Agenda item

6.1    Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol yr adroddiad i'r Pwyllgor, gan amlinellu bod Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor gynnal adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd ei fframwaith llywodraethu gan gynnwys systemau rheoli mewnol.  Rhaid dogfennu'r adolygiad hwn yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) a rhaid ei gyhoeddi fel rhan o Ddatganiad Cyfrifon Blynyddol 2023/24 y Cyngor.  Byddai canlyniadau'r DLlB hefyd yn llywio hunanasesiad blynyddol y Cyngor ar ei drefniadau perfformiad a'i gynnydd wrth gyflawni Amcanion Lles Cynllun Corfforaethol y Cyngor yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

6.2  Bu'r Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol yn myfyrio ar ddatganiad y llynedd, wedi derbyn adborth o'r blynyddoedd blaenorol, ac yn edrych ar y camau gweithredu yn y flwyddyn ariannol sydd i ddod.  O ganlyniad i hyn, roedd tri deg dau o gamau gweithredu a fyddai'n cael eu monitro a'u hadrodd i'r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

6.3  Nododd Dr Barry fod y cryfderau wedi'u nodi ond ni restrwyd unrhyw wendidau, a oedd yn ei gwneud hi'n anodd i'r darllenydd weld lle seiliwyd y dystiolaeth yn erbyn y gweithredoedd. Roedd Dr Barry hefyd o'r farn bod angen i'r adroddiad fod yn glir sut roedd y camau gweithredu yn cefnogi'r egwyddorion a'r is-egwyddorion yn uniongyrchol.  O dan 'C' ar dudalen 158 - Diffinio canlyniadau, gofynnodd Dr Barry beth oedd yr adborth o'r adolygiadau heriol ac a fyddai'r wybodaeth hon yn dod i'r Pwyllgor.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol y byddai'r wybodaeth hon yn berthnasol i'r Pwyllgorau Craffu Perfformiad priodol. 

6.4  Cyfeiriodd Dr Barry at y tabl ar dudalen 178 ac ni chafodd ei sicrhau gan yr ymadrodd 'cyflawniadau gorau ar gyfer canlyniadau a fwriadwyd'.  Dywedodd y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen mai dyma'r egwyddorion a osodwyd gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA). 

6.5  Cyfeiriodd Dr Barry at dudalen 179 o dan Egwyddor E 'Datblygu capasiti'r endid...' ac yn teimlo nad oedd sicrwydd i'r Pwyllgor o ran y camau gweithredu a'r canlyniadau o'r rhesymoli asedau. Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol y byddai'r cynllun rhesymoli asedau yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Craffu Perfformiad, Lle a Chorfforaethol.

6.6  Teimlai'r Cadeirydd fod y Pwyllgor eisiau sicrwydd pellach bod y wybodaeth hon wedi'i hystyried a gofynnodd am eglurder pellach ar y llywodraethu ehangach sy'n cefnogi hyn.  Awgrymodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol y gellid mewnosod y dolenni i'r Pwyllgorau Craffu perfformiad perthnasol yn yr adroddiad i roi eglurder i'r Pwyllgor ar yr eitemau y tu allan i gwmpas y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

6.7  Nododd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol hefyd y sylw ynghylch nodi gwendidau ac awgrymodd y gellid mynd i'r afael â hyn drwy gynnwys beth oedd y gwendid a nodwyd, a'r camau sy'n gysylltiedig ag ef, a byddai'r Cyfarwyddwr Strategol yn trafod gyda'r Rheolwr Perfformiad a Rhaglen sut i ddarparu'r wybodaeth hon.

6.8  Cytunodd y Cadeirydd â'r dull hwn gan y byddai'n rhoi cyd-destun llywodraethu ehangach i'r Pwyllgor fel y gallent wneud argymhelliad gwybodus ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

6.9  Soniodd y Cynghorydd M Howells fod rhai materion yn yr adroddiad wedi mynd i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad, Lle a Chorfforaeth, dan gadeiryddiaeth y Cynghorydd M Howells.  Cyfeiriodd y Cynghorydd M Howells at wiriadau rheolaidd ar gyfer yr holl staff lle nad oedd y Cyngor yn cyrraedd eu targedau ym mhob gwasanaeth ac yn teimlo y dylid gweithredu i wella hyn. Hefyd, er bod y Pwyllgor wedi cael sicrwydd bod y Bwrdd Rhesymoli Asedau wedi cwrdd, nid oedd unrhyw allbwn ar yr hyn a drafodwyd ar gael eto.  Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol y byddai rhai o'r materion hyn yn cael sylw yn y Cynlluniau Gwasanaeth priodol.  Aeth y Cynllun Rheoli Asedau Strategol drwy'r Pwyllgor Craffu Perfformiad hefyd.

6.10       Roedd y Cynghorydd Reynolds yn pryderu bod y Pwyllgor yn crwydro i gylch gwaith y Pwyllgorau Craffu Perfformiad, ac roedd hwn yn dyblygu gwaith diangen.  Cefnogodd y Cynghorydd Reynolds awgrym y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforedig yn llawn y gellid ymgorffori dolenni i Bwyllgorau Craffu Perfformiad perthnasol yn yr adroddiad ar gyfer gwybodaeth a chyd-destun, ond byddai'n pryderu pe bai'r Pwyllgor yn ail-graffu ar faterion yr ymdriniwyd â hwy eisoes.

6.11       Cytunodd y Cadeirydd nad oedd aelodau cyfetholedig yn aelodau o'r Cyngor a chyn belled â bod y Cyngor yn mynd i'r afael â materion drwy'r broses gywir ac yn unol â'r gofynion cyfreithiol, yna roedd hynny'n dderbyniol. Fodd bynnag, roedd yr aelodau cyfetholedig eisiau sicrwydd bod yr holl bryderon a godwyd yn mynd drwy'r broses gywir.  Cytunodd y Cadeirydd mai cysylltiadau â Phwyllgorau Craffu Perfformiad oedd y ffordd ymlaen. 

6.12       Cyfeiriodd Mr Reed at dudalen 173, ymgysylltu ag unigolion, roedd y Gwasanaethau Democrataidd yn cefnogi dau gylch cyfarfod ward y flwyddyn a gofynnodd i'r Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol a oedd hyn yn golygu eu bod yn cefnogi 102 o gyfarfodydd y flwyddyn.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol fod cynnig i gefnogi dau gylch cyfarfod y flwyddyn ar gyfer pob un o'r 21 ward.

6.13       Cyfeiriodd Mr Reed at dudalen 174 gan ofyn faint o ddigwyddiadau costau byw a faint o grwpiau gwirfoddoli cymunedol oedd yno, gan ei fod yn teimlo bod llawer ac y byddai ychwanegu'r ffigyrau yn cryfhau'r adroddiad.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol y byddai'r wybodaeth ychwanegol hon yn cael ei hychwanegu.

6.14       Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Strategol, Trawsnewid a Chorfforaethol am yr adroddiad, a ddiolchodd yn ei dro i'r Rheolwr Perfformiad a Rhaglen a'r tîm am eu mewnbwn.

Penderfyniad:

6.15              I'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio adolygu ac adrodd ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol cyn iddo gael ei gynnwys yn Natganiad Cyfrifon y Cyngor a'r Adroddiad Llesiant a Hunanasesiad blynyddol.

6.16              Byddai sylwadau a dderbyniwyd erbyn 31 Awst yn cael eu codi cyn cyfarfod mis Medi.

6.17              Hefyd, gwnaeth y Pwyllgor nifer o argymhellion ar gyfer rhagor o wybodaeth i gryfhau'r adroddiad:

·         Ychwanegir dolenni i Agendâu Pwyllgorau at y Datganiad i egluro lle ystyriwyd adroddiadau, er enghraifft, y Cynllun Rhesymoli Asedau a ystyriwyd gan y Pwyllgor Craffu Perfformiad.

·         Darparu gwybodaeth ychwanegol am wendidau yn yr adroddiad.

·         Rhoi mwy o eglurder ar sut y gwnaeth y camau gweithredu gefnogi'r egwyddorion a'r is-egwyddorion yn uniongyrchol. 

·         Darparu ffigurau ar nifer y digwyddiadau costau byw a gynhaliwyd a faint o grwpiau gwirfoddoli cymunedol oedd yno.