Agenda item

Gofynnwyd i Aelodau’r Pwyllgor edrych ar Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/2019 a nododd yr holl waith wedi’i gwblhau yn y flwyddyn. Rhoddodd yr adroddiad farn gyffredinol ar effeithiolrwydd rheoliadau mewnol y Cyngor yn ystod 2018/19 oedd yn Rhesymol:Rheolir yn ddigonol er nodwyd risgiau a allai beryglu’r amgylchedd rheoli cyffredinol; lefel resymol o sicrwydd.

Hefyd cyfeiriwyd yr adroddiad at berfformiad y tîm a pha mor dda mae’r cynllun archwilio wedi’i gyflawni. 

Y Prif Bwyntiau i’w Nodi:

• Tynnodd y Prif Archwilydd Mewnol sylw at ‘Y Farn Archwilio Gyffredinol’ oedd ar dudalen 45; paragraff 6 a ddywedodd fod lefel y sicrwydd a roddir ar reoliadau mewnol yn Rhesymol.
• Cynyddodd nifer y barnau archwilio i 48.  Roedd y barnau ar sail cydbwysedd o gryfderau a gwendidau.
• Adroddwyd bod 10 barn archwilio’n Anfoddhaol oedd wedi’i drafod yn flaenorol.
• Hefyd cynhaliodd y tîm ‘adolygiadau ymchwilio arbennig’ oedd yn gyfrinachol ac yn dwys o ran amser.
• Cyhoeddwyd 27 Barn Archwilio Rhesymol.
• Ar draws yr holl wasanaeth, roedd 90% o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt gan reolwyr wedi’u gweithredu. Fodd bynnag, roedd diffyg adnoddau yn y tîm i ddilyn yr holl adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd, felly roedd yn rhaid i’r Tîm Archwilio ddibynnu ar onestrwydd rheolwyr i roi adborth ar unrhyw gamau gweithredu wedi’u gweithredu.
• Y Fenter Dwyll Genedlaethol (NFI) - roedd y Tîm Archwilio Mewnol yn gyfrifol am gydlynu’r broses NFI ar gyfer y Cyngor. Dyma ymarfer paru data bob dwy flynedd i ganfod ac atal twyll. Dychwelwyd mwy na 5,000 o barau lle nodwyd ac adenillwyd gordaliadau fel y trafodwyd yn flaenorol.  
• Dangoswyd perfformiad y tîm Archwilio yn Atodiad A lle rhestrwyd y barnau ar ochr y dde. Rhoddodd Atodiad B ddiffiniad o ‘Barnau a Ddefnyddiwyd’.  Dangosodd Atodiad C waith archwilio di-farn a gwblhawyd yn 2018/2019. Dangosodd Atodiad D graff yn dangos y gwaith o Weithredu Camau Gweithredu Cytûn.
• Dangosodd Atodiad E y cyhoeddwyd adroddiadau Drafft o fewn 11 diwrnod a’u cwblhau o fewn 3 diwrnod.

Cwestiynau:

Gofynnodd aelod, mewn perthynas â’r NFI, a oedd yn bosibl gwneud taliadau i gwmni ffug a sut mae hyn yn cael ei atal. Cadarnhawyd bod parau’n cael eu gwneud gan gredydwyr ac adran y gyflogres lle bod cyfeiriadau’n cael eu paru â chyfrifon banc a nodwyd twyll caffael yn y ffordd hon. 

Sylwodd y Cadeirydd ar baragraffau 43 - 46 ynghylch digonedd adnoddau archwilio mewnol a gofynnodd a oedd lefel ddigonol o staff ac a oedd angen mwy o flaenoriaethu yn y tîm. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen amser hir i greu adroddiadau a chytunwyd bod angen blaenoriaethu ond bod cael mwy o adnoddau ac ati. rhoi mwy o sicrwydd. Aildrafodir hyn yn yr eitem agenda nesaf.

Sylwodd y Cadeirydd ar baragraff 52-53 ynghylch sut nad oes unrhyw ddewisiadau penodol a’r ffaith y gellid dileu paragraff 54.

Gwnaethpwyd sylw ar y dreth Gyngor ac a oedd y dreth gyngor yn cael ei chasglu’n llai. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn broses lwyddiannus a bod y newidiadau a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2019 yn creu heriau a bod Llywodraeth Cymru’n edrych ar ddewisiadau eraill ar gasglu treth gyngor ac roedd y dewisiadau’n ddiddorol iawn ac roedd y rhain yn cael eu treialu. 

Canmolodd gwaith y tîm Cyllid.

Cytunwyd:

Cafodd yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol ei nodi’n ffurfiol a’i gymeradwyo.