfer cymorth wyneb yn wyneb, gan sicrhau mynediad cyfartal i wasanaethau ni waeth llythrennedd digidol neu fynediad at dechnoleg.
• Argymhellodd y Pwyllgor greu a chyhoeddi tiwtorialau ar-lein a chanllawiau datrys problemau sy'n hawdd eu cyrchu. Dylai'r adnoddau hyn ymdrin â sut i weithredu a llywio gwasanaethau a gwefannau'r Cyngor yn effeithiol, gan gynnwys ffurflenni archebu.

 

Y Gyfraith a Safonau

• Argymhellodd y Pwyllgor fod y Polisi Gweithio Hyblyg a sut mae'n berthnasol i Aelodau Etholedig yn cael eu cyfleu a'u hegluro.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor am archwilio'r posibilrwydd o roi dyfeisiau neu systemau llaw i’r Aelodau sy'n gweithio yn y gymuned, yn debyg i'r rhai a ddefnyddir ar gyfer gweithwyr unigol, ac ymchwilio i fesurau diogelwch ychwanegol fel olrhain GPS, systemau rhybuddio brys, neu apiau diogelwch. Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am ddiweddariadau cynhwysfawr ar gymhwyso'r polisïau a'r systemau diogelwch hyn er mwyn sicrhau bod yr Aelodau'n cael y cymorth angenrheidiol ar gyfer ymgysylltu â'r gymuned.

 

• Gofynnodd y Pwyllgor a ellid rhannu canllawiau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar Aelodau sy'n gweithio gyda'r cyhoedd ac yn cymryd rhan mewn gweithgareddau cymunedol â'r Aelodau.