Agenda item

Dywedwyd wrth yr Aelodau mai diweddariad 6 mis oedd hwn a rhoddwyd sicrwydd i’r Aelodau fod gwelliannau wedi’u gwneud. Dywedwyd wrth y Pwyllgor

-Yn ystod 2016/17, y cafodd 5 barn archwilio oedd yn Anfoddhaol ac roedd Pennaeth y Strydlun a Gwasanaethau’r Ddinas wedi’u galw i mewn i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio i ymateb i bryderon.

Yn ystod 2017/18, y cyhoeddwyd 40 barn archwilio yr oedd 6 ohonynt yn Anfoddhaol. Camau dilynol ar yr archwiliad o Asiantaeth/Goramser - Gwrthod a arweiniodd at ail farn archwilio anffafriol.

-Yn ystod 2018/19, y cyhoeddwyd 48 barn archwilio yr oedd 10 ohonynt yn Ansicr.Arweiniodd camau dilynol pellach ar Asiantaeth/Goramser-Gwrthod ym mis Mawrth 2019 at farn Archwilio Da.

-Cynigiwyd bod y Pwyllgor Archwilio’n nodi’r adroddiad a bod y Pwyllgor yn cael gwybod i’r camau dilynol ar Dripiau ac Ymweliadau yn y Gwasanaethau Addysg arwain at ail farn Archwilio Anfoddhaol olynol. O ganlyniad, y protocol cytûn oedd i’r Prif Swyddog Addysg a’r tîm rheoli Addysg gael eu galw i mewn i roi sicrwydd y byddai gwelliannau’n cael eu gwneud. 

-Nodwyd bod Ysgol Uwchradd Llanwern wedi cael barn Archwilio resymol, pan gafodd un anfoddhaol yn y gorffennol. 

-Roedd SGO a Kinships bellach yn rhesymol.

Mae’r Prif Feysydd sy’n gwarantu Barn Archwilio Anfoddhaol fel a ganlyn:

-Rhoddwyd barn archwilio anfoddhaol i Lwfansau Mabwysiadu.  

-Derbyniodd Priffyrdd farn archwilio anfoddhaol o ganlyniad i nifer o faterion. Mewn perthynas â Gwasanaethau’r Ddinas, awgrymwyd bod angen galw’r rheolwyr perthnasol i mewn i esbonio pa gamau fyddai’n cael eu cymryd i roi sicrwydd ynghylch faint sydd angen gwella.

-Derbyniodd Ysgol Gyfun Caerllion farn archwilio anfoddhaol o ganlyniad i faterion sylweddol.

-Derbyniodd Canolfan Gyflawni’r Bont farn archwilio ansicr.

Cwestiynau:

Gofynnwyd am ddiweddariad ar adroddiad Norse y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) a chadarnhawyd bod adroddiad Drafft bellach ar gael, gyda’r fersiwn terfynol yn cael ei adolygu gan swyddogion a’r Cabinet. Y gobaith yw y byddai’n cael ei gwblhau erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Trafodwyd Ysgol Gyfun Caerllion ac ystyriwyd a ddylid galw’r Pennaeth Addysg i mewn i drafod y Farn Archwilio Anfoddhaol gan y dywedwyd ei bod yn ymddangos bod y diffyg o £1.6M a ragwelir yn y gyllideb yn gwbl anghywir. Hefyd dywedwyd mai Pennaeth yr ysgol a’r Llywodraethwyr sy’n gyfrifol, nid y Pennaeth Addysg.

Dywedodd y Cadeirydd mai’r aelodau fydd bellach yn penderfynu a ddylai’r Pwyllgor alw’r Pennaeth a’r Llywodraethwyr a byddai barn gan y Pennaeth Addysg hefyd.

Gofynnodd Aelod pan effaith mae’r diffyg mawr hyn wedi’i chael ar ysgolion eraill gan fod Ysgol Gyfun Bassaleg wedi cyfrannu £30,000 i helpu Ysgol Caerllion yn y gorffennol ac roedd yn bryder y byddai hyn yn digwydd eto.

Esboniodd y Pennaeth Cyllid fod gan ysgolion gyllidebau diffyg a dros ben a bod ysgolion heb arian wrth gefn. Roedd wedi’i adrodd i’r Cabinet. Hefyd cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod ysgol uwchradd arall ac eithrio Ysgol Gyfun Caerllion yn cael trafferthion ar hyn o bryd.

Wedyn trafodwyd sut y byddai cymorth Adnoddau Dynol a Chyllid yn cael ei roi ar waith gan fod angen i adnoddau fod ar gael er mwyn gweithio gyda’r ysgol i wrthdroi’r sefyllfa dros y tymor canolig.  Nid oedd hyn yn mynd i gael ei ddatrys mewn blwyddyn unigol.

Hefyd eglurodd y Pennaeth Cyllid i’r Pwyllgor na ofynnwyd i unrhyw ysgol helpu ysgol arall allan o drafferthion ariannol. Ni ellir gofyn i ysgol arall helpu Ysgol Gyfun Caerllion allan o drafferthion ariannol a byddai disgwyl i Ysgol Gyfun Caerllion gymryd rhan mewn cynlluniau i wrthdroi’r sefyllfa ariannol.

Hefyd cadarnhaodd nad yw cymorth ariannol yn cael ei roi’n uniongyrchol i’r ysgol, ond byddai cymorth ar ffurf adnoddau; pobl ychwanegol i gefnogi’r ysgol. Nid oedd helpu’r ysgol o drafferthion ariannol yn neges briodol.

Sylwodd y Cadeirydd ar a ddylai’r Pwyllgor Archwilio alw’r Pennaeth a Llywodraethwyr i mewn gan fod Ysgol Gyfun Caerllion wedi derbyn un farn archwilio anfoddhaol hyd yn hyn. Nodwyd bod yr ysgol am weithio tuag at wrthdroi’r sefyllfa gyfredol oedd yn gadarnhaol.

Mynnodd y Prif Archwilydd Mewnol fod problemau sylweddol yn bresennol ac eithrio’r problemau ariannol a gofynnodd y Cadeirydd a yw galw i mewn i’r Pwyllgor Archwilio ynghynt yn briodol yn yr achos hwn ac a oedd digon i gynnal ymchwiliad. 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen dilyn y farn archwilio mewnol anfoddhaol a’i fod yn gyfiawnadwy i alw rheolwyr yr ysgol i mewn ar hyn o bryd.

Dywedodd aelod fod yr adroddiad yn dangos nad oedd pethau’n cael eu gwneud a chytunwyd bod cynllun gweithredu rheoli ar waith i fynd i’r afael â’r gwendid ond ni ellid canlyn arno tan chwarter 2019/2020. 

Dywedodd yr aelod fod pryderon sylweddol megis dim cofnodion wedi’u cofnodi gan y clerc nad oeddent ar gael yn yr ysgol yn ôl y gofyn ac y dylent fod ar gael ar bob adeg.

Cytunwyd:

• Galw Pennaeth a Llywodraethwyr ysgol Gyfun Caerllion i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â’r farn archwilio Anfoddhaol.
• Mewn perthynas â’r camau canlynol ar Deithiau ac Ymweliadau yn y Gwasanaethau Addysg a arweiniodd at ail farn Archwilio Anfoddhaol olynol, cytunwyd galw’r Prif Swyddog Addysg a’r tîm rheoli Addysg i mewn i roi sicrwydd y byddai gwelliannau’n cael eu gwneud. 
• Y Prif Archwilydd Mewnol i wneud camau gweithredu priodol ar gyfer y pwyntiau cytûn uchod.

Ar dudalen 48, gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar baragraff 23-23 ynghylch y Fenter Dwyll Genedlaethol lle bo data wedi’i gasglu a’i ymchwilio.

Roedd yr Adran Archwilio Mewnol yn gyfrifol am gydlynu’r broses ar gyfer y Cyngor a rhoddodd hyn sicrwydd ar a oedd y data’n paru’n gywir neu a oedd yn dwyllodrus.

Nodwyd, ar gyfer yr ymarfer 2016/17, y cafodd 5,123 o barau eu dychwelyd i’r Cyngor ar gyfer ymchwiliad oedd yn ganlyniad ariannol sylweddol.

Mewn perthynas â Budd-dal Tai, Cynllun Gostyngiad y Dreth Gyngor a Chartrefi Gofal Preswyl Preifat, daethpwyd o hyd i fwy o wallau ac wedi ymchwilio, canfuwyd bod ffioedd o bron i £70,000 wedi’u talu i leoliad gofal preswyl ar ôl i gleient farw. Cafwyd gwared â’r gordaliad hwn wedyn.